Éléments à prendre en compte pour la définition : rapprochement automatique de relevés bancaires
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation du rapprochement automatique de relevés bancaires. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday propose 2 types de rapprochement automatique de relevés bancaires : de base et avancé. Le rapprochement de base met en correspondance les lignes de relevé bancaire avec les transactions opérationnelles en fonction uniquement du montant et de la date. Le rapprochement avancé utilise des règles de correspondance avec des attributs de correspondance supplémentaires. Cette rubrique comprend des éléments à prendre en compte pour la configuration du rapprochement bancaire automatique avancé.
Avantages pour l’entreprise
Grâce au rapprochement bancaire automatique avancé, vous pouvez :
- Réduire les erreurs et les efforts manuels.
- Gérer les exceptions des transactions non rapprochées lorsqu’elles ont lieu.
- Définir des règles de suggestion qui déterminent automatiquement les correspondances potentielles.
- Créer des règles propres aux éléments relevés pour la première fois afin de rapprocher les éléments de relevé bancaire que vous n’enregistrez pas dans Workday, tels que les frais bancaires.
Cas d’utilisation
Vous pouvez configurer Workday pour rapprocher automatiquement :
- Plusieurs paiements de fournisseurs regroupés en un seul paiement sur le relevé bancaire.
- Plusieurs paiements électroniques payés à des dates différentes et réglés sur plusieurs relevés bancaires.
- Les lignes de relevé bancaire et les éléments rapprochables survenant après le téléversement du relevé bancaire initial.
- Les transactions bancaires ad hoc à partir d’un modèle prédéfini correspondant à des éléments divers relevés pour la première fois.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment mettre en correspondance des lignes de relevé bancaire avec des éléments rapprochables à l’aide de données analysées? | Vous pouvez déterminer, extraire et modifier des valeurs de données spécifiques à partir des champs de relevé bancaire à l’aide de l’analyse des relevés bancaires. Vous pouvez ensuite utiliser les données analysées dans les règles de conditions pour la mise en correspondance.
Exemple : vous analysez une valeur dans le champ Addenda et la déplacez dans le champ Référence de votre relevé bancaire. Vous pouvez créer une règle de correspondance à mettre en correspondance avec cette valeur pendant le rapprochement. |
Comment utiliser des worktags pour mettre en correspondance des lignes de relevé bancaire avec des éléments rapprochables? | Vous pouvez mapper les types de lignes de relevé bancaire aux worktags, puis définir des règles de conditions pour utiliser les worktags afin de mettre en correspondance des lignes de relevé bancaire spécifiques avec des transactions opérationnelles.
Lorsque vous précisez les worktags dans les règles de conditions propres aux éléments relevés pour la première fois, Workday affecte les worktags aux transactions bancaires ad hoc correspondantes qu’il faut rapprocher avec les éléments relevés pour la première fois figurant sur les relevés bancaires. Utilisez un modèle de transaction bancaire ad hoc et sélectionnez Affecter les worktags à partir de la ligne de relevé bancaire . |
Comment réutiliser les règles de correspondance dans toutes les sociétés? | Vous pouvez affecter des ensembles de règles de correspondance contenant la même règle à un ou à plusieurs comptes bancaires. |
Recommandations
- Pour améliorer la précision du rapprochement :
- Définissez les montants de tolérance comme critères de correspondance dans les règles de correspondance. Workday utilise les montants de tolérance pour filtrer les éléments rapprochables.
- Planifiez un rapprochement automatique uniquement lorsque cela est nécessaire et évitez d’exécuter plusieurs rapprochements simultanément.
- Créez des règles pour suggérer des correspondances pour les lignes de relevé bancaire qui ne correspondent pas exactement aux transactions opérationnelles.Exemple : les champsRéférenceetDatecorrespondent, mais les montants ne correspondent pas. Définissez des règles pour suggérer des correspondances en fonction de la référence et de la date uniquement.
- Pour rapprocher des lignes de relevé bancaire et des transactions opérationnelles de montants différents, sélectionnez la case à cocherCréer une transaction bancaire ad hocsur les règles de correspondance un-à-un avec un montant de tolérance. Workday crée automatiquement une transaction bancaire ad hoc pour la différence entre la ligne de relevé bancaire et le montant de la transaction.
- Pour rapprocher une ligne de relevé bancaire et une transaction opérationnelle avec des dates différentes, vous pouvez configurer une tolérance de date pour les règles de correspondance suivantes :
- Règle un-à-un : dans la grilleConditions de correspondance, indiquez une valeurJours de tolérancepour la date de la ligne de relevé.
- Règle un-à-plusieurs : définissez une règle de conditions qui comprend une tolérance de date pour la date de la ligne de relevé.
- Lorsque vous créez des ensembles de règles de correspondance, placez les règles les plus spécifiques avant les règles plus générales. Workday considère les lignes de relevé bancaire à l’aide de critères spécifiques avant de rapprocher des lignes de relevé plus générales. Exemple : Workday rapproche une ligne de relevé bancaire pour 500,00 avec le code de type 495 et une valeur d’addenda de paiement à un fournisseur avant de rapprocher une ligne de relevé différente pour le montant uniquement.
- Lorsque vous créez des règles de conditions propres aux éléments relevés pour la première fois, vérifiez que :
- Les résultats des champs de rapport prédéfinis ou calculés sont exacts pour vos conditions.
