Concept : gestion des processus de gestion
La présente rubrique décrit les tâches à effectuer avec un processus de gestion, notamment :
Annuler, retirer, corriger et refuser
Pour plusieurs processus de gestion, Workday vous permet de :
- Annulez les processus en progression.
- Retirez les changements qui ont dépassé l' étape d'achèvement .
- Corrigez les détails d’un événement de processus de gestion.
- Refuser un processus de gestion à une étape telle queApprobationouRévision.
Vous pouvez également configurer Workday pour qu’il lance automatiquement une orchestration lorsque vous annulez, retirez, corrigez ou refusez un processus de gestion.
Vous pouvez annuler certains processus de gestion lancés en tant que sous-processus sans annuler le processus de gestion parent. Pour déterminer si vous pouvez annuler un processus de gestion particulier, accédez au rapport
Options de configuration de processus de gestion
.Lorsque vous annulez :
- Dans le processus de gestion global, Workday omet les sous-processus, quel que soit leur statut , et annule tous les sous-processus terminés.
- Sous-processus à lui seul, Workday omet le sous-processus sans annuler le processus de gestion parent.
- Un sous-processus obligatoire une fois le processus de gestion parent terminé, Workday termine toujours le processus de gestion.
Lorsque vous retirez un processus de gestion qui inclut des sous-processus, Workday retire toutes les actions comprises dans la configuration du processus de gestion. Exemple : lorsque vous retirez une fin d’emploi qui inclut un paiement unique, Workday retire à la fois la fin d’emploi et le paiement.
Vous pouvez retirer certains sous-processus individuellement sans retirer le processus de gestion parent.
Dans un seul processus de gestion, vous pouvez accéder au menu des actions connexes :
- Processus de gestion en cours pour l’annuler.
- Processus de gestion terminé pour le retirer.
- Événement existant pour le corriger.
Vous pouvez également annuler ou retirer des processus de gestion en bloc en accédant aux tâches suivantes :
- Annuler en masse des processus de gestion: lorsqu’un processus de gestion inclut des sous-processus, vous pouvez annuler les sous-processus individuellement ou annuler le processus de gestion parent.
- Retirer en masse des processus de gestion: L'inviteProcessus de gestion chargés par le Créateur d'interfaces Entreprisede cette tâche affiche les événements d'intégration chargés par un Créateur d'interfaces Entreprise qui vous permet de retirer au moins un des événements de processus de gestion. Workday vous recommande de limiter l’intervalle de dates lorsque vous sélectionnez l’optionDans l’intervalle de dates, par système d’intégrationouDans l’intervalle de dates, tous les systèmes d’intégration.
Vous pouvez arrêter les notifications pour chaque processus de gestion que vous annulez ou retirez. Lorsque vous annulez ou retirez des processus de gestion, vous ne pouvez pas annuler l’action.
Workday crée une piste d’audit documentant les actions d’annulation, de retrait, de correction et de refus. Vous pouvez configurer des notifications personnalisées, des notifications d’alerte et une orchestration pour qu’elles se déclenchent lorsque vous :
- Annule un processus de gestion.
- Retirez un processus de gestion.
- Corrigez un processus de gestion.
- Refuser un processus de gestion.
Exemple : Logan McNeil lance un processus de gestion
Embauche
qui inclut les sous-processus suivants :
- L'étape Proposer une rémunération
- Demander un paiement unique
Embauche
pour exiger les deux sous-processus, et le sous-processus Demander un paiement unique
est l’ étape d’achèvement
pour l’embauche.Quand l’ étape
Proposer une rémunération
est en progression et que Logan annule uniquement l’ étape Demander un paiement unique
, Workday :
- Fait passer le statut de l' étapeDemander un paiement uniqueàOmis manuellement.
- Termine le processus de gestionEmbauche.
