Éléments à prendre en compte pour la définition : organisations
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la configuration et de l’utilisation des organisations. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Les organisations sont des groupes de ressources, de travailleurs, de coûts et d’autres organisations pour le routage, la sécurité, l’analyse et la production de rapports sur les processus de gestion. Avec les rôles et les hiérarchies, les organisations font partie de la base qui fournit une sécurité configurable et contextuelle dans Workday. La façon dont vous configurez vos organisations influence tout, de vos modèles de dotation en personnel et des affectations de rôles à vos emplacements physiques et à vos rapports.
Les types d’organisations courants incluent :
- Société.
- Centres de coûts.
- Organisations personnalisées.
- Hiérarchies d’emplacements.
- Matrix.
- Groupe de paie.
- Régions.
- Organisations de supervision. (Similaire à des services dans d’autres produits.)
Avantages pour l’entreprise
Les organisations sont une fonctionnalité de Workday obligatoire qui vous aide à :
- Permet d’analyser les besoins et la structure de votre entreprise. Exemples :
- Organiser des regroupements de travailleurs logiques et des processus de gestion qui reflètent différentes structures de production de rapports.
- Définir les opérations en fonction des unités d’exploitation, des régions et des centres de coûts.
- Créer de la flexibilité dans les organisations individuelles afin que les gestionnaires puissent gérer leurs organisations en fonction des besoins.
- Définissez des organigrammes pour refléter les divisions de travail et la structure de gestion.
- Affectez des modèles de dotation en personnel pour déterminer comment définir et pourvoir les emplois et les postes.
- Produire des rapports et suivre la progression. Exemples :
- L’historique de l’organisation aux fins d’attestation, de conformité et de réglementation.
- Déterminer l’admissibilité à la paie, aux avantages sociaux, à la rémunération et aux congés.
- Configurez les organigrammes pour inclure des indicateurs afin de pouvoir surveiller le rendement des activités.
- Prendre des décisions sur la division des tâches en fonction des rapports de l’organisation qui permettent d’effectuer le suivi de données telles que la dotation en personnel, la conformité et l’attestation.
- Définissez des traitements automatisés. Exemples :
- Configurer des processus de gestion distincts pour des organisations individuelles et des types d’organisations.
- Définir des processus automatisés pour affecter des travailleurs à leurs équipes de gestion et de soutien.
- Agrègent des données pour des rapports.
Cas d’utilisation
Product | Exemple de cas d'utilisation |
|---|---|
Processus de gestion | Les gestionnaires peuvent personnaliser les processus de gestion en fonction de l’organisation et des types d’organisations. Exemples : par organisation supérieure, société, recrutement ou groupe de paie. |
HCM | Les administrateurs des RH peuvent affecter d’autres administrateurs des ressources humaines pour prendre en charge des groupes de travailleurs selon différents types d’organisations. Exemples : hiérarchie d’emplacements, organisation de supervision ou service. |
Organisations | Les gestionnaires peuvent :
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Production de rapports | Les gestionnaires peuvent :
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Sécurité |
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Student | Les administrateurs peuvent :
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Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels produits ou fonctions Workday prévoyez-vous d’utiliser? | La structure et l’objet de votre entreprise déterminent les types d’organisations que vous avez définis. Décidez de la granularité de la structure et de la sécurité de votre organisation en fonction des exigences du secteur d’activité, de la région et de la réglementation. |
À propos de quelle quelle manière souhaitez-vous générer un rapport? | Workday fournit des rapports qui vous permettent d’afficher des données récapitulatives ou détaillées sur les organisations pour les administrateurs et les utilisateurs finaux. La façon dont vous structurez les organisations a une incidence sur la production de rapports.
Les organisations représentent les dimensions pour lesquelles vous pouvez générer des rapports et déterminer le niveau de détail. Les organisations Workday sont mutuellement exclusives, ce qui offre une flexibilité intégrée à la structure de votre organisation. |
Comment affecterez-vous des organisations aux travailleurs? | Consultez les parties prenantes pour déterminer si vous :
|
Quelle est la sécurité de l’organisation dont vous avez besoin? | Tenez compte attentivement du niveau de granularité pour la sécurité. Si la sécurité n’est pas suffisamment restrictive, trop de personnes peuvent avoir un accès involontaire aux données sensibles. Toutefois, si la sécurité est trop restrictive, il peut être difficile à mettre à jour. Déterminer qui peut :
|
Vos organisations couvrent plusieurs fuseaux horaires? | Lorsque vous définissez votre locataire, déterminez qui prend en charge quels groupes de travailleurs et quels fuseaux horaires pour vos organisations. Cela garantit que les dates d’effet des processus de gestion, des affectations de rôles et de la paie sont traitées comme prévu. |
Comment allez-vous affecter des rôles à chaque organisation? | Tenez compte de la sécurité fondée sur les rôles et de la façon dont les rôles fonctionnent au sein des organisations. Exemple : si le personnel des ressources humaines soutient les travailleurs dans une région ou un emplacement, ils doivent être affectés à un emplacement. Toutefois, si le personnel des ressources humaines prend en charge une unité d’exploitation, il doit être affecté à des organisations de supervision. |
Comment utiliserez-vous les organisations et comment seront-elles structurées? | Déterminez si vous aurez besoin de catégories de programmes spécialisées. Exemples :
Le type d’organisation détermine la fonctionnalité incluse. Ces exemples de types d’organisations incluent automatiquement certaines fonctionnalités :
|
Quelle est la structure d'organisation dont vous avez besoin? | Workday prend en charge de nombreuses structures d’organisations. Exemples :
|
Avez-vous besoin d’organisations personnalisées? | Déterminez si vous avez besoin de regrouper les travailleurs pour un objectif propre à l’entreprise qui n’est pas satisfait par un type d’organisation prédéfini par Workday.
