Concepto: planes de asistencia de ayuda financiera

Puede utilizar planes de asistencia de ayuda financiera para proyectar la asistencia prevista de los alumnos, incluso antes de que se inscriban en los cursos. Pueden ayudarle a determinar qué información usar cuando:

Cálculo del costo de asistencia
Empaquetar premios de alumno
Ejecutar otros procesos de ayuda financiera.

Workday obtiene la información del plan de asistencia de ayuda financiera de un alumno a partir de su programa de estudios principal y de sus políticas académicas y de ayuda financiera. Si el alumno tiene varios registros académicos, Workday utiliza el PDV principal del registro de informes del alumno.

Workday hace referencia a las filas de los planes de asistencia como registros de periodo de ayuda financiera (FAPR). Las FAPR contienen datos de ayuda financiera que Workday utiliza para procesar la ayuda financiera de un periodo académico, como los siguientes:

Estado de carga
Detalles de situación de clase
Tipo de año académico de ayuda financiera

Los alumnos no pueden tener varias FAPR que contengan las mismas fechas. Ejemplo: un alumno no puede tener FAPR para el trimestre de verano y el semestre de verano cuando ambos periodos incluyen el 1 de agosto.

Workday crea automáticamente planes de asistencia de ayuda financiera para:

Los solicitantes cuando declaran un programa de estudios.
Los alumnos cuando se matriculan en un programa de estudios.

Cuando un alumno no tiene un plan de asistencia, Workday crea uno para él cuando se ejecuta el trabajo

Refresh Attendance Plan

durante la orquestación nocturna de puestos. Workday utiliza la fecha inicial prevista del alumno para crear planes de asistencia y añade periodos académicos a los planes de asistencia cuando se cumplen las siguientes condiciones:

El alumno tiene uno de los siguientes estados en su PDV principal en la fecha inicial estándar del periodo académico:
En curso
Ausencia
Pendiente de finalización
Realice uno de los siguientes pasos:
El periodo académico es anterior a la fecha de finalización prevista o la contiene.
El alumno tiene una inscripción, un contrato de patrocinador, una exención o una transacción ISIR para el periodo académico.
En el caso de las inscripciones, Workday incluye aquellas en las que se han dado de baja cursos con el estado
No registrado
.
En el caso de las transacciones ISIR, Workday añade todos los periodos académicos del año de concesión de ayuda financiera asociados a la transacción ISIR. Ejemplo: el alumno tiene una transacción ISIR para el año de concesión de ayuda financiera 2022-2023, que se compone de 4 periodos académicos. Workday incluye los 4 periodos académicos en el plan de asistencia del alumno.

Si un alumno tiene un cambio de registro de informe con fecha futura, Workday también crea periodos académicos para ese registro. Ejemplo: un alumno espera finalizar su POS de grado en la primavera de 2020 e iniciar su POS de posgrado en el otoño de 2020, en la misma institución. Workday crea periodos académicos para:

Los periodos académicos de grado, hasta la primavera de 2020.
Los periodos académicos de posgrado, a partir del otoño de 2020.

Workday rellena la columna

Periodo inicial

con

Sí

para los periodos académicos del primer año de concesión de un alumno.

Cuando un cambio en la inscripción, el programa de estudios u otro evento puede afectar a la ayuda financiera de un alumno, Workday marca su plan de asistencia para que se actualice cuando se ejecute el trabajo

Refresh Attendance Plan

durante la orquestación nocturna de puestos. Workday organiza el trabajo con otros procesos nocturnos para garantizar que los procesos posteriores tengan la información del plan de asistencia más precisa y actualizada.

Opcionalmente, puede ejecutar el trabajo

Actualización de plan de asistencia

para alumnos individuales fuera de la Orquestación de puestos nocturnos a través de los siguientes informes:

Ejecución de procesos de ayuda financiera de alumno por solicitante
Ejecución de procesos de servicios financieros de alumno por alumno

Consulte Referencia: ejecución de informes de procesos financieros de alumno.

