Planifier des lots de règlement automatiques
- Créez les éléments impayés et les paiements en attente que vous devez régler.
- Définissez un profil intersociétés dans Workday pour le règlement des paiements intersociétés.
- Sécurité : un des domaines suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :
- Processus : planifier l’exécution d’un lot de règlement
- Process: Settlement
Vous pouvez définir une planification pour que Workday crée un lot de règlement et règle des éléments impayés et des paiements en attente.
Vous pouvez :
- Planifiez les lots de règlement uniquement les jours ouvrables, à l’exception des fins de semaine et des jours fériés.
- Postdatez la date du lot de règlement après le lot de règlement planifié. Exemple : vous définissez une date de lot de règlement future afin de disposer de plus de temps pour approvisionner vos comptes bancaires sources avant que les banques exécutent les paiements aux fournisseurs.
- Planifier la création du lot de règlement en mode brouillon, ce qui vous permet de le réviser et de le modifier avant de le traiter.
- Accédez à la tâchePlanifier l’exécution d’un lot de règlement.
- Entrez des valeurs dans l’ongletCréation d’un lot de règlement:
Option Description DeviseCette devise peut différer de la devise du compte bancaire, mais les comptes bancaires de la règle de routage bancaire doivent l’accepter.Vous pouvez sélectionner plusieurs devises lorsque vous recherchez des éléments ou des paiements à ajouter au lot de règlement. Workday règle les paiements dans la devise de chaque transaction. Pour sélectionner plusieurs devises ou toutes les devises, activez les lots de règlement multidevises dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Devise d'affichageDevise du lot de règlement pour les lots de règlement en devise unique.Pour les lots de règlement multidevises, Workday affiche le total des paiements entrants ou sortants du lot de règlement dans cette devise tout en acquittant les paiements dans la devise de la transaction. Vous pouvez remplacer la devise par défaut de la entreprise par une autre devise associée au compte bancaire de la entreprise .Décalage de la date d’exécution du lot de règlement (minimum)Entrez un nombre de jours entre zéro et 90 pour postdater la date du lot de règlement après la création du lot de règlement.Le nombre de jours que vous entrez représente un décalage minimum. La compensation réelle peut être plus longue, car Workday retarde davantage la date du lot de règlement à omettre :- Jours fériés lorsque vous sélectionnez un calendrier des jours fériés dans l’ongletPlanification.
- Jours de fin de semaine si vous cochez la caseDécaler la date d’exécution du lot de règlement en fonction des jours de semaine seulement.
Exemple : vous planifiez un lot de règlement un vendredi avec :- Un décalage de 2 jours.
- La caseDécaler la date d’exécution du lot de règlement en fonction des jours de semaine seulementest cochée.
- Un calendrier des jours fériés qui indique que le lundi est un jour férié.
- Calcule la date du lot de règlement à dimanche.
- Le déplace ensuite au lundi pour omettre la fin de semaine.
- Il est ensuite déplacé vers mardi pour omettre le jour férié.
Filtres de sélection automatiqueWorkday inclut tous les éléments impayés et les paiements en attente qui correspondent aux critères du filtre de règlement pour les éléments suivants :- Organisation
- Évaluer
- Date d’exécution
Vous pouvez ajouter ou supprimer des sélections du lot de règlements si nécessaire avant de traiter l'exécution. Pour le Royaume-Uni, la date du lot de règlements correspond à la date de traitement des Bankers' Automated Clearing Services.Inclure les paiements au nom d’autres sociétésSélectionnez cette option pour régler les demandes de paiement d’autres sociétés concernant les catégories de paiements suivantes et effectuer les paiements au nom de ces sociétés :- Paiements d'avances
- Les transactions par carte de crédit pour frais professionnels
- Notes de frais
- Les demandes de paiement divers
- Factures de fournisseur
Les sociétés disponibles dépendent de votre profil intersociétés. Cette option n’est pas disponible si vous réglez des paiements pour une hiérarchie de sociétés.Si vous utilisez un filtre personnalisé avec des sociétés et des critères précis, vous devez sélectionner cette option.Conserver le lot de règlement comme brouillonCette option planifie la création du lot de règlement, mais l’enregistre sous forme de brouillon. Après la date et l’heure prévues, vous pouvez rechercher le lot de règlement, le passer en revue, y apporter des modifications et lancer manuellement le processus lorsque vous êtes prêt.Exclure les paiements négatifsSélectionnez cette option pour exclure le traitement des paiements négatifs, tels que les ajustements de crédit non imputés, dans le lot de règlement.Workday regroupe tous les paiements négatifs par entreprise, catégorie de paiements et devise sur une seule rangée. Ils sont marqués comme exclus dans la tâcheAfficher un lot de règlement.Lorsque vous cochez cette case, Workday :- Exclut les résultats de contrepassation de la paie du lot de règlement.
