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Última actualización: 2023-06-23
Consideraciones de definición: arrastre en aprovisionamiento

Consideraciones de definición: arrastre en aprovisionamiento

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la funcionalidad de arrastre para documentos de aprovisionamiento. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Workday le permite mover los compromisos y obligaciones que permanecen en sus documentos de aprovisionamiento al siguiente periodo de libro mayor o ejercicio contable.

Beneficios para la empresa

  • Mantenimiento de una contabilidad exacta y actualizada
  • Gestión de los compromisos y obligaciones de una o varias empresas para aumentar la flexibilidad
  • Cumplimiento de los requisitos presupuestarios para aumentar el control de los gastos

Ejemplos de uso

Arrastre los compromisos y obligaciones restantes de:
  • Las órdenes de compra que no ha facturado o que ha facturado parcialmente
  • Las peticiones que no se han abastecido de un proveedor o mediante inventario
  • Los contratos de proveedores que tienen saldos pendientes

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas
Consideraciones
¿Qué documentos de aprovisionamiento desea arrastrar?
Puede arrastrar los compromisos y las obligaciones de lo siguiente:
  • Las órdenes de compra con el estado
    Emitido
  • Las peticiones con el estado
    Finalizado correctamente
  • Los contratos de proveedor con el estado
    Aprobado
     y un tipo de contrato que incluya obligaciones
Puede efectuar un cierre masivo en documentos de aprovisionamiento cuando estos tienen compromisos y obligaciones que no desea arrastrar.
¿Cómo separa sus transacciones para la contabilidad?
Puede usar un libro y un código de libro para separar las transacciones de arrastre en aprovisionamiento para la contabilidad y los informes.
Acto seguido, Workday crea asientos de operaciones independientes y contabiliza liquidaciones de compromisos y obligaciones para lo siguiente:
  • El código de libro en blanco
  • Su código de libro de arrastre en aprovisionamiento
¿Qué documentos de aprovisionamiento multiempresa desea arrastrar?
Puede arrastrar los compromisos y las obligaciones de las órdenes de compra y las peticiones que incluyan varias empresas. Para arrastrar estos documentos, utilice la empresa en el nivel de cabecera y procure que tanto el periodo de libro mayor o el ejercicio contable anteriores como los siguientes estén abiertos para lo siguiente:
  • La empresa de cabecera
  • Todos los perfiles interempresa afiliados a la empresa de cabecera

Recomendaciones

Para evitar la duplicación en cada transacción de arrastre, procure filtrar los documentos de aprovisionamiento que ya haya arrastrado.
Para garantizar que dé tiempo a liquidar los compromisos y las obligaciones, considere la posibilidad de arrastrar unas cuantas semanas después del final de un periodo de libro mayor o un ejercicio contable.
Para minimizar su carga de trabajo, planifique la gestión de sus documentos de aprovisionamiento en esta secuencia:
  • Cierre de forma masiva los documentos que no tengan ninguna actividad adicional.
  • Arrastre los compromisos y obligaciones restantes.
  • Cierre el periodo de libro mayor o el ejercicio contable anteriores.

Requisitos

Asegúrese de lo siguiente:
  • De que el periodo de libro mayor o el ejercicio contable desde el que arrastra presente el estado
    Cierre en curso
     o
    Abierto
    .
  • De que los periodos de libro mayor y los ejercicios contables con el estado
    Cierre en curso
     presenten un grupo de actividad abierto que incluya actividades de arrastre para los compromisos y las obligaciones.

Limitaciones

Puede incluir hasta 5000 documentos de aprovisionamiento en cada transacción de arrastre, y cada una de estas solo puede contener un tipo de documento. Para reducir el número de documentos de una transacción, filtre los documentos que ya ha arrastrado.

Definición de entorno de cliente

Sin efectos.

Seguridad

Dominios
Consideraciones
Process: Purchase Order
 en el área funcional Procurement.
Le permite:
  • Cerrar órdenes de compra
  • Arrastrar las órdenes de compra abiertas
Process: Requisition
 en el área funcional Procurement.
Le permite:
  • Cerrar peticiones
  • Arrastrar las peticiones abiertas
Process: Supplier Contracts
 en el área funcional Supplier Contracts.
Le permite:
  • Cerrar contratos de proveedor
  • Arrastrar los contratos de proveedor abiertos
Process: Year End
 en el área funcional Common Financial Management.
Le permite:
  • Mantener códigos de libro de arrastre
  • Consultar transacciones de arrastre

Procesos de gestión

Proceso de gestión
Consideraciones
Cierre masivo de aprovisionamiento
Le permite efectuar un cierre masivo en documentos de aprovisionamiento que no desea arrastrar.
Arrastre en aprovisionamiento
Le permite:
  • Crear y enviar solicitudes de arrastre
  • Enviar solicitudes de arrastre para su aprobación

Informes

Informes
Consideraciones
Informe de saldo de presupuesto
Consulte los saldos de compromisos y obligaciones de los periodos de libro mayor y los ejercicios contables.
Búsqueda de órdenes de compra
Búsqueda de peticiones
Búsqueda de contratos de proveedor
Consulte los estados de los documentos de aprovisionamiento e identifique los documentos que desea arrastrar.
Balance de comprobación
Consulte lo siguiente:
  • Los saldos de compromisos y obligaciones de los periodos de libro mayor y los ejercicios contables
  • Las cuentas de gravámenes liquidados en periodos de libro mayor y ejercicios contables anteriores
Consulta de arrastre en aprovisionamiento
Consulte lo siguiente:
  • El historial de proceso de sus solicitudes de arrastre
  • Los documentos de aprovisionamiento en sus solicitudes de arrastre, incluidos sus estados

Integraciones

Sin efectos.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones
Consideraciones
Contabilidad
Al arrastrar los compromisos y las obligaciones, Workday:
  • Liquida los gravámenes restantes en el periodo de libro mayor o el ejercicio contable anteriores.
  • Crea asientos en el siguiente periodo de libro mayor o ejercicio contable para los gravámenes restantes.
Presupuestos
Cuando arrastra compromisos y obligaciones, Workday los traslada del periodo presupuestario anterior al siguiente.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.