Étapes : créer un devis
- Consultez la rubrique sur les éléments à prendre en compte pour la définition de Services CPQ.
- Définissez l’intégration avec votre source Customer Customer Link Management (CRM) existante pour synchroniser les enregistrements de clients et d’occasions.
- Définissez des générateurs d'identifiants pour les devis, la configuration de devis avec des modèles de document et le mappage de devis à un contrat.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un devis.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une occasion.
- Configurez les processus de gestion ci-dessous comme sous-processus pour créer des projets et des contrats de clients à partir de devis :
- Créer un projet
- Modifier un projet
- Ligne du plan de ressources du projet
- Événement lié à un contrat de client
- Convertir un projet de type occasion en projet
- Définissez des hiérarchies de projets, des rôles dans le projet, des feuilles de taux de facturation de projet, des feuilles de taux de coûts standard de projet et des articles de vente.
- (Facultatif) Définissez des phases et des tâches de projet lorsque vous créez un devis avec des phases et des tâches.
- Assurez-vous que les validations personnalisées correspondent aux devis, aux projets et aux contrats de clients.
- Assurez-vous que les worktags obligatoires correspondent aux devis, aux projets et aux contrats de clients.
- Sécurité : configurez les domaines suivants dans le domaine fonctionnel Services CPQ :
- Process: Quotes
- View: Devis Project Hierarchies
- Process: Opportunitydans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Workday vous permet de créer des devis à partir de la tâche
Créer un devis
ou à partir d’une occasion au statut Ouvert. Vous pouvez créer plusieurs devis pour une occasion en fonction de différentes combinaisons de services. Vous pouvez également copier un devis existant pour créer un nouveau devis.Le statut et la désignation du devis déterminent à quel moment le devis peut être converti en un projet de type occasion. Un devis peut avoir le statut
Brouillon, En cours, Approuvé, Refusé ou Annulé
. Un devis peut également avoir la désignation Principal
, ce qui indique qu’il peut être partagé avec le client.
- Lorsqu’un devis a le statut de brouillon ou qu’il est en attente d’approbation, il s’affiche commeProposé comme principal.
- Après approbation, un devis principal proposé est converti en devisprincipalpour l’occasion.
- Il ne peut y avoir qu’un seul devis principal par occasion à un seul moment.
- Lorsqu'un autre devis principal existe, le fait de désigner un nouveau devis comme principal entraîne le remplacement du devis principal existant par lestatut Non principal.
Un gestionnaire de projet qui n’a pas accès à la hiérarchie de projets indiquée dans le service ne pourra pas afficher le devis, même s’il fait partie du domaine
Process: Quote
.- Créer un devis à partir d’une occasion existante ou d’une nouvelle occasion.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCréer une occasion.Terminez les options pour créer un devis à partir d’une nouvelle occasion. Assurez-vous de sélectionner unclient.Dans le rapportAfficher une occasion, cliquez sur le boutonCréer devis.
- (Facultatif) Accédez au rapportAfficher une occasion, sélectionnez une occasion existante et cliquez sur le boutonCréer un devis.Vous pouvez cliquer surModifier une occasionpour changer les détails et le statut de l’occasion.Vous pouvez cliquer surAfficher l’historique de processuspour voir les changements apportés à l’événement de type occasion.
- (Facultatif) Accédez au rapportRechercher des occasions.À partir du menu des actions connexes d’une occasion ouverte, sélectionnez et accédez àl’étape 3.
- Accédez à la tâcheCréer un devis.
- Précisez les options suivantes :
Option Description OccasionsPrécisez une occasion pour laquelle vous voulez créer le devis. Workday remplit automatiquement les valeurs du client et de la société.L’invite affiche les occasions ouvertes.ClientLa valeur est automatiquement alimentée à partir du client précisé dans l’occasion. Vous pouvez changer le client dans l’occasion, mais vous ne pouvez pas le modifier dans le devis.SociétéLa valeur est automatiquement alimentée à partir de la société précisée dans l’occasion. Vous pouvez changer la société du devis pour laquelle vous disposez d’un accès de sécurité. Lorsque l’occasion se convertit en projet, nous créons un contrat en aval pour cette société.Configuration de devisSélectionnez une configuration de devis que vous avez définie.Assurez-vous que cette configuration de devis est disponible pour la société précisée dans le devis.Copier à partir d'un devis existantSélectionnez un devis préexistant à partir duquel commencer.Nom du devisPrécisez un nom pertinent pour le devis.Modèle de facturationPrécisez un modèle de facturation que vous souhaitez utiliser pour le contrat de client. Les options sont :- Prix fixe: Facture un montant prédéfini en fonction des détails du devis.