- Contrepasse les taxes exactement telles qu’elles ont été calculées à l’origine et les exclut du lot de règlement.
Date dynamique de paiement à un fournisseurSélectionnez la date de paiement à un fournisseur que vous souhaitez utiliser pour le lot de règlement.- Lorsque la date d’escompte sur la facture du fournisseur est passée, Workday utilise la date d’échéance de la facture du fournisseur comme date de paiement.
- Lorsque la date d’échéance de la facture du fournisseur est passée, Workday utilise la date du lot de règlement comme date de paiement.
Un lot de règlement peut avoir des paiements aux fournisseurs avec des dates de paiement différentes. La banque exécute les paiements aux fournisseurs en fonction de la date de paiement, et non de la date à laquelle vous envoyez le fichier de paiement.Workday regroupe également les ajustements de crédit aux fournisseurs en fonction de la valeur de la date de paiement que vous avez sélectionnée. Vous pouvez cocher la case Imputerdes ajustements de crédit de fournisseur au premier paiement exigibledans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financièrepour imputer automatiquement les ajustements de crédit pour factures de fournisseurs aux paiements de factures pendant le règlement. Workday compense les notes de crédit en attente pour les factures de fournisseurs, indépendamment de leurs dates d’échéance.Décaler la date d'exécution du lot de règlement aux jours de semaine seulementCochez cette case pour éviter que la date du lot de règlement tombe un jour de fin de semaine.Lorsque vous cochez cette case et que la date du lot de règlement calculée tombe la fin de semaine, Workday déplace la date au jour de semaine suivant. Lorsque vous sélectionnez un calendrier des jours fériés dans l’ongletPlanification, Workday déplace la date au jour de semaine suivant qui n’est pas férié.Le fait de cocher la caseAjuster les jours fériés aux jours de semainedans l’ongletPlanifierne garantit pas que la date d’exécution du lot de règlement tombe un jour de semaine, car cette option n’a d’incidence que lorsque Workday planifie l’exécution du lot de règlement. - Entrez des valeurs dans l’ongletPlanification.Pour planifier des lots de règlement les jours ouvrables uniquement, à l’exception des jours fériés et des jours fériés, configurez les optionsdu calendrier des jours fériés.Les options que vous configurez dans cet onglet ont une incidence sur la date à laquelle Workday crée automatiquement des lots de règlement. Ils n’ont aucune incidence sur le calcul de décalage de dates d’exécution du lot de règlement.
Vous pouvez consulter le calendrier du lot de règlement à partir du rapport
Afficher des lots planifiés
. Vous pouvez également la mettre à jour en sélectionnant l’une ou l’autre des options suivantes :Une option dans le menu des actions connexes du traitement planifié approprié dans la colonne Nom de la demande
.À la date et à l’heure prévues, Workday crée un lot de règlement en fonction de vos critères de sélection et effectue l’une des actions suivantes :
- Enregistre le lot de règlement comme brouillon.
- Lance le processus de gestionÉvénement lié au lot de règlementautomatiquement et règle ses éléments impayés et paiements en attente.
Une fois que le moteur de règlement a terminé les paiements, il génère les écritures comptables associées à chaque paiement et les envoie à la comptabilité financière de Workday. Si les périodes de grand livre pour la date du lot de règlement sont clôturées ou ont le statut
Clôture en cours
, les paiements sont imputés à la première période de grand livre ouverte qui est disponible. Si aucune période de grand livre ouverte n'est disponible, le statut des changements d'écritures des paiements est défini à Erreur
.Après le lancement du lot de règlement, vous pouvez :
- Approuvez l’événement lié au lot de règlement.
- Pour les paiements électroniques :
- Approuvez la transmission de paiements.
- Terminer et approuver toutes les étapes du processus de gestionÉvénement de transmission de paiements.
- Téléversez les accusés de réception de paiements pour les paiements dont le statut du paiement estEn attente d’un accusé de réception.
- Assurez-vous que vous avez correctement envoyé les fichiers d’intégration des paiements.
- Pour les paiements par chèque :
- Remplissez les tâches d’impression de chèques dansMes tâchespour lancer l’impression des chèques lorsque vous êtes prêt.
- Terminer et approuver toutes les étapes des processus de gestionTâche d’impression de chèquesetÉvénement d’impression des paiements.
Pour modifier un lot de règlement provisoire, utilisez le rapport
Rechercher des lots de règlement
. Si nécessaire, changez le nom du lot de règlement
ou la date de paiement
. La date de paiement est la date du règlement qui s’affiche sur les chèques et les avis des paiements inclus dans l’exécution. Pour les paiements électroniques, la date de paiement correspond à la date à laquelle vous traitez le lot de règlement.