Consideraciones de definición: gestión automática de procesos de gestión para trabajador
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso del paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Cuando activa el paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
, puede automatizar eventos en curso y elementos de Mis tareas cuando cambia el estado de empleo de un trabajador. Cuando configura reglas, Workday actúa automáticamente en:
- Procesos de gestión relacionados con el trabajador, que todavía tienen pasos restantes. Puede cancelar el proceso de gestión o avanzarlo hasta el final. Ejemplo: revisión de desempeño.
- Pasos de proceso de gestión que están pendientes de la acción del trabajador. Puede reasignar los pasos a otra persona o eliminar a la persona como usuario asignado si hay otros usuarios asignados. Ejemplo: aprobación de informes de gastos para una dependencia directa.
Cuando configura este paso de servicio en una definición de proceso de gestión, Workday actúa automáticamente en los procesos de gestión en función de las reglas que defina para el paso.
Beneficios para la empresa
Cuando utiliza el paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
:
- Mejora la eficiencia.
- Reduce el esfuerzo manual y el mantenimiento de los sistemas externos.
- Reduce los costos de organización.
Al utilizar el paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
, no tiene que utilizar la tarea manual Gestión de procesos de gestión para trabajador
, que requiere mucho tiempo. Cuando utiliza la tarea Gestión de procesos de gestión para trabajador
, puede haber situaciones en las que no sepa cómo gestionar los eventos de proceso de gestión sobre un trabajador o qué hacer con los elementos de Mis tareas que están pendientes de un trabajador. Además, puede que no sea manejable cuando tenga que actualizar un gran número de eventos.Ejemplos de uso
- Cancele las solicitudes de vacaciones y permisos pendientes de un trabajador que se va de ausencia prolongada.
- Reasignar elementos de Mis tareas para un gerente que va a cambiar a un puesto en una organización diferente.
- Actualice los eventos relacionados con el trabajador o los elementos de Mis tareas para reflejar los cambios de estado del empleado y continuar el flujo de trabajo.
- Actuar automáticamente en los procesos de gestión y en los elementos de Mis tareas para los trabajadores que dejan sus puestos actuales.
- Cancele o reasigne los ítems de Mis tareas de un empleado dado de baja que tengan el estadoGuardar para después.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Necesita actualizar los eventos de proceso de gestión relacionados con los trabajadores cuando los trabajadores abandonan su organización? | Puede configurar el paso de servicio Gestión automática de procesos de gestión para cancelar o avanzar el paso hasta su finalización. Workday actúa automáticamente en los procesos de gestión en función de las reglas que defina para el paso. |
¿Necesita gestionar pasos de proceso de gestión incompletos que requieren la acción del trabajador cuando cambia el estado de empleo de un trabajador? | Puede configurar el paso de servicio Gestión automática de procesos de gestión para reasignarlo a otra persona o eliminar al trabajador como usuario asignado. Workday actúa automáticamente en los procesos de gestión en función de las reglas que defina para el paso. |
¿Tiene empleados dados de baja que tienen elementos de mis tareas Guardar para después ? | Puede configurar el paso de servicio Gestión automática de procesos de gestión para reasignar o cancelar las tareas. Cuando da de baja a un empleado, este puede seguir accediendo a los elementos de Mis tareas que tengan el estado Guardar para después . Cuando configura el paso de servicio, Workday realiza automáticamente acciones en las tareas Guardar para después . |
Recomendaciones
Añada el paso
Gestión de procesos de gestión para trabajador
como acción
después del paso de servicio Gestión automática de procesos de gestión
para garantizar que se procesen todos los procesos de gestión.Limite el número de procesos de gestión que inicia con el paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
para un rendimiento óptimo. Cuando tiene en cuenta cuántos procesos de gestión iniciar con el paso de servicio, Workday divide el proceso en lotes más pequeños. Esto es útil cuando:
- Tiene más de 200 000 eventos para adelantar o cancelar.
- Quiere reasignar o eliminar al usuario asignado para más de 200 000 pasos de proceso de gestión o elementos de Mis tareas.
