Étapes : définir des organisations de haut niveau de planification des horaires
Sécurité : domaine
Set Up : Scheduling : Maintain Scheduling Organizations
dans le domaine fonctionnel Scheduling. Vous pouvez configurer les paramètres des organisations de haut niveau de planification des horaires qui déterminent de nombreux aspects des horaires, notamment :
- L’apparence des horaires pour les gestionnaires et les travailleurs.
- Les options dont disposent les gestionnaires lors de la création des horaires.
- Les marqueurs d’horaires qui peuvent être affectés aux travailleurs et définis pour la demande de main-d’œuvre.
- Accédez à la tâcheModifier les paramètres de planification des horaires.Sélectionnez un instantané de configuration avec date d’effet existant ou créez-en un nouveau. Workday vous empêche d’apporter des modifications qui pourraient invalider un horaire ou une demande de main-d’œuvre existants en verrouillant certains champs dans l’instantané de configuration.La date d’effet de l’instantané de configuration prend effet le premier jour de la semaine. Par exemple : vous programmez la génération de votre plus récent horaire à partir de la semaine commençant le dimanche 1er janvier, mais vous ajoutez par la suite un nouvel instantané commençant le lundi 2 janvier. Aucun champ n’est verrouillé dans le nouvel instantané, car il ne prend effet que le premier jour de la semaine (le dimanche 8 janvier).
- Pour l’ongletParamètres, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionJour de début de la semaineSélectionnez le jour de début de chaque semaine de travail.Si vous utilisez Workday Payroll ou Time Tracking, Workday vous recommande d’utiliser le même jour de début de la semaine que celui que vous avez configuré pour ces domaines de produits.Workday n’applique des remplacements de paramètres d’horaire que si ces derniers prennent effet en date du premier jour de la semaine de planification des horaires.Exemple : si votre semaine commence un lundi et que vous modifiez les remplacements liés aux nombres maximum et minimum d’heures de travail d’une personne à compter du mardi, ces changements ne prendront effet que le lundi suivant.EmplacementSélectionnez un emplacement.Un fuseau horaire doit avoir été configuré pour l’emplacement que vous sélectionnez. Workday applique à l’horaire le fuseau horaire de l’emplacement que vous avez sélectionné.Ce fuseau horaire est le fuseau horaire de référence pour l’organisation de haut niveau de planification des horaires et tous les ordres de planification des horaires qui se situent en dessous. Vous pouvez utiliser des emplacements comme organisations sous-groupes pour prendre en charge différents fuseaux horaires au sein de la même organisation de haut niveau de planification des horaires.Durée de la période de demandeSélectionnez l’intervalle de temps pour lequel vous pouvez définir une demande de main-d’œuvre pour les horaires.Exemple : votre restaurant a besoin de trois serveurs de 6:30 PM à 7:00 PM, mais de cinq serveurs de 7:00 PM à 7:30 PM. Vous sélectionnez30 minutespour ladurée de la période de demande.Pour de meilleures performances, sélectionnez un intervalle de 60 minutes.Ensemble de règles propres aux pauses et aux repasSélectionnez un ensemble de règles propres aux pauses et aux repas qui détermine le nombre, la durée, l’ordre et le positionnement des repas ou des pauses dans un quart.Le moteur d’optimisation suit l’ensemble de règles lors de la génération des horaires. Il planifie les pauses pour atténuer les chevauchements.Exemple : vous créez une règle pour un quart de 8 heures. La règle prévoit une pause-repas de 45 minutes qui doit avoir lieu au moins 3 heures après le début du quart et au moins 3 heures avant la fin du quart.Ensemble de règles de planification prédictiveSélectionnez un ensemble de règles de planification prédictive à postuler à l’organisation de haut niveau de planification des horaires.Vous pouvez configurer un ensemble de règles de planification prédictive pour calculer l’indemnité de modification de l’horaire d’un travailleur sans préavis, comme l’exigent certaines lois locales et d’État.Ensemble de règles d'emprunt de travailleursSélectionnez ou créez un nouvel ensemble de règles pour définir les organisations de haut niveau de planification des horaires dont cette organisation de haut niveau de planification peut emprunter des travailleurs.Inclure le chef dans le cadre de l'horaireSélectionnez cette option pour inclure le gestionnaire ou le planificateur dans les horaires lorsque ces derniers sont à l’extérieur de l’organisation.Inclure des membres en fonction de l'organisationPrécisez le bassin de travailleurs pouvant être inscrit à l’horaire lors de la génération d’un horaire.
