Éléments à prendre en compte pour la définition : créer des projets
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la façon dont les utilisateurs vont créer et modifier les projets. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La création de projets vous permet de planifier et de suivre le travail lié aux projets pour votre organisation. Vous pouvez créer les types de projets suivants :
- Les projets de basefonctionnent uniquement comme des worktags dans les transactions financières et les entrées de la paie.
- Les projets facturablescomportent des contrats de clients, des factures et de la facturation.
- Les projets immobilisablescomportent des transactions liées aux coûts pour la gestion des coûts du projet en tant qu’actifs à long terme.
- Les projets non facturablessont des projets internes qui n’entraînent aucune facture pour les clients.
- Les projets de type occasionsont des occasions de vente que vous pouvez convertir plus tard en projet.
Avantages pour l’entreprise
Workday permet de réduire l’entrée de données en vous permettant de faire ce qui suit :
- Copier les données d’un projet existant.
- Utiliser des modèles pour remplir les renseignements communs sur le projet.
- Copier les données d’une idée.
Workday simplifie également la mise à jour des projets en permettant aux gestionnaires de projet de faire ce qui suit :
- Mettre à jour les projets existants.
- Approuver les nouveaux projets et les projets mis à jour.
- Générer des brouillons de contrats de clients.
Cas d’utilisation
- Créer des modèles pour des projets similaires afin de réduire les efforts, de maintenir la cohérence et d’éviter les erreurs.
- Définir Workday de manière à générer un brouillon de contrat de client à partir d’un modèle après qu’un gestionnaire a approuvé un projet facturable.
- Créez de nouveaux projets.
- Créer de nouveaux projets à partir d’idées approuvées.
- Copier des projets existants.
- Mettre à jour les projets existants.
- Approuver les changements apportés aux projets.
- Convertir des projets de base en projets entièrement définis.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avez-vous besoin de projets qui fonctionnent uniquement comme worktags? | Vous pouvez créer des projets de base à utiliser comme worktags dans les transactions financières et les entrées de la paie. |
Comment voulez-vous configurer les modèles pour vos projets? | Vous pouvez créer des modèles pour des types de projets similaires afin de remplir les renseignements communs que la plupart des utilisateurs doivent entrer.
Dans le modèle de projet, vous pouvez simplifier davantage la création de projets en associant les modèles supplémentaires suivants :
|
Voulez-vous utiliser un format précis pour l’identifiant du projet? | Vous pouvez définir un format personnalisé pour les identifiants de projet dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière . |
Comment voulez-vous maintenir la cohérence entre les projets? | Pour maintenir la cohérence, vous pouvez définir des valeurs communes pour les champs de projet. Les utilisateurs peuvent ensuite sélectionner ces valeurs prédéfinies lorsqu’ils créent ou mettent à jour un projet. |
Comment voulez-vous créer de nouveaux projets? | Vous pouvez simplifier le processus de création d’un nouveau projet en permettant aux utilisateurs de copier des projets existants. Les utilisateurs peuvent copier la plupart des renseignements transférables du projet. Exemple : worktags, plans de projet et plans de ressources.
Vous pouvez également permettre aux utilisateurs de créer de nouveaux projets à partir d’une idée approuvée. Ce type de création de projets inclut les renseignements que vous définissez dans l’idée. Pour activer ces fonctions, configurez les actions de lancement Copier un projet et Créer un projet à partir d’une idée dans la politique de sécurité pour le processus de gestion Créer un projet . |
Comment voulez-vous créer vos contrats de clients? | Vous pouvez simplifier le processus de création de contrats de clients en configurant Workday afin de générer un brouillon de contrat de client après l’approbation du projet.
