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Última actualización: 2026-03-13
Pasos: creación de ítems de cargo a alumno

Pasos: creación de ítems de cargo a alumno

Puede crear ítems de cargo para representar los distintos tipos de cargos que puede asignar a los alumnos, como tasas de matrícula, alojamiento o tecnología. Los ítems de cargo incluyen detalles de sus cargos asociados, como:
  • Categorías de ingresos
  • Worktags relacionados
  • Reembolsable
La contabilización de cargos en las cuentas de alumno permite a los alumnos ver cuánto deben y realizar pagos para sus cargos.
La mayoría de los cargos se contabilizan en las cuentas de alumno como:
  • Tarifas basadas en registro
  • Asignaciones de ítems de cargo a unidades académicas o programas de estudio.
  • Tarifas de curso o tarifas adicionales
Otros tipos de originaciones de cargos pueden incluir tarifas de plan de pago, tarifas de acuerdo de cobro y cargos de recuperación de devoluciones.
Puede reutilizar ítems de cargo en una originación. Ejemplo: puede reutilizar el mismo ítem de cargo en varias tasas de curso.
Sin embargo, Workday recomienda encarecidamente evitar la reutilización de ítems de cargo en distintas originaciones. Ejemplo: no utilice el mismo ítem de cargo en una tarifa basada en registro y como asignación de ítem de cargo. Cuando sea necesario, copie los ítems de cargo para usarlos en originaciones independientes.
Cuando agrupa líneas de asiento de transacciones de alumno, Workday añade los cargos creados con estos ítems de cargo a un grupo de transacciones de cargo a alumno para simplificar la contabilidad.
  1. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de uso de worktag relacionado
     (opcional).
    Configure los tipos de worktag y los requisitos para los ítems de cargo de alumno.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Enable Worktags
     en las áreas funcionales Common Financial Management y Worktags.
  2. Acceda a la tarea
    Creación de ítem de cargo a alumno
     .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Student Charges
     en el área funcional Student Financials.
  3. Mientras cumplimenta la sección
    Información general
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Inactivo/a
    Seleccione esta opción para evitar que Workday aplique nuevos cargos a alumno para este ítem de cargo a alumno. Esta configuración no afecta a ningún cargo de alumno existente asociado a este ítem de cargo de alumno.
    Después de desactivar un ítem de cargo, elimínelo de todas las asignaciones de ítems de cargo o asignaciones de tarifas basadas en registro con una fecha efectiva futura.
    Tipo
    Agrupe cargos para generar informes y buscar, y para usarlos en reglas de prioridad de pago. Workday proporciona los valores.
    Clasificación
    • 1042-S
       : haga que el ítem de cargo esté disponible en los informes de impuestos 1042-S.
    • 1098-T
       : haga que el ítem de cargo esté disponible en los informes de impuestos 1098-T.
    • Institucional
       : haga que el ítem de cargo esté disponible para los cálculos de la hoja de cálculo Return of Title IV para los tipos de cargo de:
      • Tablero
      • Tarifas de curso
      • Alojamiento
      • Tarifas obligatorias
      • Matrícula
    • Título IV
       : puede configurar reglas de prioridad de pago para dar mayor prioridad a los cargos con esta clasificación.
      Las instituciones también pueden aplicar la ayuda a estudios a cargos no institucionales en los siguientes casos:
      1. Incluye ítems de cargo no clasificados como
        Título IV
         en grupos de prioridad con la casilla
        Título IV
         seleccionada.
      2. Crea una política de Autorización de ayuda federal para estudiantes.
      3. Los alumnos autorizan la solicitud de ayuda financiera para aplicar cargos no institucionales.
      ConsulteConcepto: autorizaciones de ayuda federal para estudiantes para obtener información adicional.
      Puede clasificar un cargo como
      institucional
       y
      de título IV
       si se aplican ambas clasificaciones.
    • Otro
       : haga que el ítem de cargo esté disponible para informes específicos de la institución.
  4. Mientras cumplimenta la sección
    Detalles
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Categoría de ingresos
    Seleccione un worktag para utilizarlo en los informes agregados de ingresos asociados a cargos a alumno. Workday también la utiliza como dimensión en la regla de contabilización en cuenta para controlar la contabilidad del libro mayor.
