Concept : processus de gestion
Dans Workday, un processus de gestion est un ensemble de tâches que les personnes lancent, sur lesquelles elles effectuent des actions et les exécutent en vue d’atteindre un objectif de gestion souhaité. Lorsque vous lancez un processus de gestion, Workday achemine les tâches vers les rôles responsables (les utilisateurs peuvent exécuter des tâches en fonction de leur adhésion à des groupes de sécurité) et applique la sécurité et les règles de gestion tout au long du processus de gestion.
Tout utilisateur ayant le rôle approprié peut lancer un processus de gestion. Une fois lancé, le processus de gestion avertit les utilisateurs occupant les rôles responsables à mesure qu’il traite chaque étape et reçoit une rétroaction à chaque étape terminée, afin qu’il puisse passer à l’étape suivante. Notez que les étapes d’un processus de gestion peuvent être conditionnelles.
Tous les processus de gestion sont fondés sur une définition de processus de gestion; vous ne pouvez pas créer un processus de gestion dans Workday sans l’avoir défini au préalable. Les processus de gestion par défaut de Workday sont des définitions prédéfinies et peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins. Vous pouvez copier le processus de gestion dans n’importe quelle organisation de supervision et le personnaliser au besoin, en créant différentes versions du même processus de gestion pour différentes organisations. La logique du processus de gestion étant héritée, une organisation subordonnée utilise, par conséquent, la définition de processus de gestion de l’organisation supérieure, sauf si vous précisez une définition personnalisée pour l’organisation subordonnée.
Si un processus de gestion n’a pas de définition par défaut, vous pouvez utiliser la tâche
Créer une définition de processus de gestion par défaut (définition par défaut)
pour créer et configurer la définition par défaut.Le rapport
Types de processus de gestion avec des définitions par défaut en cours d’utilisation
affiche les processus de gestion par défaut en cours d’utilisation.Le rapport
Options de configuration de processus de gestion
affiche les types d’organisations que vous pouvez associer à un processus de gestion.Exemple
L’embauche
est un processus de gestion simple en deux étapes :- Une personne ayant le rôle approprié (comme un gestionnaire ou un partenaire RH) lance le processus de gestion en exécutant la tâcheEmbaucher un employédans Workday.
- Workday achemine l’étapeProposer une rémunérationà la personne ayant le rôle approprié (comme un gestionnaire ou un partenaire RH) afin de proposer une rémunération pour le candidat.
Le processus de gestion est
terminé
lorsque l'étape finale (Proposer une rémunération
, dans ce cas) ou l'étape d'achèvement désignée est exécutée.Définitions de processus de gestion
La définition de processus de gestion est la liste des étapes (tâches) qui comprennent le processus de gestion et les rôles chargés de les exécuter.
Pour obtenir une performance optimale du processus de gestion, Workday vous recommande de limiter le nombre d’étapes dans une définition de processus de gestion.
Nous prenons en charge un maximum de 72 étapes consécutives non manuelles dans un processus de gestion. Une étape non manuelle est une étape traitée automatiquement par le système sans interaction de l’utilisateur. Exemple : étapes non obligatoires, une étape
Intégration
ou une étape Rapport
. Si vous avez des processus de gestion comportant 72 étapes consécutives non manuelles, Workday vous recommande d’évaluer la définition de processus de gestion pour réduire le nombre de ces étapes consécutives ou de configurer une définition de processus de gestion fondée sur des règles avec des étapes conditionnelles.Workday fournit une vue graphique en lecture seule des processus de gestion. Vous pouvez utiliser cette vue graphique pour communiquer des conceptions, confirmer des conceptions et confirmer des changements de flux des travaux. Pour afficher le diagramme d'un processus de gestion, cliquez sur
Afficher le diagramme
dans la page Afficher une définition de processus de gestion
ou, dans le menu des actions connexes du processus de gestion, sélectionnez .Vous ne pouvez pas changer le type d'étape des étapes existantes lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion. Si vous voulez changer le type d’étape, vous pouvez retirer l’étape et ajouter une nouvelle étape avec un nouveau type d’étape dans la définition de processus de gestion.
Lorsque vous copiez ou associez une définition de processus de gestion à une définition de processus de gestion, vous ne pouvez pas définir une date d’effet antérieure à la date de création du processus de gestion initial.