Annuler en masse une étape Documents à passer en revue
Vous pouvez utiliser la tâche
Annuler en masse une étape Documents à passer en revue
pour annuler les étapes Documents à passer en revue
en tant qu'action en masse. Vous pouvez annuler les étapes Documents à passer en revue
des processus de gestion dont le statut est :
- En cours
- Terminé avec succès
Exemple : vous souhaitez annuler les étapes
de documents à passer en revue
qui sont en attente d’affectation aux travailleurs pendant le processus de gestion Accueil et intégration
. Une fois le processus de gestion Accueil et intégration
terminé, la seule façon d’annuler les étapes restantes du processus de gestion
est d’utiliser la tâche Annuler en masse une étape Documents à passer en revue
.Le nombre maximum d'étapes
Documents à passer en revue
que vous pouvez annuler en une seule fois est de 2 000.Faire avancer manuellement
Vous pouvez faire avancer manuellement un processus de gestion à l’ étape suivante ou à la fin pour éviter de le retarder. Exemple : une tâche est en attente d’un approbateur qui n’est pas disponible. Pour éviter de retarder le processus de gestion, vous faire avancer manuellement le processus à l' étape suivante ().
Vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès à l’action
Avancement manuel
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions dans l’ensemble du processus de gestion
de la politique de sécurité de processus de gestion. Les utilisateurs disposant de cet accès peuvent lancer la tâche Faire avancer des processus de gestion en masse
, mais ils peuvent uniquement traiter les transactions qui correspondent aux types de processus de gestion autorisés pour leur groupe de sécurité. Pour déterminer si vous pouvez faire avancer manuellement un processus de gestion, accédez au rapport Options de configuration de processus de gestion
.Vous pouvez utiliser la tâche
Faire avancer des processus de gestion en masse
afin de faire avancer des processus de gestion en masse. Lorsque vous utilisez la tâche pour faire avancer plus de 10 événements de processus de gestion, Workday exécute la tâche en arrière-plan. Si vous appliquez un filtre à la tâche Faire avancer des processus de gestion en masse
et que vous cliquez sur Sélectionner tout
, la sélection inclut tous les éléments, et non la liste filtrée uniquement. Pour les transactions de gros volume des processus de gestion qui nécessitent un filtrage détaillé, Workday vous recommande d’utiliser la tâche Gestion des opérations en masse
plutôt que la tâche Faire avancer des processus de gestion en masse
afin d’éviter les problèmes de filtrage.Vous pouvez modifier la définition de processus de gestion pour désactiver les notifications du système lorsqu’un processus de gestion est avancé manuellement.
Lorsque vous cochez la case
Activer l’avancement des tâches non affectées
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus de gestion
, vous pouvez faire avancer une étape non affectée dans un processus de gestion grâce aux actions suivantes :
- Type de gestion des opérations en massede processus de gestion avancés.
- Faire avancer manuellementl’action connexe. (Sélectionner à partir du menu des actions connexes de l’événement de processus de gestion.)
- La tâcheFaire avancer des processus de gestion en masse.
Vous pouvez faire avancer:
- À partir d’une étape non affectée en attente d’une réaffectation.
- Au moyen d’une étape non affectée et de plusieurs étapes subséquentes non affectées.
- Un processus de gestion jusqu’à ce qu’il soit terminé au moyen d’une étape non affectée qui génère une réaffectation pendant le traitement de l’avance.
Lorsqu'un événement est renvoyé à une étape non affectée , l' étape devient non affectée. Lors du renvoi, l’invite
À
affiche Non affecté
comme préfixe du nom étape . Exemple : Non affecté - Remplir le questionnaire
. Lorsque Workday avance à des étapes non affectées, l’onglet Historique de processus
de l’ enregistrement de processus complet
affiche le statut suivant : - Avancé manuellementpour l' étape non affectée .
- Annulépour l’événement réaffecté.
Workday envoie une notification aux :
- Le destinataire de étape du processus de gestion lorsque vous faire avancer un ou tous les événements à l’étape finale (à l’exception des étapes différées ou non affectées).
- Le destinataire de l’affectation pour l’ étape avancée manuellement lorsqu’une faire avancer manuelle a lieu.
Workday n’envoie pas de notifications lorsqu’un événement réaffecté est annulé.
