Éléments à prendre en compte pour la définition : déclaration du relevé d’emploi

Workday vous aide à générer des relevés d’emploi et à les soumettre à Service Canada à l’aide d’une série de tâches et d’une intégration.

Workday génère des relevés d’emploi pour les employés en situation d’arrêt de rémunération, notamment :

Fin d’emploi.
Absence.
Changer l’affectation d’organisation.
Changement de la fréquence ou du calendrier de paie en raison d’un transfert de groupe de paie.

Vous pouvez également créer un relevé d’emploi sur demande lorsque Service Canada en demande un et qu’aucun événement déclencheur de relevé d’emploi ne s’est produit.

Grâce à Workday, vous pouvez gérer plus facilement vos obligations en matière de déclaration de relevé d’emploi tout en vous conformant aux exigences de Service Canada. Workday garde vos données de relevé d’emploi synchronisées avec Service Canada lorsque vous utilisez Workday comme système d’enregistrement pour la déclaration de relevés d’emploi. Workday vous permet également de faire ce qui suit :

Délivrer des relevés d’emploi originaux et modifiés.
Configurer des critères en fonction des événements liés au relevé d’emploi, de l’admissibilité des travailleurs et des résultats de la paie pour que Workday crée automatiquement des relevés d’emploi.
Configurer des codes de raison et des commentaires par défaut. Une fois configuré, Workday charge automatiquement des commentaires et des codes de raison dans le relevé d’emploi lorsque vous créez des données de relevé d’emploi.
Effectuer l’intégration à Service Canada.
Charger de nouveau des relevés d’emploi
délivrés
et des numéros de série dans Workday depuis Service Canada à l’aide d’une intégration. Par conséquent, Workday reste synchronisé avec Service Canada.

Délivrez un relevé d’emploi lorsqu’un employé subit un arrêt de rémunération.

Configurez les critères de création de relevés d’emploi pour que Workday précharge les données de relevé d’emploi lorsque vous exécutez les processus de gestion suivants dans Workday :

Affecter un groupe de paie
avec changement à la fréquence ou au calendrier de paie.
Changer des affectations d’organisations
Demander une absence
Fin d’emploi

Créez des relevés d’emploi pour les événements rétroactifs sans devoir réexécuter l’intervalle de dates d’effet en question.

Créez des relevés d’emploi pour les travailleurs occupant plusieurs emplois.

Planifiez à quel moment Workday doit créer des relevés d’emploi en fonction des événements terminés et en vigueur depuis la dernière création des relevés d’emploi.

Modifiez un relevé d’emploi précédemment délivré lorsque vous avez besoin d’y corriger des données.

Omettez l’événement déclencheur de relevé d’emploi lorsqu’il n’y a pas d’arrêt de rémunération, comme dans le cas d’un travailleur en congé payé.

Utilisez ou modifiez les critères de création de relevés d’emploi suivants prédéfinis par Workday :

Tout événement d’absence précisé.
Tout événement de fin d’emploi précisé.
Événements de transfert de société.
Événements finalisés liés au relevé d’emploi.
Événements en vigueur après la date de début de la première période de traitement du groupe de paie précédent.
Dernier jour payé avant les événements du premier jour d’absence.
Événements d’absence qui ne font pas partie d’une absence en cascade.
Événements d’absence qui ont une incidence sur la paie.
Types d’événements d’absence.
Aucun droit aux congés à compter du premier jour des événements d’absence.
Changement de la fréquence de paie lors d’événements d’affectation d’un groupe de paie.
Types d’événements de fin d’emploi.
Fins d’emploi après des événements d’absence non pris en compte dans le relevé d’emploi.