Exemple : Magasin, qui a des rôles, et des régions de stockage, qui ont également des rôles affectés, afin que vous puissiez définir l’héritage. Les organisations personnalisées peuvent être regroupées par plusieurs types d’organisation personnalisée qui prennent en charge la hiérarchie. |
Pouvez-vous utiliser une organisation personnalisée comme worktag personnalisé? | Oui. Vous pouvez utiliser une organisation personnalisée en tant que worktag personnalisé dans Gestion financière et Paie. Il n’y a pas de limite au nombre d’organisations personnalisées que vous pouvez créer.
Toutefois, le nombre d’organisations personnalisées que vous pouvez désigner comme worktag personnalisé est limité. Vous ne pouvez utiliser que dix organisations personnalisées comme worktags personnalisés. Il est important de tenir compte de cette limite lorsque vous mettez en œuvre HCM ou Payroll sans Financial Management. |
Recommandations
- Concevez vos organisations pour qu’elles fonctionnent avec d’autres domaines fonctionnels comme la paie, les ressources humaines et la gestion financière.
- Impliquer les parties prenantes de toutes les entités commerciales au sein de votre organisation.
- Impliquez vos administrateurs de la sécurité, du système et des processus de gestion pour vous assurer de répondre à toutes les exigences liées aux approbations, au routage des processus de gestion et à l’accès aux données.
- Tenez compte de la granularité et du regroupement de vos rapports lorsque vous concevez votre structure d’organisation, car les organisations ont un rôle essentiel dans la production de rapports.
- Évaluez attentivement les hiérarchies d’organisations. Le fait de créer un grand nombre de hiérarchies personnalisées ou imbriquées, ou de les utiliser dans les règles d’admissibilité, a une incidence sur la performance.
Exigences
Vous devez :
- Définissez des organisations de supervision, car tous les travailleurs doivent être affectés à une organisation de supervision, qui est subordonnée à l’organisation de leurs gestionnaires. Les gestionnaires ne sont pas membres de l’organisation de supervision qui contient leurs subordonnés directs.
- Sélectionnez un modèle de dotation en personnel, soit la gestion par postes ou la gestion par emplois, pour les organisations de supervision.
Limites
Une organisation de supervision ne peut avoir qu’un seul modèle de dotation en personnel. Toutes les organisations de supervision ne nécessitent pas le même modèle de dotation en personnel, mais vous ne pouvez déplacer des travailleurs que entre des organisations qui utilisent les mêmes modèles de dotation en personnel.
Vous pouvez affecter des travailleurs individuels à plusieurs organisations, y compris plusieurs organisations du même type.
Configuration du locataire
Accédez à la tâche
Modifier la configuration du locataire - Système
pour configurer :
- Fuseau horaire par défaut et autres options de fuseau horaire.
- Hiérarchies d’organisations que l’utilisateur peut afficher.
Sécurité
Certains types d’organisations sont rattachés à des domaines distincts pour la création, la gestion et l’affichage des types d’organisations. Vous devez définir au moins un des domaines suivants dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles :
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Create: Supervisory Organization
| Vous permet de mettre à jour et d’afficher les éléments suivants :
|
Manage: Membership Rule Create
| Permet de créer des règles d’adhésion des membres. |
Manage: Membership Rule Edit
| Permet de modifier et d'afficher les règles d'adhésion des membres. Permet aux utilisateurs en libre-service d’accéder aux règles d’adhésion des membres qu’ils créent. |
Définition : Organisation
| Vous permet de mettre à jour et d’afficher les éléments suivants :
|
Processus de gestion
Les processus de gestion des organisations sont répartis entre les catégories suivantes :
- Créer ou mettre à jour le statut ou la structure de l’organisation. Exemples :
- Activation
- Affecter un supérieur
- Affecter des organisations incluses
- Créer un subordonné
- Scinder une organisation
- Affecter et retirer des organisations à des postes ou à des travailleurs. Exemples :
- Affecter à une organisation matricielle
- Affecter plusieurs membres à une organisation matricielle
- Affecter un groupe de paie
- Changer des affectations d’organisations
- Create Position
- Déplacer des travailleurs
- Retirer d'une organisation matricielle
- Retirer plusieurs membres d'une organisation matricielle
Production de rapports
Les organisations ont des structures et des utilisations différentes pour chaque produit et fonction Workday. Exemples : Gestion du capital humain, Paie, Recrutement et Étudiant ont des options de production de rapports uniques.
