Étapes : définir un formulaire électronique I-9 pour l’embauche à distance
Vous pouvez configurer Workday de sorte que les employés à distance puissent créer un formulaire I-9 électronique pour vérifier l’admissibilité à l’emploi aux États-Unis. Vous pouvez autoriser les embauches à distance à désigner un représentant externe autorisé pour remplir la Section 2 du formulaire I-9, ce qui simplifie le processus d’embauche à distance.
Workday vous permet de créer un formulaire I-9, mais n’assume aucune responsabilité en matière de conformité.
- Configurez la sécurité pour le domaineSelf-Service: Remote Form I-9dans le domaine fonctionnel Onboarding. Workday vous recommande d’ subvention les autorisations Afficher et Modifier au groupe de sécurité Employé pour lui-même.
- Configurez la politique de sécurité de processus de gestionComplete Form I-9dans le domaine fonctionnel Onboarding.
- Configurez le processus de gestionComplete Form I-9dans le domaine fonctionnel Onboarding.
- Ajoutez l’étape de participation partagéeGérer le formulaire I-9 à distance.Lorsque vous avez plusieurs étapesGérer le formulaire I-9ouEnvoyer le formulaire I-9à distance, vous devez définir la dernière étape comme étape d’achèvement.
- Configurez les sections suivantes :
- Liens avec les représentants autorisés pour les employés à distance
- Texte d'attestation du formulaire I-9 à distance
- Instructions pour la pièce jointe du formulaire I-9 à distance
- Texte de notification par courriel pour le formulaire I-9 à distance
- Nom d'entreprise 2 du formulaire I-9 à distance
- Accédez à la tâcheModifier la configuration du locataire - Notifications.Dans l’ongletHCMde la sectionParamètres de livraison des notifications, accédez au type de notificationNotification du représentant autorisé à distance pour le formulaire I-9.Cochez la case Remplacementdes paramètres du type de notification parent.Créez une règle de routage de notification qui utilise :
- Courrielen tant que canal de notification.
- Immédiatementcomme fréquence par défaut.
- Sélectionnez l' optionComportement du modèle de courriel du représentant autorisé à distance pour le formulaire I-9.
- (Facultatif) Configurez des champs facultatifs .Dans l’invitePar domaine fonctionnel, sélectionnezTenez compte des critères que vous souhaitez pour les champs suivants :
- Identifiant gouvernemental du représentant autorisé
- Lien vers le site externe
- Pièces jointes de la section 2