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Última actualización: 2025-07-11
Mantenimiento de políticas de programa de ayuda federal para estudiantes

Mantenimiento de políticas de programa de ayuda federal para estudiantes

  • Defina las políticas de estado de carga de ayuda financiera para los programas de estudio.
  • Seguridad: dominio
    Set Up: Financial Aid Rule Sets and Policies
     en el área funcional Financial Aid.
Puede definir políticas de programa de ayuda federal para estudiantes (FSA) para distintos programas de estudio de su institución. Puede especificar elementos como la elegibilidad del Título IV o el número de semanas de instrucción que componen un año académico. Workday utiliza esta información para crear planes de asistencia de ayuda financiera para los alumnos y generar informes para el Departamento de Educación de EE. UU.
También puede crear varias políticas. Ejemplo: cree una política de programa de FSA para todos los programas de grado de 4 años que ofrece la Facultad de Artes y Ciencias. Cree una política independiente para sus programas de certificado.
Puede crear una política de programa FSA para:
  • Una unidad académica y un nivel La política se aplica a todos los programas de estudio de la unidad académica, así como a los programas que ofrecen las unidades académicas subordinadas.
  • Un programa de estudios específico.
  1. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de política de programa de ayuda federal para estudiantes
     .
    Seleccione la unidad y el nivel académicos, o el programa de estudios para el que desea crear la política de programa de FSA.
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Elegible para Título IV
    Seleccione la casilla si todos los programas de estudio asociados a la política son elegibles para los fondos del Título IV.
    Workday no crea planes de asistencia basados en la política si no es elegible para el Título IV.
    IDs de programa federal elegibles
    Si es elegible para los fondos del Título IV, seleccione los programas federales para los que los programas de estudio son elegibles.
    Fórmula Pell
    Si
    la Beca Pell
     es un programa federal elegible, seleccione una fórmula. Workday admite:
    • Formula 1.
    • Fórmula 4, pero solo cuando:
      • El tipo de año académico de ayuda financiera
         es
        BBAY 3
        .
      • El tipo de plazo de ayuda financiera
         es
        Periodo sin plazo fijo
        .
    Si selecciona la Fórmula 4, asocie la política a un programa que tenga una duración definida en semanas. Workday utiliza semanas de instrucción para calcular la Fórmula 4.
    Workday no admite el empaquetado de becas Pell con las fórmulas 2, 3 o 5. Si utiliza alguna de estas fórmulas, tenga en cuenta lo siguiente:
    • No puede incluir la Beca Pell en una estrategia de empaquetado.
    • Debe realizar cualquier cambio en las concesiones de becas Pell manualmente.
    • Solo puede configurar la Fórmula 1 o la Fórmula 4 en la Política del programa de ayuda federal a estudiantes.
    Tipo de término de ayuda financiera
    Seleccione el tipo de término que utilizan los programas de estudio. Workday admite:
    • Plazo
      .
    • Periodo sin plazo fijo
      .
    Workday muestra estos tipos de términos como opciones, pero solo utiliza estos datos para generar informes:
    • Periodo no estándar
      .
    • Término no estándar - SE9W
      .
    OPEID por defecto
    Seleccione la ubicación que desea asociar a la unidad y el nivel académicos, o al programa de estudios.
    Sujeto a empleo remunerado
    Seleccione esta opción para incluirla en los informes de empleo remunerado para el DE. Workday solo utiliza estos datos para generar informes.
    Formato de informe de plan de financiación para estudios universitarios
    Seleccione un formato de Plan de financiación universitaria personalizado para que lo utilicen los programas de estudio. Cree el formato personalizado mediante Report Designer en Workday Studio.
    Formato de informe de carta de concesión de ayuda financiera
    Seleccione un formato personalizado de carta de concesión de ayuda financiera para que lo utilicen los programas de estudio. Cree el formato personalizado mediante Report Designer en Workday Studio.
    Usuario de sistema de sitio externo de ayuda financiera
    Seleccione un usuario sin restricciones que forme parte de un grupo de seguridad basado en usuario para ayuda financiera. El grupo de seguridad basado en usuario también debe tener acceso de visualización al dominio
    Manage: Financial Aid Award Letters
     .
    La selección de un usuario en esta lista de valores permite a los solicitantes imprimir sus planes de financiación universitaria y cartas de concesión desde el sitio externo de alumno.
  3. Mientras cumplimenta la sección
    Definición de estado de carga
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Configuración de estado de carga por defecto (PDV)
    Seleccione las clases de los programas elegibles para el Título IV que se tienen en cuenta para el estado de carga del programa de estudios:
    • Clases para cualquier programa
      : incluye clases para cualquiera de los programas de estudio en los que el alumno está inscrito. Todos los programas de estudio deben tener el mismo nivel de credencial.
    • Clases para cualquier programa en el registro de informe
      : si el alumno tiene varios expedientes académicos, incluya solo las clases de programas de estudio en el registro de informe. Todos los programas de estudio deben tener el mismo nivel de credencial.
