Étapes : créer un devis
- Voir la sujet Éléments à prendre en compte pour la définition pour Services CPQ.
- Définissez intégration avec votre source de gestion des relations clients (CRM) existante pour synchroniser les enregistrements des client et des occasions.
- Définissez des générateurs d’identifiants pour les devis, la configuration de devis avec des modèles de documents et le mappage de devis à un contrat .
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un devis.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une occasion.
- Configurez les processus de gestion suivants comme sous-processus pour créer des projets et des contrats de client à partir de devis :
- Créer un projet
- Modifier un projet
- Ligne du plan de ressources du projet
- Événement lié à un contrat de client
- Convertir un projet de type occasion en projet
- Définir les hiérarchies de projets, les rôles dans le projet, les feuilles de taux de facturation de projet, les feuilles de taux de coûts standard de projet et les articles de vente.
- (Facultatif) Définissez les phases de projet et les tâches de projet lors de la création d’un devis avec des phases et des tâches.
- Assurez-vous que les validations personnalisées correspondent aux devis, aux projets et aux contrats de client .
- Assurez-vous que les worktags obligatoires correspondent aux devis, aux projets et aux contrats de client .
- Sécurité : configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :
- Process: Quotes
- View: Devis Project Hierarchies
- Process: Opportunitydans le domaine fonctionnel Customer Accounts .
Workday vous permet de créer des devis à partir de la tâche
Créer un devis
ou à partir d’une occasion dont le statut est Ouvert. Vous pouvez créer plusieurs devis pour une occasion en fonction de différentes combinaisons de services. Vous pouvez également copier un devis existant pour créer un nouveau devis.Le statut et la désignation du devis déterminent quand le devis peut être converti en projet de type occasion. Un devis peut avoir le statut
Brouillon, En cours, Approuvé, Refusé ou Annulé
. Un devis peut également avoir la désignation Principal
, ce qui indique qu’il peut être partagé avec le client.
- Lorsqu’un devis est au statut brouillon ou en attente d’approbation, il s’affiche avecla mention Proposé comme principal.
- Après approbation, un devis principal proposé devient un devisprincipalpour l’occasion.
- Il ne peut y avoir qu'un devis principal par occasion à un seul moment dans le heure d'entrée.
- Lorsqu'un autre devis principal existe, la désignation d'un nouveau devis comme principal remplace le devis principal existant parnon principal.
Un gestionnaire de projet qui n'a pas accès à la hiérarchie de projets indiquée dans le service ne pourra pas afficher le devis même s'il fait partie du domaine
Process: Quote
.- Créez un devis à partir d’une occasion existante ou d’une nouvelle occasion.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une occasion.Remplissez les options pour créer un devis à partir d’une nouvelle occasion. Assurez-vous de sélectionner unclient.Dans le rapportAfficher une occasion, cliquez sur le boutonCréer un devis.
- (Facultatif) Accédez au rapportAfficher une occasion, sélectionnez une occasion existante et cliquez sur le boutonCréer un devis.Vous pouvez cliquer surModifier une occasionpour changer les détails et le statut de l’occasion.Vous pouvez cliquer surAfficher l’historique de processuspour voir événement de changement de l’occasion .
- (Facultatif) Accédez au rapportRechercher des occasions.Dans le menu des actions connexes d’une occasion ouverte, sélectionnez et accédez àl’étape 3.
- Accédez à la tâcheCréer un devis.
- Précisez les options suivantes :
Option Description OccasionsPrécisez l’occasion pour laquelle vous souhaitez créer le devis. Workday remplit automatiquement les valeurs du client et de la société .L’invite affiche les occasions ouvertes.ClientLa valeur est automatiquement chargée à partir du client précisé dans l’occasion. Vous pouvez changer le client dans l’occasion, mais vous ne pouvez pas le modifier dans le devis.SociétéLa valeur est automatiquement remplie à partir de la société précisée dans l’occasion. Vous pouvez changer la société du devis pour laquelle vous avez un accès de sécurité. Lorsque l'occasion se convertit en projet, nous créons un contrat en aval pour cette société.Configuration de devisSélectionnez une configuration de devis que vous avez définie.Assurez-vous que cette configuration de devis est disponible pour la société indiquée dans le devis.Copier à partir d'un devis existantSélectionnez un devis préexistant à partir duquel commencer.Nom du devisPrécisez un nom pertinent pour le devis.Modèle de facturationPrécisez un modèle de facturation que vous souhaitez utiliser pour le contrat de client. Les options sont :- Prix fixe: Facture un montant prédéfini en fonction des détails du devis.