El umbral sugerido es procesar 200 000 eventos o elementos de Mis tareas en un lote. Su entorno de cliente no se desactivará y los procesos no se bloquearán cuando los procesos de gestión con la configuración
Gestión automática de procesos de gestión
no se inicien en lotes más pequeños. Sin embargo, el proceso tardará un poco en finalizar.Requisitos
Seleccione un usuario de la
lista de valores Usuario para realizar acciones automatizadas de proceso de gestión
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión
. Este es el usuario que el paso de servicio utiliza para realizar acciones automatizadas. Cuando configura la lista de valores Usuario para realizar acciones de proceso de gestión automatizadas
, no puede eliminar al usuario más tarde. Sin embargo, puede seleccionar otro usuario. Seleccione un usuario de su organización que probablemente no vaya a cambiar.Limitaciones
Solo puede especificar hasta 50 reglas de automatización en cada cuadrícula en la tarea
Configuración de servicio de evento
.El paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
ejecuta un trabajo programado en segundo plano cada 15 minutos. Puede haber un retraso de 5 a 30 minutos antes de que el paso de servicio Gestión automática de procesos de gestión
finalice el procesamiento y pase al siguiente paso. Cuando hay una gran cantidad de datos para procesar, el retraso puede ser de más de una hora.La configuración del paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
no tiene fecha efectiva. Cuando cambia la configuración, los cambios se actualizan la próxima vez que se ejecuta el proceso.En el caso de los pasos de proceso de gestión asignados a la persona, no puede utilizar la acción
Reasignar a grupos de seguridad
en:
- Paso de participación compartida
- Paso de integración de Adobe Para reasignar un paso de integración de Adobe, utilice la tareaGestión de procesos de gestión para trabajadoro la acciónReasignacióndel icono de engranaje en Mis tareas.
Cuando un paso está pendiente de un delegado y configura el paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
con lo siguiente:
- AcciónReasignar a grupos de seguridad, no puede reasignar el paso.
- La acciónEliminar persona como usuario asignado, no puede eliminar al delegado del paso aunque el paso esté pendiente de varias personas.
No puede configurar el paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
en paralelo con otro paso.En algunos procesos de gestión, como Baja y Cambio de puesto, las acciones del paso de servicio
Reasignación
y eliminación de persona como persona asignada
- Gestión automática de procesos de gestión no funcionarán si el paso cumple las siguientes condiciones:
- La configuración de paso hace referencia a un grupo de seguridad (utilizandoOriginalmente enviado aen la secciónPasos de proceso de gestión asignados a la persona).
- Se coloca después del pasoFinalización.
- Se ejecuta después de la fecha efectiva del evento, como la fecha de baja o la fecha de cambio de puesto.
Gestión de procesos de gestión para trabajador
como paso de acción
después del paso Gestión automática de procesos de gestión
para asegurarse de que procesa todas las operaciones. Si necesita colocar el paso Gestión automática de procesos de gestión
después del paso Finalización
del proceso de gestión, debe ejecutarse antes de la fecha efectiva del evento, como la fecha de baja o la fecha de cambio de puesto.Definición de entorno de cliente
Configure la lista
de valores Usuario para realizar acciones automatizadas de proceso de gestión
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Procesos de gestión
.Security
Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional System:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
Procesos de gestión
Puede añadir
Gestión automática de procesos de gestión
como paso de servicio varias veces en los siguientes procesos de gestión:
- Cambio de puesto
- Finalización de contrato de trabajador contingente
- Request Leave of Absence
- Baja
Integraciones
Puede utilizar los siguientes servicios web para migrar configuraciones de paso de servicio de
gestión automática de procesos de gestión
de un entorno de cliente a otro:
- Obtener configuración de servicio de gestión automática de procesos de gestión
- Transferencia de configuración de servicio de gestión automática de procesos de gestión
Conexiones y puntos de contacto
El paso de servicio
Gestión automática de procesos de gestión
interactúa con Dotación de personal.Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.