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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Étapes : configurer la comptabilité d’engagements pour l’approvisionnement

Étapes : configurer la comptabilité d’engagements pour l’approvisionnement

Utilisez ces étapes de haut niveau pour configurer la comptabilité d’engagements pour l’approvisionnement. Vous pouvez créer des engagements et des obligations dans leurs grands livres respectifs et contrôler les dépenses depuis la transaction d’origine jusqu’à la facture de fournisseur qui inscrit les chiffres réels.
  1. Définissez les sources et les transactions de liquidation des engagements liés aux dépenses, de liquidation des obligations liées aux dépenses et du contrat de fournisseur à des fins comptables.
    Cette configuration vous permet de :
    • Inscrire des écritures d’engagements et d’obligations dans vos livres pour vos transactions de dépenses.
    • Mapper les sources des écritures aux transactions correspondantes.
  2. Mettez à jour le groupe de comptes du plan comptable de la société pour ajouter des comptes (généralement, le montant dû) pour :
    • La réserve pour les engagements de dépenses.
    • La réserve pour les obligations de dépenses.
  3. Pour enregistrer la réservation des engagements de dépenses et des obligations, configurez les règles d’inscription comptable suivantes :
    • Engagements pour dépenses (avec la réserve des engagements pour dépenses comme compte de grand livre par défaut).
    • Obligations pour dépenses (avec la réserve des obligations pour dépenses comme compte de grand livre par défaut).
    Lorsque vous créez des demandes d’approvisionnement, des bons de commande et des ordres de modification, ces règles d’inscription et la règle d’inscription des dépenses garantissent que vos engagements pour les demandes et les obligations sont inscrits au bon compte de grand livre. Workday débite et crédite le compte approprié conformément aux règles d’inscription suivantes.
  4. Définissez des contrats de fournisseurs afin de créer des obligations pour les factures de fournisseurs manuelles et prévues.
    1. Accédez à la tâche
      Mettre à jour des types de contrats de fournisseurs
      .
    2. Ajoutez une ligne pour créer des obligations pour les factures inscrites au calendrier.
    3. Sélectionnez les cases à cocher
      Factures inscrites au calendrier
       et
      Créer des obligations
      .
    4. Ajoutez une autre rangée pour créer des obligations pour les factures manuelles.
    5. Sélectionnez les cases à cocher
      Factures manuelles
       et
      Créer des obligations
      .
  5. Définissez les grands livres des engagements et des obligations de l’entreprise.
    • Mettez à jour les types de grands livres pour nommer le grand livre des engagements et des obligations associé à un grand livre des chiffres réels.
    • Créez des grands livres d’engagements et d’obligations.
      Permettez la création d’engagements et d’obligations, ou simplement d’obligations, pour les transactions de dépenses pour l’approvisionnement.
  6. Créez et ouvrez des exercices et des périodes de grand livre pour le traitement.
  7. (Facultatif) Pour contrôler vos dépenses d’approvisionnement par rapport à un budget, configurez la vérification budgétaire.
  8. Définissez des factures de fournisseurs prépayées pour payer d’avance les factures de fournisseurs pendant les périodes comptables antérieures aux périodes lorsque vous amortissez des charges.
Effectuez le suivi des engagements et des obligations et de la comptabilité qui en résulte lorsque vous créez :
  • Des demandes d’approvisionnement
  • Bons de commande
  • Ordres de modification
  • Les factures de fournisseurs
  • Ajustements de factures de fournisseurs créés à partir de factures de fournisseurs
  • Des contrats de fournisseurs et des modifications