Vous ne pouvez pas faire avancer manuellement une étape qui est marquée comme
Ne pas avancer
dans la définition de processus de gestion. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l'exception de l' étapede rapport
, ne peuvent pas être marquées comme Ne pas avancer
. Pour déterminer si une étape est marquée comme Ne pas avancer
, consultez la case à cocher Ne pas avancer
dans la définition de processus de gestion.Renvoyer manuellement
Le renvoi est une action de processus de gestion. L'exécution d'une action de renvoi signifie généralement que l'utilisateur reçoit un élément dans Workday Mes tâches et qu'il souhaite renvoyer l'élément à la personne qui a précédemment terminé l' étape. Exemple : Mike remplit et soumet une étape
Remplir le questionnaire ( )
. L’élément est ensuite acheminé à Betty, la gestionnaire de Mike, pour révision et approbation. Betty reçoit l’élément dans ses Mes tâches pour l’approuver. Au lieu d’approuver l’élément, elle le renvoie à Mike pour qu’il apporte une correction.Vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion à tout moment, même si l’ étape ne vous est pas affectée.
Vous ne pouvez pas renvoyer tous les processus de gestion. Pour déterminer si vous pouvez renvoyer manuellement un processus de gestion, accédez au rapport
Options de configuration de processus de gestion
.Vous devez appartenir à un groupe de sécurité ayant accès à l’action
Renvoi manuel
dans la section Personnes autorisées à effectuer des actions dans l’ensemble du processus de gestion
de la politique de sécurité de processus de gestion.Pour renvoyer manuellement un grand nombre d’événements d’action à la fois, vous pouvez exécuter le
processus de gestion Renvoyer le Créateur d’interface Entreprise (EIB) du processus de
gestion. Vous devez avoir l'autorisation d'exécuter des EIB et l'autorisation dans la politique de sécurité de processus de gestion pour effectuer cette action dans l'événement pour le type de processus de gestion. Pour chaque événement de ce Créateur d’interfaces Entreprise qui autorise le renvoi manuel, Workday renvoie l’événement à une étape terminée du processus de gestion qui autorise cette action. Lorsque vous êtes à l’ étape Lancement
de :
- Un sous-processus, vous pouvez renvoyer l’événement.
- Le processus de gestion parent, vous ne pouvez pas renvoyer l’événement.
Workday vous recommande de renvoyer manuellement un exemple d’événement dans votre locataire avant de tenter un renvoi en masse. L’exemple d’événement doit être dérivé de la même définition de processus de gestion que les autres événements que vous souhaitez renvoyer.
Vous pouvez accéder à la tâche
Renvoi manuel
dans le menu des actions connexes de l’événement de processus de gestion. Lorsque le statut de l’événement de processus de gestion est :
- En cours, l’invite Renvoyer àaffiche toutes les étapes précédentes que vous verriez généralement dans l’inviteRenvoyerà partir de la barre d’outils du processus de gestion. Lorsque vous avez plusieurs groupes de sécurité configurés pour une étape et que vous faire avancer manuellement l’ étape , puis la renvoyez manuellement à l’étape à partir de laquelle vous l’avez fait avancer manuellement, Workday affiche dans l’invite toutes les personnes pour lesquelles l’ étape en attente. Exemple :Précédemment en attente d’une action de (4) : (Dawn Myers, Logan McNeil, Betty Liu, Steve Morgan) - Effectuer l’évaluation par le gestionnaire - Effectuer l’évaluation par le gestionnaireLorsque vous sélectionnez l’option d’invite, Workday renvoie l’ étape à toutes les personnes qui étaient précédemment en attente.
- Terminé, l'invite Renvoyer àaffiche uniquement les étapes précédentes qui autorisent lerenvoi manuel par l'administrateur dans l'événement terminé.
Lorsque vous tentez de renvoyer manuellement un processus de gestion à une étape que vous avez configurée pour être exécutée en parallèle avec une autre étape et que :
- Les deux étapes sontEn cours, vous ne pouvez pas renvoyer manuellement le processus de gestion vers l’une ou l’autre des étapes en parallèle.
