Créer des ajustements de factures de clients

Administrator Guide

Vous devez avoir une facture de client active.

Configurez le processus de gestion Événement lié à une facture de client
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

Sécurité : domaine Process: Customer Invoice - Core
dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.

(Facultatif) Définir la numérotation unique des factures pour une société. L’identifiant de facture unique vous permet de vous conformer aux exigences comptables mondiales. Si vous activez des identifiants de facture uniques pour les crédits, les débits et les refacturations dans votre locataire, Workday crée l’ajustement avec un identifiant de facture unique.

Vous pouvez créer un ajustement de facture de client pour diminuer ou augmenter le montant dû d’un client. Un ajustement est une nouvelle transaction avec son propre numéro de document, distinct de la facture initiale, mais lié à celle-ci.

Vous pouvez créer un ajustement et l’imputer à plusieurs factures à l’aide de la tâche

Effectuer la mise à jour de factures d’un client

, à condition de ne pas sélectionner Imputer l’ajustement immédiatement
.

Vous pouvez également copier un ajustement de facture existant à condition :

Elle n’est associée à aucune attribution.

Que le client soit actif.

Vous pouvez continuer à apporter des modifications au nouvel ajustement de facture jusqu’à ce que vous l’imputiez. Vous pouvez copier les champs dans un nouvel ajustement, à l’exception des suivants :

Date de l'ajustement

Imputer l’ajustement immédiatement
(lorsque vous laissez ce champ vide dans l’ajustement initial.)

Pièces jointes

Versement aux fins de facturation

Calendrier de facturation

Devises de remplacement

Notes

Factures connexes

Si vous ajustez une facture liée à une transaction facturable, vous pouvez uniquement créer un crédit complet. Vous ne pouvez pas créer un ajustement de débit ni un crédit partiel.

Accédez à la tâche

Créer un ajustement de facture de client

Si le motif d’ajustement souhaité n’est pas disponible dans l’invite, créez des motifs d’ajustement de facture dans la tâche

Mettre à jour des motifs d’ajustement de facture

Vous pouvez également accéder à la tâche

Copier un ajustement de facture de client

dans le menu des actions connexes d’un ajustement de facture de client existant.