- Heures et frais: facture les heures de main-d'œuvre, les frais et les coûts de tierce partie engagés pour le projet.
- Lorsque vous modifiez le modèle de facturation d’un devis existant, nous ne changeons pas les modèles de facturation pour les différents services.
- Lorsque vous ajoutez un nouveau service, la valeur du modèle de facturation provient par défaut de l'en-tête du devis.
- Lorsque vous copiez un service, la valeur du modèle de facturation provient par défaut du service en cours de copie.
La deviseLa valeur est automatiquement chargée à partir de la devise par défaut indiquée pour le client.Vous pouvez la remplacer par n'importe quelle devise configurée pour le client.WorktagsWorkday remplit automatiquement les valeurs à partir de l’en-tête de l’occasion. Vous pouvez modifier ces worktags ou préciser des worktags supplémentaires. - Créez un devis en utilisant une ou plusieurs des options suivantes :
- Cliquez surDocuments à passer en revuepour afficher le document de devis avant de le soumettre pour approbation.OptionsDescriptionDocumentSélectionnez le modèle de document de devis approprié que votre administrateur CPQ a configuré pour le devis.Workday hydraté le document sélectionné avec les données de devis.Enregistrer la sectionCliquez sur cette option pour conserver les changements lorsque vous apportez des modifications manuelles au document de devis pendant le processus de révision.Actualiser les données d'un documentCliquez sur le bouton pour mettre à jour les champs de données dynamiques avec les données les plus récentes du devis. La plupart des modifications manuelles apportées au contenu sont également conservées.Éléments à prendre en compte :
- Les modifications manuelles apportées aux rangées répétitives d'un tableau créé avec des champs de données dynamiques sont perdues, et le tableau sera régénéré.
- Les règles de conditions du modèle de document ne seront pas réévaluées.
Réinitialiser à partir du modèleCliquez sur le bouton pour :- Rétablissons toutes les modifications du document de devis.
- Récupérez toutes les modifications publiées mises à jour apportées au modèle de document initial.
- Cliquez surSoumettre pour approbation.Workday affecte automatiquement par défaut le premier devis approuvé pour une occasion à la désignation principale.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCopier un devis.
- SélectionnerNonpourCopier dans la même occasion?pour créer un nouveau devis en copiant dans une autre occasion. Vous pouvez sélectionner une feuille de taux de facturation de projet ou une liste de prix des articles de vente différente pour chacun des services. Workday met automatiquement à jour le nouveau devis avec de nouveaux prix.
- Vous pouvez copier des devis à partir d’occasions ayant le statutOuvert. Le champClientest rempli automatiquement en fonction de l’occasion indiquée.
- Vous pouvez également copier un devis à partir du menu des actions connexes d’un devis existant dans le rapportAfficher un devis.
- Pour copier un devis pour une occasion donnée, accédez au rapportAfficher une occasionet sélectionnez pour le devis correspondant dans la grilleDevis.
Workday lance le processus de gestion pour l’ événement lié à un devis .
Après avoir créé un devis, vous pouvez :
- Affichez le devis :
- Dans la vueRécapitulative.
- Dans la vueCalendrier, par périodes temporelles telles que des semaines, des mois ou des années contrat .
- Dans l’affichagede la chronologie, par montants tels que la quantité (en jours ou en heures), le prix, le coût ou équivalent temps plein (ETP).
- Approuver un devis principal. Workday crée un projet de type occasion, incluant un plan de ressources et une prévision de ressources avec les détails du devis. Il ajoute également un suffixe [O] au nom du projet de type occasion. Vous ne pouvez pas modifier certaines données de ce projet.
- Imprimez manuellement le document de devis.
- Modifier, annuler, copier ou changer le devis.
- Afficher l’ historique de processus du devis en cliquant sur dans l’historique du rapportAfficher un devis.
- Remplacez la désignation du devis parPrincipalen accédant dans l’en-tête du devis et en cochant la caseDevis principal.
- Changer le statut de l’occasion.
Lorsque vous avez plusieurs taux pour un rôle, Workday crée le contrat de client en aval au statut Brouillon, avec des erreurs. Pour que le rôle soit unique dans la ligne de contrat, assurez-vous de corriger les erreurs en ajoutant soit une phase, une tâche, un worktag, soit un travailleur à l'aide d'une règle propre aux taux de facturation.