Ajuster des factures de fournisseurs
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à une facture de fournisseuret la politique de sécurité rattachée dans le domaine fonctionnel Supplier Accounts.
- Créez des motifs d’ajustement de facture dans la tâcheMettre à jour des motifs d’ajustement de facture.
- Pour créer des motifs d’ajustement de facture à partir de retours aux fournisseurs, configurez le processus de gestionÉvénement de retour au fournisseuravec l’actionCréer un ajustement de facture de fournisseur à partir d’un retouraprès l’étape d’achèvement.
Pour augmenter ou diminuer le montant dû à un fournisseur, vous pouvez créer un ajustement de facture de fournisseur. Un ajustement est une nouvelle transaction, avec son propre numéro de document, distincte mais liée à la facture initiale. Les ajustements sont des notes de débit et de crédit.
- (Facultatif) Pour utiliser la date d’approbation comme date comptable sur vos factures de clients et vos ajustements, ou pour classer les numéros de séquence des documents par date comptable, accédez à la tâcheModifier les détails comptables d’une sociétéet sélectionnez l’optionFacture de fournisseurdans l’inviteAutoriser la comptabilisation par date d’approbation. .Sécurité : domaineSet Up: Company Accountingdans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
- Accédez à la tâcheCréer un ajustement de facture de fournisseurou sélectionnezCréer un ajustementdans le menu des actions connexes de la facture de fournisseur.Lorsque vous utilisez l’action connexeCréer un ajustement, Workday associe les lignes d’ajustement de facture à ce qui suit :
- Bon de commande initial.
- Réception.
- Référence de la facture de fournisseur.
- Contrat de fournisseur.
Vous pouvez créer des ajustements de facture de fournisseur à partir d’une seule facture de fournisseur ou d’un seul retour. Vous ne pouvez pas faire référence à des lignes provenant de documents d’approvisionnement distincts.Les ajustements autonomes de factures de fournisseur créés directement dans la tâcheCréer un ajustement de facture de fournisseurne mettent pas à jour la comptabilité d’engagements. - Pour la sectionInformation sur l’ajustement de facture, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Date comptable de remplacementLa date comptable de remplacement que vous entrez doit se situer dans une période comptable ouverte.Ce champ s’affiche lorsque vous définissez la tâcheModifier les détails comptables d’une société.Exemple : vous fournissez un service, mais vous ne créez pas la facture avant la prochaine période comptable. Vous pouvez sélectionner la date de service comme date comptable de remplacement.Montant total de contrôleEntrez-la si vous connaissez le montant total de l’ajustement. Ce montant fait en sorte que le total calculé dansMontant total de l’ajustementcorresponde au total de contrôle.Option relative aux taxesWorkday charge automatiquement cette valeur à partir des détails comptables de la société.Workday renseigne automatiquement l’option d’impôt sur la ligne de l’en-tête, mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.Adresse de destinationWorkday utilise cette adresse lors de l’évaluation des règles de taxe pour les valeurs de remplacement du code de code de taxe/impôt et d’assujettissement aux taxes pour les lignes de transaction.Montant d'impôt/taxeSi vous avez choisi de payer la taxe, Workday affiche la somme des taxes fixées à partir des lignes d'assujettissement, en fonction du code de taxe/impôt que vous avez payé pour chaque ligne. Pour remplacer ce montant, vous pouvez changer la taxe selon le taux dans l'ongletTaxe.Si vous devez saisir les taxes à payer au fournisseur, saisissez le montant des taxes pour la taxe. Vous devez avoir au moins une ligne avec un assujettissement aux taxes qui est imposable et pour l'affectation.La taxe aux lignes correspond uniquement au montant non recouvrable de la transaction et ne correspond pas toujours au montant de cet en-tête.Si vous saisissez une valeur négative, Workday affecte le montant des taxes à une ligne négative ou de coût nul.Montant de la retenue d’impôtWorkday calcule la retenue d’impôt à partir des lignes de facture lorsque les montants d’impôt ont un point de réalisation au moment de la facturation.Le total n’inclut pas les montants de taxe/impôt qui ont un point de réalisation au moment du paiement. Pour remplacer ce montant calculé, vous pouvez changer la taxe calculée selon le taux dans l’ongletTaxe.Montant du fretAutres fraisAffectez ces coûts au débarquement depuis l’en-tête de transaction sur les lignes. Rapport une catégorie de dépenses admissibles à une affectation du fret et d’autres frais à moins d’une ligne, comme cela a été défini dans la tâcheà écritures de dépenses.Exemple : vous achetez un appareil. Vous pouvez compter d’une ligne pour l’appareil lui-même et d’une autre pour son installation.Coûts installés dans les taxesSélectionnez cette option pour inclure les montantsMontant du fretetAutres fraisdans le calcul du total des taxes. Pour inclure ces montants, vous devez également :- Sélectionnez l'option relative aux taxes par défautdeCalculer la taxe autocotiséeouCalculer la taxe à payer au fournisseur.