Pour la section

Information sur l’ajustement de facture

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Adresse de facturation Adresse de l'expéditeur	Workday affiche uniquement ces invites lorsque vous avez activé les options d’adresse de facturation et d’expédition dans la tâche Modifier des options liées aux comptes de clients pour la société liée aux ajustements de factures. Workday alimente automatiquement : Adresse de facturation lorsque l’adresse principale de la société est actuellement utilisée pour la facturation. Adresse de l’expéditeur lorsque l’adresse principale de la société est actuellement utilisée pour l’expédition. Quand : Retirez la société, Workday masque les invites. Changez la société, Workday charge à nouveau les invites en fonction des nouvelles configurations de la société. Modifiez l’adresse qui est affichée sur l’invite Adresse de facturation ou Adresse de destination dans le profil de la société, Workday remplit à nouveau les invites en fonction de la nouvelle adresse.
Client à facturer et Client acheteur	Votre sélection fait charger d’autre information sur l’ajustement en fonction de la définition du client, comme le code de taxe/impôt, les modalités de paiement et le type de paiement.
Date de l'ajustement	Workday utilise cette date pour imputer l’ajustement dans la première période de grand livre ouverte. Si Workday ne trouve pas de période de grand livre ouverte, nous indiquons le statut Erreur pour l’ajustement .
Type de facture réglementaire	Sélectionnez une facture réglementaire propre à un pays si vous utilisez des types de factures pour classer vos factures conformément aux exigences des gouvernements locaux. Le champ s’affiche uniquement si vous avez configuré une facture réglementaire pour la société dans un pays particulier.
Adresse de facturation	S’affiche lorsque vous entrez un client. Elle est automatiquement remplie avec l’adresse principale de l’entité commerciale définie dans l’onglet Adresses et contacts Coordonnées du profil de client. Si vous ne définissez pas d’adresse principale d’entité commerciale, ce champ reste en blanc. Vous pouvez remplacer la valeur par défaut par d’autres options de l’invite, si elles sont disponibles.
Contact de facturation	Utilise les contacts par défaut définis dans l’onglet Adresses et contacts Contacts chez le client du profil de client. Si vous ne définissez pas de contact de facturation par défaut, ce champ reste en blanc. Ces contacts sont les destinataires des courriels des factures de clients. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut par d’autres options de l’invite, si elles sont disponibles.
Client destinataire Adresse de destination	S’affiche uniquement si le client facturé a des connexions d’entités commerciales destinataires définies sur la mappe de connexions d’entités commerciales dans le profil de client. Une fois que vous avez sélectionné un client destinataire, l’ invite Adresse de destination affiche toutes les adresses de destination définies dans le rapport Coordonnées dont la date d’effet est identique ou antérieure à la date du jour. Workday applique l’ adresse de destination avec la règle de traitement fiscal du pays de destination pour que la taxe soit chargée automatiquement. Si aucune adresse n’est utilisée pour la livraison, l’invite affiche l’adresse principale de l’entité commerciale. Cette fonction ne s’applique pas aux organismes subventionnaires.
Factures connexes	Sélectionnez la facture de client liée à cet ajustement. Pour les factures de crédit ou les refacturations, Workday affiche à la fois la facture initiale et la refacturation. Utilisez l’aperçu de la facture pour accéder à la facture d’origine et la refacturation.
Imputer l’ajustement immédiatement	Pour imputer votre ajustement à plusieurs factures en bloc, laissez cette option en blanc. Sélectionnez si : L’ajustement diminue le montant dû. La facture d’origine utilise la même devise que l’ajustement. Vous utilisez la mise en équilibre par worktag. L’ajustement fait référence à la facture de client initiale. Workday impute les montants au crédit de l’ajustement de facture aux lignes correspondantes de la facture initiale. Il impute le montant au crédit uniquement jusqu’au montant des créances impayées pour chaque ligne, en mettant en correspondance les valeurs de mise en équilibre par worktag dans les deux documents.

Pour la section

Information supplémentaire

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Projet facturable	(Facultatif) Sélectionnez un projet facturable lié à la société ou au client. Workday remplit aussi automatiquement le champ Projet facturable sur la ligne de facture. Si vous laissez ce champ en blanc, vous pouvez associer une facture à plusieurs projets au niveau de la ligne de facture.
Type de référence	Sélectionnez un type de référence en fonction des exigences du pays dans lequel vous exercez vos activités. Workday affiche ce champ de manière dynamique lorsque l’adresse de la société et l’adresse de facturation du client se trouvent dans l’un des pays suivants : Boleto Banc comporteo (Brésil) BPPay (Australie) ESR (Suisse) FIK-nummer (Danemark) KID-nummer (Norvège) ROC-nummer (Suède) OGM-VCS (Belgique) Viitenumber (estonie) Viitenumero (Finlande)
Numéro de référence	Lorsque vous sélectionnez un type de référence internationale, vous devez entrer un Nº de référence pris en charge.
Date d'échéance	Workday calcule automatiquement cette date en fonction de la date de la facture et des modalités de paiement. Vous pouvez remplacer la date en entrant une nouvelle date dans le champ Date d’échéance de remplacement .
Lien vers le document	Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction incluse, Workday affiche l'URL sous la forme d'un lien hypertexte vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction. Workday valide lien pour s'assurer qu'il est associé à un modèle d'identifiant de ressource uniforme (URI) valide, comme défini par l'administrateur de la sécurité. Ce processus offre une sécurité supplémentaire pour éviter les revenus dans les liens tiers. Vous pouvez ajouter un identifiant uniforme de ressource (URI) valide en sélectionnant Customer Invoice Document Link Type dans la tâche Maintain External Link Validation . Si l’emplacement du contenu externe change, vous devez mettre à jour l’adresse URL dans Workday.

