Mettre à jour les paramètres du formulaire I-9

Sécurité : domaine Set Up: Tenant Setup - HCM
dans le domaine fonctionnel System.

Configurez la façon dont le formulaire électronique I-9 s’affiche dans votre locataire Workday.

Accédez à la tâche

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Inclure par défaut les données sur les employés dans la section 1 du formulaire I-9	Charge automatiquement les champs de coordonnées et de renseignements personnels suivants dans la Section 1 si les données existent dans l’enregistrement des RH de l’employé dans Workday : Nom Adresse Date de naissance SSN Numéro de téléphone Adresse de courriel
Créer par défaut les données sur le nom et le titre de l'employeur pour les RH dans le formulaire I-9	Charge automatiquement les champs de l’employeur suivants dans les Sections 2 et 3 si les données existent dans l’enregistrement des RH de l’employé dans Workday : Section 2 : prénom, nom et titre de l’employeur ou du représentant autorisé. Section 3 : Nom de l’employeur ou du représentant autorisé.
Remplacer la date de naissance et le SSN du profil d'employé par des données du formulaire I-9	Charge automatiquement la date de naissance et le SSN de l’événement Remplissez les formulaires I-9 d’un employé dans son profil. Évaluez l’impact de la sélection de cette case à cocher. Workday met automatiquement à jour les valeurs de SSN et de date de naissance des employés sans notification ou sans confirmation.
Formulaire électronique I-9 - Section 2 Nom de l'entreprise et adresse	Si vous sélectionnez une option dans l’invite Nom et adresse de l’entité par défaut de l’entité commerciale , Workday inscrit automatiquement ces renseignements dans la Section 2. Si vous configurez des valeurs dans la grille Sélectionner un nom d’entreprise et une adresse dans la liste et sélectionnez une valeur par défaut, Workday charge automatiquement ces informations dans la Section 2.
Nom de l'entreprise et adresse de la section 2 du formulaire I-9 à distance	Si vous ne configurez pas cette section, Workday charge automatiquement l’adresse de la société du représentant autorisé dans la Section 2. Pour les formulaires I-9 à distance, le représentant autorisé fait référence à l’utilisateur ou au rôle que vous avez configuré à l’étape Gérer un formulaire I-9 à distance du processus de gestion Complete Form I-9 .
Données d'audit interne pour le formulaire I-9	Incluez les champs Motif d’audit interne et Conclusion de l’audit interne . Vous pouvez afficher, masquer ou rendre obligatoires ces champs.
Gérer une affectation de formulaire I-9	Créez des motifs pour affecter ou non un formulaire I-9 à un employé qui en a déjà un dans Workday.
Gérer le traitement à distance du formulaire I-9	Sélectionnez un représentant autorisé pour les rôles RH pour donner aux rôles RH la possibilité de désigner un représentant externe autorisé qui peut remplir la section 2 du formulaire I-9. Par défaut, Workday permet automatiquement aux employés de désigner leur propre représentant externe autorisé.
Liens avec les représentants autorisés pour les employés à distance	Configurez les options que les employés peuvent sélectionner en tant que représentant autorisé pour remplir leur formulaire I-9.
Texte d'attestation du formulaire I-9 à distance	Créez un texte d’attestation personnalisé dont le représentant autorisé doit certifier avant de remplir la section 2 du formulaire I-9.
Instructions pour les pièces jointes du formulaire I-9 à distance	Créez des instructions personnalisées qui s’affichent lorsqu’un représentant autorisé joint des documents à la section 2 du formulaire I-9.
Texte de notification par courriel du formulaire I-9 à distance	Créez un texte personnalisé qui s’affiche dans le courriel envoyé à un représentant autorisé pour qu’il remplisse la section 2 du formulaire I-9.
Gérer des motifs de cas en double E-Verify	Créez des motifs de soumission de cas en double à E-Verify. Ce champ n’est disponible que pour les clients utilisant E-Verify v30.
Motif de retard par défaut du formulaire I-9	Configurez le motif de retard qui est automatiquement chargé dans le modèle d’intégration E-Verify - Employment Verification quand vous soumettez de nouveau en masse les formulaires I-9 à E-Verify.
Routage avancé pour le processus de gestion de modification du formulaire I-9	Cochez la case Collecter les champs de routage avancé lors de la mise à jour des reçus pour formulaires I-9 pour ajouter les champs Organisation et Société à la tâche Mettre à jour des reçus pour formulaires I-9 . Configurez ces champs dans le processus de gestion Amend Form I-9 pour acheminer correctement un formulaire I-9 à E-Verify. Lorsque vous avez deux intégrations E-Verify ou plus, la case à cocher vous permet d’envoyer les données du formulaire I-9 à la bonne intégration E-Verify .
Options de pièces jointes du formulaire I-9	Vous pouvez imprimer les formulaires I-9 et les pièces jointes. Sélectionnez : Demander avant d'imprimer les pièces jointes du formulaire I-9 Toujours imprimer les pièces jointes du formulaire I-9 . Cette option vous permet également d’imprimer des pièces jointes lorsque vous cliquez sur l’icône d’impression tout en consultant le formulaire I-9 d’un travailleur. Le nombre maximum de documents du formulaire I-9 que vous pouvez imprimer en une seule fois est de 100.
Options relatives à la langue du formulaire I-9 à Porto Rico	Précise la façon dont le formulaire électronique I-9 s’affiche pour les travailleurs situés à Porto Rico. Workday affiche le formulaire I-9 dans la langue que vous sélectionnez, quelle que soit la préférence de l’employé. Les sections 2 et 3, le rapport View Form I-9 for Worker et la tâche Print Form I-9 s’affichent également dans la langue sélectionnée. Lorsque vous autorisez les employés à sélectionner leur langue pour le formulaire I-9, vous devez remplir les sections 2 et 3 dans la langue de leur choix, quelle que soit votre préférence.

Étapes : définir le formulaire électronique I-9

Masquer ou rendre obligatoires des champs facultatifs

https://community.workday.com/node/730024

https://community.workday.com/node/786635