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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2025-10-31
Créer des notifications personnalisées

Créer des notifications personnalisées

Sélectionnez une langue et des paramètres régionaux pour votre locataire.
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui se déclenchent à n’importe quelle étape du processus de gestion ou dès que le statut du processus de gestion est défini. Vous pouvez également retarder l'envoi d'une notification.
Pour toute définition de processus de gestion, vous pouvez configurer des notifications de processus de gestion personnalisées pour utiliser une adresse de courriel différente de l’expéditeur dans la notification.
Pour les rapports d’audit, vous pouvez marquer des instances de processus de gestion. Ce processus vous permet de suivre les changements de configuration du processus de gestion dans votre locataire et de générer des rapports connexes. Exemple : création de notifications personnalisées sur une définition de processus de gestion. Dans le
rapport de piste d'audit
, Workday peut afficher plusieurs entrées de piste d'audit lorsque vous ajoutez, modifiez ou supprimez une notification personnalisée.
La taille maximum d'une notification par courriel est de 20 Mo. Lorsque vous dépassez cette taille, la notification n’est pas traitée et aucun message d’erreur ne s’affiche.
  1. Dans le menu des actions connexes d’une définition de processus de gestion, sélectionnez
    Processus de gestion
    Ajouter une notification
    .
  2. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Modèle de courriel de remplacement
    Vous ne pouvez associer qu’un seul modèle de courriel à chaque notification personnalisée. Utilisez la tâche
    Mettre à jour des modèles de courriels
     pour désigner le modèle de courriel
    par défaut
     et les modèles
    actifs
    .
    Si vous utilisez Notification Designer, vous pouvez créer un modèle de notification et l’activer pour la catégorie de notifications
    Processus de gestion personnalisé
     . Vous pouvez ensuite sélectionner le modèle de notification dans l’invite
    Modèle de courriel de remplacement
     . Les notifications personnalisées sont envoyées à l’aide du modèle Notification Designer sélectionné.
    Ne pas inclure le lien des détails de la notification
    Sélectionnez cette option si les destinataires des notifications n’ont pas de compte Workday. Si vous configurez une notification par SMS, Workday n'inclura pas le
    lien des détails de la notification
     dans le message SMS, même si vous cochez la case.
    Triggers
    Précisez si la notification est déclenchée par le statut du processus de gestion dans son ensemble ou lorsque le processus de gestion entre ou quitte l’étape que vous avez précisée.
    Pour les processus de gestion de recrutement uniquement, vous pouvez configurer les notifications pour qu’elles se déclenchent en fonction des motifs d’exclusion lorsque vous sélectionnez
    Au motif d’exclusion
     et un motif. Exemple : un recruteur refuse la candidature d’un candidat. Une notification personnalisée est envoyée au candidat avec le motif d'exclusion.
    Lorsqu’une étape est configurée avec une notification personnalisée et qu’un utilisateur ignore l’étape sans la terminer, Workday envoie la notification et l’affiche sur la page
    Notifications
     .
    Lorsqu’il existe un sous-processus avec une notification personnalisée configurée à la sortie de l’étape
    de lancement
     du sous-processus, la notification personnalisée ne se déclenche pas avant la fin du sous-processus. Workday vous recommande de configurer la notification à l’étape d’entrée de l’étape suivante du sous-processus.
    Lorsqu'une définition de processus de gestion contient une étape de participation partagée, vous pouvez préciser un déclencheur de notification à l'aide de l'option
    À l'étape de participation partagée
    . Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez également sélectionner l’
    option Déclenchement en fonction de l’état de l’événement participant
     pour la notification.
    Les modificateurs de routage ne sont pas respectés dans les notifications personnalisées. Toutefois, les notifications de système respectent le routage au niveau des lignes.
    Conditions et règles
    Les déclencheurs de notification incluent la spécification du déclencheur et les règles et conditions que vous avez précisées. Les deux déclencheurs doivent être satisfaits avant que Workday envoie la notification.
