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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-06-14
Concept : notifications personnalisées

Concept : notifications personnalisées

Vous pouvez créer des notifications personnalisées qui se déclenchent à n’importe quelle étape du processus de gestion ou dès que le statut du processus de gestion est défini. Vous pouvez également retarder l’envoi d’une notification personnalisée en configurant un report de notification dans le processus de gestion, et pas seulement pour les processus de gestion de recrutement.
Vous pouvez également configurer un processus de gestion pour envoyer des notifications personnalisées via le canal de livraison de la messagerie de Workday Messaging sous forme de message SMS.
Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
Pour configurer les messages SMS, vous devez :
  1. Activez le produit Workday Messaging.
  2. Configurez les paramètres SMS dans la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Notifications
     dans votre locataire.

Adresse de courriel de l'expéditeur dans les notifications

Dans n’importe quelle définition de processus de gestion, vous pouvez créer des notifications de processus de gestion personnalisées pour utiliser une adresse de courriel différente de l’expéditeur dans la notification. Exemple : vous souhaitez envoyer des factures de clients à partir d’une adresse de courriel différente pour chaque filiale de votre organisation parente.
Dans la tâche de notification du flux des travaux, vous pouvez sélectionner une option de configuration SMTP du client dans l’invite
Configuration de courriel
 .
En fonction de votre définition de notification de processus de gestion personnalisé, Workday traite la configuration et affiche les adresses de courriel respectives dans la notification au destinataire. Dans la tâche de notification du flux des travaux, lorsque vous :
  • Sélectionnez un remplacement de configuration SMTP du client, nous affichons l’
    adresse de l’expéditeur
     que vous avez indiquée ici comme adresse de courriel de l’expéditeur.
  • Ne sélectionnez pas de remplacement de configuration SMTP du client, nous affichons l'
    adresse de l'expéditeur
     que vous avez indiquée dans la configuration SMTP par défaut de la
    tâche Modifier la configuration du locataire - Notifications
     comme l'adresse de courriel de l'expéditeur.
  • Entrez une adresse de courriel dans le champ
    Adresse de courriel pour la réponse
     et sélectionnez une valeur de remplacement de la configuration SMTP du client, nous affichons l'
    adresse de l'expéditeur
     que vous avez indiquée dans la valeur de remplacement de la configuration SMTP du client comme adresse de courriel de l'expéditeur. Workday affiche l’
    adresse de courriel pour la réponse
     comme adresse de courriel pour la réponse.
  • Entrez une adresse de courriel dans le champ
    Adresse de courriel pour la réponse
     , mais ne sélectionnez pas de remplacement de configuration SMTP du client, nous affichons l'
    adresse de courriel pour la réponse
     comme adresse de courriel pour la réponse. Nous affichons l’
    adresse de l’expéditeur
     que vous avez indiquée dans la configuration SMTP par défaut de la tâche
    Modifier la configuration du locataire - Notifications
     comme l’adresse de courriel de l’expéditeur.
Lorsque vous utilisez le type de catégorie de notifications dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Notifications
 et que la règle de routage des notifications est définie à la fréquence suivante :
  • Immédiatement
     : nous utilisons le remplacement de la configuration SMTP du client dans la tâche de notification du flux des travaux. Nous affichons l’
    adresse de
     l’expéditeur en tant que courriel envoyé à partir de la notification.
  • Quotidienne
    : Nous utilisons la configuration SMTP au niveau du locataire et affichons l'
    adresse
     de l'expéditeur dans la notification.

Notifications déléguées et personnalisées

Lorsque vous déléguez à une autre personne des éléments de Mes tâches et le lancement d’actions de processus de gestion, le délégué reçoit des notifications personnalisées connexes.
Un délégué reçoit une notification personnalisée lorsque vous créez une notification personnalisée et identifiez :
  • Délégant comme destinataire dans l’invite
    Destinataires
     (en sélectionnant un champ de rapport auquel la personne est associée) ou utiliser le groupe de sécurité dans l’invite
    Groupes
     (en sélectionnant le rôle de sécurité lié à l’événement).
  • Déléguez le rôle de destinataire dans l’invite
    Destinataires
     (en sélectionnant un champ de rapport auquel la personne est associée) ou utilisez le groupe de sécurité dans l’invite
    Groupes
     (en sélectionnant le rôle de sécurité lié à l’événement). Si le délégant conserve l’accès à Mes tâches, il reçoit également la notification personnalisée.
    Le délégué peut recevoir plusieurs notifications. Exemple : Logan et Betty travaillent au bureau d’Osaka. Logan délégue à Betty et conserve l’accès à Mes tâches. Workday envoie une notification aux travailleurs au Japon. Betty reçoit deux notifications : l’une en tant que destinataire et l’autre en tant que déléguée de Logan. Logan a conservé l’accès à Mes tâches; par conséquent, elle reçoit également une notification.
Workday envoie uniquement des notifications de délégation au délégué, sauf si le délégant conserve l’accès à Mes tâches.
Cela s’applique également à la délégation secondaire.