Pour la section

Information sur le montant

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Devise	Devise dans laquelle les factures d’ajustement et le paiement sont dus. Si vous en avez indiqué une, la valeur par défaut provient de la devise du client; sinon, c’est la devise de la société. Vous pouvez remplacer la devise par l’une des devises acceptées définies pour le client.
Code de taxe/impôt par défaut	S’affiche lorsque vous ne configurez pas d’intégration de services fiscaux de tierce partie pour la société liée à la facture. Vous pouvez sélectionner un code de taxe que Workday entrera dans les lignes de facture. Vous pouvez également remplacer le code de taxe/impôt par défaut que Workday génère à partir de votre configuration de taxes/impôts et des informations sur la facture. Sur les factures sans client destinataire, Workday inscrit automatiquement le code de taxe/impôt du client à facturer. Lorsque vous sélectionnez un client destinataire et une adresse de destination, Workday applique le code de taxe/impôt à partir de la règle de traitement fiscal des transactions par défaut pour le pays de destination. Vous pouvez configurer des règles d’exception pour remplacer la sélection par défaut pour les sociétés et les clients sur les factures de clients.
Montant des taxes	Montant total des taxes pour la facture de client, calculé par Workday ou importé d’une intégration de services fiscaux de tierce partie.
Nom du fournisseur de services fiscaux	S’affiche lorsque vous configurez une intégration de services fiscaux de tierce partie avec l’option de non-déclaration pour la société liée à la facture. Voir : Concept : intégrations de services fiscaux de tierce partie.
Moins le montant de retenue d'impôt	Ce montant est calculé lorsque le code de retenue d’impôt a le point de réalisation Facture .

