Pasos: definición de cargos de recuperación de devoluciones
Las concesiones de ayuda financiera o los contratos de patrocinadores de alumnos pueden reducirse por varios motivos. Estos cambios pueden incluir un cambio de contribución familiar prevista o cambios de elegibilidad de ayuda financiera. Cuando las concesiones o contratos se reducen después de emitir una devolución, Workday recupera los fondos pagados en exceso a través de los cargos existentes y, cuando sea necesario, un cargo de recuperación de devolución. Puede configurar un cargo de recuperación de devolución para permitir que Workday recupere los fondos excedentes cuando el importe de recuperación supere los cargos existentes.
Cuando utiliza la agrupación de asientos, Workday crea grupos de transacciones de cargo a alumno para los cargos de recuperación de devoluciones.
- Cree un ítem de cargo a alumno con unTipoderecuperación de devolucióny asócielo a una unidad académica. Todas las instituciones deben tener ítems de cargo para la recuperación de devoluciones.
- Añada el cargo de recuperación de devolución a un grupo de prioridad.
- Configure reglas y dimensiones de contabilización en cuenta para transacciones de recuperación de devoluciones.
Cuando reduce los importes de ayuda financiera o de contratos de patrocinador de alumno, Workday intenta recuperar el importe reducido (diferencia) en el siguiente orden:
- De la parte sin aplicar del origen de pago.
- De la parte del origen de pago aplicada a los cargos.
- De la parte del origen de pago emitida como devolución. En este caso, Workday contabiliza un cargo de recuperación de devolución por el importe recuperado.
Workday detalla los cargos de recuperación de devoluciones en el ajuste de pago y no por separado. Puede consultarlos en las fichas
Pago
, Ajuste
o Pagos y cargos pendientes
.Ejemplo 1: devolución completa, sin cargos existentes
Situación hipotética: Erin recibe una concesión de ayuda financiera de 1500 USD. Todos sus cargos semestrales ya se han pagado con otros fondos, por lo que la totalidad de los 1500 USD se le reembolsan directamente.
Reducción de concesión: después de la devolución, la concesión se reduce a 0 USD.
Recuperación de devolución: como no hay cargos existentes en su cuenta, Workday contabiliza un cargo de recuperación de devolución de 1500 USD para reclamar el importe.
Ejemplo 2: devolución parcial, cargos existentes suficientes para recuperación
Situación hipotética: Kenny recibe una beca de 1500 USD que paga sus cargos de matrícula de 1000 USD. Esto deja un excedente de 500 USD que se le reembolsan.
Reducción de concesión: después del reembolso, la beca se reduce a 800 USD, lo que crea una diferencia de 700 USD.
Recuperación de devolución: para recuperar 700 USD, Workday contabiliza un ajuste de cargo de matrícula. Dado que los cargos existentes cubren parte del importe, Workday no contabiliza un cargo de recuperación de devolución.
Ejemplo 3: devolución parcial, cargos existentes insuficientes para recuperación total
Situación hipotética: Sonny recibe una subvención de 1500 USD, que paga sus cargos de matrícula de 1000 USD. Se le reembolsan los 500 USD restantes.
Reducción de concesión: después de la devolución, la subvención se reduce a 250 USD, lo que crea una diferencia de 1250 USD.
Recuperación de devolución: Workday contabiliza un ajuste de cargo de matrícula de 1000 USD y un cargo de recuperación de devolución de 250 USD para recuperar el importe total.
Ejemplo 4: varias concesiones, devolución parcial, cargos existentes insuficientes para recuperación total
Situación hipotética: Amanda recibe dos concesiones por un total de 1500 USD (una subvención de 600 USD y una beca de 900 USD). Estas concesiones pagan su cargo de matrícula de 1000 USD (600 USD de la subvención y 400 USD de la beca), lo que le devuelve 500 USD.
Reducción de concesión: después del reembolso, la beca se reduce a 300 USD, lo que crea una diferencia de 600 USD.
Recuperación de devolución: dado que sus cargos existentes solo cubren 400 USD, Workday contabiliza un ajuste de cargo de matrícula de 400 USD y un cargo de recuperación de devolución de 200 USD para recuperar los 600 USD completos.