- Incluez une ou plusieurs lignes d’ajustement avec unecatégorie de dépensesconfigurée pour affecter le fret, d’autres frais ou les deux.
- Définissez unassujettissement aux taxespour les lignes qui sont taxables.
Accédez à la tâcheModifier des options liées aux comptes de fournisseurspour cocher la case par défaut lorsque vous créez des ajustements de factures pour des sociétés précises.Modèle de fractionnement par worktagsEn fonction de la société, sélectionnez un modèle à charger sur toutes les nouvelles lignes de la facture.Workday ne charge pas le modèle sur les lignes existantes avec un montant total lorsque vous effectuez une modification ou sélectionnez différents modèles dans l’en-tête.Pour configurer des modèle pour fractionnement par worktags pour les factures de fournisseurs, accédez à la tâcheCréer un modèle pour fractionnement par worktags. - Lorsque vous remplissez la sectionDonnées de référence sur l’ajustement de facture, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Facture de référenceVous pouvez créer un ajustement autonome de facture de fournisseur et effectuer l’une des actions suivantes : :- Laissez la valeur en blanc.
- Sélectionner une valeur si cet ajustement s’applique à une facture en particulier.
Objet de paiement du pays d’origineSélectionnez un code d’objet de paiement si le pays qui envoie le paiement de cette facture en exige un. Ce champ s’affiche lorsque vous activez les codes d’objet de paiement dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Voir Étapes : définir les codes d’objet de paiement.Objet de paiement du pays de réceptionSélectionnez un code d’objet de paiement si le pays destinataire du paiement de cette facture en exige un. Ce champ s’affiche lorsque vous activez les codes d’objet de paiement dans la tâcheModifier la configuration du locataire - Gestion financière.Voir Étapes : définir les codes d’objet de paiement.Code de routage de banquesSélectionnez un code de routage bancaire mappé à un compte bancaire à partir duquel régler les paiements de votre ajustement de facture.Pour activer l’invite, vous devez configurer au moins une règle de routage bancaire qui utilise un code de routage bancaire actif. Voir Définir les codes de routage bancaire.BloquéSélectionnez cette option pour suspendre le règlement de cet ajustement.Si les modalités de paiement incluent une remise, laDate d’escomptes’affiche.Nº de bon de commande externeEntrez une valeur pour les bons de commande que Workday n’a pas générés.Type de facture réglementaireSélectionnez cette option si vous utilisez des types de factures pour classer vos factures de fournisseurs conformément aux exigences gouvernementales. - Pour l’ongletLignes d’ajustement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Document commercialVous pouvez afficher le bon de commande ou le contrat de fournisseur initial et la facture de fournisseur liée à la ligne d’ajustement.Cliquez surCorrespondancepour afficher un récapitulatif de toutes les lignes de document liées à l’ajustement, notamment :- Les réceptions
- Les retours
- Les autres factures et ajustements liés au document d’origine.