Pour la grille

Lignes d’ajustement

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Société	Si vous activez les transactions intersociétés, vous pouvez sélectionner plusieurs options.
Article de vente	Votre sélection fait charger d’autres détails de la ligne à partir de la définition de l’article de vente, comme le prix unitaire et l’assujettissement aux taxes. Workday charge automatiquement jusqu’à cinq recommandations pour les articles de vente dans le filtre d’invite Recommandé lorsque vous activez les recommandations d’apprentissage automatique pour l’article de vente dans la tâche Mettre à jour des recommandations d’invites d’apprentissage automatique .
Code de marchandise	Pour afficher les options dans cette invite, configurez d’abord des types de codes de marchandise, puis ajoutez des codes de marchandise. Voir Étapes : créer des codes de marchandise. Vous ne pouvez sélectionner qu’un code actif par type de code de marchandise.
Prix unitaire	Si la devise de l’article de vente diffère de celle de l’ajustement, Workday convertit automatiquement cette valeur en devise de l’ajustement. Workday utilise le taux de conversion de devises actuel tel que défini pour le type de taux de change par défaut, qui fait partie de la configuration du locataire.
Montant total	Entrez un nombre positif. Pour les articles de vente qui permettent la tarification en bloc, Workday calcule le montant total comme suit : (prix unitaire x quantité)/unité de tarification pour des quantités de.
Adresse de l'expéditeur	Workday affiche cette invite lorsque vous avez activé les options d’adresse de facturation et d’adresse de destination dans la tâche Modifier des options liées aux comptes de clients pour la société liée aux ajustements de factures. Workday charge automatiquement l’adresse de l’expéditeur lorsque l’adresse principale de la société indiquée dans la ligne d’ajustement est actuellement utilisée pour l’expédition. Quand : Sélectionnez la même société dans la section Information sur l’ajustement de facture et dans Lignes d’ajustement , Workday charge la même adresse de destination. Retirez l’adresse de l’expéditeur de la section Information sur l’ajustement de la facture , Workday remplit une invite Adresse de l’expéditeur en blanc pour chaque nouvelle ligne d’ajustement que vous ajoutez. Retirez la société des Lignes d’ajustement , Workday masque l’invite. Changez la société de la ligne d’ajustement, Workday remplit à nouveau l’invite en fonction des nouvelles configurations de société.
Client destinataire Adresse de destination	Vous pouvez remplacer le client destinataire et l’adresse de destination par n’importe quelle connexion destinataire que vous configurez pour ce profil de client dans la mappe de connexions d’entités commerciales . Si vous configurez la sécurité segmentée, seuls les utilisateurs ayant accès au domaine du client peuvent afficher les clients destinataires et les adresses de destination. Si vous faites référence à une ligne de contrat sur la ligne de facture, Workday efface le client destinataire et l’adresse de destination de cette ligne. Cette fonction ne s’applique pas aux organismes subventionnaires.
Assujettissement aux taxes	Indique si la ligne de facture est taxable ou non. Lorsque vous configurez l’assujettissement aux taxes dans le cadre d’une règle de traitement fiscal pour un article de vente, Workday remplit automatiquement ce champ. Lorsqu’aucun assujettissement n’est associé à l’article, Workday applique la règle de traitement fiscal pour le pays de destination. Si vous n’avez pas configuré les règles de traitement fiscal pour un article de vente et un pays, Workday charge automatiquement l’assujettissement aux taxes à partir de l’article de vente ou de la catégorie de produits. Lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux de tierce partie pour la société liée à la facture, Workday charge l’assujettissement aux taxes quand l’intégration s’exécute.
Code de taxe/impôt	Workday charge la valeur du code de taxe/impôt à partir de l’en-tête de facture. Vous pouvez remplacer une valeur manuellement ou en sélectionnant : Un article de vente qui a un code de taxe/impôt. Un client destinataire et une adresse de destination sur la ligne de facture. Ces champs ne s’affichent que si le client à facturer a des connexions d’entités commerciales destinataires configurées sur la mappe de connexions d’entités commerciales dans le profil de client. Si vous n’avez pas configuré la mappe de connexions d’entités commerciales ni les règles de traitement fiscal des transactions pour le pays, Workday charge automatiquement le code de taxe/impôt du client à facturer . Lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux de tierce partie pour la société liée à la facture, Workday charge le code de taxe/impôt lorsque l’intégration s’exécute.
Code de retenue d'impôt	Vous pouvez effectuer une sélection parmi les codes de taxe/impôt dont le point de réalisation est Facture ou Autoretenue pour factures de clients . Workday charge automatiquement ce champ lorsque vous configurez des codes de retenue d’impôt pour les règles suivantes : Règle de traitement fiscal des retenues d’impôt propre à un pays Règle de traitement fiscal d'articles/éléments (retenues d'impôt) Lorsque vous activez la retenue d’impôt de tierce partie pour la société liée à la facture, Workday charge le code de retenue d’impôt lorsque l’intégration s’exécute. Vous ne pouvez pas sélectionner un code de retenue d’impôt lorsque vous configurez une intégration de services fiscaux de tierce partie avec l’option de non-déclaration pour la société liée à la facture. Voir : Concept : intégrations de services fiscaux de tierce partie.
Type de date d'exigibilité de la taxe	Sélectionnez le type de date d’exigibilité de la taxe pour la ligne de facture. Le type de date d’exigibilité de la taxe est obligatoire lorsque vous spécifiez un code de taxe sur les transactions sur une ligne de facture. Ce champ ne s’affiche que si vous avez coché la case Activer la configuration des dates d’exigibilité de la taxe pour les taxes sur les transactions dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière dans votre locataire. Workday charge automatiquement le type de date d’exigibilité de la taxe avec la date de la facture/de l’ajustement et utilise la taxe sur les transactions habituelle. Lorsque vous cochez la case TVA lors du paiement dans la tâche Modifier les détails sur les taxes/impôts d’une société , Workday : Définit le type de date d'exigibilité de la taxe avec la valeur Date de paiement . Utilise la taxe sur les transactions pour les paiements.
Date d'exigibilité de la taxe	Entrez une date d’exigibilité de la taxe pour déterminer la période fiscale de la transaction. Ce champ s’affiche lorsque vous sélectionnez Date de livraison des biens ou des services comme type de date d’exigibilité de la taxe.
Worktags	Ajoutez des worktags à la ligne de facture pour : Faciliter la recherche. Assurez-vous que son objet de la dépense est clair. Participer à la production de rapports multidimensionnels. Les worktags connexes sont automatiquement remplis à partir des données sélectionnées sur la facture. Lorsque des worktags connexes du même type existent à la fois sur des articles de vente et sur des catégories de produits, celui de l’article de vente a la priorité, car il est plus précis. La dernière valeur par défaut pour un type de worktag remplace toute valeur précédente.