- Vous mettez en forme correctement tous les attributs des règles de conditions. p. ex. toutes les parenthèses ouvertes sont suivies de parenthèses fermées.
- Vous avez correctement configuré tous les paramètres obligatoires pour les valeurs de vos règles d’inscription comptable utilisées dans vos conditions.
Exigences
- Téléversez ou enregistrez manuellement les relevés bancaires du jour précédent.
- Créez ou téléversez des transactions opérationnelles.
Limites
- Vous pouvez uniquement rapprocher automatiquement les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles de montants différents en utilisant une méthode de correspondance un-à-un. Pour les autres méthodes de correspondance, vous devez procéder au rapprochement manuel en créant une transaction bancaire ad hoc pour la différence.
- Vous ne pouvez pas rapprocher plusieurs lignes de relevé bancaire avec de nombreux éléments rapprochables dans un intervalle de dates indiquées. Pour effectuer le rapprochement dans un intervalle de dates non indiquées, créez une règle de correspondance plusieurs-à-plusieurs sans critère de correspondance par date. Lorsque vous excluez des dates de la règle, Workday prend en compte toutes les lignes de relevé bancaire et les transactions opérationnelles en cours. Exemple : votre banque règle un groupe de paiements électroniques aux fournisseurs sur plusieurs jours.
Configuration du locataire
Mettez à jour la configuration du rapprochement d’un compte bancaire avec les paramètres suivants :
- Sélectionnez leMode avancépour affecter un ensemble de règles de correspondance et un ensemble de règles propres aux éléments relevés pour la première fois au compte bancaire. Par défaut, Workday utilise un rapprochement de base fondé sur les montants et les dates des transactions.
- Affectez un ensemble de règles d’analyse au compte bancaire si vous utilisez des données analysées dans vos règles de conditions de correspondance.
- Sélectionnez les conditions pour lancer un rapprochement bancaire automatique.
- Sélectionnez les conditions pour lancer un rapprochement des éléments relevés pour la première fois.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Bank Reconciliation dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de définir l’infrastructure de rapprochement bancaire et d’afficher les rapports associés. |
Process: Ad Hoc Bank Transaction (New) dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de traiter les transactions bancaires ad hoc et d’afficher les rapports associés. |
Set Up: Ad Hoc Bank Transaction Template dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de traiter les modèles de transactions bancaires ad hoc et d’afficher les rapports associés. |
Access Matching Rule Set (segmenté) dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de restreindre les utilisateurs autorisés à créer et à mettre à jour des ensembles de règles de correspondance pour les relevés bancaires et non pour les rapprochements de lignes d’écriture. |
Process: Matching Rule Set dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet d’exécuter des rapprochements bancaires automatiques à l’aide d’ensembles de règles de correspondance. |
Set Up: Matching Rule Set dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet de créer des règles et des ensembles de règles de correspondance. |
Process: Bank Reconciliation dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement | Permet d’exécuter des rapprochements bancaires automatiques à l’aide d’ensembles de règles de rapprochement bancaire ou de correspondance. |
Set Up: Tenant Setup — Worklets dans le domaine fonctionnel System | Permet d’afficher et de configurer le tableau de bord Rapprochement de relevés bancaires. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement lié à une transaction bancaire ad hoc
| Envoie les transactions bancaires ad hoc nouvelles ou modifiées pour approbation. |
Événement lié à un relevé bancaire
| Envoie les rapprochements des relevés bancaires pour approbation. Exemple : vous devez approuver les rapprochements de relevés bancaires pour certains comptes bancaires. |
Production de rapports
Vous pouvez utiliser les rapports clés suivants pour vos rapprochements.
Rapport ou tableau de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport de comparaison des données comptables avec les données bancaires
| Après l’exécution des rapprochements de relevés bancaires, vous pouvez utiliser ce rapport pour évaluer les incohérences entre les soldes de relevés bancaires et les soldes de grand livre. |
Rapport de comparaison des données comptables avec les données bancaires par devise de compte bancaire
| Affiche les transactions publiées dans le grand livre dans une seule devise du compte bancaire. Workday convertit les transactions multidevises à l’aide de l’ensemble de règles de conversion et du compte bancaire indiqués. |
Rapport sur les éléments non compensés
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour déterminer les transactions opérationnelles en cours à une date donnée. |
Tableau de bord Rapprochement de relevés bancaires | Fournit des worklets de rapports graphiques pour faire le suivi des rapprochements de relevés bancaires dans votre organisation.
À partir du tableau de bord, vous pouvez ajuster les définitions de règles ou supprimer les règles qui ne fonctionnent pas correctement. |
Intégrations
Vous pouvez téléverser vos relevés bancaires dans les formats suivants à l’aide du connecteur de relevés bancaires :
- BAI2.
- BTRS.
- ISO 20022.
- MT940/942.
- Formats personnalisés, comme le format CSV (valeurs séparées par des virgules).
Connexions et interactions
Vous pouvez rapprocher automatiquement les transactions Workday suivantes depuis l’extérieur de la gestion de trésorerie :
- Dépôts, paiements et remboursements de clients
- Paiements liés à des frais
- Paiements divers
- Paiements de la paie
- Paiements d’étudiants
- Paiements aux fournisseurs
Vous pouvez également rapprocher automatiquement les transactions créées à partir de Accounting Center que vous avez activées pour le rapprochement. Voir Modifier une source comptable.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.