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Última actualización: 2025-03-14
Concepto: consulta de detalles de proceso de gestión

Concepto: consulta de detalles de proceso de gestión

Hay varias formas de consultar los detalles de las instancias de proceso de gestión que están actualmente en curso. Workday utiliza indistintamente los términos instancia de proceso de gestión y evento de proceso de gestión.
  • Consulte el
    registro de proceso completo
     para obtener detalles del proceso e información sobre las instancias relacionadas con el proceso.
  • Consulte las
    transacciones de proceso de gestión pendientes de informes de acción
     .
Cuando tiene permisos de modificación en el dominio
Business Process Administration
 , puede consultar todas las instancias de proceso de gestión en Workday.

Registro de proceso completo

El registro de proceso de gestión completo muestra información sobre una instancia de un proceso de gestión. Puede acceder a él seleccionando
Proceso de gestión
Registro de proceso completo
 en el menú de acciones relacionadas de cualquier instancia de proceso de gestión.
Workday muestra distintos datos en función del proceso de gestión y de las definiciones por defecto. Muchos de los puntos de datos proporcionan menús de acciones relacionadas que le permiten obtener más información o realizar acciones relacionadas.
Ficha
Descripción
Detalles
Proporciona información sobre esta instancia del proceso de gestión y varía para cada proceso de gestión. En función del proceso, es posible que parte de la información no se muestre hasta que finalicen determinados pasos.
Proceso
Enumera cada paso del proceso, cuándo vence, cuándo se completó y quién lo hizo. Puede hacer clic en
Proceso restante
 o seleccionar
Proceso de gestión
Consulta de proceso restante
 en el menú de acciones relacionadas del evento de proceso de gestión para ver todos los pasos restantes del proceso de gestión para ese evento.
La ficha
Proceso
 muestra una columna
Para
 cuando una persona realiza una acción en un evento de proceso de gestión que no se le ha asignado.
Ejemplo: si un segundo reclutador avanza a un candidato a otra fase de reclutamiento en representación del reclutador original, Workday muestra
Reasignado
 en la columna
Estado
 y el nombre del reclutador original en la columna
Para
 de la ficha. Del mismo modo, si un administrador reasigna a un candidato de un reclutador a otro, Workday muestra
Reasignado
 en la columna
Estado
 y el nombre del reclutador original en la columna
Para
 de la ficha.
La columna
Persona (hasta 5)
 muestra hasta 5 personas en espera. Workday enumera los nombres por orden alfabético junto con su rol.
La columna
Todas las personas
 muestra el número total de personas en espera. Puede hacer clic en el número para ver una lista de todas las personas en espera y sus roles. Cuando un paso:
  • Finaliza, mostramos un 1 en la columna
    Todas las personas
     .
  • está sin asignar, mostramos un cero en la columna
    Todas las personas
     .
Si un representante del centro de servicios finaliza un paso de un proceso de gestión, el nombre del centro de servicios se muestra en la columna
Persona (hasta 5)
 . Si tiene seguridad en el dominio
Manage: Service Center
 (por ejemplo, si es un administrador de seguridad o un administrador de centro de servicios), el nombre del representante del centro de servicios se muestra en la columna
Representante del centro de servicios
 .
La ficha
Proceso
 muestra todos los comentarios, si los hubiera. Workday oculta los comentarios y los detalles únicamente a la persona a la que va dirigido el evento cuando selecciona las siguientes casillas en la política de seguridad del proceso de gestión:
  • Ocultar comentarios de persona
  • Ocultar detalles de persona
  • Ocultar historial de procesos a persona
Esto ocurre cuando la persona es un trabajador o un no trabajador (como un usuario de integración o un implementador).
Cuando no hay ningún trabajador asociado al destino del evento y selecciona las casillas, Workday no ocultará los comentarios ni los detalles del proceso de gestión a las personas que no sean trabajadores y que tengan acceso al evento.
Cuando un trabajador inicia un evento y se devuelve un paso al trabajador, el trabajador puede ver el comentario de devolución. El trabajador no verá comentarios sobre aprobaciones o denegaciones.
La casilla
Ocultar detalles de persona
 sustituye a la casilla
Ocultar comentarios de persona
 . Es decir, si solo selecciona la casilla
Ocultar detalles de persona
 , Workday ocultará tanto los comentarios como los detalles del evento.
Comentarios
Muestra los comentarios añadidos al proceso, quién los ha añadido y cuándo.
Todos los eventos
Muestra todos los eventos que se han producido en relación con esta instancia de este proceso de gestión. Un evento es cualquier cosa que suceda en su empresa y que Workday gestione o registre. Ejemplo: contrata a alguien, crea una cuenta o cambia los datos de nómina. Cuando activa las notificaciones para un proceso de gestión, Workday muestra todas las notificaciones que Workday ha enviado para esta instancia de proceso de gestión en la cuadrícula
Todas las notificaciones
 .
Cuando configura una notificación personalizada con un retraso de notificación, mostramos todas las notificaciones pendientes en una cuadrícula
Notificaciones pendientes
 . En la cuadrícula, mostramos información como la siguiente:
  • Retrasado hasta
    . Cuándo está programado el envío de la notificación.
  • El
    destinatario
    .
  • Activación en paso de workflow
    . Mostramos el paso de proceso de gestión retrasado en la columna
    Activador en paso de workflow
     cuando selecciona los siguientes activadores de notificación:
    En entrada
    ,
    En salida
    ,
    En aprobación ad hoc
    y
    En paso de participación compartida
    .
  • Activación según estado
    .
En la cuadrícula
Todas las notificaciones
 ,:
  • La columna
    Mensaje SMS
     le permite consultar los detalles de las notificaciones de proceso de gestión personalizadas enviadas a través del canal de mensajería SMS. Workday no crea un evento de notificación si el destinatario no ha aceptado recibir SMS con su número de teléfono móvil. Cuando hay un correo electrónico y un mensaje SMS en la misma notificación, Workday crea el evento de notificación con la columna
    Cuerpo de correo electrónico
     rellenada, pero la columna
    Mensaje SMS
     está vacía.
  • La columna
    Canal enviado
     el le permite auditar todos los canales de envío de notificaciones que enviaron notificaciones de proceso de gestión de sistema y personalizadas activadas por el proceso de gestión. No mostramos Mis tareas como canal de envío de notificaciones en la columna. Ejemplo: no le permitimos consultar las notificaciones no informativas que se muestran en el icono Mis tareas.
  • La columna
    Motivo de exclusión de notificación de workflow
     le permite consultar el motivo de exclusión configurado en el proceso de gestión de reclutamiento. Solo puede configurar una notificación personalizada para que se active en un motivo de exclusión para procesos de gestión de reclutamiento.
Todas las acciones
Muestra las acciones que se han ejecutado como parte de este proceso de gestión. Si alguna de estas acciones ha activado otro proceso de gestión, Workday muestra las acciones que se hayan ejecutado como parte de esos procesos de gestión. La ficha incluye los resultados, las fechas y la información relacionada.
La columna
Por
 muestra una de las siguientes opciones:
  • Quién ha finalizado el paso. Ejemplo: un gerente ha finalizado un paso
    de tarea externa
     .
  • Quién debe actuar en el paso. Ejemplo: un paso
    de aprobación
     está pendiente de acción por parte de HR Partner.
Cuando reasigna un paso, mostramos la última fecha y hora en la que la reasignación finaliza correctamente en la columna
Momento de registro de evento
 .
Cuando reasigna una tarea sin asignar y el administrador de procesos de gestión aprueba la reasignación, actualizamos el
Momento de registro de evento
 para reflejar cuándo se asigna a la persona en espera para realizar una acción en la tarea.
Workday no actualiza el
Momento de registro de evento
 si la reasignación es:
  • Cancelado
    .
  • Denegado
    .
  • Pendiente
    .
Ejemplo: su empresa utiliza un sistema de terceros para realizar un seguimiento de cuándo se reasigna una tarea de proceso de gestión en Workday. Quiere saber:
  • Cuándo se produjo la reasignación con la última indicación de fecha y hora (fecha y hora).
  • Quién está ahora asignado a la tarea para realizar la acción.
Para que su sistema de terceros capture en tiempo real los cambios de reasignación que se han producido en Workday, el sistema de terceros extrae la última fecha y hora del cambio de reasignación del
Momento de registro de evento
 en el
Registro de proceso completo
 en Workday.
Para los informes de auditoría, puede etiquetar instancias de procesos de gestión. Cuando una definición de proceso de gestión pasa al estado de error, no se crea una entrada de traza de auditoría. Sin embargo, si la definición del proceso de gestión es errónea y se crea un evento, Workday crea una entrada de traza de auditoría.
Documentos
Muestra todos los documentos cargados, independientemente de si los documentos se han firmado o no y si el documento se ha redirigido. Si se redirige un documento, Workday muestra la siguiente información en la cuadrícula
Documentos revisados
 :
  • Rechazado
  • Fecha de rechazo
  • Rechazado por
Workday muestra la ficha
Documentos
 cuando:
  • La definición de proceso de gestión contiene un paso
    Revisión de documentos
     .
  • Hay un evento de distribución.