(Facultatif) Vérifiez l’information de l’onglet

Taxe/impôt

L’onglet affiche une grille de taxes sur les transactions qui contient de l’information sur les codes de taxes/d’impôts et les taux de taxes/d’impôts associés. Vous verrez également une grille de retenues d’impôt si vous avez entré un code de retenue d’impôt dans la ligne d’ajustement. Un

nº d’identification fiscale de la société

et un

nº d’identification fiscale du client

s’affichent également dans cet onglet, s’il a été configuré pendant la configuration du client.

(Facultatif) Accédez à l’onglet

Taux de change

. Pour celui-ci, tenez compte des éléments suivants :

Pour les factures en devises, vous pouvez procéder à des ajustements pour obtenir le taux de conversion souhaité. Toutes les modifications que vous apportez aux paramètres de l’onglet

Taux de change

sont reflétées dans le champ

Taux de change en vigueur

. La valeur de ce champ est le taux historique utilisé par la comptabilisation des produits pour convertir les montants des versements en devise du grand livre. Tout remplacement déclenche la sélection de la case à cocher

Remplacement du taux

Option	Description
Remplacement du type de taux de change	Remplacez le type de taux utilisé pour rechercher le taux de change.
Remplacement de la date du taux de change	Remplacez la date utilisée pour rechercher le taux de change.
Remplacement manuel du taux de change	Entrez un taux de change pour remplacer le taux de change ou indiquer un taux lorsqu’un taux par défaut n’est pas disponible.
Valeurs par défaut	Cette section affiche le taux de change par défaut défini dans votre locataire. Il est basé sur la date de la facture.

Workday lance le processus de gestion Événement lié à une facture de client
.

Si cet ajustement de facture de client est une transaction intersociétés Au nom de
, Workday lance également le processus de gestion Événement intersociétés lié à une facture de client
.

Si vous avez créé une note de crédit, vous pouvez imputer le montant sur plusieurs factures, y compris les factures d’autres clients, dans la tâche

Effectuer la mise à jour de factures d’un client

. Ne cochez pas la case Imputer

automatiquement l’ajustement à la facture

. Workday empêche une imputation excessive des notes de crédit.

Une fois l’ajustement de facture terminé :

Workday crée des écritures opérationnelles dans la devise de la société pour les transactions approuvées. Lorsque les devises de la transaction et de la société sont différentes, Workday convertit les montants.

Vous pouvez annuler un ajustement de facture de client lorsque :

Vous n’avez pas imputé le paiement.

Vous avez annulé le paiement imputé.

L’ajustement n’est pas inclus dans le remboursement de client ayant le statut Brouillon
.

Vous ne pouvez pas accéder à la tâche

Annuler un ajustement de facture de client

dans le menu des actions connexes lorsqu’un ajustement de facture de client est associé à un calendrier de comptabilisation des produits. Pour ce faire, vous devez d’abord annuler le calendrier de comptabilisation des produits, et le calendrier doit avoir le statut Brouillon
.

Vous pouvez régler les ajustements de factures impayées par carte de crédit et par prélèvement automatique. Le processus de règlement crée et règle les ajustements facturés. Une fois le processus terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.

Vous pouvez accéder à la tâche

Modifier une règle propre à la disposition des factures de clients

et cocher la case

Retirer le préfixe d’ajustement

pour retirer le préfixe codé en dur du nom de fichier de l’ajustement de facture imprimé.

Concept : multidevise

Mettre à jour des taux de conversion de devises

Étapes : utiliser le règlement

Étapes : radier des créances

Définir les options liées aux factures de clients pour une société

2023 R1 What’s New Post: Appliquer plusieurs ajustements à une seule facture