Créer une configuration de société ACA

Configurez chaque numéro d’identification de l’employeur (société) ou un organisme gouvernemental désigné pour lequel vous générez un rapport.

Créez des groupes de grands employeurs applicables (ACA) et calculez le nombre total d’employés et d’employés à temps plein pour le formulaire 1094-C par mois.

Créez des règles d’admissibilité pour l’ajustement de l’ACA en accédant à la tâche

Créer une règle d’admissibilité aux avantages sociaux

Sécurité : Affordable Care Act (ACA) Administration - USA
dans le domaine fonctionnel Benefits.

La configuration de la société ACA définit vos choix pour les formulaires 1094-C et 1095-C et les rapports. Vous pouvez préciser qui reçoit le formulaire 1095-C et sélectionner les règles d’ajustement de l’admissibilité. Vous pouvez également configurer des groupes AL et DGER pour les parties suivantes.

Accédez à la tâche

Créer une configuration de société pour le formulaire ACA 1094-C

Cochez la case

Inclure les retraités

pour générer des formulaires 1095-C pour les anciens employés retraités dont vous faites le suivi dans une organisation de retraités.

Pour vous assurer que les retraités reçoivent un formulaire 1095-C, ils doivent répondre à ces critères. Ils :

Ont pris fin de la société.

Appartenir à une organisation de retraités.

Vous êtes inscrit à une garantie médicale assurée depuis au moins un mois au cours de l’année de déclaration.

Ont été retirés avant l’année de déclaration. Exemple : pour l’année de déclaration 2020, les employés doivent avoir pris leur retraite en 2019 ou avant. Si leur emploi a pris fin en 2019, mais qu’ils ont pris leur retraite officielle en 2020, ils ne recevront pas de formulaire 1095-C.

(Facultatif) Sélectionnez les règles d’admissibilité propres au formulaire ACA 1095-C que Workday utilise pour inclure ou exclure la population de travailleurs pour les traitements ACA 1094-C et 1095-C.

Workday utilise la date à laquelle vous créez les données ACA pour déterminer s’il faut inclure ou exclure un sous-ensemble d’employés.

Exemple : Workday détermine que 3 496 travailleurs sont soumis au traitement ACA 1094-C et 1095-C. L’administrateur des avantages sociaux définit une règle d’admissibilité pour le formulaire ACA 1095-C à l’aide de la tâche

Créer une règle d’admissibilité aux avantages sociaux

. Ils sélectionnent une condition pour la règle d’admissibilité, qui concerne 196 travailleurs. Ils sélectionnent ensuite cette règle d’admissibilité dans le champ

Exclure les travailleurs assujettis à la règle d’admissibilité pour le formulaire ACA 1095-C

. Cette action supprime 196 travailleurs des 3 496 initiaux. Workday traite ensuite un total de 3 300 travailleurs.

L’utilisation de règles d’admissibilité pour l’ajustement peut avoir une incidence sur la performance lors de la création ou de la correction des formulaires 1095-C.

Sécurité : Affordable Care Act (ACA) Administration
dans le domaine fonctionnel Benefits.

Dans la section

Activer la transmission de données ACA externes

, cochez la case appropriée pour permettre aux partenaires logiciels ACA de tierce partie de gérer la transmission aux organismes fédéraux ou d’État. Voir Étapes : définir la transmission au partenaire du logiciel ACA.

Lorsque vous activez les transmissions externes, vous pouvez ajouter et enregistrer des adresses URL.

Workday empêche les transmissions 1094-C et 1095-C en double à l’IRS dans les cas suivants :

Vous cochez la case

External ACA Federal Boîte à cocher

dans la tâche

Créer une configuration de société 1094-C

. Cette case à cocher indique que vous prévoyez d’utiliser un partenaire logiciel certifié pour gérer vos transmissions à l’IRS.

Workday reçoit la confirmation que le partenaire logiciel ACA a transmis les données 1094-C et 1095-C à l'IRS et met à jour le

rapport sur le statut de transmission ACA

Lorsque les partenaires logiciels ACA extraient les données des employés à l’aide du service Web Get ACA Employee Data
, Workday ne masque pas le numéro de sécurité sociale (SSN) des employés. Toutefois, le partenaire logiciel peut entrer la valeur 1 dans le champ

SSN

pour masquer les SSN aux fins d’impression.

Cochez la case

Utiliser la date de fin de la garantie dans le mois de la fin d’emploi

pour afficher une offre de garantie pour le mois complet de la fin d’emploi.

Cette option s’applique aux travailleurs dont l’emploi a pris fin qui sont assurés pendant le mois complet et que la fin d’emploi survient au cours d’un mois de l’année de déclaration. Cochez cette case :

N’a aucun effet sur les mois suivant la fin d’emploi.

Traite la ligne 14 comme une offre, et non la ligne 1H.

Charge la ligne 15 avec la valeur de la cotisation obligatoire de l’employé.

Traite la ligne 16 comme 2C si l’employé est inscrit à la garantie offerte.

Sélectionnez le numéro de mois à deux chiffres pour le

champ Mois de début du plan.

À compter de l’année d’imposition 2020, l’IRS a besoin de cette valeur, que Workday utilise pour chaque employé. Vous pouvez mettre à jour la valeur pour un employé dans le Créateur d’interfaces Entreprise pour l’importation des données de formulaires 1095-C
.

Si vous entrez du contenu dans un champ de la section Membre de grand livre applicable de la Partie I
, vous devez remplir tous les champs suivants :

Nom du membre de l'entité juridique unique (employeur)

Adresse (y compris le numéro de suite)

Ville ou village

État ou province

Code de pays ISO de l’employeur (2 lettres)

Code postal étranger ou code postal de l'employeur

Prénom de la personne à contacter

Nom de la personne à contacter

Numéro de téléphone du contact

Pour

la Partie 3, Information sur les membres de l’entité juridique unique par mois

, tenez compte des éléments suivants :

Mêmes paramètres de garantie essentielle minimum pour les 12 mois?	Sélectionnez cette option pour fournir la même garantie essentielle minimum pour les 12 mois.
Nombre d'employés à temps plein pour un membre de l'entité juridique unique (calculé)	La tâche Calculer le total et le nombre total d’employés à temps plein pour le formulaire 1094-C par mois remplit cette colonne. Les zéros indiquent que vous n’avez pas exécuté la tâche. Sécurité : Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
Nombre d'employés à temps plein pour le membre de l'entité juridique unique (remplacement)	La tâche Calculer le total et le nombre total d’employés à temps plein pour le formulaire 1094-C par mois n’a aucune incidence sur les valeurs de remplacement. Sécurité : Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
Nombre total d'employés pour le membre de l'espace de travail à l'étranger (calculé)	La tâche Calculer le total et le nombre total d’employés à temps plein pour le formulaire 1094-C par mois remplit cette colonne. Les zéros indiquent que vous n’avez pas exécuté la tâche. Sécurité : Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
Nombre total d'employés pour le membre de l'espace de travail à l'étranger (calculé)	La tâche Calculer le total et le nombre total d’employés à temps plein pour le formulaire 1094-C par mois n’a aucune incidence sur les valeurs de remplacement. Sécurité : Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run) dans le domaine fonctionnel Benefits.
(d) Indicateur de groupe agrégé	Pour un
Groupe(s) AUX ACA	Pour un
Les 12 mois	Sélectionnez cette option pour afficher Oui pour la colonne All 12 Months du formulaire 1094-C.

Étapes : définir la transmission au partenaire du logiciel ACA