- Avec organisations de planification des horaires
- Workday inclut les travailleurs des organisations subordonné et de toutes les organisation sous celles-ci.
- Sans organisation de planification des horaires
- Workday inclut les travailleurs d’organisations subordonné et toutes les hiérarchies d’organisations sous-jacentes, jusqu’à ce qu’une organisation de planification des horaires soit décelée. Si Workday rencontre une organisation de planification des horaires, il ignore tous les travailleurs qu’il contient, ainsi que ceux des organisations sous-jacentes.
- Organisation de planification des horaires actuelle seulement
- Workday inclut uniquement les travailleurs de l’organisation de planification des horaires sélectionnée actuelle.
Les travailleurs oubliés sont touchés. Les organisations empruntées à une autre organisation de haut niveau de planification des horaires utilisent la configuration de l’organisation de haut niveau de planification des horaires pour déterminer les travailleurs pour lesquels ils peuvent effectuer une recherche manuelle. Les organisations adjacentes ne sont pas touchées. Exemple : l’organisation de haut niveau de planification des horaires contient l’information sur la sécurité 1. L’organisation de haut niveau de planification des horaires 2 contient la section SO 2 et une autre organisation sous SO 2 appelée Organisation 1. Sous l’organisation 1 est SO 3. Si le paramètreSans organisations de planification des horairesest sélectionné dans l’organisation de haut niveau de planification des horaires 2 et que l’organisation de haut niveau de planification des horaires 1 emprunte de l’organisation de haut niveau de planification des horaires 2, le gestionnaire ne peut pas rechercher manuellement les travailleurs de l’organisation de haut niveau de planification des horaires en raison de la configuration de l’organisation de haut niveau de planification des horaires 2.Activer les organisations sous-groupesSélectionnez cette option pour diviser cette organisation en organisations sous-groupes. Cela vous permet de diviser la demande de main-d'œuvre et les coûts de main-d'œuvre de manière plus précise.Type d’organisation sous-groupeSélectionnez une organisation personnalisée ou un emplacement qui est activé en tant que worktag financier (1 à 10).Accédez à l’ongletOrganisation personnaliséede la tâcheMettre à jour des types d’organisationspour modifier ou créer des organisations à utiliser en tant que worktag financier.Organisations sous-groupesSélectionnez des organisations sous-groupes. Workday affiche les organisations qui sont associées au type d’organisation que vous avez sélectionné.Lorsque vous sélectionnez des organisations, Workday les affiche sous forme de sous-onglets supplémentaires dans l’onglet Demande de main-d’œuvre d’un horaire et dans les options de filtre de l’horaire.Utiliser le fuseau horaire de l’organisation sous-groupeLorsque vous sélectionnez le type d’organisation sous-groupeEmplacement, vous pouvez cocher cette case pour permettre à Workday d’appliquer le fuseau horaire de l’emplacement aux horaires des travailleurs de cet emplacement. Ainsi, vous pourrez prendre en charge plusieurs fuseaux horaires de sous-groupes pour une seule organisation de haut niveau de planification des horaires. Si vous ne cochez pas cette case, Workday applique le fuseau horaire de l’organisation de haut niveau de planification des horaires.Appliquer les heures supplémentaires par jourAppliquer les heures supplémentaires par semaineSélectionnez cette option pour que Workday puisse comptabiliser le coût des heures supplémentaires par jour, par semaine ou les deux lors de la création des horaires. Permet également les validations lorsque les heures prévues à l’horaire d’un travailleur dépassent la configuration des heures supplémentaires par jour ou par semaine.Cette valeur est également utilisée dans le calcul du budget de main-d’œuvre, mais ne correspond pas forcément à ce qui sera réellement payé au travailleur. Workday applique le taux des heures supplémentaires configuré aux heures dépassant les seuils des heures supplémentaires pour les coûts projetés, prévus et réels.Les options que vous configurez ici n’ont aucune incidence sur Workday Time Tracking.Seuil des heures supplémentairesEntrez le nombre d’heures de travail par jour, par semaine ou les deux au-delà duquel les heures prévues à l’horaire d’une personne sont des heures supplémentaires.Les options que vous configurez ici n’ont aucune incidence sur Workday Time Tracking.Taux des heures supplémentairesEntrez le taux des heures supplémentaires qui est utilisé pour évaluer le coût des horaires.Les options que vous configurez ici n’ont aucune incidence sur Workday Time Tracking. - Créez des validations d’horaires.