    Ingresos diferidos
    Identifique los cargos asociados al ítem de cargo como ingresos diferidos para contabilizar los bienes y servicios que no se han proporcionado en su totalidad por adelantado, como las matrículas (opcional). Puede reconocer los ingresos a medida que proporciona los bienes y servicios a lo largo del tiempo. Para los ítems de cargo que van directamente a ingresos, desmarque la casilla.
    Empresa de ingresos de sustitución
    Para dirigir los ingresos a una empresa que no esté asociada a la unidad académica, seleccione una empresa de ingresos de sustitución (opcional). Si no selecciona una empresa de ingresos de sustitución , Workday contabiliza los ingresos en la empresa de la unidad académica.
    • Puede seleccionar entre empresas de la misma jerarquía que la empresa de la institución.
    • Solo puede especificar empresas de ingresos de sustitución para ítems de cargo asociados a la institución.
    • No puede editar este campo después de que existan transacciones para el ítem de cargo.
    Ejemplo: en su institución, los ingresos por gastos de alojamiento se contabilizan en una empresa independiente .
    Cálculo de cargo
    Seleccione o cree el cálculo que calcula el importe de cargo para un alumno.
    Si utiliza este ítem de cargo en:
    • Una tarifa de curso o una tarifa basada en registro, la tarifa sustituye este cálculo.
    • En la tarea
      Aplicación de cargo a alumno
       , debe introducir manualmente el importe del cargo. El importe introducido manualmente sustituye este cálculo.
    Regla de fecha de vencimiento
    Seleccione una regla de fecha de vencimiento para calcular las fechas de vencimiento de pago automáticamente al contabilizar cargos en las cuentas de alumno (opcional).
    Las reglas para las fechas de vencimiento no se aplican:
    • Cuando utiliza la tarea
      Aplicación de cargo a alumno
       para contabilizar un cargo para un alumno. En su lugar, debe especificar una fecha de vencimiento manualmente.
    • A cargos en planes de pago Workday considera dichos cargos vencidos en función de las fechas de vencimiento de las cuotas del plan de pago en lugar de las reglas de fecha de vencimiento de ítems de cargo.
    Regla de agregado de cargo
    Seleccione una regla de agregado de cargo para limitar el número de veces o el importe total que puede cobrar a un alumno por el ítem de cargo (opcional).
    Prorrateo de cargo
    Especifique si desea reembolsar a los alumnos cuando ya no sean elegibles para el ítem de cargo.
    Si un cargo es parcialmente reembolsable, seleccione un grupo de programas de ajuste de cargos para prorratear los cargos. Los programas de ajuste de cargos del grupo especifican cuánto reembolsar en función del momento en que los alumnos se dan de baja o se dan de baja.
    Excluir de consideración de retención vencida
    Excluir de consideración de baja temporal de registro
    Cuando se selecciona esta opción, los cargos vencidos asociados al ítem de cargo no se tienen en cuenta para las retenciones por vencimientos vencidos ni para las bajas temporales de registro.
    Excluir de planes de pago de alumno
    Cuando se selecciona, los alumnos no pueden utilizar planes de pago para pagar cargos asociados a este ítem de cargo. Los alumnos deben pagar la totalidad del importe del cargo en su fecha de vencimiento, aunque tengan planes de pago con otros cargos.
  5. En la sección
    Worktags relacionados
     , configure los worktags para asociarlos a las líneas de asiento que Workday genera cuando contabiliza cargos en las cuentas de alumno (opcional).
    Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de worktag
    Los tipos de worktag están disponibles en función de la configuración de los worktags de ítem de cargo de alumno.
    Valor por defecto obligatorio
    Cuando se selecciona, debe especificar un worktag por defecto. Para cambiar este parámetro, acceda a la tarea
    Mantenimiento de uso de worktag relacionado
     .
    Worktag por defecto
    Seleccione un worktag que se rellene automáticamente cuando aplique el cargo.
    Obligatorio en transacción
    Cuando se selecciona, debe especificar un worktag al aplicar el cargo. La selección de la casilla depende de cómo haya configurado el worktag en la tarea
    Mantenimiento de uso de worktag relacionado
     .
Puede acceder al informe
Búsqueda de ítems de cargo de alumno
 para revisar o editar el ítem de cargo.
Utilice el ítem de cargo en:
  • Unidades académicas o programas de estudio
  • Comisiones de acuerdo de cobro
  • Tarifas de curso o tarifas adicionales
  • Comisiones de plan de pago
  • Tarifas basadas en registro