Workday prend en charge l’affectation au niveau des lignes, de l’ajustement de la facture du fournisseur aux documents liés à l’approvisionnement.Assujettissement aux taxesIndique si la ligne est imposable et, si c'est le cas, son recouvrement. Vous pouvez utiliser l'assujettissement aux taxes pour filtrer les transactions dans les rapports. L'assujettissement aux taxes de la règle de traitement fiscal propre à l'article en fonction de l'adresse de destination, d'board par article d'achat, puis par catégorie de dépenses. S'il n'existe aucune correspondance, il est effectivement destiné à l'article d'achat. Sinon, il provient automatiquement de la catégorie de dépenses.Code de taxe/impôtS'il est imposable, le code provient automatiquement ducode de taxe/impôt par défautde l'en-tête, que vous pouvez remplacer.Type de date d’exigibilité de la taxeSélectionnez le type d'exigibilité de la taxe pour la ligne de facture et indiquez une date d'exigibilité de la taxe si le type estDate de livraison des biens ou des services. Workday entreDate de la facture/de l'ajustementcomme type de date d'exigibilité de la taxe, sauf si vous sélectionnez la case à cocherTVA lors du paiementpour une société. Si vous facturez la case à cocherTVA du paiementdans la tâcheModificateur les détails sur les taxes/impôts d'une société, Workday définit le type de date d'exigibilité de la taxe à ladate de paiement.Recouvrement de taxesWorkday facture automatiquement le pourcentage de taxe recouvrable dans la ligne de transaction en fonction de l’assujettissement aux taxes et du code de taxe/impôt. Vous pouvez remplacer cette sélection. Quand précisez le recouvrement de taxes, Workday applique le pourcentage de taxe recouvrable et la méthode d’affectation au montant de taxe/impôt pour les taux de taxe/impôt inclus dans un code de taxe/impôt.Option relative aux taxesSélectionnezCalculer la taxe autocotiséelorsque les détails du paiement sont corrects. Cette option vous permet d'inscrire votre taxe à payer dans un compte de grand livre distinct. Sinon,consultez Calculer les taxes à payer aufournisseur pour imputer le paiement des taxes au fournisseur ou au revenu.Montant totalPour les lignes dont le coût est zéro, vous devez avoir au moins une autre ligne qui rend lemontant total de l’ajustementsupérieur à zéro. Lorsque vous créez des lignes dont le coût est zéro, Workday effectue l’affectation comme suit :- Lemontant des taxesà une seule ligne dont le coût est zéro lorsque les autres lignes ne précisent pas d’assujettissement aux taxes.
- Le montant des champsMontant du fretetAutres fraisjusqu’à la dernière ligne dont le coût est zéro de la facture.
WorktagsUtilisez des worktags comme mots clés pour classer et rechercher plus facilement des transactions. Configurez les types de worktags dans la tâcheMettre à jour l’utilisation de worktags. Quand vous comprenez un type de worktag qui comporte des worktags connexes, Workday facture automatiquement les valeurs des worktags connexes pour les transactions.Modèle de fractionnement par worktagsWorkday charge le champ à partir du modèle d’en-tête lorsque vous créez une nouvelle ligne.Vous pouvez sélectionner un nouveau modèle ou le remplacer en fonction de la société indiquée dans la ligne. - Cliquez surSoumettre.
- Workday génère un Nº d’ajustement de facture pour l’ajustement et lance le processus de gestionÉvénement lié à une facture de fournisseurpour révision et approbation de la transaction.
- Vous pouvez mettre à jour des champs précis sur des factures de fournisseurs approuvées, mais impayées, sans déclencher de nouveau le processus d’approbation à l’aide des tâches ci-dessous :
- Changer une facture approuvéeà partir du menu des actions connexes d’une facture approuvée, mais pas encore payée
- Changer en masse des factures de fournisseurs approuvées
- Vous pouvez annuler un ajustement de facture de fournisseur lorsque vous n’avez pas encore imputé ou annulé des paiements.
- Pour rendre un ajustement de facture de fournisseur indisponible pour le paiement, sélectionnezBloquer le paiementsur le menu des actions connexes de l’ajustement de facture de fournisseur.
- Lorsque vous activez les fils d’activité pour les objets Workday, utilisez le rapportRechercher des factures de fournisseurspour afficher vos ajustements de facture de fournisseur et entrer des commentaires dans le fil d’activité.
- Si vous devez convertir un ajustement de facture de fournisseur existant en facture de fournisseur, vous pouvez utiliser l’action connexeConvertir en facture de fournisseur. Cette action annule l’ajustement de facture de fournisseur et génère une nouvelle facture de fournisseur.