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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-03-13
Créer des ajustements de factures de clients

Créer des ajustements de factures de clients

  • Vous devez avoir une facture de client active.
  • Configurez le processus de gestion
    Événement lié à une facture de client
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  • Sécurité :
    domaine Process: Customer Invoice - Core
     dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
  • (Facultatif)Définir la numérotation unique des factures pour une société . Un ID de facture unique vous permet de vous conformer aux exigences comptables mondiales. Si vous activez des identifiants de facture uniques pour les montants au crédit, au débit et les refacturations dans votre locataire, Workday crée l’ajustement avec un ID de facture unique ().
Vous pouvez créer un ajustement de facture de client pour diminuer ou augmenter le montant dû d’un client. Un ajustement est une nouvelle transaction avec son propre numéro de document, distinct de la facture initiale, mais lié à celle-ci.
Vous pouvez créer un ajustement et l’imputer à plusieurs factures à l’aide de la tâche
Effectuer la mise à jour de factures d’un client
 , à condition de ne pas sélectionner
Imputer l’ajustement immédiatement
 .
Vous pouvez également copier un ajustement de facture existant à condition que :
  • Qu’il ne soit pas associé à une attribution.
  • Que le client soit actif.
Vous pouvez continuer à apporter des modifications au nouvel ajustement de facture jusqu’à ce que vous l’imputiez. Vous pouvez copier les champs dans un nouvel ajustement, à l’exception des suivants :
  • Date de l'ajustement
  • Imputer l’ajustement immédiatement
     (lorsque vous laissez ce champ en blanc dans l’ajustement initial.)
  • Pièces jointes
  • Versement aux fins de facturation
  • Calendrier de facturation
  • Devises de remplacement
  • Remarques
  • Factures connexes
Si vous ajustez une facture liée à une transaction facturable, vous pouvez uniquement créer un crédit complet. Vous ne pouvez pas créer d’ajustement de débit ni de crédit partiel.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un ajustement de facture de client
     .
    • Si le motif d’ajustement souhaité n’est pas disponible dans l’invite, créez des motifs d’ajustement de facture avec la tâche
      Mettre à jour des motifs d’ajustement de facture
       .
    • Vous pouvez également accéder à la tâche
      Copier un ajustement de facture de client
       dans le menu des actions connexes d’un ajustement de facture de client existant.
  2. Pour la section
    Information sur l’ajustement de facture
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Adresse de l'émetteur de la facture
    Adresse d'expédition
    Workday affiche ces invites uniquement lorsque vous avez activé les options d'adresse de l'émetteur de la facture et d'adresse d'expédition dans la tâche
    Modifier des options liées aux comptes de clients
     pour la entreprise liée aux ajustements de factures .
    Workday alimente automatiquement :
    • Adresse de l’émetteur de la facture lorsque l’adresse principale de la société est actuellement utilisée pour la facturation.
    • Adresse d’expédition lorsque l’adresse principale de la société est actuellement utilisée pour l’expédition.
    Lorsque vous :
    • Retirez la entreprise, Workday masque les invites.
    • Changez la entreprise, Workday remplit de nouveau les invites en fonction des nouvelles configurations de la entreprise .
    • Modifiez l’adresse affichée dans l’invite d’adresse de l’émetteur de la facture ou d’expédition dans le profil de la entreprise , Workday remplit de nouveau les invites en fonction de la nouvelle adresse.
    Client à facturer et Client acheteur
    Votre sélection fait charger d’autres renseignements sur l’ajustement en fonction de la définition du client, comme le code de taxe/impôt, les modalités de paiement et le type de paiement.
    Date de l'ajustement
    Workday utilise cette date pour inscrire l’ajustement dans la première période de grand livre ouverte. Si Workday ne trouve pas de période de grand livre ouverte, nous indiquons le statut Erreur pour
    l'ajustement
     .
    Type de facture réglementaire
    Sélectionnez une facture réglementaire propre à un pays si vous utilisez des types de factures pour classer vos factures conformément aux exigences des autorités locales.
    Le champ s’affiche uniquement si vous avez configuré une facture réglementaire pour la entreprise dans un pays particulier.
    Adresse de facturation
    S’affiche lorsque vous entrez un client. Elle est automatiquement chargée avec l'adresse principale de l'entité commerciale définie dans l'onglet
    Adresses et contacts
    Coordonnées
     du profil de client. Si vous ne définissez pas d’adresse principale d’entité commerciale, ce champ reste en blanc. Vous pouvez remplacer la valeur par défaut par d’autres options de l’invite, si elles sont disponibles.