    Report de notification
    Vous pouvez reporter l’envoi d’une notification personnalisée aux destinataires. Dans la section
    Report de notification
     , configurez la raison du report et le délai d’attente avant l’envoi de la notification.
    Vous pouvez configurer un report en fonction des éléments suivants :
    • Moment de déclenchement
      . Moment où la notification se déclenche. (C’est ce qui est sélectionné dans la section
      Déclenchement
       .) Exemple : une notification est envoyée
      à la sortie
       de l'étape
      c
      .
    • Champ. Un champ de rapport. Exemple : Date de l’offre.
    Dans la section
    Délai de report
     , sélectionnez le délai du report dans l’invite
    Date calculée
     . Un délai d’un jour survient à minuit le lendemain.
    Si vous ne sélectionnez aucune option dans l’invite
    Date calculée
     , le report de notification n’aura pas lieu.
    Lorsque vous fondez le report de notification sur un champ de rapport et que ce champ est vide, Workday évalue le report et envoie la notification en fonction de la date du jour. Exemple : vous configurez une notification personnalisée pour la reporter de 2 jours en fonction d’une date d’embauche. Workday déclenche la notification le lundi, mais il n’y a pas de date d’embauche. Nous envoyons donc la notification le mercredi.
    Répéter pour
    Sélectionnez une instance connexe pour laquelle vous souhaitez générer des notifications distinctes. Dans les sections
    Contenu du courriel
     et
    Contenu du message SMS
     , vous pouvez inclure du texte et du contenu provenant de champs externes dans la notification. Étant donné que les notifications personnalisées portent sur l’événement par défaut, le champ
    Répéter
     pour vous permet de modifier le contexte des champs externes configurés dans la notification en prenant l’événement et en récupérant les instances associées. Si vous ne configurez pas le champ
    Répéter pour
     , le contexte des champs externes reste l’événement. Si vous configurez le champ
    Répéter pour
     et qu’il existe un ensemble d’instances pour le champ externe, Workday génère des notifications personnalisées distinctes pour chaque instance de ce champ externe.
    Exemple : vous sélectionnez
    Étapes du flux des travaux terminées
     dans le champ
    Répéter pour
     . Cela prend l’événement et peut retourner un ensemble d’étapes du flux des travaux. Workday génère une notification pour chaque étape retournée, ou aucune notification s’il n’y a pas d’étapes retournées.
    Destinataires
    Sélectionnez la personne qui reçoit la notification de processus de gestion personnalisée en configurant l’une des invites suivantes :
    • Destinataires
       : sélectionnez un champ de rapport auquel les destinataires sont associés. Lorsque nous envoyons des notifications et que le champ de rapport n’est pas valide, nous affichons
      non disponible
       au lieu de la valeur du champ de rapport dans la notification. Exemple : le destinataire ne dispose pas de l’accès de sécurité.
    • Groupes
       : sélectionnez le rôle de sécurité lié à l’événement.
    Option de courriel
    Vous pouvez utiliser la tâche
    Mettre à jour en masse l’option d’adresse de courriel dans les notifications
     pour modifier l’
    option de courriel
     pour toutes les notifications personnalisées définies pour les types de processus de gestion.
    Workday propose six options :
    • Par défaut
      : si la notification est fondée sur le travailleur, Workday utilise l'adresse de courriel de travail du travailleur, si celle-ci est disponible. Si aucune adresse de courriel de travail n’est configurée, Workday utilise l’adresse de courriel du domicile du travailleur. Si la notification est basée sur l’entreprise, Workday utilise l’adresse de courriel de l’entité commerciale.
    • Institutionnel d’abord, puis Par défaut
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l’adresse de courriel de l’établissement pour le destinataire. Si aucune adresse de courriel institutionnelle n’est configurée, Workday utilise l’option de notification
      par défaut
       .
    • Travail, puis Domicile d’abord
       : Workday utilise l’adresse de courriel de travail pour le destinataire, si celle-ci est disponible. Si aucune adresse de courriel de travail n’est configurée, Workday utilise l’adresse de courriel du domicile du destinataire.
