Consideraciones de definición: proceso inicial de ayuda financiera
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso del proceso inicial de ayuda financiera. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Puede usar el proceso de ayuda financiera inicial para ejecutar los registros de alumno en cada uno de estos puestos de ayuda financiera por primera vez, durante un periodo académico determinado:
- Evaluación de elemento de acción de ISIR
- Costo de asistencia (COA)
- Paquete de méritos
- Empaquetado necesario
- Comunicación de empaquetado
Puede realizar el proceso inicial de ayuda financiera:
- Automáticamente, mediante la creación de programaciones de trabajo para indicar cuándo y para quién debe ejecutarse un trabajo de ayuda financiera durante la orquestación de trabajo nocturno de alumno.
- Manualmente, ejecutando cada trabajo de ayuda financiera individualmente.
Cuando finaliza un trabajo de ayuda financiera, Workday asigna a los alumnos una instancia inicial que le corresponde. Ejemplo: ejecuta manualmente el trabajo
Costo de asistencia
para un alumno individual para el periodo académico de otoño de 2023. Workday les asigna un COA inicial para el otoño de 2023.Beneficios para la empresa
Procesamiento inicial de ayuda financiera:
- Le ayuda a procesar los importes de ayuda financiera de los alumnos correctos.
- Le ofrece la flexibilidad de procesar varios grupos en distintos momentos.
Ejemplos de uso
Puede configurar Workday para asignar:
- Los elementos de acción ISIR a los alumnos que acceden a la universidad por primera vez y esperar para asignarlos a los alumnos que continúan.
- COA para los alumnos que acceden a la universidad por primera vez en el próximo semestre de primavera.
- Necesita paquetes de ayuda financiera para alumnos elegibles que también hayan finalizado sus solicitudes de ayuda financiera.
- Paquetes de ayuda financiera de méritos tanto para estudiantes de grado como para estudiantes de posgrado, a los que desea procesar en distintos momentos.
- Notificaciones por correo electrónico a los alumnos cuyos paquetes hayan cambiado debido a cambios en sus estados de carga.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo desea asignar las instancias iniciales de ayuda financiera? | Puede crear programas de trabajo cuando:
Puede ejecutar trabajos de ayuda financiera manualmente cuando:
|
¿Cómo quiere que difiera el proceso de ayuda financiera por población de alumnos? | Puede crear horarios de trabajo para distintos grupos de alumnos. Ejemplo: podría tener:
Cada población de alumnos puede necesitar su propio horario. |
¿Tendrá que actualizar o rehacer el proceso inicial de ayuda financiera varias veces? | Una vez que conozca la fecha inicial de un periodo académico, puede crear programas de trabajo para cada puesto de ayuda financiera y comenzar el proceso inicial de ayuda financiera. Workday ejecuta el trabajo hasta la fecha final especificada y no requiere ninguna actualización.
Opcionalmente, puede ejecutar los trabajos de ayuda financiera manualmente. |
Recomendaciones
Workday recomienda crear un programa de trabajo para cada puesto de ayuda financiera sin filtros. Los horarios de puesto sin filtros le permiten procesar a todos los alumnos finalmente, incluidos los que se inscribieron tarde o no han sido procesados por ningún otro horario.
Requisitos
Asegúrese de que el periodo académico para el que está procesando la ayuda financiera esté activo en los planes de asistencia de ayuda financiera de los alumnos.
Limitaciones
Una vez que Workday procesa a un alumno:
- Y crea una instancia inicial para ellos para un periodo académico, ningún programa de trabajo los vuelve a procesar para ese periodo académico.
- No hay forma de eliminar la instancia inicial que se les ha asignado.
Ejemplo: un alumno cumple los criterios de su programa de trabajo
de costo de asistencia
y Workday le asigna un COA inicial cuando se ejecuta el trabajo. Aunque siguen cumpliendo los criterios del programa de trabajo, no se vuelven a procesar porque ya tienen un COA inicial.Entorno de cliente
Cuando selecciona una fecha para comenzar a procesar la ayuda financiera, Workday ejecuta el proceso:
- A las 01:00:00 de cada noche en el huso horario configurado para su entorno de cliente.
- A las 01:00:00, hora del Pacífico, si no ha configurado un huso horario para su entorno de cliente.
Security
Para configurar los procesos de ayuda financiera, debe tener acceso a los siguientes dominios en el área funcional Financial Aid:
- Definición: programa de trabajo de evaluación de elemento de acción de ISIR
- Definición: costo de asistencia
- Definición: paquete de méritos
- Definición: Necesidad de empaquetado
- Definición: comunicaciones de empaquetado
Procesos de gestión
Sin efectos.
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Consulta de programa de trabajo de evaluación de elemento de acción de ISIR Consulta de programa de trabajo de costo de asistencia Consulta de programa de trabajo de paquete de méritos Consulta de programa de trabajo de empaquetado de necesidades Consulta de programa de trabajo de comunicación de empaquetado | Puede utilizar estos informes para revisar las configuraciones de sus programas de trabajo de ayuda financiera. |
Integraciones
Sin efectos.
Conexiones y puntos de contacto
El proceso inicial de ayuda financiera interactúa con las siguientes áreas:
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Planes de asistencia de ayuda financiera | Workday utiliza la información del plan de asistencia de un alumno para calcular los importes que debería recibir cuando se procese a través de la ayuda financiera. |
Continuación de proceso de ayuda financiera | Después del proceso inicial, la continuación del proceso de ayuda financiera ayuda a garantizar que la ayuda financiera de los alumnos esté actualizada.
Después de asignar los importes iniciales, Workday utiliza reacciones y políticas de reacción para realizar un seguimiento de los cambios que podrían afectar a la ayuda financiera de los alumnos y actualizar sus importes de ayuda financiera. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.