Éléments à prendre en compte pour la définition : facturation prépayée à l’aide de calendriers de facturation consolidée
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la facturation prépayée à l’aide des calendriers de facturation consolidée. Elle explique :
- Pourquoi la définir.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
La facturation prépayée à l’aide de calendriers de facturation consolidée vous permet d’imputer des prépaiements à des montants de ligne de versement et de transaction dans un contrat de client.
Avantages pour l’entreprise
La facturation prépayée à l’aide de calendriers de facturation consolidée offre une plus grande souplesse pour répondre aux exigences de facturation en vous permettant de :
- Définir l’utilisation des soldes prépayés.
- Répartir les prépaiements sur plusieurs lignes de contrat de client à la fois.
Cas d’utilisation
Utilisez des calendriers de facturation consolidée pour la facturation prépayée lorsque votre société doit :
- Mapper plusieurs lignes de contrat de client à 1 prépaiement.
- Associer des lignes de contrat de client de versement et de transaction au même prépaiement.
- Préciser différents traitements des produits dans les lignes de contrat de mappage de prépaiement.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types de lignes dans les contrats de clients pouvez-vous utiliser pour utiliser des versements de prépaiement? | Vous pouvez utiliser des lignes de versement et de transaction dans un contrat de client pour utiliser des versements de prépaiement. |
Quels traitements de produits pouvez-vous utiliser pour vos lignes de contrat de mappage de prépaiement? | Vous pouvez utiliser n’importe quel traitement des produits pour vos lignes de contrat de mappage de prépaiement sans créer de calendrier de comptabilisation des produits.
Lorsque vos lignes de contrat de mappage de prépaiement utilisent :
|
Recommandations
Pour rediriger les paiements vers un compte particulier, vous pouvez configurer
Prepaid Billing
comme dimension et valeur pour la règle d’inscription liée au compte de grand livre des produits différés.Conditions préalables
Vous devez :
- Créez un contrat de client avec au moins 1 type de ligne de montant prépayé.
- Créer un calendrier de facturation avec un type de calendrier pour lequel la facturation consolidée est activée.
- Mapper les lignes de contrat de client de prépaiement aux lignes de versement et de transaction dans le même calendrier de facturation. Ensuite, vous devez associer le mappage de prépaiement aux versements de prépaiement.
- Créer une facture de client consolidée pour facturer le versement de prépaiement.
- Créer une facture de client consolidée pour utiliser les versements et les transactions.
Lorsque vous mettez à jour un calendrier de facturation consolidée à l’aide du service Web
Submit Billing Schedule
, incluez les versements de prépaiement existants dans la demande pour vous assurer que Workday ne les retire pas.Limites
Vous ne pouvez pas :
- Annuler des calendriers de facturation consolidée avec soldes prépayés.
- Utiliser un versement de prépaiement tant que vous n’avez pas facturé le versement lorsque vous configurez Workday pour exiger un statut de prépaiement payé pour la facturation prépayée.
- Inclure la taxe sur les transactions dans la facturation prépayée lorsque vous utilisez un calendrier consolidé.
Configuration du locataire
Activez les configurations à l’échelle du locataire pour la facturation prépayée dans la section
Options liées aux contrats de clients
de la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
.Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Billable Projects dans le domaine fonctionnel Projects.
Process: Project Billing - Core dans le domaine fonctionnel Project Billing. |
|
Process: Billing - Invoicing dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Process: Project Billing - Invoicing dans le domaine fonctionnel Project Billing. |
|
Process: Billing Schedule - Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des calendriers de facturation consolidée avec un mappage de prépaiement. |
Process: Revenue Schedule - Core dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez des calendriers de comptabilisation des produits pour les lignes de contrat de mappage de prépaiement dont le traitement des produits est Constaté par régularisation ou Différé . |
Set Up: Accounting Rules dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Configurez Prepaid Billing comme dimension et valeur pour la règle d’inscription au compte de grand livre des produits différés. |
Set Up: Customer Contracts - Templates and Types dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing. | Créez un type de calendrier de facturation pour lequel la facturation consolidée est activée. |
Set Up: Tenant Setup - Financials dans le domaine fonctionnel System. | Autorisez Workday à facturer :
|
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement lié au calendrier de facturation
| Créer et approuver des calendriers de facturation consolidée avec un mappage de prépaiement. |
Événement lié à un contrat de client
| Créez et approuvez des contrats de clients avec des types de lignes de montant prépayé. |
Événement lié à un versement aux fins de comptabilisation des produits
| Créez et approuvez la comptabilisation des produits lorsque vous créez un calendrier de comptabilisation des produits. |
Événement lié à un calendrier de comptabilisation des produits
| Créez et approuvez des calendriers de comptabilisation des produits pour des lignes de contrat de mappage de prépaiement dont le traitement des produits est Constaté par régularisation ou Différé . |
Production de rapports
Aucune incidence.
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour annuler, récupérer, mettre à jour et soumettre la facturation prépayée pour des versements et des transactions :
- Annuler un calendrier de facturation
- Annuler une facture de client
- Obtenir les calendriers de facturation
- Modèle de chargement de contrat de client
- Charger la configuration du locataire - Gestion financière
- Soumettre un calendrier de facturation
- Soumettre un contrat de client
- Soumettre une modification de contrat de client
- Soumettre une facture de client
Connexions et interactions
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, cliquez sur Workday Community.