    • Domicile seulement
       : Workday utilise l’adresse de courriel de domicile du destinataire.
    • Institutionnel seulement
       (disponible uniquement pour les processus de gestion Étudiant) : Workday utilise l’adresse de courriel de l’établissement pour le destinataire.
    • Travail seulement
       : Workday utilise l’adresse de courriel de travail du destinataire.
    Workday n’envoie pas de notifications de processus de gestion personnalisées aux comptes désactivés. Exemple : un utilisateur dont l’emploi a pris fin.
    Workday recommande de sélectionner l’option
    Travail seulement
     pour éviter d’envoyer des courriels à des adresses de courriel de domicile.
    Adresses de courriel
    Workday envoie la notification aux adresses de courriel que vous avez entrées. Vous pouvez utiliser la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Notifications
     pour vérifier la configuration des notifications par courriel des processus de gestion personnalisés.
  3. (Facultatif) Configurez les paramètres de courriel pour la notification dans la section
    Paramètres de remplacement des courriels
     .
    • Invite
      Configuration de courriel
        : sélectionnez un remplacement de configuration SMTP client à utiliser pour la notification de processus de gestion personnalisé. Workday affiche l’
      adresse de l’expéditeur
       que vous y indiquez comme adresse de courriel de l’expéditeur dans la notification. Workday affiche la configuration SMTP du client disponible dans votre locataire sous forme d’options dans l’invite
      Configuration de courriel
       . Si vous n’avez pas une autre configuration SMTP du client dans votre locataire, Workday n’affichera pas les valeurs dans l’invite
      Configuration de courriel
       . Lorsque vous ne sélectionnez pas de remplacement de configuration de courriel, Workday affiche l’
      adresse de l’expéditeur
       que vous avez indiquée dans la configuration SMTP par défaut de la tâche
      Modifier la configuration du locataire - Notifications
       comme adresse de courriel de l’expéditeur. Vous pouvez accéder à la tâche
      Créer une configuration de courriel
       pour créer une configuration SMTP du client différente à utiliser dans une notification de processus de gestion personnalisée.
      Workday utilise la configuration de courriel SMTP par défaut dans la tâche
      Modifier la configuration du locataire - Notifications
       lorsque le remplacement
      de l'adresse de l'expéditeur
       dans la configuration SMTP du client échoue. Exemple : l’orthographe de l’adresse de courriel est incorrecte.
    • Champ
      Adresse de courriel pour la réponse
        : entrez une adresse de courriel à laquelle le destinataire répond. Workday envoie la réponse à cette adresse de courriel lorsque les utilisateurs répondent à une notification. Cette adresse remplace l'adresse de courriel dans le
      champ Répondre à
       dans la configuration SMTP pour les notifications.
  4. (Facultatif) Configurez l’objet et le corps du courriel dans la section
    Contenu du courriel
     . Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps
     , vous pouvez sélectionner les options suivantes :
    • Texte
       : entrez le contenu pour la ligne d’objet du courriel ou le corps du courriel.
    • Champ externe
       : sélectionnez un champ de rapport à utiliser pour l’objet ou le corps du courriel. Comme pour la création d’un rapport, vous pouvez utiliser des champs de rapport dans un courriel qui renvoie des renseignements ou des données précis pour le processus de gestion et qui sont propres au destinataire.
    Dans les grilles
    Objet
     et
    Corps
     , vous pouvez utiliser une combinaison de champs de texte et de rapport pour créer votre notification par courriel. Exemple : vous souhaitez envoyer une notification par courriel à une personne uniquement lorsque sa demande de congé a le statut
    Refusé
     . Dans le processus de gestion
    Demander des congés
     , vous configurez le
    contenu du courriel
    . Dans la grille
    Objet
     , vous ajoutez :
    • Rangée 1 :
      texte
       et entrez
      Votre
      .
    • Rangée 2 :
      champ externe
       et champ de rapport
      Type de processus de gestion
       .
    • Rangée 3 :
      Le texte
       et l'entrée
      sont
      .
