Éléments à prendre en compte pour la définition : plans de présence pour l’aide financière
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation des plans de présence pour l’aide financière. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les plans de présence pour l’aide financière affichent les informations d’inscription requises pour attribuer une aide financière et calculer les frais étudiants. Ces informations incluent les inscriptions à des cours passées, actuelles et futures possibles pour un étudiant.
Avantages pour l’entreprise
Les plans de présence pour l’aide financière vous permettent de :
- Consulter facilement les détails des inscriptions, les statuts des charges de cours et les niveaux de classe qui déterminent les montants d’aide financière.
- Évalue la progression des étudiants par rapport aux exigences de leurs programmes, ce qui a une incidence sur l’aide financière.
- Mettre à jour manuellement tous les détails calculés automatiquement par Workday.
Cas d’utilisation
Vous pouvez utiliser les plans de présence de Workday pour :
- Offrez une aide financière aux étudiants admissibles ayant un programme d’études déclaré avant de s’inscrire.
- Recalculer l’aide financière pour tenir compte des changements d’inscription.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combien d’unités déterminent chaque statut de chargement? | Vous pouvez décider et configurer le nombre d’unités inscrites qui sont l’équivalent de chaque statut de chargement. Exemple : un étudiant inscrit à 12 unités est un étudiant à temps plein, et un étudiant inscrit à 6 unités est un étudiant à temps partiel.
Les montants de l’aide financière varient à chaque période universitaire en fonction du statut de la charge des étudiants. |
Combien d’unités gagnées déterminent le statut de chaque classe? | Vous pouvez décider et configurer le nombre d’unités que les étudiants doivent suivre pour obtenir un certain niveau de classe. Exemple : un étudiant devient étudiant en tant que sourcé quand il gagne 60 unités.
Vous pouvez également configurer des valeurs de classe distinctes pour les objets d’aide financière. Cette configuration ne tient pas compte du dossier universitaire de l’étudiant. Exemple : un étudiant atteint le statut de classe supérieure après avoir terminé 60 unités, mais n’a besoin que de 45 unités pour recevoir une aide financière en tant que sourcé. |
À quoi ressemble généralement l’inscription pour les étudiants? | Vous pouvez configurer des modèles de présence types pour les étudiants qui projetent leur inscription. Les modèles de présence types permettent à Workday de créer des plans de présence projetés pour les étudiants. Les modèles de présence types peuvent varier selon l’entité universitaire, le niveau universitaire ou les programmes d’études. Vous pouvez affecter un modèle de présence type à chacun. |
Quelles périodes universitaires voulez-vous que Workday charge dans le plan de présence d’un étudiant? | Workday crée des plans de présence à partir de la date de début du programme d’études de l’étudiant jusqu’à la période universitaire correspondant à la date de fin prévue de l’étudiant.
Pour que Workday continue de charger le plan de présence, le programme d’études principal de l’étudiant doit avoir l’un des statuts suivants :
|
Recommandations
Pour réduire les erreurs de configuration et créer des plans de présence précis :
- Précisez une valeur égale à zéro lors de la création d’ensembles de règles propres au statut de la charge et de politiques sur la situation au regard de la classe pour l’aide financière. Une valeur de zéro doit être égaleà Non inscritpour les statuts de charge età la 1re annéepour le niveau de classe.
- Configurez les politiques suivantes avec la première date d’effet du premier dossier universitaire dans votre locataire :
- Politique de calendrier.
- Politique relative à la classe.
- Politique de statut de chargement.
Exigences
Pour que les plans de présence des étudiants soient remplis correctement, configurez :
- Les politiques des programmes d’aide aux étudiants fédéraux pour chaque programme d’études.
- Ensembles de règles propres au statut de la charge. Les ensembles de règles propres aux statuts de chargement déterminent le nombre d’unités de cours inscrites correspondant à un certain statut de chargement.
- Politiques de classe de classe. Les politiques de niveau de classe déterminent le nombre d’unités qu’un étudiant doit effectuer pour atteindre un certain niveau de classe.
- Une politique de calendrier pour définir la période estivale, qui a des exigences d’aide financière différentes. Les politiques de calendrier contiennent les dates de période standard et le nombre de semaines d’enseignement pour chaque période universitaire. Workday affiche ces dates de période et ces semaines d’instructions standard dans les plans de présence.
- Modèles de présence types pour Workday afin d’avancer l’inscription type d’étudiants et de calculer l’aide financière pour les étudiants avant leur inscription.
- Contrôles de date. Configurez :
- Le contrôle de la datede début de l’utilisation réelle de l’inscriptionpour préciser à quel moment Workday commence à utiliser l’inscription réelle d’un étudiant, plutôt que son inscription projetée, pour l’aide financière.
- Contrôlerla date de recalcul Pellafin que Workday puisse commencer à calculer les statuts de charge Pell (POS) des étudiants.
Limites
Aucune incidence.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies dans le domaine fonctionnel Financial Aid. | Vous permet de créer des politiques de programme de compte de gestion santé FSA. |
Set Up: Academic Policies dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Vous permet de créer :
|
Set Up: Academic Calendar dans le domaine fonctionnel Academic Foundation. | Vous permet :
|
Domaine Set Up: Type Attendance Structure dans le domaine fonctionnel Academic Advising. | Vous permet de préciser l'activité d'inscription standard d'un étudiant au cours d'une période universitaire. |
Processus de gestion
Aucune incidence.
Production de rapports
Aucune incidence.
Intégrations
Aucune incidence.
Connexions et interactions
Fonctions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Ensemble d'aide financière | Workday utilise les informations des plans de présence pour l’aide financière pour créer et ajuster les ensembles d’aide financière. |
Décaissements d’aide financière | Workday utilise les plans de présence pour l’aide financière pour déterminer l’admissibilité aux décaissements et à quel moment les étudiants doivent les recevoir. |
Contrats d'organismes subventionnaires et exonérations de frais | Workday remplit les périodes universitaires dans les plans de présence pour l’aide financière pour les étudiants ayant un contrat ou une renonciation d’organisme subventionnaire pour la période, quel que soit le statut d’inscription. |
Dossiers d’information sur les étudiants institutionnels (ISIRs). | Workday crée et alimente les périodes universitaires dans les plans de présence pour l’aide financière pour les étudiants ayant une transaction ISIR pour la période, quel que soit le statut d’inscription. |