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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Configurer les règles du générateur de séquences d’écritures

Configurer les règles du générateur de séquences d’écritures

  • Créez des grands livres. Définissez des grands livres pour les sociétés pour lesquelles vous souhaitez utiliser la fonction de séquencement d’écritures.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Company General
     dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.
Vous pouvez affecter des numéros aux écritures par la fonction de séquencement d’écritures, ce qui vous permet de vous conformer aux normes d’audit internationales. Workday affecte ces numéros en fonction des règles que vous configurez pour les générateurs de séquences.
  1. Accédez à la tâche
    Créer une configuration de règle de générateur de séquences pour des écritures
    .
  2. Pour l’en-tête, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Séquence par
    Sélectionnez la méthode de séquencement que vous souhaitez utiliser. Votre sélection détermine quand Workday ordonne vos écritures et dans quel ordre.
    • Date comptable
       : ordonne les écritures inscrites en fonction de la date comptable. Workday lance le séquencement lorsque vous clôturez votre période de grand livre. Workday séquence à nouveau une période de grand livre uniquement si vous apportez des modifications après la réouverture de la période, comme lorsque vous annulez l’inscription ou annulez une période de grand livre.
    • Date d’inscription
       : ordonne les écritures inscrites en fonction de la date d’inscription. Workday affecte une séquence lorsque vous inscrivez votre écriture.
    Durée de vie du générateur de séquences
    Sélectionnez la période que Workday doit utiliser pour les numéros de séquence des écritures.
    Continu
     permet à Workday de fournir une fonction de séquencement d’écritures continue. Le séquencement continu utilise le même générateur d’identifiants de séquence et la même chaîne de format pour de nombreux exercices de grand livre.
    Pour la
    période de grand livre
     et l’
    exercice de grand livre
    , Workday redémarre la séquence à la fin de la durée de vie du générateur de séquences.
    Une fois qu’un générateur de séquences affecte un numéro de séquence à une écriture, vous ne pouvez pas :
    • Désactiver la fonction de séquencement d’écritures pour la société.
    • Modifier les options de configuration de séquencement. Vous pouvez toujours modifier les chaînes de format.
    Vous pouvez changer le générateur d’identifiants de séquence pour les exercices futurs uniquement si :
    • Il n’y a aucune écriture inscrite.
    • Les règles ne sont pas au statut
      Ouvert
      .
    Livre
    Laissez l’invite
    Livre
     vide pour appliquer les règles de séquence à toutes les écritures de la société. Sélectionnez un livre dans l’invite pour appliquer les règles de séquence à toutes les écritures comportant des codes de livre dans le livre sélectionné.
  3. Pour la section
    Règle de générateur de séquences par défaut
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de transaction
    Workday remplit toutes les écritures opérationnelles et comptables. Vous pouvez entrer des
    conditions de la règle de générateur de séquences
     pour configurer des chaînes de format de séquence pour des types de transactions spécifiques.
    Code de groupe d’écritures
    (Facultatif) Sélectionnez un groupe de séquencement d’écritures que vous avez créé dans la tâche
    Mettre à jour des groupes de séquencement d’écritures
    .
    Vous pouvez utiliser des groupes de séquencement d’écritures pour organiser et générer plus facilement des rapports sur les écritures.
    Nº de départ de la séquence
    Entrez le numéro par lequel vous souhaitez commencer le séquencement. Utilisez ce champ si vous avez utilisé un système de génération d’identifiants différent et que vous souhaitez continuer là où l’identifiant s’est terminé.
    Remplissage pour la séquence
    Entrez le nombre minimum de chiffres que vous souhaitez utiliser dans les numéros de séquence des écritures. Vous pouvez utiliser le remplissage pour aider Workday à trier les séquences d’écritures quand vous générez des rapports.
    Exemple : lorsque vous entrez la valeur 
    3
     dans
    Remplissage pour la séquence
     :
    • Le numéro de séquence 
      1
       s’affiche comme
      001
      .
    • Le numéro de séquence 
      4321
       s’affiche tel quel.
    • Workday trie les numéros 
      1
      ,
      2
       et
      10
       comme
      01
      ,
      02
      ,
      10
       au lieu de
      1
      ,
      10
      ,
      2
      .