    • Rangée 4 :
      External Field
       et le champ de rapport
      Status
       .
    Dans la grille
    Corps
     , vous sélectionnez
    Texte
     et entrez
    Communiquez avec votre gestionnaire
    .
    Lorsque le destinataire reçoit la notification personnalisée, Workday affiche le courriel :
    • Objet :
      Votre demande de congés est refusée.
    • Organismes :
      Veuillez communiquer avec votre gestionnaire.
    Vous pouvez accéder au rapport
    Champs de rapport
     pour afficher les détails d’un champ de rapport, notamment :
    • Nom de l’objet de gestion.
    • Description du champ.
    • Type de champ.
  5. (Facultatif) Configurez le contenu des messages SMS pour envoyer des notifications de processus de gestion personnalisées par l’entremise du canal de livraison Workday Messaging.
    Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
    Lorsque vous copiez une définition de processus de gestion avec une configuration de contenu de message SMS, Workday copie également la configuration de message SMS.
  6. (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes à la notification.
    Vous pouvez ajouter des pièces jointes aux courriels uniquement dans les cas suivants :
    • Vous sélectionnez
      Autoriser les pièces jointes dans les courriels
      dans la politique de sécurité de processus de gestion.
    • Les pièces jointes aux courriels sont activées pour le locataire.
    Workday n’analyse pas les pièces jointes aux courriels à la recherche de virus.
  7. (Facultatif) Cliquez sur
    Aperçu
     pour envoyer un exemple de la notification configurée dans Mes tâches.
    L'exemple de notification contient des noms de champs, et non des valeurs. Workday envoie cette notification en utilisant la règle de routage du type de notification
    Notifications générales de processus de gestion
     que vous avez configurée dans la section
    Processus de gestion de la
     tâche
    Modifier la configuration du locataire - Notifications
     .
Lorsque vous utilisez un type d’étape
Chaîne d’approbation
 et sélectionnez
Gestionnaire
 comme
groupe
 de sécurité pour cette étape, vous pouvez également créer une notification personnalisée pour l’étape. Workday vous recommande de sélectionner
En attente d’une action
 de la
part de Destinataire
 dans la définition de la notification. Si vous sélectionnez
Gestionnaire
 comme
destinataire
, une notification est envoyée au gestionnaire d'un employé pour chaque niveau de chaîne d'approbation. Si vous sélectionnez
En attente d'une action de personnes
 au lieu de
Gestionnaire
, vous forcez la notification à faire avancer la chaîne d'approbation.
Vous pouvez également utiliser la tâche
Configurer le contenu de notifications de système des processus de gestion
 pour personnaliser l’objet et la première ligne du corps des notifications de système générées par les processus de gestion. Vous pouvez configurer différemment les notifications résultant d’une action Renvoyer.
Pour désactiver les notifications du système ou les notifications personnalisées, accédez à l’onglet
Notifications
 de la définition de processus de gestion et cliquez sur :
  • Mettez à jour des notifications de système
    . Vous pouvez désactiver les notifications de système pour les étapes des sous-processus en désactivant la notification de système associée à l’étape de lancement du sous-processus. Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n’envoie pas la notification via les canaux de notification configurés, tels que le courriel. Toutefois, nous générons toujours la notification pour la tâche et l’envoyons toujours à Workday Mes tâches. Exemple : vous désactivez la notification du système pour une étape
    d’Approbation
     . Workday n’envoie pas de courriel à l’approbateur, mais l’approbateur reçoit la tâche dans Mes tâches pour qu’elle la termine.
  • Mettez à jour des notifications personnalisées
    . Lorsque vous cochez la case
    Désactivé
     , Workday n’envoie pas la notification personnalisée par le biais des canaux configurés tels que les courriels ou les SMS. La notification ne s’affichera pas non plus sur l’icône de la affiché.
Pour modifier une notification personnalisée dans l’onglet
Notifications
 d’une définition de processus de gestion, sélectionnez
Processus de gestion
Modifier une notification
 dans le menu d’actions connexes de la notification personnalisée.