Exemple : détailler automatiquement les frais d’hôtel
Cet exemple illustre une façon de configurer un élément de frais afin que Workday détaille automatiquement les frais d’hôtel sur les lignes de note de frais.
Les bénéficiaires liés aux notes de frais utilisent régulièrement des cartes de crédit pour frais professionnels pour payer les frais d’hôtel. Au cours d’un séjour à l’hôtel de deux nuits, votre employé utilise sa carte de crédit pour :
- Ces frais non récurrents :
- Stationnement pour une nuit.
- 3 repas.
- Ces frais quotidiens récurrents :
- Tarif de la chambre.
- Taxe pour la chambre.
Vous souhaitez configurer un élément de frais Hôtel que les bénéficiaires peuvent utiliser pour détailler les paiements sur les lignes de note de frais.
- Communiquez avec votre institution financière pour demander des données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3 pour les séjours à l'hôtel.
- Créez les éléments de frais suivants afin de pouvoir les mapper à l’élément de frais Hôtel que vous allez créer : Repas, Stationnement, Tarif de la chambre et taxe/impôt. Voir : Créer des éléments de frais (rubrique en anglais).
- Sécurité : domaineSet Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses.
- Accédez à la tâcheCréer un élément de frais.
- Dans la sectionRécapitulatif, précisez les valeurs suivantes :OptionDescriptionNom de l’article/l’élémentHôtelCatégorie de dépensesSélectionnez l’option.
- Dans la sectionTraitement, sélectionnez les options suivantes :Montant réeldans la sous-sectionType de montant de l’élément de frais.Aucune de ces optionsdans la sous-sectionCalcul de l’élément de frais.
- Dans la grilleAttributs pour élément de frais, ajoutez les valeurs suivantes :AttributsNote de frais : visible par l’utilisateurNote de frais : obligatoireDate d’arrivéeSélectionnez.Sélectionnez.Date de départSélectionnez.Sélectionnez l’option.
- Dans l’ongletMappage de détails:
- Cochez les cases suivantes :
- Frais d'hôtel
- Charger automatiquement les détails pour les données sur les transactions par carte de crédit de niveau 3
- Précisez les valeurs suivantes dans la grille détaillée :Élément de fraisDétailler les frais parObligatoireTarif de la chambreToujours générer ligne détailléeCode de produitRepasDécomposition des fraisLaissez en blanc.Laissez en blanc.Laissez en blanc.MasterCard - Frais de repas (L-1101)StationnementDécomposition des fraisLaissez en blanc.Laissez en blanc.Laissez en blanc.MasterCard - Frais de validation (L-1110)Tarif de la chambre et taxe/impôtFrais quotidiens récurrentsSélectionnez l’option.Sélectionnez l’option.Nous cochez automatiquement cette case lorsque vous cochez la caseObligatoire.MasterCard - Tarif de la chambre (L-1000)MasterCard - Taxe pour la chambre (L-1020)
- Cliquez surOK.
- Configurez la sécurité pour votre élément de frais.
Workday détaille automatiquement les frais d’hôtel lorsque les bénéficiaires liés à la note de frais :
- Créez une note de frais.
- Vous avez des transactions par carte de crédit qui incluent des données de niveau 3 que vous avez mappées à l’élément de frais Hôtel.
Sur la note de frais, nous affichons une section
Détails
qui inclut une sous-section Frais quotidiens
qui détaille les frais quotidiens récurrents. Nous affichons également les décompositions des frais dans une sous-section distincte sous la section Détails
.Pour réviser les données des éléments de frais d’hôtel détaillés automatiquement, créez des rapports personnalisés et incluez les champs de rapport suivants à partir de l’objet de gestion Lignes de note de frais et détails :
- Le détail inclut les lignes créées automatiquement à partir des données de transaction de niveau 3
- Ligne de détail créée automatiquement à partir de données de transaction de niveau 3
Workday ne détaille pas automatiquement une transaction d’hôtel lorsqu’un utilisateur modifie manuellement les détails de l’élément de frais de frais d’hôtel détaillés automatiquement. Pour lancer de nouveau les détails pour les frais d’hôtel, supprimez la ligne de note de frais existante et ajoutez de nouveau la transaction par carte de crédit à la note de frais.
Workday ne détaille pas automatiquement les frais d’hôtel lorsque vous ajoutez un élément de frais manuellement. Nous vous recommandons de définir les valeurs par défaut des éléments de frais ou le mappage de codes de catégorie de commerçants.