    Chaîne du format de séquence
    Entrez le texte que Workday doit inclure avec le numéro de séquence. Vous pouvez également entrer ces modèles de constantes de chaîne entre crochets pour que Workday insère automatiquement le texte :
    • [f]
       insère le numéro de l’exercice.
    • [ff]
       insère le nom de l’exercice.
    • [pp]
       insère le nom de la période comptable.
    • [seq]
       insère le numéro de séquence suivant.
    Incluez
    [seq]
     dans la chaîne de format pour toute configuration.
    Quand vous sélectionnez
    Exercice de grand livre
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    Lorsque vous sélectionnez
    Période de grand livre
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format peut inclure :
    • [f]
    • [ff]
    • [pp]
    Lorsque vous sélectionnez
    Continu
     comme durée de vie du générateur de séquences, la chaîne de format ne peut inclure que
    [seq]
    .
    Vous pouvez configurer des chaînes de format de séquence pour que Workday ne duplique pas les numéros de séquence sur plusieurs durées de vie de générateur.
    Exemple : vous définissez la durée de vie du générateur de séquences sur
    Période de grand livre
     et entrez la chaîne de format de séquence
    JRNL-[f]-[pp]-[seq]
    . En incluant le nom de la période, vous évitez les numéros de séquence en double, comme deux écritures numérotées
    JRNL-2019-1
    .
  4. (Facultatif) Entrez les règles de conditions qui affinent la règle de générateur d’identifiants de séquence par défaut. Pour la section
    Conditions de la règle de générateur de séquences
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de transaction
    Si vous sélectionnez plusieurs transactions opérationnelles pour la condition de la règle, Workday génère un générateur d’identifiants pour plusieurs sources de transactions.
    Source des écritures comptables
    S’affiche lorsque vous sélectionnez
    Écriture comptable
     comme
    Type de transaction
    . Laissez ce champ vide pour sélectionner toutes les sources des écritures comptables.
    Si vous sélectionnez des types de transactions et une écriture comptable pour la même règle, Workday utilise toutes les sources des écritures comptables.
    Nº de départ de la séquence
    Incrément de la séquence
    Remplissage pour la séquence
    Chaîne du format de séquence
    Affinez la
    règle de générateur de séquences par défaut
     pour chaque règle de conditions.
    Exemple : pour que Workday utilise un autre identifiant de générateur de séquence pour les factures de clients, vous devez :
    • Entrer une règle de conditions avec une
      chaîne du format de séquence
       qui utilise le préfixe
      CustInv
       pour les factures de fournisseurs.
    • Entrer un
      nº de départ de la séquence
       de
      300
       pour les factures de clients.
Vous pouvez désormais activer la fonction de séquencement d’écritures pour une société afin de pouvoir créer des générateurs de séquences d’écritures.
Vous pouvez modifier la configuration de vos règles pour ajouter ou supprimer des conditions.
Cet exemple montre comment configurer la tâche
Créer une configuration de règle de générateur de séquences pour des écritures
. Pour la période de grand livre d’avril 2015 :
Règle de générateur de séquences par défaut
Champ
Valeur
Nº de départ de la séquence
1
Remplissage pour la séquence
4
Chaîne du format de séquence
[f]-[pp]-[seq]
Conditions de la règle de générateur de séquences
Champ
Valeur
Type de transaction
Facture de fournisseur
Code de groupe d’écritures
SUPINV
Nº de départ de la séquence
1
Remplissage pour la séquence
3
Chaîne du format de séquence
[f]-[pp]-[seq]
Sélectionnez
Configuration de la règle du générateur de séquences des écritures
Copier
 dans le menu des actions associées de la configuration de la règle du générateur de séquences des écritures pour appliquer les règles à d'autres livres. Pour éviter les numéros de séquence des écritures en double, Workday recommande de modifier la configuration de la règle du générateur de séquences copiée avant de l’appliquer à d’autres grands livres. Exemple : pour appliquer la règle d’un grand livre principal à un grand livre supplémentaire, ajoutez le code de devise du grand livre supplémentaire à la configuration de la chaîne de séquence.