- Une étape estEn courset l'autre étape estTerminé, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion à l' étapeEn cours.
- Les deux étapes ontle statut Terminé, vous pouvez renvoyer manuellement le processus de gestion à l’une ou l’autre des étapes en parallèle.
Lorsque vous renvoyez l'événement de processus de gestion, l'historique de processus affiche l' étape ayant le statut
Renvoi manuel
.Lorsque vous configurez une étape
Action
, Approbation
ou À faire
à exclure de Mes tâches et que vous retournez une étape à l' étape exclue , l' étape ne s'affiche pas dans Mes tâches. Vous pouvez toujours renvoyer une étape de l’ étape exclue à l’aide du rapport Transactions de processus de gestion en attente d’une action de ma part
.L’administrateur des processus de gestion peut réaffecter les étapes exclues en utilisant :
- Réaffectez le type d’opération en masse Étape de processus de gestiondans la tâcheGestion des opérations en masse.
- action connexe à partir d’un événement.
- Le service WebReassign Business Process Step.
Vous ne pouvez pas utiliser la tâche
Réaffecter des tâches
pour réaffecter les étapes exclues.Lorsque vous renvoyez un événement à un travailleur qui a un processus de gestion ayant une date future qui change son type de travailleur, par exemple de travailleur auxiliaire à un employé(e), Workday renvoie l’événement au travailleur affecté. L’ étape n’est pas non affectée.
Exemple : James est un travailleur auxiliaire et son contrat prend fin le 2023-09-10. La entreprise soumet le processus de gestion pour l'embaucher comme employé(e). Le processus d’embauche se termine et entre en vigueur le 2023-09-15, son rôle passe à celui d’ employé(e). Le 2023-09-08, James soumet un formulaire I-9. Le 2023-09-14, un partenaire RH renvoie le formulaire I-9 à James pour qu’il le corrige. Il reçoit la tâche renvoyée le 2023-09-15.
Réaffecter les tâches non affectées
Une tâche devient une tâche non affectée lorsque le groupe de sécurité précisé ne contient pas d’utilisateur ou contient uniquement des utilisateurs ayant des comptes Workday désactivés. Exemple : si une étape est sécurisée par le groupe de sécurité
Employé pour lui-même,
mais que l’utilisateur affecté dispose d’une date d’embauche future, la tâche n’est pas affectée. Il est également possible d'annuler l'affectation d'une tâche si le compte Workday de l'utilisateur affecté est désactivé, expiré ou verrouillé, ou si l'utilisateur affecté n'a pas ID d'utilisateur et de mot de passe, et ne peut pas accéder à Workday pour voir sa notification ou terminer étape qui lui est affectée. Le rapport Tâches non affectées
affiche les étapes pour lesquelles ce problème est survenu.Les administrateurs des processus de gestion peuvent réaffecter des tâches non affectées à des travailleurs ou à des titulaires du rôle d’affiliés dans le groupe de sécurité requis. Workday envoie un courriel de notification aux membres de tous les groupes de sécurité disposant des autorisations
pour afficher
et modifier
au domaine Business Process Administration
quand une tâche n’est plus affectée.À partir de
Mes tâches
, vous pouvez réaffecter des tâches qui n'ont pas été affectées. Dans l’élément Tâche non affectée
, vous pouvez réaffecter :
- Une seule tâche non affectée en sélectionnant une personne dans l’invite Réaffecter à.
- Plusieurs tâches non affectées en cliquant surAfficher les tâches non affectées. Permet de filtrer et d'afficher des tâches de processus de gestion non affectées supplémentaires. Nous vous recommandons de filtrer la liste des tâches non affectées par processus de gestion, par intervalle de dates ou les deux. Une fois que vous avez appliqué un filtre, vous pouvez réaffecter des étapes dans le rapportAudit des étapes non affectées des processus de gestion.