- Configurez les options d’horaires disponibles pour les gestionnaires.
- Configurez des options supplémentaires pour les travailleurs. Pour l’ongletExpérience professionnelle du travailleur, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionActiver la soumission pour les quartsSélectionnez cette option pour permettre aux travailleurs de soumission pour les quarts ouverts. Lorsque le travailleur a présenté une soumission, le gestionnaire est avisé et sélectionne un travailleur pour le quart. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre si des événements de couverture de quart sont en cours.Vous devez également configurer le processus de gestionÉvénement de soumission pour couverture de quartavec l’étape d’actionSélectionner un travailleur pour couvrir un quartpour utiliser cette fonction.Autoriser les travailleurs à couvrir ou à échanger des quarts qui se chevauchentSélectionnez cette option pour permettre aux travailleurs de couvrir des quarts chevauchant ceux qui figurent déjà à leur horaire. Workday avertit le travailleur, mais lui permet de sélectionner le quart. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday empêchera le travailleur de couvrir des quarts où il y a chevauchement.Activer l’affichage de l’horaire de mon équipeSélectionnez cette option pour permettre aux travailleurs d’afficher les horaires publiés des autres travailleurs au sein leur organisation de planification des horaires en accédant à la tâcheAfficher l’horaire de mon équipe. Les travailleurs peuvent voir les renseignements suivants des autres travailleurs :
- Les heures de début et de fin des quarts.
- Les marqueurs d’horaires.
- Les repas et pauses.
Nombre de jours précédents consultables par les travailleursEntrez une valeur pour déterminer le nombre de jours passés consultables par les travailleurs dans l’horaire de leur équipe. Exemple : un travailleur ne peut pas afficher les horaires de son équipe au-delà de sept jours précédant la date actuelle.Nombre de jours avant le quart avec blocage des actions des travailleursEntrez le nombre de jours avant la date de début d’un quart pendant lesquels les travailleurs ne peuvent pas effectuer d’action sur le quart. Si vous entrez 1, les travailleurs ne peuvent pas effectuer d’actions liées au quart à compter d’un jour avant le quart. Si vous entrez 0, les travailleurs peuvent effectuer des actions de quart même le jour du quart.Autoriser les travailleurs à être en disponibilitéPermet aux travailleurs d’indiquer s’ils souhaitent être en disponibilité. Workday affiche une case à cocherDisponible pour le travail sur demandeque les travailleurs peuvent sélectionner dans la tâcheChanger les préférences en matière d’horaires. L’indicateur est utilisé dans le rapportEstimation de bonne foi, qui montre les travailleurs ayant choisi d’être en disponibilité.Activer la liste de mise en disponibilité volontairePermet aux travailleurs d'indiquer s'ils souhaitent être ajoutés à une liste de mise en disponibilité volontaire. Workday affiche une case à cocherListe de mise en disponibilité volontaireque les travailleurs peuvent sélectionner dans la tâcheChanger les préférences en matière d’horaires. L’indicateur est utilisé dans le rapportEstimation de bonne foi, qui indique les travailleurs ayant fait du bénévolat pour être en disponibilité.