    Contact de facturation
    Utilise les contacts par défaut définis dans
    Adresses et contacts
    Contacts chez le client
     l’onglet du profil de client. Si vous ne définissez pas de contact de facturation par défaut, ce champ reste en blanc. Ces contacts sont les destinataires des courriels des factures de clients. Vous pouvez remplacer les valeurs par défaut par d’autres options de l’invite, si elles sont disponibles.
    Client destinataire
    Adresse de destination
    S’affiche uniquement si le client facturé a
    des connexions d’entités commerciales destinataires
     définies sur la
    mappe des connexions d’entités
     commerciales dans le profil de client.
    Une fois que vous avez sélectionné un client destinataire, l’
    invite Adresse de destination
     affiche toutes les adresses de destination définies dans le rapport
    Coordonnées
     avec une date d’effet identique ou antérieure à la date du jour.
    Workday applique l’
    adresse de destination
     avec la règle de traitement fiscal du pays de destination pour que la taxe soit chargée automatiquement. Si aucune adresse n’est utilisée pour la livraison, l’invite affiche l’adresse principale de l’entité commerciale.
    Cette fonction ne postuler aux organismes subventionnaires.
    Factures connexes
    Sélectionnez la facture de client liée à cet ajustement. Pour les factures de crédit ou les refacturations, Workday affiche à la fois la facture initiale et la refacturation. Utilisez l’aperçu de la facture pour accéder à la facture d’origine et la refacturation.
    Imputer l'ajustement immédiatement
    Pour imputer votre ajustement à plusieurs factures en bloc, laissez cette option en blanc.
    Sélectionnez si :
    • L’ajustement diminue le montant dû.
    • La facture d’origine utilise la même devise que l’ajustement.
    • Vous utilisez la mise en équilibre par worktag.
    • L’ajustement fait référence à la facture de client initiale.
    Workday impute les montants au crédit de l’ajustement de facture aux lignes correspondantes de la facture initiale. Il impute le montant au crédit uniquement jusqu’au montant des créances impayées pour chaque ligne, en mettant en correspondance les valeurs de mise en équilibre par worktag dans les 2 documents.
  3. Pour la section
    Information supplémentaire
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Projet facturable
    (Facultatif) Sélectionnez un projet facturable lié à la entreprise ou au client. Workday charge aussi automatiquement le champ
    Projet facturable
     sur la ligne de facture.
    Si vous laissez ce champ en blanc, vous pouvez associer une facture à plusieurs projets au niveau de la ligne de facture.
    Type de référence
    Sélectionnez un type de référence en fonction des exigence du pays dans lequel vous exercez vos activités.
    Workday affiche ce champ de manière dynamique lorsque l’adresse de la entreprise et l’adresse de facturation du client se trouvent dans l’un des pays suivants :
    • Boleto Bancário (Brésil)
    • BPPay (Australie)
    • ESR (Suisse)
    • FIK-nummer (Danemark)
    • KID-nummer (Norvège)
    • ROC-nummer (Suède)
    • OGM-VCS (Belgium)
    • Viitenumber (Estonie)
    • Viitenumero (Finlande)
    Numéro de référence
    Lorsque vous sélectionnez un type de référence internationale, vous devez entrer un
    numéro de référence
     pris en charge : .
    Date d'échéance
    Workday calcule automatiquement cette date en fonction de la date de la facture et des modalités de paiement. Vous pouvez remplacer la date en entrant une nouvelle date dans le champ
    Date d’échéance de remplacement
     .
    Lien vers le document
    Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'adresse URL de cet emplacement. Une fois la transaction incluse, Workday affiche l'URL sous la forme d'un lien hypertexte vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d’approuver la transaction.
    Workday valide lien pour s'assurer qu'il est associé à un modèle d'identifiant de ressource uniforme (URI) valide, comme défini par l'administrateur de la sécurité. Ce processus offre une sécurité supplémentaire pour éviter les revenus dans les liens tiers.
    Vous pouvez ajouter un identifiant de ressource uniforme (URI) valide en sélectionnant
    Customer Invoice Document Link Type
     dans la tâche
    Maintain External Link Validation
     . Si l’emplacement du contenu externe change, vous devez mettre à jour l’adresse URL dans Workday.