Delegación y exclusión de pasos de proceso de gestión

Puede consultar el
registro de proceso completo
 para obtener detalles e información sobre las instancias relacionadas con el proceso cuando delega una tarea configurada para excluir pasos de proceso de gestión.
Cuando delega una tarea de la acción relacionada:
  • La ficha
    Proceso
     muestra el delegado en la columna
    Persona
     .
  • La ficha
    Todas las acciones
     muestra el delegado en las columnas
    Pendiente
     y
    Evento
     .
  • La ficha
    Todas las acciones
     no muestra la columna
    Excluido de mis tareas
     .
Cuando delega una tarea mediante la tarea
Gestión de parámetros de delegación
 y la casilla
Conservar acceso a tareas delegadas en Mis tareas
 está seleccionada:
  • La ficha
    Proceso
     no muestra al delegante en la columna
    Persona
     .
  • La ficha
    Todas las acciones
     muestra el delegado en la columna
    Pendiente
     .
  • La ficha
    Todas las acciones
     muestra tanto el delegado como la persona que delega en la columna
    Evento
     .
  • La ficha
    Todas las acciones
     no muestra el delegador en la columna
    Excluido de mis tareas
     .
Cuando delega una tarea mediante la tarea
Gestión de parámetros de delegación
 y la casilla
Conservar acceso a tareas delegadas en Mis tareas
 no está seleccionada:
  • La ficha
    Proceso
     muestra el delegado en la columna
    Persona
     .
  • La ficha
    Todas las acciones
     muestra el delegado en las columnas
    Pendiente
     y
    Evento
     .
  • La ficha
    Todas las acciones
     no muestra la columna
    Excluido de mis tareas
     .

Procesos de gestión pendientes de acción

Estos informes muestran instancias de proceso de gestión que están pendientes de acción:
  • Transacciones de proceso de gestión pendientes de acción
     : muestra todas las instancias que están pendientes de acción.
  • Transacciones de proceso de gestión pendientes de acción durante X días
     : puede especificar cuánto tiempo han estado esperando.
  • Transacciones de proceso de gestión de tipo Pendiente de acción
     : puede especificar qué procesos de gestión mostrar.