Definición de reglas de contabilización en cuenta
- Defina estructuras contables.
- Seguridad: dominioSet Up: Accounting Rulesen el área funcional Common Financial Management. Consulte Pasos: definición de permisos de seguridad.
Puede configurar conjuntos de reglas de contabilización en cuenta que puede asociar a una empresa y utilizar para indicar dónde se contabilizan los asientos de transacciones de operaciones en las cuentas de libro mayor de la empresa. Cada conjunto de reglas de contabilización en cuenta es para una transacción de operaciones específica. Workday también utiliza conjuntos de reglas de contabilización en cuenta para asientos de contabilidad manual que tienen:
- Asientos manuales de instalaciones y administración
- Asientos manuales interempresa
- El cuadre contable mediante worktags está activado.
- Acceda a la tareaCreación de conjunto de reglas de contabilización en cuenta.
- Asigne unNombrey especifique laEstructura contablea la que desea aplicar las reglas de contabilización.
- Seleccione una regla de contabilización y haga clicen Editar regla de contabilizaciónpara añadir reglas de contabilización.
- Mientras cumplimenta la sección de cabecera, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Activar aviso de cuenta de controlSeleccione la casilla para designar que las cuentas de libro mayor especificadas en esta regla de contabilización sean cuentas de control.Una cuenta de control es una cuenta de libro mayor que incluye asientos de operaciones únicamente de transacciones de operaciones. Cuando crea un asiento de contabilidad y selecciona una cuenta de libro mayor de control, Workday emite un aviso. Puede guardar la línea de asiento en la cuenta de control.Cuenta de libro mayor por defectoSeleccione una cuenta de libro mayor por defecto para uno o todos los tipos de contabilización en cuenta.Workday utiliza cuentas por defecto para las transacciones que no cumplen ninguna condición de una regla de contabilización en cuenta. Cuando una transacción no cumple ninguna condición, Workday asigna lo siguiente:- Transacción a la cuenta de libro mayor por defecto
- Worktags resultantes por defecto en la línea de asiento.
Al editar la regla de contabilización, puede cambiar esta cuenta de libro mayor por defecto para cualquier regla de contabilización individual.Si no selecciona una cuenta de libro mayor por defecto, Workday marca las transacciones que no coinciden con ninguna regla de contabilización en cuenta. Para marcar como errores las transacciones que no coinciden con ninguna regla de contabilización en cuenta, deje la cuenta de libro mayor por defecto en blanco. Esta configuración facilita la búsqueda y corrección de errores de facturas o reglas para transacciones sin cotejo (mediante la tareaCorrección de asientos de operaciones con errores).Worktags resultantes por defectoSeleccione uno o varios worktags resultantes por defecto para la regla de contabilización en cuenta.Workday aplica los worktags resultantes por defecto cuando las transacciones se contabilizan en la cuenta de libro mayor por defecto. - Mientras cumplimenta la cuadrículaCondiciones de regla de contabilización, tenga en cuenta lo siguiente:
Opción Descripción Orden de evaluaciónOrdene las condiciones de más a menos restrictivas mediante el Orden de evaluación. Si hay 100 o más condiciones, puede priorizar cada línea introduciendo una cadena alfanumérica. Si dos o más condiciones tienen la misma cadena, Workday prioriza esas condiciones de forma aleatoria.Los procesos de gran volumen afectan al rendimiento al procesar reglas de contabilización en cuenta. Para optimizar el rendimiento, dé prioridad a las reglas de contabilización en cuenta que se utilizan con frecuencia cuando no incluyan valores que se solapen.Cuenta de libro mayor resultanteSeleccione una cuenta de libro mayor para que Workday evalúe y contabilice asientos de transacciones en cuentas de libro mayor específicas en función de si la transacción cumple los criterios de selección.Worktags resultantes- No puede seleccionar worktags resultantes que ya estén en uso como worktags de cuadre contable principales u opcionales.