- Heures et frais: facture les heures de main-d’œuvre, les frais et les coûts de tierce partie engagés pour le projet.
- Lorsque vous changez le modèle de facturation d’un devis existant, nous ne changeons pas les modèles de facturation des différents services.
- Lorsque vous ajoutez un nouveau service, la valeur du modèle de facturation provient par défaut de l'en-tête du devis.
- Lorsque vous copiez un service, la valeur du modèle de facturation provient par défaut du service copié.
La deviseLa valeur est alimentée automatiquement à partir de la devise par défaut précisée pour le client.Vous pouvez la remplacer par n’importe quelle devise configurée pour le client.WorktagsWorkday charge automatiquement les valeurs à partir de l’en-tête de l’occasion. Vous pouvez modifier ces worktags ou préciser des worktags supplémentaires. - Créez un devis en utilisant une ou plusieurs des options suivantes :
- Cliquez surDocuments à passer en revuepour afficher le document de devis avant de le soumettre aux fins d’approbation.OptionsDescriptionDocumentSélectionnez le modèle de document de devis approprié que votre administrateur CPQ a configuré pour le devis.Workday hydraté le document sélectionné avec les données de devis.EnregistrerCliquez sur cette option pour conserver les changements lorsque vous apportez des modifications manuelles au document de devis pendant le processus de révision.Actualiser les données du documentCliquez sur le bouton pour mettre à jour les champs de données dynamiques avec les dernières données sur le devis. La plupart des modifications manuelles apportées au contenu sont également conservées.Éléments à prendre en compte :
- Les modifications manuelles apportées aux rangées répétitives d'un tableau qui est créé avec des champs de données dynamiques seront perdues et le tableau sera régénéré.
- Les règles de conditions du modèle de document ne seront pas réévaluées.
Réinitialiser au modèleCliquez sur le bouton pour :- Rétablir toutes les modifications apportées au document de devis.
- Récupérez toutes les modifications publiées mises à jour par rapport au modèle de document initial.
- Cliquez surSoumettre pour approbation.Workday remplace automatiquement le premier devis approuvé pour une occasion par la désignation principale.
- (Facultatif) Accédez à la tâcheCopier un devis.
- Sélectionnernonpourla copie dans la même occasion?pour créer un nouveau devis en copiant dans une autre occasion. Vous pouvez sélectionner une feuille de taux de facturation de projet ou une liste de prix des articles de vente différente pour chacun des services. Workday met automatiquement à jour le nouveau devis avec les nouveaux prix.
- Vous pouvez copier des devis à partir d’occasions ayant n’importe quel statut, mais vous pouvez copier le devis uniquement dans une occasion ayant le statutOuvert. Nous remplissons automatiquement le champClienten fonction de l’occasion précisée.
- Vous pouvez également copier un devis à partir du menu des actions connexes d’un devis existant dans le rapportAfficher un devis.
- Pour copier un devis pour une occasion précise, accédez au rapportAfficher une occasionet sélectionnez pour le devis concerné dans la grilleDevis.
Workday lance le processus de gestion pour l’événement lié à un devis.
Après avoir créé un devis, vous pouvez :
- Affichez le devis :
- Dans la vueRécapitulatif.
- Dans la vuede la chronologiepar périodes temporelles telles que des semaines, des mois ou des années du contrat.
- Dans la vuede la chronologiepar montants tels que la quantité (en jours ou en heures), le prix, le coût ou l’ETP.
- Approuver un devis principal. Workday crée un Projet de type occasion comprenant un plan de ressources et une prévision de ressources avec les détails du devis. Il ajoute également un suffixe [O] au nom du projet de type occasion. Vous ne pouvez pas modifier certaines données de ce projet.
- Imprimez manuellement le document de devis.
- Modifier, annuler, copier ou changer le devis.
- Affichez l’historique des changements et des processus pour le devis en cliquant sur dans le rapportAfficher un devis.
- Faites passer la désignation du devis àPrincipalen accédant dans l’en-tête du devis et en cochant la caseDevis principal.
- Changer le statut de l’occasion.
Lorsque vous avez plusieurs taux pour un rôle, Workday crée le contrat de client en aval au statut de brouillon avec erreurs. Pour rendre le rôle unique dans la ligne de contrat, assurez-vous de corriger les erreurs en ajoutant une phase, une tâche, un worktag ou un travailleur à l’aide d’une règle propre aux taux de facturation.