En función del motivo de la actualización, Workday puede actualizar todo el plan de asistencia o solo partes de él:

Motivo de actualización	Actualizaciones de plan de asistencia
El PDV principal del alumno, el estado de PDV o el registro de informes cambian.	Workday actualiza todo el plan de asistencia. Workday también actualiza los permisos de seguridad de los usuarios para garantizar que solo aquellos con seguridad en la unidad académica y el nivel académico correspondientes puedan acceder al registro de ayuda financiera del alumno, a los registros del periodo de ayuda financiera y a los datos de ayuda financiera. Cuando el registro de informes de un alumno cambia en medio de un periodo académico y usted actualiza su plan de asistencia, cualquier cambio sobre quién puede acceder a su información de ayuda financiera entra en vigor al comienzo del siguiente periodo académico. Workday recomienda lo siguiente: Verificar que los permisos de seguridad de los datos de ayuda financiera del alumno sean coherentes con los permisos de seguridad de su registro de informes. Volver a actualizar el plan de asistencia al comienzo del siguiente periodo académico para ver los cambios de seguridad del registro de informes.
El alumno tiene un evento de inscripción, evaluación, articulación interna o transferencia de créditos.	Workday actualiza: Cargue los estados de todos los periodos académicos en los que el alumno haya registrado cursos. Posiciones de clase para el periodo académico afectado y todos los periodos académicos posteriores.
Importa un ISIR, crea un contrato de patrocinador de alumno o registra una exención para el alumno, y el periodo académico en el que se produce la transacción aún no está en el plan de asistencia.	Workday añade periodos académicos al plan de asistencia.
El alumno tiene uno de los siguientes estados en su PDV principal en la fecha inicial estándar del periodo académico: En curso Ausencia Pendiente de finalización Y: La fecha prevista de finalización del alumno avanza. El alumno tiene una inscripción, un contrato de patrocinador, una exención o una transacción ISIR para un periodo académico que no está en el plan de asistencia.	Workday añade periodos académicos al plan de asistencia.
La fecha prevista de finalización del alumno se retrasa.	Workday desactiva los periodos académicos en el plan de asistencia a menos que: El alumno tiene uno de los siguientes estados en su PDV principal en la fecha inicial estándar del periodo académico: En curso Ausencia Pendiente de finalización El periodo académico tiene una inscripción, un contrato de patrocinador, una exención o una transacción ISIR.
El PDV principal del alumno cambia en los calendarios académicos.	Workday desactiva los periodos académicos del calendario anterior que se solapan con los periodos académicos del nuevo calendario.
Retrotrae la fecha prevista de finalización del alumno y lo cambia a una PDV que tiene un calendario académico diferente.	Workday reconstruye los registros del periodo de ayuda financiera en el plan de asistencia, a menos que el alumno tenga desembolsos que ya no sean necesarios en los registros del periodo de ayuda financiera.
El estado del expediente académico del alumno pasa a ser inactivo.	Workday desactiva los periodos académicos posteriores a la fecha en la que el alumno pasa a estar inactivo.

Si una FAPR se desactiva como resultado de la actualización de un plan de asistencia y desea comprender el motivo, cree un informe personalizado para mostrar el Estado de desactivación de alumno:

Estado desactivable	Motivo
Cambio de calendario	El alumno ha cambiado a un programa de estudios con un calendario académico diferente.
Inactivo	El estado del expediente académico del alumno pasa a ser inactivo
Matriculación	El solicitante se matricula en un programa de estudios.
Finalización de periodo	Se ha cumplido la fecha de finalización del periodo académico en el registro de programa de estudios de un alumno.
Cambio de programa de estudios	Hay un cambio en el programa de estudios del alumno.
Reempaquetado	El resultado del paquete de ayuda financiera del alumno ya no es exacto y se ha creado un nuevo paquete de ayuda financiera. Ejemplo: cuando cambia la elegibilidad de concesión de un alumno.
Sistema Workday	El registro de periodo de ayuda financiera se ha desactivado debido a una conversión.

Cuando un alumno cambia de programa de estudio y los calendarios de la nueva POS y la anterior no se alinean, puede haber un desfase entre la fecha final del periodo académico de la POS anterior y la fecha inicial del periodo académico de la nueva POS. Para dar cabida a este vacío, Workday amplía la fecha final del periodo académico para el PDV original en la FAPR.

Ejemplo: el PDV actual de un alumno utiliza un calendario con trimestres. El periodo académico del trimestre de primavera finaliza el 30 de mayo. Cambian su PDV en el verano a uno que utiliza un calendario con semestres. El periodo académico del semestre de verano comienza el 5 de junio. Para cubrir el desfase temporal, Workday amplía la fecha final del periodo académico del trimestre de primavera en la FAPR del PDV original.

Workday no admite periodos académicos solapados ni cambios de calendario dentro de periodos académicos. Estas situaciones pueden generar resultados inesperados en el plan de asistencia del alumno.