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour afficher des données récapitulatives ou détaillées sur des organisations existantes :
Rapport | Description |
|---|---|
Récapitulatif des organisations | Sert à afficher une liste de toutes les organisations filtrées par types d'organisations sélectionnés, avec des informations récapitulatives.
Pour afficher l’organigramme de n’importe quelle organisation que vous avez l’autorisation de consulter, cliquez sur le menu des actions connexes de cette organisation, puis sur Organigramme. |
Organisations dont je suis membre | Affiche une liste de toutes les organisations dont vous êtes membre. |
Mes rôles autoaffectés | Sert à présenter une liste de toutes les organisations pour lesquelles votre poste est affecté à un rôle désigné comme autoaffectable dans la tâche de mise à jour des rôles affectables () . |
Rapport ou worklet Mes rôles de chef | Affiche une liste de toutes les organisations pour lesquelles votre poste est affecté à un rôle désigné comme rôle de chef dans la tâche de mise à jour des rôles affectables
|
Mes rôles de personnes-ressources | Sert à afficher une liste de toutes les organisations pour lesquelles votre poste est affecté à un rôle désigné comme Personne-ressource dans la tâche de mise à jour des rôles affectables . |
Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour gérer et suivre les organisations :
Rapport | Description |
|---|---|
Mettre à jour des types d'organisations | Permet de gérer et de configurer différents types d’organisations, tels que des sociétés, des centres de coûts, des régions, etc. |
Afficher les membres à une date donnée | Affiche les membres d’une organisation à n’importe quelle date historique ou future donnée, en tenant compte des dates d’effet des affectations des travailleurs. |
Afficher une organisation à une date donnée | Affiche l’état d’une organisation à un moment précis. Ce rapport vous permet de comprendre la structure, la dotation en personnel et les autres attributs clés d'une organisation tels qu'ils l'étaient à une date particulière. |
Afficher l'organigramme à une date donnée | Affiche la structure d’une organisation, y compris les liens hiérarchiques et la hiérarchie, à une date précise. |
Afficher les membres d'une organisation | Affiche les membres d’une organisation qui sont affectés par une règle d’adhésion à une organisation personnalisée. Ce rapport utilise la source de données All Positions. |
Afficher une organisation de supervision | Affiche les travailleurs, les informations sur la dotation en personnel, les rôles dans l’organisation et les groupes de sécurité. Ce rapport permet de rechercher des actions connexes et d'y accéder à partir de travailleurs, de rôles, de postes non pourvus, etc. |
Audit des exceptions d'affectations d'organisations | Affiche une liste d'affectations d'organisations non valides pour une restriction de poste en fonction des valeurs autorisées de son organisation de supervision ou de la hiérarchie (ou des hiérarchies) d'emplacements dans laquelle son emplacement est inclus. |
Audit des exceptions d'organisations | Affiche les organisations pour lesquelles il existe des erreurs ou des avertissements. Ce rapport affiche l'objet de gestion qui présente le problème et une description du problème ou de la solution. |
Audit des exceptions de types d'organisations | Affiche les types d'organisations pour lesquels il existe des erreurs ou des avertissements. Ce rapport affiche le type d'organisation qui présente le problème, comme l'organisation de supervision ou la société, et une description du problème ou de la solution. |
Tous les rapports prédéfinis par Workday et personnalisés
.Intégrations
Lorsque vous souhaitez accéder à des organisations ayant des restrictions de visibilité à l’aide d’une intégration, vous devez :
- Fournissez le compte utilisateur du système d’intégration (ISU) que vous utilisez avec un accès Obtenir et Charger aux domaines qui définissent la sécurité de ces organisations.
- Associez l’utilisateur de système d’intégration à un groupe de sécurité pour système d’intégration ( Create Integration System Security Groups).
- Fournissez à l’ISSG un accès de type Obtenir et Charger aux domaines qui définissent la sécurité des services Web de l’organisation que l’utilisateur de système d’intégration tente d’exécuter.
Connexions et interactions
Les organisations interagissent avec presque toutes les fonctionnalités de Workday.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community. La trousse Touchpoints Kit vous aide à prévoir les interactions dans Workday, notamment HCM, Finance, Payroll et Student.