Questions	Éléments à prendre en compte
Est-ce que je vais délivrer des relevés d’emploi avant la mise en service de Workday pour démarrer une nouvelle période d’emploi à compter de la date de mise en œuvre de Workday? Est-ce que je vais charger les données historiques de ma précédente application de paie de façon à ce que, lorsque je crée des relevés d’emploi dans Workday, Workday déclare la période d’emploi existante qui a commencé dans ma précédente application de paie?	Prenez cette décision avant d’exécuter votre premier calcul de la paie dans Workday. Voir Préparer et charger les données historiques du relevé d’emploi.
À quelle période de paie dois-je affecter revenus et retenues?	Consultez les directives de Service Canada. Vous pouvez spécifier l’affectation par période de paie pour les heures et la rémunération assurables pour chaque revenu et retenue : modifiez le revenu ou la retenue et mettez à jour la section Relevé d’emploi .
Mes revenus sont-ils configurés de façon à déclarer les indemnités de départ dans le relevé d’emploi?	Vous pouvez configurer les indemnités de départ pour chaque revenu en lui affectant un type de déclaration de relevé d’emploi.
Où voulez-vous consulter les résultats des relevés d’emploi?	Workday affiche automatiquement les résultats des relevés d’emploi dans les rapports Résultats des relevés d’emploi des travailleurs et Afficher des événements liés au relevé d’emploi . Pour afficher les résultats des relevés d’emploi dans le profil du travailleur, ajoutez Résultats des RE au groupe Payer pour le profil du travailleur . Cet onglet ne sera visible que par les administrateurs de la paie, pas par les travailleurs.

Utilisez Workday Payroll comme système d’enregistrement dédié à la déclaration de relevés d’emploi, notamment :

Les corrections, telles que les remplacements que vous traitez dans le relevé d’emploi.
Les modifications, lorsque vous devez changer ce que vous avez déclaré dans un relevé d’emploi précédemment délivré.

Ne corrigez pas ou ne modifiez pas les relevés d’emploi directement dans Service Canada. Utilisez Workday Payroll pour traiter toutes les données de relevé d’emploi, y compris les corrections ou les modifications des données pour garder les données synchronisées entre Workday et Service Canada. Le fait de changer, de corriger ou de modifier des données de relevé d’emploi en dehors de Workday entraîne que les données du relevé d’emploi dans Workday ne sont pas synchronisées avec Service Canada. Il n'y a aucun moyen de resynchroniser les données.

Lorsque Service Canada accepte et délivre les relevés d’emploi dans RE Web, Workday :

Ne met pas à jour automatiquement les relevés d’emploi Workday dont le statut est
Délivré
.
Ne sera pas synchronisé avec Service Canada tant que vous n’exécuterez pas l’intégration
Canada ROE Inbound
.

Pour mettre à jour le statut des relevés d’emploi, vous devez :

Télécharger manuellement le fichier d’importation de Service Canada à partir du site RE Web.
Exécuter l’intégration des relevés
Canada ROE Inbound
dans Workday, qui fera passer le statut des relevés d’emploi à
Délivré
.

Workday ne prend pas en charge les fréquences de paie pour 13 périodes de paie par an. Pour soumettre ces types de relevés d’emploi à Service Canada, créez-les et délivrez-les manuellement.

Workday ne prend pas en charge le relevé d’emploi (RE) pour les travailleurs affectés à l’étranger au Canada.

Configurez la section

Relevé d'emploi (CAN)

de la tâche

Modifier la configuration du locataire - Paie

. Sélectionnez :

La case à cocher
Sélectionner l’option de soumission par défaut dans la tâche Approuver le relevé d’emploi
.

La case à cocher
Conserver les valeurs de remplacement liées aux périodes de relevés d’emploi et aux indemnités de départ au moment de recréation du relevé d’emploi (option par défaut)
.

Les processus de gestion suivants sont des événements déclencheurs de relevés d’emploi :

Affecter un groupe de paie
avec un changement de fréquence de paie ou de calendrier.
Changer des affectations d’organisations
.
Entrer une absence pour le travailleur
et
Demander une absence
.
Fin d’emploi
.