  4. Pour la section
    Information sur les montants
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Devise
    Devise dans laquelle les factures d’ajustement et le paiement sont dus.
    Si vous en avez indiqué une, la valeur par défaut provient de la devise du client; sinon, c’est la devise de la entreprise . Vous pouvez remplacer la devise par l’une des devises acceptées définies pour le client.
    Code de taxe/impôt par défaut
    S'affiche lorsque vous ne configurez pas d'intégration de services fiscaux de tierce partie pour la entreprise liée aux factures .
    Vous pouvez sélectionner un code de taxe/impôt que Workday entrera dans les lignes de facture. Vous pouvez également remplacer le code de taxe/impôt par défaut que Workday génère à partir de votre configuration des taxes/impôts et de l’information sur la facture.
    Sur les factures sans client destinataire, Workday charge automatiquement le code de taxe/impôt du client à facturer.
    Lorsque vous sélectionnez un client destinataire et une adresse de destination, Workday applique le code de taxe/impôt à partir de la règle de traitement fiscal des transactions par défaut pour le pays de destination.
    Vous pouvez configurer des règles d’exception pour remplacer la sélection par défaut pour les sociétés et les clients sur les factures de clients.
    Montant des taxes
    Le montant total des taxes de la facture de client, calculé par Workday ou importé à partir d’une intégration de services fiscaux de tierce partie.
    Nom du fournisseur de services fiscaux
    S'affiche lorsque vous configurez une intégration de services fiscaux de tierce partie avec l'option de non-déclaration pour la entreprise liée à la facture . VoirConcept : intégrations de services fiscaux de tierce partie .
    Moins le montant de retenue d'impôt
    Ce montant est calculé lorsque le
    code de retenue d'impôt
     a le
    point de réalisation
    Facture
     .
  5. Pour la grille
    Lignes d’ajustement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Société
    Si vous activez les transactions intersociétés, vous pouvez sélectionner plusieurs options.
    Article de vente
    Votre sélection fait charger d’autres détails de la ligne à partir de la définition de l’article de vente, comme le prix unitaire et l’assujettissement aux taxes.
    Workday charge automatiquement jusqu’à cinq recommandations pour les articles de vente dans le filtre d’invite
    Recommandé
     lorsque vous activez les recommandations de contenu d’apprentissage automatique pour
    l’article de vente
     dans la tâche
    Mettre à jour les recommandations par apprentissage automatique pour des invites
     .
    Code de marchandise
    Pour afficher les options dans cette invite, configurez d'abord les types de codes de marchandise et ajoutez des codes de marchandise. Voir Étapes : créer des codes de marchandise .
    Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul code actif par type de code de marchandise.
    Prix unitaire
    Si la devise de l’article de vente diffère de celle de l’ajustement, Workday convertit automatiquement cette valeur en devise de l’ajustement.
    Workday utilise le taux de conversion de devises actuel tel que défini pour le type de taux de change par défaut, qui fait partie de la configuration du locataire.
    Montant total
    Entrez un nombre positif.
    Pour les articles de vente qui permettent la tarification en gros, Workday calcule le montant total comme suit : (prix unitaire x quantité)/unité de tarification pour des quantités de.
    Adresse d'expédition
    Workday affiche cette invite lorsque vous avez activé les options d'adresse de l'émetteur de la facture et d'adresse d'expédition dans la tâche
    Modifier des options liées aux comptes de clients
     pour la entreprise liée aux ajustements de factures .
    Workday charge automatiquement l’adresse d’expédition lorsque l’adresse principale de la entreprise indiquée dans la ligne d’ajustement est actuellement utilisée pour l’expédition.
    Lorsque vous :
    • Sélectionnez la même entreprise dans la section
      Information sur l'ajustement de facture
       et dans
      les lignes d'ajustement
       , Workday indique la même adresse d'expédition.
    • Retirez l’adresse d’expédition de la section
      Information sur l’ajustement de facture
       , Workday affiche une invite
      Adresse d’expédition
       en blanc pour chaque nouvelle ligne d’ajustement que vous ajoutez.
    • Retirez la entreprise des
      lignes d’ajustement
       , Workday masque l’invite.
    • Changent la entreprise indiquée dans la ligne d'ajustement , Workday remplit l'invite de nouveau en fonction des nouvelles configurations de la entreprise .