À partir d’un élément
Tâches non affectées
, vous pouvez également cliquer sur Afficher les détails
sous l’icône de roue. Lorsque vous cliquez sur le bouton Réaffecter
dans la grille, Workday affiche le rapport Tâche non affectée
dans lequel vous pouvez réaffecter une seule tâche non affectée ou plusieurs tâches non affectées.Vous pouvez également réaffecter les tâches non affectées en accédant au rapport
Tâches non affectées
.Corriger un processus de gestion
Vous pouvez corriger les processus de gestion uniquement lorsque la politique de sécurité des processus de gestion précise les groupes de sécurité qui peuvent corriger une instance de processus de gestion.
Vous pouvez configurer Workday pour envoyer des notifications personnalisées et des alertes sur les corrections de processus de gestion.
Corriger des processus de gestion erronés
Lorsqu’un événement de processus de gestion passe à l’état d’erreur, les administrateurs des processus de gestion peuvent gérer et redémarrer les événements. Workday affiche le champ
Définitions de processus de gestion avec exceptions
qui répertorient toutes les définitions dont l’état est erroné. Les définitions actives qui ne sont pas en état d’erreur sont affichées dans le champ Autres définitions de processus de gestion
.Workday alerte les administrateurs des nouveaux événements erronés en affichant un élément
Corriger le processus de gestion
en haut de leur liste Mes tâches
. Une fois que tous les événements du type de processus de gestion ont été corrigés, Workday retire l'élément de Mes tâches
. Lorsque le bouton Redémarrer les processus de gestion erronés
n'est pas visible dans la page Corriger un processus de gestion
ou dans l'élément Mes tâches
, c'est que la emploi en arrière-plan de correction des processus est déjà en progression (). Workday affiche un texte d'aide à ces emplacements pour préciser le statut.Les administrateurs des processus de gestion qui n’ont pas l’élément
Corriger un processus de gestion
dans leur liste Mes tâches
peuvent accéder à la tâche autonome Corriger un processus de gestion
à partir de l’invite Rechercher
. Cette tâche autonome permet aux administrateurs de sélectionner un type de processus de gestion précis dans un état erroné et de redémarrer les événements.Supprimer des commentaires d'un processus de gestion
Les administrateurs des processus de gestion peuvent retirer un ou plusieurs commentaires d’un processus de gestion, avant ou après l’achèvement du processus de gestion.
À partir du menu des actions connexes du processus de gestion global (autre que l' étape du processus de gestion ), sélectionnez. Vous pouvez ensuite cocher la case à côté de chaque commentaire que vous souhaitez retirer, puis cliquer sur
OK
.De même, si un commentaire a été entré sur un sous-processus, vous pouvez retirer le commentaire en tant qu’action connexe du sous-processus, et non à partir d’une étape individuelle du sous-processus.
Désactiver une définition de processus de gestion
Pour définir un processus de gestion personnalisé, vous devez l’associer à un objet de gestion, généralement une organisation. La définition de processus de gestion est alors disponible au sein de cette organisation. Lorsque l’organisation possède une hiérarchie, Workday associe toutes les organisations subordonnées à cette définition de processus de gestion jusqu’à une organisation subordonnée liée à une définition de processus de gestion différente.
Workday utilise la définition de processus de gestion par défaut lorsque vous n’avez pas :
- Associé une définition de processus de gestion à toute organisation de supervision supérieure dans la hiérarchie.
- Avez défini un processus de gestion personnalisé pour l’organisation de supervision ou d’autres organisations dans la hiérarchie d’organisations de supervision supérieure.
Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour un objet de gestion précis, tel qu’une organisation, puis que vous lancez le processus de gestion, Workday utilise le processus de gestion personnalisé associé à l’organisation de supervision.
Assurez-vous qu’un processus de gestion personnalisé approprié est toujours défini.
Dans la tâche
Désactiver une définition de processus de gestion
, vous pouvez préciser les objets de gestion pour lesquels vous souhaitez activer le processus de gestion personnalisé. Lorsque vous désactivez un processus de gestion personnalisé pour tous les objets de gestion, Workday le supprime complètement et vous ne pouvez pas le réactiver.