Concepto: generación de documentos dinámicos
Puede crear plantillas y personalizarlas para generar documentos de forma dinámica, como acuerdos de empleo y cartas de oferta. Puede utilizar un proceso de gestión de Workday para revisar los documentos generados y distribuirlos a los usuarios para su firma electrónica.
- Utilice la tareaCreación de documentopara crear plantillas y, a continuación, cree el contenido de cada plantilla mediante bloques de texto compuestos por texto enriquecido y datos variables. También puede aplicar un formato personalizado a un documento generado dinámicamente.
- Añada un pasoAcción degeneración de documento a un proceso de gestión para generar un documento dinámico a partir de una plantilla que seleccione.
- Añada un pasoRevisión de documentosal mismo proceso de gestión para distribuir el documento generado dinámicamente a los usuarios adecuados. Debe configurar el paso Generación de documento antes del pasoRevisión de documentos.
Para consultar un documento generado añadido al archivo de documento de trabajador mediante un paso
de revisión de documentos
, debe pertenecer a un grupo de seguridad con acceso al segmento que protege la plantilla asociada.Puede asociar una regla de condición a un formato personalizado y utilizar reglas de condición para determinar qué formatos personalizados utiliza Workday para mostrar o imprimir los documentos generados. Ejemplo: cree una carta de oferta que utilice distintos formatos personalizados en función de las características de la posición. Workday utiliza el formato personalizado para el documento generado cuando el programa solo se ejecuta cuando la condición es verdadera.
Si añade formatos personalizados a la cuadrícula, debe seleccionar una regla de condición para asociarla a cada formato personalizado.
- No puede utilizar la misma regla de condición más de una vez para el mismo formato personalizado.
- Solo puede seleccionar reglas de condición que estén disponibles en el contexto de ese documento. La regla de condición debe ser una condición de proceso de gestión.
El formato por defecto de documento generado
es un formato distribuido por Workday con un periodo de retención de documento por defecto de 3650 días (10 años) a partir de la fecha en que se genera dinámicamente un documento. Para evitar la pérdida de documentos, actualice el formato por defecto de documento generado
mediante la tarea Edición de formato de formulario de gestión distribuido
y edite el campo Compensación de vencimiento de documento resultante (en días)
para cumplir con sus requisitos empresariales y legales.Cuando recibe un paso
de acción de
generación de documento en Mis tareas, Workday evalúa el formato del archivo PDF en función de lo siguiente:
- La fecha efectiva del documento.
- La primera regla de condición de la cuadrícula que se evalúa como verdadera. Si ninguna regla de condición se evalúa como verdadera, Workday utiliza el formato por defecto para el documento generado.
Workday solo evalúa el formato del archivo PDF una vez y utiliza este formato cada vez que imprime el archivo PDF, ya sea desde el paso Generación
de acción
de documento o desde el paso Revisión de documentos
.