Exemple : créer des éléments de frais fondés sur la distance
Cet exemple illustre une façon de configurer des éléments de frais fondés sur la distance afin de pouvoir calculer automatiquement le montant des remboursements dans les notes de frais.
Les membres de votre équipe des ventes se déplacent fréquemment vers différents emplacements du bureau. Pour contrôler les dépenses et assurer la conformité, vous voulez configurer des éléments de frais fondés sur la distance afin de calculer automatiquement le montant des remboursements pour les distances parcourues.
Vous souhaitez également :
- Repérer les écarts entre les distances estimées et réelles, par exemple, lorsque les bénéficiaires empruntent d’autres itinéraires en raison de déviations.
- Déduire les trajets quotidiens des distances parcourues.
- Sécurité :Set Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses.
- Accédez à la tâcheInnovation Services Opt-In.
- Dans l’ongletAvailable Services, sélectionnez la catégorie Gestion financière.
- Dans la grilleGestion financière, cochez la case du serviceDistance Calculation for Expenses.
- Cliquez surOKetTerminé.Vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour activer cette fonction selon l’entente d’abonnement au service de votre organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article de Community .
- Accédez à la tâcheCréer une table de taux pour les frais.
- Indiquez ces valeurs :OptionDescriptionType de table de taux pour les fraisMontantDate d’effetLa date du jour.
- Cliquez surOK.
- Indiquez ces valeurs :OptionDescriptionNom de la table de taux pour les fraisFrais fondés sur la distance pour l’équipe des ventesDevise par défautUSDAttribut à évaluerDistance à ajouter à une note de frais
- Dans la grilleMontants, entrez0,625dans le champMontants.
- Cliquez surOK.
- Accédez à la tâcheCréer un élément de frais.
- Dans les sectionsTraitementetRécapitulatif, indiquez les valeurs suivantes :OptionDescriptionNom de l’article/l’élémentFrais liés à la conduite automobileCatégorie de dépensesSélectionnez.Type de montant de l’élément de fraisMontant fixeCalcul de l’élément de fraisUtiliser une table de taux pour les frais
- Dans l’ongletTables de taux, sélectionnezDistance-Based Expenses for Sales Teamdans l’inviteTable de taux de base (pour les frais).
- Dans l’ongletCalcul de la distance, indiquez les valeurs suivantes :OptionDescriptionAttributs de calcul de la distance obligatoires dans les notes de fraisSélectionnez.Unité de mesure de la distanceMillesDistance du déplacement avec les déviationsDistance du trajet quotidien (dans un sens)Aller-retourCochez la caseActiver pour les notes de fraispour chacun de ces attributs.
- Cliquez surOK.
Dans les lignes de note de frais, Workday utilise Google Maps pour déterminer les distances estimatives lorsque les bénéficiaires :
- Sélectionnent l’élément de fraisDriving Expenses.
- Entrent les adresses d’origine et de destination dans l’élément de frais.
Pour calculer le montant des remboursements, Workday utilise la distance calculée à ajouter à une note de frais et la multiplie par les taux de la table de taux associée. Les bénéficiaires peuvent également entrer des distances de déplacement qui diffèrent des distances estimatives fournies par Google Maps.
- Configurez la sécurité fondée sur des segments pour limiter la disponibilité des éléments de frais fondés sur la distance.
- Pour réviser les données sur les frais fondés sur la distance, créez des rapports personnalisés et incluez des champs de rapport provenant des objets de gestion suivants :
- Attributs de frais entrés
- Ligne de note de frais