    Client destinataire
    Adresse de destination
    Vous pouvez remplacer le client d'expédition et l'adresse de destination par n'importe quelle connexion de destination que vous configurez pour ce profil de client dans la
    mappe de connexions d'entités commerciales
     . Si vous configurez la sécurité segmentée, seuls les utilisateurs ayant accès au domaine du client peuvent afficher les clients destinataires et les adresses de destination.
    Si vous faites référence à une
    ligne de contrat
     sur la ligne de facture, Workday efface le client destinataire et l’adresse de destination de cette ligne.
    Cette fonction ne postuler aux organismes subventionnaires.
    Assujettissement aux taxes
    Indique si la ligne de facture est taxable ou non. Lorsque vous configurez l’assujettissement aux taxes dans le cadre d’une règle de traitement fiscal propre à un article de vente, Workday charge automatiquement ce champ. Si aucun assujettissement n’est associé à l’article, Workday applique la règle de traitement fiscal du pays de destination. Si vous n’avez pas configuré les règles de traitement fiscal pour un article de vente et un pays, Workday charge automatiquement l’assujettissement aux taxes à partir de l’article de vente ou de la catégorie de produits.
    Lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux de tierce partie pour la entreprise liée à la facture , Workday génère l'assujettissement aux taxes lorsque l'intégration s'exécute.
    Code de taxe/impôt
    Workday charge la valeur du code de taxe/impôt à partir de l’en-tête de facture. Vous pouvez remplacer une valeur manuellement ou en sélectionnant :
    • Un article de vente
       qui a un code de taxe/impôt.
    • Un client destinataire
       et
      une adresse de destination
       sur la ligne de facture. Ces champs ne s’affichent que si le client à facturer a
      des connexions d’entités commerciales destinataires
       configurées sur la
      mappe de connexions d’entités
       commerciales dans le profil du client.
    Si vous n’avez pas configuré la
    mappe de connexions d’entités commerciales
     ni les règles de traitement fiscal des transactions pour le pays, Workday remplit automatiquement le code de taxe
    /impôt du client à facturer
     .
    Lorsque vous activez le fournisseur de services fiscaux de tierce partie pour la entreprise liée à la facture , Workday génère le code de taxe/impôt lors de l'exécution de l'intégration.
    Code de retenue d'impôt
    Vous pouvez effectuer une sélection parmi les codes de taxe/impôt ayant des points de réalisation pour
    Facture
     ou
    Autoretenue pour factures de clients
     . Workday charge automatiquement ce champ lorsque vous configurez des codes de retenue d’impôt pour les règles suivantes :
    • Règle de traitement fiscal propre à un pays
    • Règle de traitement fiscal d'articles/éléments (retenues d'impôt)
    Lorsque vous activez la retenue d'impôt de tierce partie pour la entreprise liée à la facture , Workday génère le code de retenue d'impôt lors de l'exécution de l'intégration.
    Vous ne pouvez pas sélectionner un code de retenue d'impôt lorsque vous configurez une intégration d'un logiciel fiscal d'une tierce partie ayant l'option de non-déclaration pour la entreprise liée à la facture . VoirConcept : intégrations de services fiscaux de tierce partie .
    Type de date d'exigibilité de la taxe
    Sélectionnez le type de date d’exigibilité de la taxe pour la ligne de facture. Le type de date d’exigibilité de la taxe est obligatoire quand vous précisez un
    code de taxe sur les transactions
     sur une ligne de facture.
    • Ce champ ne s’affiche que si vous avez coché la case
      Activer la configuration des dates d’exigibilité de la taxe pour la taxe sur les transactions
       dans la
      tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
       dans votre locataire.
    • Workday charge automatiquement le champ de type de date d’exigibilité de la taxe avec
      la date de la facture/de l’ajustement
       et utilise la taxe sur les transactions habituelle.
    • Lorsque vous cochez la case
      TVA lors du paiement
       dans la
      tâche Modifier les détails sur les taxes/impôts d’une société
       , Workday va automatiquement :
      • Définit le type de date d'exigibilité de la taxe à
        la date de paiement
         .
      • Utilise la taxe sur les transactions pour les paiements.
    Date d'exigibilité de la taxe
    Entrez une date d’exigibilité de la taxe pour déterminer la période fiscale de la transaction.
    Ce champ s’affiche lorsque vous sélectionnez
    Date de livraison des biens ou des services
     comme type de date d’exigibilité de la taxe.
    Worktags
    Ajoutez des worktags à la ligne de facture pour :
    • Faciliter la recherche.
    • Expliquer clairement l’objet de la dépense.
