Éléments à prendre en compte pour la définition : auto-inscription administrée pour une entreprise étendue
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de l’auto-inscription administrée pour une entreprise étendue. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
L’auto-inscription administrée pour une entreprise étendue permet aux personnes extérieures à votre organisation de s’inscrire à leur propre compte d’apprentissage d’entreprise étendue.
Vous pouvez créer des adresses URL d’auto-inscription propres à une affiliation et les distribuer à des apprenants d’entreprise étendue potentiels afin qu’ils s’inscrivent pour obtenir un compte. Après l’approbation du compte, ils peuvent ouvrir une session avec Workday Learning en tant qu’apprenants d’entreprise étendue. Workday les ajoute automatiquement à l’affiliation associée à l’adresse URL.
Avantages pour l’entreprise
Avec l’auto-inscription gérée, les organisations peuvent :
- Économiser du temps et des ressources en permettant aux apprenants potentiels d’entreprise étendue de s’inscrire pour leurs propres comptes.
- Simplifier une partie du processus d’accueil et d’intégration des apprenants d’entreprise étendue.
Cas d’utilisation
Accueil et intégration de volumes importants d’apprenants d’entreprise étendue à partir d’entrepreneurs ou de fournisseurs tiers.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment limiter le nombre de personnes autorisées à s’inscrire pour obtenir un compte? | Toute personne qui accède à votre adresse URL d’auto-inscription peut créer un compte. Pour limiter les inscriptions, configurez le processus de gestion Demander un apprenant d’entreprise étendue avec une étape d’approbation de l’administrateur afin que les administrateurs puissent approuver ou refuser les inscriptions à de nouveaux comptes.
Pour éviter des frais liés à l’ajout de comptes d’apprentissage d’entreprise étendue, Workday vous recommande de limiter l’inscription. |
Pouvez-vous limiter le nombre d’utilisateurs qui peuvent s’auto-inscrire? | Workday limite automatiquement le nombre d’auto-inscriptions par heure en fonction du nombre d’apprenants d’entreprise étendue dans votre locataire. Workday autorise jusqu’à 500 auto-inscriptions par heure lorsque vous avez 5 999 apprenants d’entreprise étendue actifs ou inactifs ou moins. La limite horaire augmente de 100 auto-inscriptions par heure pour chaque tranche supplémentaire de 1 000 apprenants d’entreprise étendue. La limite horaire maximum est de 1 000 auto-inscriptions.
Exemple :
Vous pouvez entrer une limite horaire personnalisée dans la tâche Modifier la configuration du locataire - HCM .
Pour des raisons de sécurité, Workday recommande d’utiliser la valeur par défaut ou d’entrer une limite personnalisée inférieure à la valeur par défaut. |
Comment gérer les adresses URL d’auto-inscription? | Vous pouvez créer une adresse URL d’auto-inscription par affiliation d’entreprise étendue. Vous pouvez désactiver des adresses URL ou planifier des dates d’activation et d’expiration. Vous pouvez afficher des adresses URL d’auto-inscription inactives dans Workday et générer des rapports connexes. |
Les instructeurs externes peuvent-ils s’inscrire pour obtenir leur propre compte? | Seuls les apprenants d’entreprise étendue peuvent s’auto-inscrire. Toutefois, vous pouvez activer le persona d’instructeur externe sur des utilisateurs d’apprentissage externes créés au moyen de l’auto-inscription. |
Quelle sera la date d’activation pour les apprenants d’entreprise étendue créés au moyen de l’auto-inscription? | Workday définit la date d’activation à la date à laquelle l’apprenant d’entreprise étendue a envoyé l’inscription pour obtenir son compte. Workday utilise le fuseau horaire de votre locataire comme fuseau horaire de la date d’activation. Lorsque vous n’avez pas défini de fuseau horaire pour le locataire, Workday utilise l’heure normale du Pacifique. |
Que se passe-t-il s’il y a des auto-inscriptions en double? | Si un apprenant d’entreprise étendue potentiel a une auto-inscription en attente et qu’il tente d’en envoyer une autre, Workday affiche un message d’erreur qui lui demande de communiquer avec l’administrateur. Si un apprenant d’entreprise étendue existant soumet une auto-inscription et que le processus de gestion Demander un apprenant d’entreprise étendue est configuré pour permettre aux administrateurs d’examiner les demandes en double, les administrateurs reçoivent une tâche qui leur permet de comparer les informations demandées et existantes des utilisateurs, puis soit de refuser, soit de soumettre la demande. Quand ils soumettent la demande, Workday remplace l’information utilisateur existante par l’information demandée. |
Comment configurer la langue et le format du nom de la page d’auto-inscription que les apprenants d’entreprise étendue voient lorsqu’ils accèdent à une adresse URL d’auto-inscription? | Workday traduit la page d’auto-inscription dans une langue prise en charge par Workday en fonction de la langue du navigateur de l’utilisateur. Une fois le compte approuvé, l’apprenant d’entreprise étendue reçoit son nom d’utilisateur et son mot de passe temporaire par courriel dans la même langue.
Il sélectionne également un pays lors de son inscription, ce qui détermine la mise en forme de son nom. |
Recommandations
Pour éviter que des utilisateurs inconnus ne créent des comptes, Workday recommande d’ajouter des étapes d’approbation par l’administrateur au processus de gestion
Demander un apprenant d’entreprise étendue
. Workday recommande également d’utiliser la valeur par défaut ou une valeur moins élevée pour la limite horaire d’auto-inscriptions.Exigences
Configurez le domaine
Manage: Self-Registration
et définissez le processus de gestion Demander un apprenant d’entreprise étendue
. Voir :
Limites
- Quand un utilisateur existant crée un compte, Workday ne l’informe pas du fait que le courriel avec lequel il s’est inscrit est déjà utilisé. Pour éviter cela, Workday recommande de distribuer l’adresse URL d’auto-inscription uniquement aux nouveaux utilisateurs.
- L'auto-inscription gérée prend uniquement en charge les composantes Prénom et Nom principal. Il ne prend pas en charge les composantes de nom obligatoires supplémentaires que vous configurez.
Configuration du locataire
Vous pouvez éventuellement utiliser la tâche
Modifier la configuration du locataire - HCM
pour :
- Configurer la politique de confidentialité pour les apprenants d’entreprise étendue potentiels qui s’inscrivent pour obtenir un compte. La politique de confidentialité est définie àAucunpar défaut.
- Afficher ou personnaliser votre limite horaire pour les auto-inscriptions.
Sécurité
Dans le domaine fonctionnel Extended Enterprise for Learning :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Self-Registration
| Permet aux utilisateurs de créer, de modifier et d’afficher des adresses URL d’auto-inscription et de générer des rapports sur celles-ci. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Demander un apprenant d’entreprise étendue
| L’auto-inscription administrée utilise le processus de gestion Demander un apprenant d’entreprise étendue pour créer de nouveaux apprenants d’entreprise étendue ou modifier des apprenants d’entreprise étendue existants.
Configurez ce processus de gestion avant de distribuer les adresses URL d’auto-inscription. |
Production de rapports
Vous pouvez créer des rapports personnalisés à l’aide des sources de données de rapport suivantes :
- Extended Enterprise Learners
- External Learning Users
- Self-Registration URLs
Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Self Registration URLs
| Utilisez ce service Web pour récupérer les adresses URL d’auto-inscription. |
Put Self Registration URL
| Utilisez ce service Web pour créer ou mettre à jour des adresses URL d’auto-inscription. |
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit , cliquez sur Workday Community.