Concept : entrée de congés dans Workday Absence et Workday Time Tracking
Vous pouvez configurer les congés pour que les travailleurs puissent les entrer à partir de Workday Absence ou Workday Time Tracking ou de ces deux modules. Dans la tâche
Créer un congé
, les options d’entrée sont représentées comme suit :
- Entrer uniquement à partir de la fonction de congés
- Entrer uniquement à partir de la fonction de suivi des heures
- Entrer à partir des fonctions de suivi des heures ou de congés
Les fonctions de gestion des absences et du suivi des heures traitent l’entrée de congés de manières différentes. Les congés entrés dans Workday Absence utilisent le processus de gestion
Demander des congés
et ceux qui sont entrés dans Workday Time Tracking utilisent le processus de gestion Entrer des heures
. Les congés qui peuvent être entrés dans les deux modules suivent le processus de gestion qui est utilisé pour entrer le congé.Voici quelques éléments à prendre en compte pour décider de l’option d’entrée à appliquer à un congé :
Éléments à prendre en compte | Entrée à partir de la fonction de congés | Entrée à partir de la fonction de suivi des heures |
|---|---|---|
Approbations de congés | Les responsables de la révision approuvent les congés séparément des entrées d’heures.
Lorsque vous approuvez les entrées d'heures, les congés ne sont pas inclus dans les totaux des tâches pour les heures soumises dans Mes tâches . | Les responsables de la révision approuvent les congés et entrées d’heures dans le même événement.
Toutes les heures sont incluses dans les totaux des tâches pour les heures soumises dans Mes tâches . |
Consulter les soldes lors de l’approbation | Les approbateurs peuvent consulter les soldes de congés à la date du jour. | Les approbateurs ne peuvent pas consulter les soldes de congés. |
Soumettre des congés sur plusieurs semaines | Vous pouvez demander un congé de plusieurs semaines en une seule demande. | Si une demande de congé s’étend sur plusieurs semaines ou périodes, vous devez soumettre chaque semaine ou période séparément. |
Soumettre différents types de congés | Vous devez soumettre une demande distincte pour chaque type de congé. | Vous pouvez entrer et soumettre plusieurs types de congés au cours d’une même semaine ou d’une même période. |
Calculs du suivi des heures | Si votre locataire est configuré pour cela, lorsqu’une demande de congés est approuvée, le suivi des heures recalculera les heures pour toutes les semaines qui se chevauchent.
Si ce nouveau calcul entraîne la mise à jour de blocs d’heures approuvés, vous devrez les soumettre de nouveau pour approbation. Si votre locataire n’exécute pas automatiquement les calculs des heures lors de l’approbation des congés, vous devrez recalculer les heures de chaque travailleur à l’aide des fonctions de suivi des heures. | Les calculs s’effectuent automatiquement lorsque vous entrez un congé dans le calendrier d’entrée des heures. |
Entrer les heures d’entrée et de sortie | Vous ne pouvez pas enregistrer les heures d’entrée et de sortie pour les congés. | Vous pouvez enregistrer les heures d’entrée et de sortie pour les congés. |
Entrée en masse | Vous pouvez charger les congés dans le module de gestion des absences à l’aide du service Web Enter Time Off . | Vous ne pouvez pas charger les congés dans le module de suivi des heures à l’aide d’un service Web. |
Pièces jointes | Vous pouvez configurer le processus de gestion Demander des congés pour permettre ou exiger l’ajout de pièces justificatives aux demandes de congés. Vous pouvez contrôler l’accès aux documents à l’aide de groupes de sécurité fondés sur des segments. | Vous pouvez joindre des documents à des blocs d’heures individuels. Le processus de gestion Entrer des heures ne prend pas en charge les pièces jointes. |
Congés à une date future | En général, les calendriers de périodes dans Workday Absence Management sont créés au moins quelques années à l’avance pour permettre la prévision des soldes. S’il existe un calendrier de périodes pour une date future, vous pouvez demander des congés pour cette date.
Vous pouvez utiliser les validations de processus de gestion pour limiter la soumission (mais pas l’entrée) des demandes de congés à date future. | Les calendriers de périodes dans Workday Time Tracking peuvent être configurés de façon à permettre l’entrée des heures à compter d’une date précise pour une semaine ou une période donnée. En général, les dates futures ne sont pas très éloignées, pour faire en sorte que l’entrée des heures soit précise. Vous pouvez entrer des congés lorsqu’une période de suivi des heures est ouverte.
Si vous entrez et approuvez un congé à une date future, puis que vous ajoutez ou modifiez des heures pour cette semaine ou cette période lorsque celle-ci devient actuelle, vous devrez soumettre et approuver de nouveau la semaine ou la période visée. |
Congés rétroactifs | S’il existe un calendrier de périodes pour une date révolue, vous pouvez demander des congés pour cette date.
Vous pouvez également utiliser les validations de processus de gestion pour limiter la soumission (mais pas l’entrée) des demandes de congés à date révolue. | Les calendriers de périodes dans Workday Time Tracking peuvent être configurés de façon à ce que l’accès soit verrouillé pour permettre le traitement de la paie et aussi, pour fermer de façon permanente une semaine ou une période et interdire l’entrée des heures à une date particulière. Vous ne pouvez pas entrer de congés lorsqu’une période de suivi des heures est verrouillée ou fermée pour interdire l’entrée des heures. |