Étapes : créer des calendriers de bons de commande et des versements liés aux contrats de fournisseurs
- Créez et approuvez un contrat de fournisseur.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié au calendrier de bons de commande en vertu d’un contrat de fournisseuret la politique de sécurité rattachée pour des calendriers de bons de commande.
- Sécurité : définissez le domaineProcess: Supplier Contract - Purchase Orderdans le domaine fonctionnel Supplier Contracts.
Vous pouvez générer des bons de commande inscrits au calendrier en créant des calendriers de contrat de fournisseur et en définissant des versements. Vous pouvez aussi définir plusieurs calendriers pour les contrats de fournisseurs et ajouter différentes lignes dans chaque calendrier.
- Accédez à latâche Créer un calendrier de bons de commande lié à un contrat de fournisseuret sélectionnez lecontrat de fournisseurassocié au calendrier.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionCalendrier bloquéCochez cette case pour empêcher le traitement des bons de commande. La caseà cocherCalendrier bloqué n’est pas accessible pour les contrats de location.MéthodeSélectionnez l’un des modes suivants pour les versements en vertu de contrats autres que les contrats liés à des actifs loués :
- Personnalisépour personnaliser vos propres versements.
- Versement défini
- Sélectionnez cette option pour préciser le montantdu premieretdu dernierversements.
- Soustrayez les montants du premier et du dernier versements du total dans le calendrier.
- Divisez le solde correspondant au total des lignes de contrat inclus dans ce calendrier par les versements restants. Entrez ce montant dans le champNormal.
- Étalement égal.
Pour les contrats d’actifs loués, Workday sélectionne automatiquementAmortipour les types de contrats de location-financement etÉtalement égalpour les types de contrats de location simple.Répartir parSélectionnezQuantitéouMontantpour préciser comment répartir les lignes de contrat.Pour les contrats de location, vous pouvez uniquement répartir les lignes de contrat par montant.Pour les bons de commande, vous pouvez les répartir par quantité.FréquenceSélectionnez une fréquence pour la génération de versements.Pour les contrats de location, Workday remplit automatiquement cette valeur selon celle que vous avez entrée dans le champFréquence de paiement, dans l’en-tête du contrat de fournisseur.Date de début du calendrierSélectionnez la date à laquelle les versements doivent commencer à être générés.Pour les contrats de location, Workday utilise les dates que vous avez entrées dans les champsDate de débutetDate de fin,dans l’en-tête du contrat de fournisseur.Entrez unnombre de versementsou sélectionnez unedate de finpour préciser la date de fin des versements.Options de dateSélectionnez soit unedate définie, soitun jour du moispour déterminer la date du premier versement.Quand vous sélectionnez uneDate de début de la ligne de contratpour un calendrier comportant plusieurs lignes de contrat, Workday utilise la date de début des lignes de contrat au plus tôt.Quand vous sélectionnez unedate de réceptionpour un calendrier comportant plusieurs réceptions, Workday utilise la date de réception au plus tôt.Régénérer automatiquement les versementsSélectionnez cette option pour régénérer automatiquement les versements qui ne sont pas utilisés dans le cadre de transactions liées à des bons de commande après l’approbation des modifications de contrat de fournisseur.Vous ne pouvez pas générer de modifications pour les contrats de location.Soumettre les calendriers automatiquementSélectionnez cette option pour soumettre automatiquement les calendriers et les versements régénérés.Si vous ne sélectionnez pas cette option, les calendriers conservent le statutBrouillonaprès l’approbation des modifications de contrat de fournisseur.Sélectionner des lignes de contratSélectionnez des lignes de contrat pour les ajouter au calendrier.Pour les contrats de location, Workday sélectionne toutes les lignes de contrat automatiquement afin que le capital et les intérêts soient exacts. - Cliquez surEnregistrer et continuerpour ouvrir le rapportAfficher un calendrier de bons de commande.Pour modifier le calendrier ou les versements, à l’exception des contrats de location, sélectionnezChangerdans le menu des actions connexesdu calendrier. Vous pouvez uniquement changer les calendriers de fournisseurs avant de générer des bons de commande.
- Pour créer un bon de commande manuel à partir des versements inscrits au calendrier, accédez à la tâcheCréer des bons de commande pour des versements en vertu d’un contrat de fournisseuret sélectionnez le même contrat de fournisseur que le calendrier.Les bons de commande créés à partir de versements sont associés au contrat de fournisseur. Le solde et les totaux utilisés s’affichent dans l’analyseTransactions de dépenses,située dans l’en-tête du contrat de fournisseur.
- Pour créer des bons de commande pour des versements inscrits au calendrier lié à un contrat de fournisseur, accédez à latâche Planifier la création de bons de commande à partir de versements en vertu d’un contratet sélectionnez uneFréquence d’exécution. Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :OptionDescriptionJours civils avant la date prévueEntrez le nombre de jours avant la date prévue pour générer les documents. Attribuez suffisamment de temps aux approbateurs pour examiner les documents.Aperçu des versements selon les critèresSélectionnez cette option pour passer en revue les versements qui correspondent aux critères sélectionnés.À partir de l’ongletPlanification, remplissez les champsCritères de récurrence quotidienneetIntervalle de récurrence.
- Les versements inscrits au calendrier créent des bons de commande lorsqu’un utilisateur approuve le calendrier.
- Quand vous créez manuellement un bon de commande à partir d’un contrat de type facture inscrite au calendrier, Workday inscrit automatiquement les modalités de paiement du contrat sur le bon de commande.
Délivrez des bons de commande aux fournisseurs aux fins d’exécution.