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Última actualización: 2025-01-24
Introducción de documentos en Workday

Introducción de documentos en Workday

Seguridad: dominio
Document Library
 en el área funcional System.
Puede usar la tarea
Creación de documento
 para:
  • Cargue el documento en Workday como archivo adjunto.
  • Proporcione un vínculo directo a un documento en un sistema externo.
  • Cree una plantilla para un documento generado dinámicamente.
Workday recomienda no utilizar archivos adjuntos para procesar información de identificación personal (PII). No puede purgar archivos adjuntos.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de documento
     .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Nombre
    Los nombres de los documentos de Adobe (incluida la extensión de archivo) deben tener menos de 250 caracteres, y los nombres de los documentos de DocuSign deben tener 95 caracteres o menos.
    Debe respetar estos límites de caracteres para evitar problemas de recuperación de documentos en Workday. Adobe y DocuSign truncan los nombres de los documentos que superan el límite máximo de caracteres, lo que da como resultado nombres no coincidentes entre el proveedor de firma electrónica y Workday. También debe evitar utilizar soluciones alternativas para introducir un nombre que supere el límite máximo después de crear un documento (ejemplo: uso de la tarea
    Edición de documento
     ).
    Categoría
    Puede utilizar grupos de seguridad basados en segmentos para restringir las categorías de documentos que se muestran en la lista de valores.
    Vínculo
    Actualice la URL en Workday cuando cambie el contenido de un sitio web externo.
    Plantilla
    Seleccione un
    Origen
     en la lista de valores. El origen suele ser el tipo de proceso de gestión que Workday utiliza para distribuir el documento generado dinámicamente.
    Seleccione o cree y, a continuación, ordene los bloques de texto que componen el documento generado.
    En la ficha
    Formato
     , seleccione el
    Formato por defecto
     para asociarlo al documento.
    Workday rellena automáticamente el campo
    Formato por defecto
     con
    Formato por defecto de documento generado
    . Este es un formato distribuido por Workday con un periodo de retención de documentos por defecto de 3650 días (10 años) a partir de la fecha en que se genera dinámicamente un documento. Para evitar la pérdida de documentos, actualice
    el formato por defecto de documento generado
     mediante la tarea
    Edición de formato de formulario de gestión distribuido
     y edite el campo
    Compensación de vencimiento de documento resultante (en días)
     para cumplir con sus requisitos empresariales y legales.
    Puede seleccionar
    Creación de regla de condición
     en la
    lista de valores
     Regla para crear una nueva regla de condición para un bloque de texto o una presentación.
    Seleccione la casilla Proteger
    contenido generado
     si desea que el contenido del documento solo sea visible para los usuarios con permiso para activar el paso
    Generación de documento
     . También debe introducir un motivo para cambiar la seguridad del documento.
En el menú de acciones relacionadas del documento, seleccione
Historial de documentos
 para mostrar un historial de versiones del documento.
Puede utilizar Object Transporter para migrar documentos de un entorno de cliente a otro. Ejemplo: puede probar documentos en su entorno de cliente de entorno de pruebas y, a continuación, migrarlos a su entorno de cliente de producción.