Délais de notification

Lorsque vous ne souhaitez pas envoyer de notifications immédiatement, vous pouvez configurer un report pour les notifications personnalisées.
Exemple : le 2023-11-15, un gestionnaire effectue une évaluation de la période d’essai/probatoire pour un employé quelques mois avant la fin de la période d’essai/probatoire, mais vous ne voulez pas envoyer la notification à l’employé immédiatement. Vous configurez un report de notification pour envoyer la notification personnalisée après la fin de la période d’évaluation de la période d’essai/probatoire, le 2024-02-15.
Lorsque vous créez ou modifiez une notification de processus de gestion personnalisée sur le processus de gestion, vous pouvez configurer le report dans la section
Report de notification
 . Vous pouvez créer le report selon le moment où le déclenchement se produit ou un champ de rapport et définir le délai du report.
Lorsque vous fondez le report de notification sur un champ et que ce champ est vide, Workday évalue le report et envoie la notification en fonction de la date du jour. Exemple : vous configurez une notification personnalisée pour la reporter de 2 jours en fonction d’une date d’embauche. Workday déclenche la notification le lundi, mais il n’y a pas de date d’embauche. Nous envoyons donc la notification le mercredi.
Lorsque le contenu du message SMS et le report de notification sont configurés dans le processus de gestion, Workday envoie la notification en même temps que la notification par courriel. Lorsque vous désactivez les SMS dans votre locataire, mais qu'il y a une notification par SMS en attente, Workday n'envoie pas le message SMS.

Fuseau horaire et report de notification

Dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Système
 , vous pouvez configurer les paramètres de fuseau horaire de manière à reporter l’envoi de notifications. Dans la section
Configuration du fuseau horaire
 , vous pouvez préciser le paramètre de fuseau horaire pour le calcul de la date du report de notification. Vous pouvez sélectionner :
  • Paramètres de fuseau horaire par défaut de Workday (HNP)
    : Workday envoie les notifications à l'heure normale du Pacifique (HNP).
  • Paramètres de fuseau horaire par défaut du locataire
    : Workday envoie des notifications dans le fuseau horaire du locataire. Workday utilise la valeur de l’invite
    Fuseau horaire par défaut
     pour calculer le report de notification. Lorsque vous ne sélectionnez aucune valeur dans l’invite Fuseau
    horaire par défaut
     , nous utilisons le fuseau horaire de la personne qui reçoit la notification personnalisée pour calculer le report de notification. Toutefois, si la personne qui reçoit la notification n’a pas de fuseau horaire, nous utilisons l’HNP pour calculer le report de notification.
  • Fuseau horaire lié à l’événement
     : Workday envoie des notifications en fonction du fuseau horaire dans l’ordre suivant. Lorsque :
    1. L’événement concerne un travailleur, nous utilisons le fuseau horaire de ce travailleur.
    2. L’événement ne concerne pas un travailleur (par exemple, une facture de fournisseur), mais un travailleur lance l’événement, nous utilisons le fuseau horaire de l’initiateur pour calculer le moment où le déclenchement du report de notification commence. Lorsque l’action de lancement est déléguée, nous utilisons le fuseau horaire du délégant plutôt que celui du délégué.
    3. La notification est envoyée à une personne, nous utilisons le fuseau horaire de cette personne.
    4. La personne qui reçoit la notification n’a pas de fuseau horaire, nous utilisons la configuration du champ Fuseau
      horaire par défaut
       .

Messages SMS pour les notifications personnalisées

Lorsque vous activez la messagerie SMS dans votre locataire et que les courriels, les notifications poussées sur appareil mobile et les SMS sont des canaux de livraison pour les notifications personnalisées, nous envoyons des notifications en fonction de la configuration dans la tâche de notification du flux des travaux :
Configuration
Notifications
Dans la tâche de notification du flux des travaux, vous configurez :
  • Les champs
    Objet
     et
    Corps
     dans la section
    Contenu du courriel
     ou de l’invite
    Modèle de courriel de remplacement
     .
  • La section
    Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Un courriel.
  • Une notification poussée sur appareil mobile.
  • Un message SMS.
Workday génère le message SMS en fonction du contenu configuré dans la section
Contenu de message SMS
 . Workday utilise la même langue et les mêmes paramètres régionaux que le courriel.
Dans la tâche de notification du flux des travaux, vous ne configurez pas :
  • Les champs
    Objet
     et
    Corps
     dans la section
    Contenu du courriel
     .
  • L'invite
    Modèle de courriel de remplacement
  • La section
    Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Un courriel au contenu statique sans corps de courriel.
  • Une notification poussée sur appareil mobile.
Dans la tâche de notification de flux des travaux, vous :
  • Configurez les champs
    Objet
     et
    Corps
     dans la section
    Contenu du courriel
     ou de l’invite
    Modèle de courriel de remplacement
     .
  • Ne configurez pas la section
    Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Un courriel.
  • Une notification poussée sur appareil mobile.
Dans la tâche de notification de flux des travaux, vous :
  • Ne configurez pas les champs
    Objet
     et
    Corps
     dans la section
    Contenu du courriel
     ou dans l’invite
    Modèle de courriel de remplacement
     .
  • Configurez la section
    Contenu du message SMS
     .
Workday envoie :
  • Une notification poussée sur appareil mobile.
  • Un message SMS.
Workday génère le message SMS en fonction du contenu configuré dans la section
Contenu de message SMS
 . Workday utilise la même langue et les mêmes paramètres régionaux que le courriel.
Lorsque vous utilisez un champ de rapport dans le message SMS auquel le destinataire ne dispose pas de l’autorisation de sécurité, nous affichons
Non disponible
 au lieu de la valeur du champ de rapport dans la notification.
Workday génère le contenu du message SMS en utilisant la même langue et les mêmes paramètres régionaux que le courriel.
Workday ne crée pas d’événement de notification si le destinataire n’a pas choisi de recevoir des SMS avec son numéro de téléphone mobile. Lorsque les utilisateurs ne choisissent pas de recevoir des SMS à leur numéro de téléphone mobile, nous envoyons des SMS uniquement selon une règle de routage. Workday n’envoie pas le message SMS et une notification ne s’affiche pas sur la page
Notifications
 de l’utilisateur.