Concept : gestion de trésorerie
Le critère ultime d’évaluation d’une entreprise est la trésorerie. Grâce à Workday Cash Management, les sociétés peuvent automatiser la coordination et le contrôle de l’activité du flux de trésorerie. Workday automatise également les activités d’administration et de contrôle, comme le rapprochement de relevés bancaires, tout en offrant une veille stratégique intégrée.
Workday Cash Management se compose d’outils bancaires, de dispositifs de règlement et d’outils de rapprochement bancaire qui vous permettent de gérer et d’optimiser les entrées et les sorties de trésorerie de votre organisation.
Le diagramme suivant illustre le flux de trésorerie entrant et sortant de Workday :
- Factures, notes de frais, données de la paie et flux de paiements entrant et sortant de Workday Cash Management pour les transactions concernant des biens, des services et des personnes.Vous recevez les factures de fournisseurs, les notes de frais, les données de la paie et les paiements des clients. Vous envoyez les factures de clients, les remboursements de notes de frais, les paiements de la paie et les paiements aux fournisseurs. Ces transactions sont inscrites dans les comptes bancaires de votre système bancaire Workday.
- Vous effectuez des paiements pour ces transactions via le traitement des règlements.Les flux de paiements sont acheminés entre les comptes bancaires de l’institution financière et le traitement des règlements de Workday. Pour les sommes dues, vous pouvez exécuter le traitement d’impression des chèques ou un mode de paiement électronique ou autre.
- Vous rapprochez les lignes de relevé bancaire et les transactions au compte grâce au traitement du rapprochement bancaire.Vous pouvez entrer ou téléverser manuellement des relevés bancaires (recommandé) dans Workday aux fins de rapprochement.
- Les règlements et le rapprochement bancaire génèrent des données comptables que Workday Cash Management transmet à Workday Financial Accounting.
- Pour afficher et analyser vos données de trésorerie, vous pouvez à tout moment créer des rapports dans les outils bancaires, les dispositifs de règlement et les outils de rapprochement bancaire.
Workday Cash Management comprend plusieurs domaines :
Données bancaires
Avec les outils bancaires de Workday, vous créez des institutions financières, des succursales pour ces institutions et les comptes bancaires que votre société y détient. Vous pouvez créer des comptes bancaires de dépôt et des comptes bancaires sources. Les virements de compte, les enregistrements de chèques annulés et les rapports vous offrent un meilleur contrôle de votre trésorerie.
Pour plus de détails, voir Données bancaires.
Règlements
Le traitement des règlements de Workday vous permet de payer plusieurs éléments ensemble dans une seule et même unité : les notes de frais, les factures de fournisseurs, les paiements ad hoc, la paie, les factures de clients, les paiements et remboursements, et les éléments intersociétés. En utilisant le tableau de bord
Règlement
, vous pouvez gérer et analyser l’ensemble de vos récentes exécutions de règlements et produire des rapports sur celles-ci. Pour effectuer des règlements, vous devez d’abord créer des lots de règlements pour regrouper les paiements et les éléments impayés. Ensuite, vous afficherez, modifierez et traiterez le lot de règlements. Vous pouvez définir le traitement pour qu’il s’exécute automatiquement ou utiliser un mode d’aperçu pour l’afficher, puis l’exécuter manuellement. En utilisant les règles de routage, vous pouvez établir que les paiements effectués pour certains types de transactions sont prélevés sur des comptes spécifiques. Les types de paiements incluent le dépôt direct, les espèces et les chèques. Les rapports vous aident à rechercher des factures et des paiements ainsi qu’à afficher vos registres de chèques et de comptes.Pour plus de détails, voir Règlements.
Rapprochement bancaire
Pour rapprocher les relevés bancaires des transactions du compte, utilisez le traitement de rapprochement bancaire de Workday. Vous pouvez entrer manuellement les relevés, les télécharger avec une intégration de services Web ou utiliser une méthode d’entrée rapide qui crée un relevé bancaire préliminaire à partir de vos enregistrements.