Pour activer cette fonction, ajoutez l’étape de service Créer un contrat de client au processus de gestion Créer un projet une fois le processus de gestion terminé. |
Quels liens externes les utilisateurs doivent-ils ajouter à leurs projets? | Vous pouvez permettre aux utilisateurs d’ajouter des liens externes à leurs projets en configurant des adresses URI qui :
Avant de commencer, déterminez les liens externes que votre organisation approuve pour l’utilisation du projet. |
Recommandations
Créez des modèles pour remplir les champs avec des renseignements communs à tous vos projets. Vous pouvez également associer vos modèles de projet aux modèles suivants :
- Plans de projet.
- Plans de ressources.
- Ressources des tâches.
- Contrats de clients.
Configurez le processus de gestion
Créer un projet
pour copier des projets.Pour les projets facturables, configurez le processus de gestion
Créer un projet
afin de générer un brouillon de contrat de client à partir d’un modèle.Conditions préalables
Créez des hiérarchies de projets pour votre organisation avant de permettre aux utilisateurs de créer des projets.
Limites
Vous pouvez uniquement :
- Ajouter des modèles de contrats de clients aux projets facturables.
- Générez des brouillons de contrats de clients pour les projets facturables que vous associez aux modèles de contrats de clients.
Configuration du locataire
Pour créer des formats personnalisés pour vos identifiants de projet, vous pouvez configurer l’option
Générateur d’identifiants - Projets
dans la section Projets
de la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - Security dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs peuvent activer les liens externes dans les projets et préciser les adresses URI. |
Business Process Administration dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs peuvent modifier les processus de gestion Créer un projet et Modifier un projet . |
Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs peuvent gérer les processus de gestion Créer un projet et Modifier un projet . |
Manage: Initiatives dans le domaine fonctionnel Projects | Les utilisateurs peuvent créer et gérer des notes d’importance. |
Manage: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent :
|
Set Up: Basic Project Worktag dans les domaines fonctionnels Common Financial Management et Worktags | Les utilisateurs peuvent créer des projets de base à utiliser comme worktags. |
Set Up: Project dans le domaine fonctionnel Projects | Les utilisateurs peuvent créer et gérer des modèles de projets. |
Set Up: Project Details dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent créer et gérer ce qui suit :
|
Set Up: Project Tracking dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent :
|
Set Up: Risk and Priorities dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Les utilisateurs peuvent créer et gérer ce qui suit :
|
Assurez-vous d’un accès approprié aux rôles de sécurité suivants :
Rôles de sécurité de domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Administrateur de projet |
|
Gestionnaire de projet |
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Créer un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Permet aux administrateurs de projet de faire ce qui suit :
Permet aux gestionnaires de projet de faire ce qui suit :
|
Modifier un projet dans le domaine fonctionnel Project Tracking | Permet aux gestionnaires de projet de faire ce qui suit :
|
Production de rapports
Les gestionnaires de projets peuvent consulter le rapport
Rechercher des projets
pour rechercher des projets existants.Intégrations
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Obtenir les projets
| Récupère les projets avec vos critères précis.
Vous pouvez demander des critères de projet pour une seule transaction en fonction de la valeur de référence, ou récupérer toutes les transactions lorsque vous ne spécifiez aucun critère. |
Soumettre un projet
| Crée un projet et le soumet à partir du processus de gestion Créer un projet aux fins d’approbation. |
Connexions et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Contrats de clients | Lorsque vous définissez des modèles de projets pour vos contrats de clients, les gestionnaires de projet peuvent les sélectionner lorsqu’ils créent des projets facturables. Vous pouvez définir le processus de gestion Créer un projet de manière à générer un brouillon de contrat après l’approbation du projet. |
Services CPQ | Vous pouvez configurer les services CPQ pour automatiser la création d’un projet à partir d’un devis. Vous pouvez configurer les processus de gestion Événement de devis pour créer un projet de type occasion à partir d’un devis principal approuvé, et configurer le processus de gestion Événement de type occasion pour le convertir en projet.
Voir les services CPQ. |
Suivi des heures | Vous pouvez configurer les dates de début et de fin du projet. Ces dates représentent l’intervalle de dates initial pour que les travailleurs attitrés au projet consignent des heures liées au projet ou aux tâches du projet. |
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.