Consideraciones de definición: aprovisionamiento multiempresa

Administrator Guide

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de aprovisionamiento multiempresa. En él se explica lo siguiente:

Por qué se define

Cómo encaja en el resto de Workday

Repercusiones posteriores e interacciones entre productos

Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión

Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación

Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

En el nivel de entorno de cliente, puede activar la opción multiempresa en peticiones y órdenes de compra. Esta definición centraliza el aprovisionamiento al permitirle realizar pedidos en nombre de otras empresas con un solo documento.

Workday admite automáticamente varias empresas en las facturas de proveedor

Beneficios para la empresa

Puede crear peticiones consolidadas y órdenes de compra de bienes, servicios y servicios basados en proyectos en nombre de otras empresas. Esta práctica empresarial reduce el número de órdenes de compra que se envían a los proveedores, lo que le permite ahorrar tiempo durante la conciliación.

Ejemplos de uso

Solicite bienes y servicios para varias empresas con una petición.

Haga pedidos para varias empresas con una orden de compra, lo que simplifica el workflow.

Coteje las facturas multiempresa con las órdenes de compra multiempresa para obtener informes precisos.

Contabilice los gastos y los activos con precisión en función de las empresas a nivel de línea y cabecera, lo que reduce las cargas de trabajo de contabilidad.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Cómo utiliza su empresa los contratos de proveedor para el aprovisionamiento?	Cuando consolide peticiones en contratos de proveedor en el nivel de cliente, cree un contrato de proveedor para una jerarquía de empresas que incluya las empresas para las que hace el aprovisionamiento. En el caso de las transacciones multiempresa que no se consolidan en contratos de proveedor, el precio del contrato de la cabecera se aplica a todas las empresas de la línea.
¿Cómo utiliza su empresa la opción de interempresa?	Cree una relación interempresa entre empresas para usarlas en transacciones multiempresa. Puede crear esta relación en la tarea Edición de perfil interempresa de empresa . Defina la empresa de aprovisionamiento como empresa matriz.
¿Cómo edita y aprueba líneas en transacciones de gastos?	Puede editar las empresas en las líneas de petición durante el proceso de creación y aprobación. No puede editar las empresas en el nivel de línea de las tareas de abastecimiento.
¿Su empresa utiliza inventario?	Para el inventario, no puede editar la empresa en la línea de las peticiones de reaprovisionamiento o de reaprovisionamiento de acopio a medida. Para órdenes de tipo de reaprovisionamiento: Configure la empresa que realiza los pedidos en nombre de la ubicación en las tareas Mantenimiento de centro de gestión de inventario y Mantenimiento de acopio a medida . Solo puede añadir líneas de petición y líneas de orden de compra para empresas de inventario o de acopio a medida. Si quiere definir la empresa de aprovisionamiento para las ubicaciones de inventario, también debe tenerla definida como empresa matriz en la tarea Edición de perfil interempresa de empresa .
¿Cómo funciona la contabilidad para las transacciones multiempresa?	Con la tarea Creación de conjunto de reglas de contabilización en cuenta , defina las siguientes reglas de contabilización en cuenta: Cuentas por cobrar interempresa , que contabiliza para la empresa matriz. Cuentas por pagar interempresa , que contabiliza para las empresas secundarias. Puede consultar la contabilidad de las transacciones de aprovisionamiento multiempresa en estas fichas, que enumeran la contabilidad de cada empresa en la orden de compra o petición: Consulta de contabilidad para orden de compra Consulta de contabilidad para petición Puede consultar todos los asientos liquidados, pero debe tener permisos de seguridad para que esa empresa pueda ver su asiento de operaciones.

Recomendaciones

Seleccione las opciones Petición
y Orden de compra
en la lista de valores

Activar multiempresa

de la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

Ejecute rápidamente devengos de notas de recepción para empresas en líneas de orden de compra mediante una jerarquía de empresas de todas las empresas de la tarea

Creación de devengo de notas de recepción

Requisitos

Si quiere activar la opción multiempresa para las peticiones, active la opción multiempresa para las órdenes de compra.

Con la tarea

Edición de perfil interempresa de empresa

, cree una relación interempresa entre las empresas para las que realiza el aprovisionamiento. Seleccione la empresa de aprovisionamiento como empresa matriz.