    • Clases para cualquier programa en el registro de informe excluyendo solo para añadir
      : excluye los programas de estudio en el registro de informe que los alumnos deben finalizar con su programa de estudio principal. Todos los programas de estudio deben tener el mismo nivel de credencial.
    • Clases para cualquier programa en el registro de informe excluyendo apilables
      : excluye los programas de estudio en el registro de informe que los alumnos pueden finalizar independientemente de su programa de estudio principal. Todos los programas de estudio deben tener el mismo nivel de credencial.
    • Clases para el programa de estudios principal del registro de informe
      : si el alumno tiene varios expedientes académicos, incluya solo las clases del programa de estudios principal del registro de informe.
    Configuración de repetición de trabajo de curso de FSA
    Seleccione cómo conceder ayuda financiera para cursos repetibles:
    • Lógica de repetición de FSA para todos los cursos
      : si el alumno supera el número máximo de intentos de curso, no recibirá ayuda financiera para ese curso.
    • Lógica de repetición de FSA para todos los cursos (excluir cursos que son repetibles para crédito adicional)
      : lo mismo que la opción
      Lógica de repetición de FSA para todos los cursos
       , excepto que excluye los cursos que son
      repetibles para crédito adicional
      .
    • Sin lógica de repetición de FSA para ningún curso
      : todos los cursos cuentan para la ayuda financiera, independientemente del número de veces que un alumno repita el curso.
    Esta opción no afecta al número total de intentos que puede hacer un alumno, solo a los intentos que cuentan para el estado de carga de ayuda financiera. Puede determinar el número total de intentos que puede realizar un alumno configurando una de las siguientes opciones:
    • La política de límite de intentos de curso del programa de estudios.
    • El número máximo de intentos o unidades configurado para el curso.
    Nivel académico de desarrollo
    Designe un nivel académico como de desarrollo. Todas las unidades intentadas en este nivel cuentan para el máximo de unidades de desarrollo.
    Máximo de unidades de desarrollo
    Si define un nivel académico de desarrollo, introduzca el número máximo de unidades de desarrollo. Las unidades que superen este máximo no se tendrán en cuenta para el estado de carga.
  4. Mientras cumplimenta la sección
    Definición de año académico
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Semanas de instrucción
    Introduzca el número de semanas de instrucción que constituyen un año académico para los programas de estudio. Este valor es diferente al siguiente:
    • Se configura para un periodo académico y es principalmente información para el sistema de procesamiento de FAFSA (FPS).
    • Se muestra en los planes de asistencia de ayuda financiera.
    • Se utiliza para calcular la fórmula de Pell 4.
    Workday notifica estos datos a National Student Clearinghouse (NSC) y Common Origination and Disbursement (COD).
    Periodos académicos
    Introduzca el número de periodos académicos estándar que componen un año académico para los programas de estudio.
    El número que introduzca tiene implicaciones para el proceso de ayuda financiera. Ejemplo: los importes de concesión de beca Pell para el periodo académico se calculan dividiendo el importe de concesión programado para el año de concesión por el número de periodos académicos.
    Tipo de año académico de ayuda financiera
    Seleccione el tipo de año académico de ayuda financiera para el plan de asistencia de ayuda financiera de un alumno:
    • SAY
      : Programas que comienzan y finalizan a la misma hora anualmente y siguen un calendario académico en el que el periodo académico de verano es una cabecera o un final.
    • BBAY 1
      : programas de horas crédito que utilizan SAY con condiciones estándar o condiciones SE9W no estándar. Los alumnos pueden cambiar de SAY a BBAY1 en función de su inscripción en un periodo académico de verano.
      Puede procesar préstamos federales directos automáticamente para los programas de estudio BBAY1 si selecciona la casilla
      Permitir basado en prestatario
       .
    • BBAY 3
      : programas de horas reloj, programas que no son de periodo, programas de periodo no estándar o programas con periodos estándar o no estándar que no se alinean con los tipos de año académico SAY o BBAY1.
      Puede procesar manualmente las subvenciones de fórmula 4 de préstamos federales directos y de beca Pell para los programas de estudio BBAY3.
    Workday utiliza su selección para agrupar los periodos académicos en los años de concesión correspondientes para el proceso de ayuda financiera.
    Tipo de verano
    Si el
    Tipo de año académico de ayuda financiera
     es
    SAY
     o
    BBAY 1
    , seleccione la ubicación del periodo académico de verano en el año de concesión de ayuda financiera:
    • Cabecera
      : el año de concesión comienza con un periodo académico de verano.
    • Avance
      : el año de concesión concluye con un periodo académico de verano.
    • Sin verano
      : no hay ningún periodo académico que se considere periodo de verano.
    Asignación de año de concesión
    Si el
    Tipo de verano
     es
    Sin verano
    , seleccione la fecha que determina el año de concesión al que pertenece el periodo académico. Puede seleccionar el periodo académico:
    • Fecha inicial estándar
      .
    • Fecha final estándar
      .