- Cuando selecciona valoresde Worktags resultantes, Workday no sustituye los worktags actuales en la línea de asiento de operaciones.
Ejemplo: configura los siguientes worktags:- Valores por defecto de trabajador -Centro de costos 1,Fondo1
- Sustitución de costos -Ubicación 1.
- Worktags resultantes -Región 1,Ubicación 2
la Región 1como Worktag resultante y nola Ubicación 2. Dado que ha definidola Ubicación 1como una sustitución de costos.CondiciónPara cada condición, seleccione de una lista predefinida de dimensiones que tengan sentido para el tipo de transacción. En el caso de determinadas dimensiones, como varios grupos y categorías contables, puede seleccionarlas de una lista de valores que haya definido. Si seleccionaEmpresacomo dimensión en las reglas de contabilización en cuenta, Workday valida que la cuenta de libro mayor sea válida para su uso con la empresa o la jerarquía de empresas.Workday evalúa las condiciones de arriba hacia abajo y contabiliza el asiento de la transacción en la cuenta de libro mayor resultante de las primeras Dimensiones y Valores que coinciden con la regla.Workday no admite reglas de condición en líneas derivadas.Ejemplo: contabiliza en la cuenta A en función de la empresa y el centro de costos. Se contabiliza en la cuenta B en función de la misma empresa, el mismo centro de costos y una región. Coloque primero la última condición, que es más restrictiva. De lo contrario, Workday contabiliza los asientos de las transacciones cotejadas en la Cuenta A, que es la primera coincidencia que encuentra.Workday incluye todas las dimensiones de la cuenta de libro mayor resultante y cualquier valor de cada dimensión antes de que Workday coincida con la regla. - Haga clic en el botónProbar regla de contabilizaciónpara comprobar que las transacciones se contabilizan en las cuentas correctas.
- Para probar una o varias dimensiones disponibles de la regla de contabilización, seleccione los valores que debe contener una transacción.En función de las condiciones de la regla de contabilización, Workday muestra la cuenta de libro mayor y el worktag en los que se contabilizarían las transacciones con los valores introducidos.Ejemplo: en la regla de contabilizaciónIngresos, crea una condición de regla que requiere que cualquier transacción con la categoría de ingresosProductose contabilice en la cuentaIngresos de producto.
Workday utiliza la regla de contabilización para determinar:
- La cuenta de libro mayor por defecto para contabilizar los asientos.
- El worktag resultante por defecto que se contabilizará en la línea de asiento para transacciones de operaciones específicas.
Workday utiliza las condiciones de regla de contabilización de contabilidad para determinar qué:
- Cuentas de libro mayor resultantes para contabilizar cargos y abonos.
- Los worktags resultantes se aplican a la entrada de línea de asiento.
Para optimizar el rendimiento, cuando supere las 100 cuentas de libro mayor resultantes en una sola regla de contabilización en cuenta, Workday:
- Muestra el botónAñadir condición, que le permite añadir una sola condición a la vez.
- Le permite editar y eliminar reglas de condición de contabilización individualmente.
Puede crear una regla de contabilización en cuenta
de gasto
para registrar el valor de la compra de un ítem. También crea una regla de contabilización en cuenta de cuentas por pagar
para realizar un seguimiento del valor de las cuentas por pagar.Cuando envía una factura de proveedor, Workday procesa las reglas de contabilización en cuenta para cargar la regla
Gasto
y abonar la regla Cuentas por pagar
.Para actualizar un conjunto de reglas, acceda al informe
Consulta de conjunto de reglas de contabilización en cuenta
(opcional). Para un conjunto de reglas seleccionado, puede hacer lo siguiente:
- Edite el nombre del conjunto de reglas de contabilización en cuenta.
- Edite la cuenta de libro mayor por defecto.
- Edite la regla de contabilización.
- Pruebe la regla de contabilización editada.