Pour afficher une liste des processus de gestion dans Workday, vous pouvez :
- Exécutez le rapportDéfinitions des processus de gestion.
- Sélectionnez dans le menu des actions connexes d’une organisation de supervision. Workday affiche les processus de gestion associés à l’organisation sélectionnée.
Pour les rapports d’audit, vous pouvez marquer des instances de processus de gestion. Cela vous permet de suivre les changements de configuration du processus de gestion dans votre locataire et de générer des rapports connexes, tels que les changements apportés à une définition de processus de gestion. Notez que vous ne pouvez pas appliquer de marqueur d’audit aux processus de gestion dynamiques. Par conséquent, les entrées de piste d’audit ne seront pas créées dans le
rapport de piste d’audit
pour les processus de gestion dynamiques.La tâche
Désactiver des définitions de processus de gestion orphelines
permet de filtrer et de désactiver les définitions de processus de gestion actives, mais orphelines. Autrement dit, la définition du processus de gestion :
- N’est pas défini comme définition par défaut.
- Aucune organisation n’y est associée.
- Ne font pas partie d’une définition de processus de gestion fondée sur des règles.
Dans la tâche
Désactiver les définitions de processus de gestion orphelines
, le champ Définitions de processus de gestion à désactiver
affiche les définitions de processus de gestion orphelines que vous pouvez désactiver. Lorsque vous cochez la case Confirmer
, puis OK
, Workday désactive les définitions de processus de gestion répertoriées. Si vous ne voyez pas de définitions de processus de gestion répertoriées dans ce champ et que vous sélectionnez la case à cocher Confirmer
, aucune modification ne sera apportée au locataire, car il n’y a pas de définitions actives, mais orphelines à désactiver.Pour certaines étapes de types de processus de gestion pouvant être avancées manuellement, vous pouvez les marquer comme
Ne pas avancer
. Vous pouvez utiliser cette fonction pour éliminer le risque de fraude dans les cas où un utilisateur peut faire avancer un événement à l’étape finale sans l’approuver. En indiquant le statut des étapes critiques dans une définition de processus de gestion à Ne pas avancer
, vous réduisez également le risque d’avancement manuel accidentel d’un événement. Il n'est pas possible de faire avancer un événement à partir d'une étape ou au moyen d'une étape portant la mention Ne pas avancer,
y compris au moyen de méthodes telles que l'action connexe Faire avancer manuellement
dans un événement de processus de gestion, ou au moyen du type Faire avancer des opérations en masse dans des processus
de gestion. Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l'exception d'une étape de rapport
, ne peuvent pas être marquées comme Ne pas avancer
.Processus de gestion et sécurité
Chaque étape d’une définition de processus de gestion est associée à un groupe de sécurité qui définit qui est responsable de cette étape. En outre, la définition de processus de gestion est régie par une politique de sécurité de processus de gestion qui détermine qui peut :
- Démarrez le processus de gestion.
- D’effectuer des étapes d’action dans le processus de gestion.
- D’effectuer des actions sur l’ensemble du processus de gestion.
- Approuver, corriger, annuler et retirer les étapes.
- Réaffecter des tâches.
Lorsque vous accédez à une politique de sécurité de processus de gestion et que vous la affichez, et qu’il existe des groupes de sécurité inattendus dans l’une de ces actions de processus de gestion, nous affichons un message d’avertissement qui désigne les groupes de sécurité et l’action de processus de gestion dans laquelle ils sont configurés :
- Approbation ad hoc
- Refuser
- Refuser (service Web)
- Renvoi manuel
- Demander une réaffectation
Cette fonction vous permet de repérer les groupes de sécurité non valides, de les retirer de la politique de sécurité et de faire en sorte que la personne appropriée ait accès aux actions autorisées dans les processus de gestion.
Si une politique de sécurité de processus de gestion comporte des groupes de sécurité inattendus existants configurés pour l’une des cinq actions du processus de gestion et que vous apportez des changements à la politique de sécurité, vous pouvez quand même enregistrer vos changements. Workday affiche le message d'avertissement concernant les groupes de sécurité inattendus. Si le message d’avertissement s’affiche, Workday vous recommande de tester soigneusement votre configuration pour vous assurer qu’elle ne cause aucun accès non voulu aux données et que les règles de routage fonctionnent comme prévu.