Une fois que le processus de gestion est terminé, utilisez la tâche

Créer des données de relevé d’emploi pour des événements

afin de créer des données de relevé d’emploi.

Rapport	Éléments à prendre en compte
Résultats de l’historique des relevés d’emploi de périodes antérieures	Révisez l’historique des périodes de relevés d’emploi de votre précédente application de paie que vous avez téléchargé à l’aide du service Web Import ROE Prior Period History Results .
Configuration des raisons de relevés d’emploi	Révisez l’exactitude du mappage des codes de raison.
Résultats des relevés d’emploi des travailleurs	Révisez les données des relevés d’emploi des travailleurs.
Afficher l’historique d’exécution de la création de données de relevé d’emploi	Révisez ce rapport pour : Voir la méthode de création de relevés d’emploi. Accéder directement aux relevés d’emploi.
Afficher des événements liés au relevé d’emploi	Affichez tous les événements déclencheurs de relevés d’emploi qui ont le statut En cours ou Terminé ou sont marqués comme Omis . Affichez les événements liés au relevé d’emploi pour lesquels Workday n’a pas encore créé de relevé d’emploi, mais qui sont des événements déclencheurs de relevé d’emploi. Vous configurez les événements liés au relevé d’emploi à l’aide de la tâche Mettre à jour la configuration des relevés d’emploi .
Afficher les relevés d’emploi à modifier	Affichez les travailleurs dont l’emploi a pris fin et les travailleurs en congé non payé avec un relevé d’emploi délivré qui reçoivent des revenus après que Service Canada a délivré leur relevé d’emploi, mais avant leur retour au travail.

Vous pouvez créer des rapports personnalisés à partir de données de rapport rattachées aux fins de sécurité aux objets de gestion de relevés d’emploi suivants :

ROEs for Selection Criteria
ROE Reason Configurations
ROEs for Worker Parm
ROE Prior History Load

Intégrations	Éléments à prendre en compte
Canada ROE Outbound	Workday inclut uniquement les relevés d’emploi dont le statut est Approuvé dans le fichier d’intégration sortant. Génère un fichier d’intégration de relevé d’emploi sortant. Exporte le fichier vers un serveur à partir duquel vous pouvez le télécharger manuellement dans Service Canada. Si Service Canada échoue ou refuse les relevés d’emploi, ou si vous trouvez une erreur, ne modifiez pas le relevé d’emploi de Service Canada. Vous devez utiliser Workday pour apporter des changements. Dans Workday, annulez l’approbation du relevé d’emploi, corrigez les données, recréez et approuvez le relevé d’emploi, puis renvoyez-le à Service Canada.
Canada ROE Inbound	Récupère et importe un fichier de relevé d’emploi que vous avez précédemment téléchargé depuis Service Canada. Une fois que Service Canada accepte un relevé d’emploi, il lui affecte le statut Délivré . Importez uniquement les relevés d’emploi au statut Délivré de Service Canada.

Services Web

Éléments à prendre en compte

Import_ROE_Prior_Period_History_Results

Vous permet de charger l’historique de vos heures et de votre rémunération assurables dans Workday. Utilisez ce service Web avant la mise en œuvre de Workday si vous avez choisi de poursuivre la période d’emploi existante sans arrêt de rémunération. Avant d’utiliser ce service Web, assurez-vous que vos calendriers de périodes incluent les périodes historiques que vous voulez charger. Nous vous recommandons de charger au moins un an avant la date de mise en œuvre de Workday et d’inclure une seule ligne par période de déclaration, par travailleur. Exemple : si vos périodes de paie sont bimensuelles, chargez 24 périodes de paie. Si les données ne sont pas valides, accédez à la tâche Annuler les résultats de l’historique des RE de la période antérieure pour retirer les périodes historiques. Recréez le relevé d’emploi pour supprimer les résultats annulés de l’historique de la période antérieure.

Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.