Changer le statut des périodes de grand livre
- Configurez le processus de gestionÉvénement de clôture de périodeet la politique de sécurité.
- Créez l’exercice et les périodes de grand livre.
- Pour gérer les clôtures de période et de fin d’exercice dans le cadre du flux des travaux, définissez une liste de contrôle de clôture pour inclure les étapes de mise à jour des statuts des périodes de grand livre.
Mettez à jour le statut de la période de grand livre d’un ou de plusieurs grands livres pour :
- Ouvrir une période de grand livre.
- Limiter l’activité des écritures à mesure que la clôture d’une période progresse.
- Clôturer la période de grand livre.
- Rouvrez la période de grand livre.
Vous mettez à jour les statuts des périodes de grand livre pour les calendriers comptables principaux uniquement. Les calendriers comptables supplémentaires servent uniquement aux fins de production de rapports.
Si vous avez des écritures et des transactions en attente que vous n’avez pas traitées, déterminez l’incidence que cela aura sur le compte avant de clôturer la période. Pour clôturer une période pour des groupes spécifiques de transactions opérationnelles, vous pouvez mettre à jour le statut à
Clôture en cours
et sélectionner les groupes d’activité à clôturer. Vous pouvez créer ou configurer vos propres groupes d’activité pour Clôture en cours
dans la tâche Mettre à jour un groupe d’activité pour clôture de période
.Lorsque vous modifiez le statut des groupes d’activité à
Clôture en cours
, vous pouvez toujours créer une écriture d’ajustement. - Option A : mettre à jour le statut d’une seule période de grand livre
- Accédez à la tâcheMettre à jour le statut d’une période de grand livre.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Période de grand livreSélectionnez par société et par exercice de grand livre la période de grand livre que vous souhaitez mettre à jour.Tous les codes de livreCode de livre en blancSélectionner un code de livreWorkday sélectionneTous les codes de livrepar défaut. Workday utilise le code de livre pour filtrer les transactions, le statut du grand livre et les transactions en attente.UtilisezSélectionner un code de livrepour préciser un ou plusieurs codes de livre spécifiques.Les mises à jour du statut de la période de grand livre s’appliquent uniquement aux écritures comptables et aux transactions opérationnelles pour les codes de livre que vous sélectionnez.StatutActivité clôturéeSélectionnez le nouveau statut de la période de grand livre. La période du grand livre doit être au statutOuvertavant que vous puissiez inscrire les transactions dans le grand livre.Si vous sélectionnezClôture en cours, sélectionnez une ou plusieurs activités de clôture. Workday considère ces activités de clôture au statutClôturé. Vous ne pouvez pas modifier les activités de clôture en cours d’utilisation. - Option B : mettre à jour le statut de plusieurs périodes de grand livre
- Accédez à la tâcheMettre à jour en masse le statut de périodes de grand livre.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description AnnéeSélectionnez l’exercice pour les périodes de grand livre que vous souhaitez mettre à jour.SociétéSélectionnez une ou plusieurs sociétés ou une hiérarchie de sociétés. Vous pouvez sélectionner uniquement les hiérarchies de sociétés dans lesquelles chaque société est associée à l’exercice sélectionné.Tri parSélectionnezla périodeoula sociétéselon laquelle vous souhaitez trier les résultats du traitement.Tous les codes de livreCode de livre en blancSélectionner un code de livreWorkday sélectionneTous les codes de livrepar défaut. Workday utilise le code de livre pour filtrer les transactions, le statut du grand livre et les transactions en attente.UtilisezSélectionner un code de livrepour préciser un ou plusieurs codes de livre spécifiques.Les mises à jour du statut de la période de grand livre s’appliquent uniquement aux écritures comptables et aux transactions opérationnelles pour les codes de livre que vous sélectionnez.Sélectionner toutNouveau statutActivité clôturéeSélectionnez le nouveau statut pour toutes les périodes ou pour certaines périodes. Si vous sélectionnez le statutClôture en cours, sélectionnez au moins uneActivité clôturée.Pour planifier des mises à jour pour plusieurs périodes de grand livre, utilisez la tâchePlanifier une mise à jour en masse du statut de périodes de grand livre.Vous ne pouvez pas clôturer un exercice de grand livre si la période d’un code de livre possède le statutClôturé.
- Workday met à jour le statut des écritures de grand livre.
- Vous pouvez réviser les statuts des écritures, les transactions en attente et l’historique des statuts des périodes de grand livre. Vous pouvez clôturer les travaux en cours avant de mettre à jour le statut de la période de grand livre.
- Après avoir clôturé une période, vous ne pouvez plus rien y inscrire.
- Si des transactions opérationnelles sont en attente, Workday les inscrit dans la prochaine période de grand livre ouverte une fois que vous les avez finalisées.
- Vous pouvez afficher la console des traitements dans l’ongletMes rapportspour voir le statut de toutes les périodes qui n’ont pas été mises à jour.Ces messages indiquent la raison pour laquelle Workday n’a pas mis à jour les statuts et fournissent des recommandations sur la façon de corriger ces périodes.Exemple :le statut des périodes suivantes n’a pas été mis à jour, car des écritures comptables étaient en attente d’approbation.
- Modifiez le statut de ces périodes et d’autres périodes de grand livre pour :
- Les ouvrir.
- Limiter l’activité des écritures.
- Sélectionner les groupes d’activité à clôturer.
- Les clôturer.
- Les rouvrir.
- Clôturer un exercice de grand livre.