Debe tener permisos de seguridad para la empresa en el nivel de cabecera si desea utilizar la tarea

Almacenamiento en inventario

y consultar los siguientes documentos:

Orden de compra

Nota de recepción

Petición

Factura

Limitaciones

No puede desactivar esta función si tiene órdenes de compra o peticiones multiempresa activas.

No puede cambiar las empresas en las líneas de orden de las tareas de abastecimiento o después de aprobar la orden de compra. Tampoco puede cambiar las empresas en las líneas de estos documentos resultantes:

Notas de recepción

Devoluciones

Facturas

No puede cambiar la empresa en órdenes de tipo de reaprovisionamiento.

Debe tener permisos de seguridad para la empresa de la cabecera de la nota de recepción si quiere utilizar la tarea

Almacenamiento en inventario

En la tarea

Arrastre de documentos de aprovisionamiento

, la ficha

Saldos

y los siguientes campos se muestran en blanco cuando una empresa de la línea del documento tiene una moneda diferente a la de la empresa de la cabecera:

Importe facturado

Total de importe

Total de importe de orden de compra

Definición de entorno de cliente

En la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

, seleccione Petición
y Orden de compra
en la lista de valores

Activar multiempresa

Seguridad

Para consultar y editar documentos multiempresa, necesita permisos de seguridad para la empresa de la cabecera. También puede consultar todos los asientos liquidados, pero necesita permisos de seguridad para esa empresa si quiere ver su asiento de operaciones.

Puede dirigir las aprobaciones basadas en las empresas del nivel de línea añadiendo los siguientes subprocesos a los procesos de gestión de petición y de orden de compra:

Evento interempresa de petición

Evento interempresa de orden de compra

Para cada empresa de un documento multiempresa, Workday muestra las líneas que necesitan revisión para los revisores asignados en Mis tareas.

Procesos de gestión

Si quiere enviar transacciones basadas en empresas de líneas de petición para su revisión y aprobación, siga los siguientes pasos:

Configure el proceso de gestión Evento de petición
y la política de seguridad en el área funcional Procurement.

Configure el proceso de gestión Evento interempresa de petición
y la política de seguridad en el área funcional Procurement.

Añada el paso de acción Inicio de evento interempresa de petición
al proceso de gestión Evento de petición
.

Si quiere enviar transacciones basadas en empresas de líneas de orden de compra para su revisión y aprobación, siga los siguientes pasos:

Configure el proceso de gestión Evento de orden de compra
y la política de seguridad en el área funcional Procurement.

Configure el proceso de gestión Evento interempresa de orden de compra
y la política de seguridad en el área funcional Procurement.

Añada el paso de acción Inicio de evento interempresa de orden de compra
al proceso de gestión Evento de orden de compra
.

Informes

Puede usar informes de Workday o informes personalizados para los siguientes documentos con varias empresas:

Orden de cambio

Orden de compra

Petición

Factura de proveedor

Integraciones

Estos servicios web admiten documentos de aprovisionamiento con varias empresas:

Get Purchase Orders

Get Purchase Order Change Orders

Get Receipts

Get Returns

Get Supplier Invoices

Submit Purchase Orderr

Submit Purchase Order Change Order

Submit Receipt

Submit Supplier Invoice

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Creación de nota de recepción	Para consultar y editar las notas de recepción multiempresa, debe tener permisos de seguridad para la empresa de la cabecera.
Almacenamiento en inventario	Para usar la tarea Almacenamiento en inventario , debe tener permisos de seguridad para la empresa de la cabecera de la nota de recepción. Workday almacena automáticamente los ítems en función de las empresas de las líneas de nota de recepción.
Reaprovisionamiento de inventario	Workday rellena las empresas como de solo lectura en documentos multiempresa para el reaprovisionamiento. Para las transacciones de reaprovisionamiento, Workday rellena la empresa en la línea en función de la configuración de la empresa de aprovisionamiento de reaprovisionamiento Mantenimiento de centro de gestión de inventario . Para las transacciones de reaprovisionamiento de acopio a medida, Workday rellena la empresa en la línea en función de la definición de la empresa de abastecimiento de peticiones en la tarea Mantenimiento de acopio a medida .

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Pasos: definición de aprovisionamiento multiempresa

Definición del proceso de gestión de petición

Referencia: edición de definición de entorno de cliente - Finanzas