    Ejemplo: su institución no tiene un periodo académico de verano. El año de concesión 2023-2024 comienza el 1 de julio de 2023. El periodo académico de otoño de 2023 tiene como fecha inicial estándar el 1 de junio y como fecha final estándar el 1 de diciembre. Si selecciona:
    • Fecha inicial estándar
      , Workday agrupa el periodo académico de otoño de 2023 dentro del año de concesión 2022-2023.
    • Fecha final estándar
      , Workday agrupa el periodo académico de otoño de 2023 dentro del año de concesión 2023-2024.
    Permitir basado en prestatario
    Seleccione esta opción para activar el empaquetado de ayuda financiera para años de concesión basados en prestatario. Seleccione la casilla para procesar préstamos federales directos para programas de estudio BBAY 1.
    Trabajo de curso mínimo de año académico
    Introduzca las unidades de crédito o el número de horas reloj que definen el año académico de ayuda financiera. Utilice números enteros.
    Workday utiliza este valor en la fórmula de Pell 4 para determinar el pago prorrateado del periodo de pago.
  5. Mientras cumplimenta la sección
    Definición de programa
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nivel de credencial
    Workday notifica estos datos a NSC y COD.
    Indicador especial
    Workday notifica estos datos a NSC y COD.
    Préstamo adicional no subvencionado para profesionales sanitarios
    Seleccione esta opción si los programas de estudios con esta política son programas para profesionales sanitarios que reúnen los requisitos para obtener préstamos no subvencionados adicionales. Workday notifica estos datos a COD.
    Nivel de acreditación aprobado de profesional sanitario
    Workday utiliza el valor que seleccione en este campo para empaquetar a los alumnos con Préstamos adicionales no subvencionados para profesionales sanitarios cuando:
    • No configure ninguna sustitución permanente de clase.
    • No se aplican sustituciones de situación de clase al alumno.
    Duración de programa de año académico para profesionales sanitarios
    Workday utiliza el valor que seleccione en este campo para empaquetar a los alumnos con Préstamos adicionales no subvencionados para profesionales sanitarios cuando:
    • No configure ninguna sustitución permanente de clase.
    • No se aplican sustituciones de situación de clase al alumno.
    Workday empaqueta a los alumnos para estos importes de préstamo no subvencionados adicionales en función del nivel de acreditación y la duración del programa que seleccione.
    Para los programas de nivel 1:
    • 9 meses 20 000 USD
    • 10 meses 22 222 USD
    • 11 meses 24 444 USD
    • 12 meses 26 667 USD
    Para los programas de nivel 2:
    • 9 meses 12 500 USD
    • 10 meses 13 889 USD
    • 11 meses 15 278 USD
    • 12 meses 16 667 USD
    Sustituciones permanentes de clase
    Empaquete a los alumnos con importes de Préstamo adicional no subvencionado para profesionales sanitarios en función de su posición en la clase (opcional). Workday empaqueta la concesión en función de la elegibilidad de Préstamos adicionales no subvencionados para profesionales sanitarios de su póliza cuando:
    • No configure ninguna sustitución.
    • No se aplican sustituciones a un alumno.
    Workday recomienda que solo:
    • Utilice sustituciones de categoría para programas de profesionales sanitarios que varíen en duración y tengan una duración superior a un año académico.
    • Configure sustituciones de categoría para políticas de nivel de graduado.
    • Ejecute el empaquetado para periodos académicos en los que el alumno tenga la misma categoría. Ejemplo: si un alumno es un alumno de posgrado de primer año en otoño y de segundo año en primavera, empaquetarlo para los periodos académicos de otoño y primavera por separado.
  6. En la sección
    Días de instrucción en fin de semana de R2T4
     , seleccione las casillas de los días en los que su institución ofrece clases de fin de semana (opcional).
    Su selección afecta al número de días de descanso que se utilizan en los cálculos de la hoja de cálculo de devolución de Título IV de un alumno.
  7. En la sección
    Trabajo de curso mínimo de programa por defecto
     , introduzca las unidades de crédito o el número de horas reloj para el programa.
    Utilice la opción (unidades de crédito o número de horas reloj) que utilizó para la
    Definición de año académico
    .
    Workday utiliza en primer lugar el valor de trabajo de curso mínimo del programa definido en el programa de estudios correspondiente para procesar la ayuda financiera. Si no existe ningún valor en el programa de estudios, Workday utiliza el valor de esta política como valor por defecto.
Para asegurarse de que Workday utiliza el programa de estudios más actualizado para los estados de carga de alumnos, acceda a la tarea
Actualización de ayuda financiera basada en cambios de configuración
 y seleccione
Actualizar programas de estudios para estado de carga
. Ejecute siempre esta tarea cuando actualice cualquiera de los siguientes campos en una política de programa de FSA:
  • Elegible para Título IV
  • Configuración de estado de carga por defecto (PDV)
  • Nivel de credencial
Para revisar sus políticas de programa de FSA para una unidad y un nivel académicos, o para un programa de estudios, acceda al informe
Visor de políticas de unidad académica
 .