Si vous constatez un accès non voulu aux données dans votre locataire, nous vous recommandons de retirer le groupe de sécurité de la politique de sécurité de processus de gestion. Si vous retirez des groupes de sécurité inattendus des actions de processus de gestion ci-dessus et que vous enregistrez vos changements, vous ne pourrez plus ajouter les groupes de sécurité à ces actions de processus de gestion. Vous ne pourrez pas non plus rechercher le groupe de sécurité dans aucune de ces cinq invites d’action de processus de gestion.
Pour repérer des groupes de sécurité inattendus dans les politiques de sécurité des processus de gestion, vous pouvez accéder au rapport
Audit des exceptions de sécurité
pour afficher les entrées d’audit dans les onglets suivants :
- Exceptions de politiques de sécurité de processus de gestion
- Exceptions de groupes de sécurité
Lorsque vous marquez un processus de gestion et que vous apportez des modifications à une politique de sécurité de processus de gestion, des entrées de piste d’audit sont créées. Dans le
rapport de piste d'audit
:
- Lorsque vous modifiez une politique de sécurité de processus de gestion pour la première fois et que vous l’enregistrez sans apporter de modification, Workday ajoute plusieurs entrées au rapport.
- Une entrée de piste d’audit est créée dans le rapport lorsqu’un changement de sécurité est apporté à la politique de sécurité de processus de gestion, même avant que vous activiez le changement.
- Quand vous mettez à jour les invites d’autorisation de la politique de sécurité, la colonneLinéationdu rapport affiche le chemin d’accès à la section dans la politique de sécurité de processus de gestion, mais ne précise pas l’invite qui a été changée.
Lorsque votre locataire contient des groupes de sécurité inactifs et que les groupes de sécurité sont associés à des actions autorisées qui ne sont plus disponibles dans la politique de sécurité de processus de gestion, vous pouvez retirer les groupes de sécurité inactifs. Tout utilisateur ayant des autorisations pour ces domaines peut retirer les groupes de sécurité inactifs en accédant à la tâche
Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
:
- Business Process Administration
- Security Activation
- Security Configuration
La tâche
Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
vous aide à repérer et à retirer les groupes de sécurité inactifs.Avant d'exécuter la tâche
Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
, Workday vous recommande fortement d'accéder à la tâche Activate Pending Security Policy Changes
pour confirmer et activer les changements de sécurité existants. Une fois que vous avez exécuté la tâche Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
, vous devez accéder de nouveau à la tâche Activate Pending Security Policy Changes
pour terminer le processus. Si vous ne voyez pas le type de processus de gestion dans la tâche Activate Pending Security Policy Changes
, continuez de confirmer les changements en attente pour la politique de sécurité. Déterminez si vous devez retirer les groupes de sécurité inactifs de votre locataire avant de poursuivre.Une fois que vous avez retiré le groupe de sécurité et accédé au rapport
Audit des exceptions de sécurité
, Workday n’affiche plus le groupe de sécurité dans l’onglet Exceptions de politique de sécurité de processus de gestion
. La tâche Retirer les groupes de sécurité inactifs des actions non disponibles
ne traite pas des éléments d’audit qui pourraient s’afficher dans les onglets de rapport Audit des exceptions de sécurité
:
- Exceptions de politiques de sécurité de domaine
- Exceptions de groupes de sécurité
Partager vos définitions de processus de gestion
Vous pouvez utiliser la source de données
Business Process Definition
pour partager des informations sur vos définitions de processus de gestion avec les parties prenantes clés. Exemple : vous pouvez créer un rapport personnalisé qui affiche un ensemble sélectionné de définitions de processus de gestion, ainsi que les groupes de sécurité de lancement, les étapes de flux des travaux individuelles et les notifications personnalisées qui comprennent chaque définition. Ce rapport peut être partagé ou exporté pour être utilisé par les cadres supérieurs, les gestionnaires de projets ou les gestionnaires de clients.La source de données de
la définition de processus de gestion
est rattachée au domaine de sécurité Manage: Business Process Definitions
aux fins de sécurité.