    • Participer à la production de rapports multidimensionnels.
    Les worktags connexes sont automatiquement remplis à partir des données sélectionnées sur la facture. Lorsque des worktags connexes du même type existent à la fois pour un article de vente et une catégorie de produits, le worktag de l’article de vente a la priorité, car il est plus précis. La dernière valeur par défaut pour un type de worktag remplace toute valeur précédente.
  6. (Facultatif) Vérifiez l’information sous l’onglet
    Taxe/impôt
     .
    L’onglet affiche une grille de taxes sur les transactions qui contient de l’information sur les codes de taxes/d’impôts et les taux de taxes/d’impôts associés. Vous verrez également une grille de retenues d’impôt si vous avez entré un code de retenue d’impôt dans la ligne d’ajustement. Un
    ID fiscale de la société
     et un
    ID fiscale du client
     s’affichent également dans cet onglet, s’il a été configuré pendant la configuration du client.
  7. (Facultatif) Accédez à l’onglet
    Taux de change
     . Pour celui-ci, tenez compte des éléments suivants :
    Pour les factures en devises, vous pouvez procéder à des ajustements pour obtenir le taux de conversion souhaité. Toutes les modifications que vous apportez aux paramètres de l’onglet
    Taux de change
     sont reflétées dans le champ
    Taux de change en vigueur
     . La valeur de ce champ est le taux historique utilisé par la comptabilisation des produits pour convertir les montants des versements en devise du grand livre. Tout remplacement déclenche la sélection de la case à cocher
    Remplacement du taux
     .
    Option Description
    Remplacement du type de taux de change
    Remplacez le type de taux utilisé pour rechercher le taux de change.
    Remplacement de la date du taux de change
    Remplacez la date utilisée pour rechercher le taux de change.
    Remplacement manuel du taux de change
    Entrez un taux de change pour remplacer le taux de change ou indiquer un taux lorsqu’un taux par défaut n’est pas disponible.
    Valeurs par défaut
    Cette section affiche le taux de change par défaut défini dans votre locataire. Ce calcul est fondé sur la date de la facture.
  8. (Facultatif) Accédez à l’onglet
    Calendrier de paiements
     pour créer des calendriers de paiement pour la facture en fonction de pourcentages ou de montants fixes.
    Workday active cet onglet uniquement lorsque vous choisissez d’utiliser le paramètre
    Activer les dates d’échéance multiples sur les factures de clients
     dans la tâche
    Modifier des options liées aux comptes de clients
     .
Workday lance le processus de gestion
Événement lié à une facture de client
 .
Si cet ajustement de facture de client correspond à une transaction intersociétés
au nom d’une
 société, Workday lance également le processus de gestion
Événement intersociétés lié à une facture de client
 .
Si vous avez créé une note de crédit, vous pouvez imputer le montant sur plusieurs factures, y compris les factures d’autres clients, dans la tâche
Effectuer la mise à jour de factures d’un client
 . Ne cochez pas la case Imputer
automatiquement l’ajustement à la facture
 . Workday empêche une imputation excessive des notes de crédit.
Une fois l’ajustement de facture terminé :
  • Workday crée des écritures opérationnelles dans la devise de la entreprise pour les transactions approuvées. Lorsque la devise de la transaction et la devise de la entreprise sont différentes, Workday convertit les montants.
  • Vous pouvez annuler un ajustement de facture de client lorsque :
    • Vous n’avez pas imputé le paiement.
    • Vous avez annulé le paiement imputé.
    • L'ajustement n'est pas inclus dans le remboursement de client dont le statut est
      Brouillon
       .
  • Vous ne pouvez pas accéder à la tâche
    Annuler un ajustement de facture de client
     à partir du menu des actions connexes lorsqu'un ajustement de facture de client est associé à un calendrier de comptabilisation des produits. Pour ce faire, vous devez d'abord annuler le calendrier de comptabilisation des produits, et le calendrier doit avoir le statut
    Brouillon
     .
  • Vous pouvez régler les ajustements de factures impayées par carte de crédit et par prélèvement automatique. Le processus de règlement crée et règle les ajustements facturés. Une fois le processus terminé, Workday met à jour les écritures comptables pour chaque paiement.
  • Vous pouvez accéder à la tâche
    Modifier une règle propre à la disposition des factures de clients
     et cocher la case
    Retirer le préfixe d’ajustement
     pour retirer le préfixe codé en dur du nom de fichier de l’ajustement de facture imprimé.