Pour les relevés bancaires que vous entrez ou téléchargez, vous comparez manuellement ou automatiquement les transactions aux lignes de relevé et rapprochez les différences. Si vous avez plusieurs transactions à rapprocher pour chaque période, la définition supplémentaire requise pour effectuer le rapprochement automatique peut vous permettre de gagner du temps dans l’ensemble. Le rapprochement automatique propose également des correspondances suggérées. Vous pouvez ensuite créer automatiquement des transactions ad hoc pour les éléments relevés pour la première fois, comme les frais bancaires, pour lesquels il n’existe aucune transaction correspondant aux lignes de relevé. Le rapprochement manuel vous permet de rapprocher les lignes de relevé et les enregistrements de compte qui ont une relation un-à-plusieurs ou plusieurs-à-un.
Pour la méthode d’entrée rapide, vous comparez un relevé bancaire préliminaire fondé sur vos propres enregistrements au relevé bancaire imprimé ou électronique et effectuez le rapprochement au fur et à mesure. Lorsque cela est fait, le rapprochement est terminé et enregistré dans Workday. La seule définition consiste à créer vos comptes bancaires. Cette méthode est efficace pour un petit nombre de transactions.
Quelle que soit la méthode de rapprochement utilisée, Workday fournit des fonctionnalités supplémentaires. Vous pouvez créer des transactions ad hoc pour rapprocher les lignes de relevé bancaire qui n’ont pas de transaction de compte correspondante. Utilisez le tableau de bord
Rapprochement de relevés bancaires
pour accéder rapidement aux analyses et aux rapprochements bancaires récents. D’autres rapports vous donnent un aperçu des relevés bancaires, des comptes et du traitement des rapprochements.Pour plus de détails, voir Rapprochement bancaire.
Solutions communes
En plus des outils de gestion de trésorerie, vous pouvez définir des solutions communes le cas échéant :
- La fonctionMultidevisevous permet d’enregistrer et de traiter les transactions commerciales effectuées dans des devises autres que la devise de base de la société d’enregistrement.
- Les worktags vous permettent de marquer les transactions afin de rendre compte de l’objet de la dépense, d’établir leurs liens communs et de fournir une vue multidimensionnelle de votre entreprise pour faciliter la production de rapports.Vous pouvez associer des worktags de mise en équilibre principaux aux comptes bancaires à l’aide d’une règle de mise en équilibre de la trésorerie. Lorsque vous réglez des transactions au comptant, Workday génère des écritures de mise en équilibre worktag pour refléter l’exactitude des soldes pour les vérifications du solde de trésorerie ou les rapports financiers.
- L’analyse des frais bancairesvous permet d’avoir une vision globale des coûts bancaires, de déterminer les inexactitudes de tarification et de négocier des accords de services optimaux avec vos institutions financières.
- Lepositionnement de la trésorerievous permet de déterminer votre position de trésorerie quotidienne à partir des soldes des comptes bancaires et des flux de trésorerie externes.
- Laprévision de trésorerie avec Worksheetsvous permet de créer des prévisions de flux de trésorerie à afficher dans des rapports et des tableaux de bord. Vous pouvez utiliser Worksheets pour modéliser des scénarios en utilisant des transactions opérationnelles, des transactions de relevé bancaire et des activités de trésorerie externes comme données de prévision de trésorerie. Vous pouvez utiliser les rapports de prévision de trésorerie pour afficher vos futures activités de trésorerie afin de faire des projections et de prendre des décisions concernant les besoins de financement et d’investissement.
- La comptabilitéintersociétésvous permet de gérer des événements d’affaires engageant des sociétés associées.
- Lesintégrationsvous aident à téléverser des données financières de tierces parties dans Workday et à envoyer des données d’un système à l’autre.