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Última actualización: 2023-06-23
Creación de una configuración de empresa de ACA

Creación de una configuración de empresa de ACA

  • Configure cada número de identificación de empleador (empresa) o una entidad gubernamental designada (GED) sobre la que está generando informes.
  • Cree grupos de empleadores grandes aplicables a la ACA (ALE) y calcule el total de 1094-C y los recuentos de empleados a tiempo completo por mes.
  • Cree reglas de elegibilidad de ajuste de ACA accediendo a la tarea
    Creación de regla de elegibilidad de beneficios
     .
  • Seguridad:
    Affordable Care Act (ACA) Administration - USA
     en el área funcional Benefits.
La configuración de empresa ACA define sus opciones para los formularios y los informes ACA 1094-C y 1095-C. Puede especificar quién recibe un formulario 1095-C y seleccionar las reglas de ajuste de elegibilidad. También puede configurar grupos ALE y DGE para las Partes I, II y III.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de configuración de empresa ACA 1094-C
     .
  2. Seleccione la casilla
    Incluir jubilados
     para generar formularios 1095-C para antiguos empleados jubilados de los que realiza un seguimiento en una organización de jubilados.
    Para asegurarse de que los jubilados obtengan un 1095-C, deben cumplir estos criterios. Ellos:
    • Han sido dados de baja de la empresa.
    • Pertenecer a una organización de jubilados.
    • Se han inscrito en una cobertura médica autoasegurada durante al menos un mes durante el año de referencia.
    • Se jubiló antes del año de informe. Ejemplo: para el año de informe 2020, los empleados deben haberse jubilado en 2019 o antes. Si fueron dados de baja en 2019, pero se jubilaron oficialmente en 2020, no recibirán un 1095-C.
  3. Seleccione las reglas de elegibilidad de ajuste de ACA 1095-C que Workday utiliza para incluir o excluir la población de trabajadores para el proceso de ACA 1094-C y 1095-C (opcional).
    Workday utiliza la fecha en la que crea los datos de ACA para determinar si debe incluir o excluir un subconjunto de empleados.
    Ejemplo: Workday determina que 3496 trabajadores están sujetos al proceso ACA 1094-C y 1095-C. El administrador de Beneficios configura una regla de elegibilidad de ajuste de ACA 1095-C mediante la tarea
    Creación de regla de elegibilidad de beneficios
     . Seleccionan una condición para la regla de elegibilidad, en la que participan 196 trabajadores. A continuación, seleccionan esa regla de elegibilidad en el campo
    Exclude ACA 1095-C Tuning Eligibility Rule Workers
     . Esta acción elimina a 196 trabajadores de los 3496 originales. A continuación, Workday procesa un total de 3300 trabajadores.
    El uso de reglas de elegibilidad de ajuste puede afectar al rendimiento al crear o corregir formularios 1095-C.
    Seguridad:
    Affordable Care Act (ACA) Administration
     en el área funcional Benefits.
  4. En la sección
    Activar transmisión de ACA externa
     , seleccione la casilla correspondiente para permitir que los socios de software de ACA de terceros gestionen la transmisión a agencias federales o estatales. Consulte Pasos: definición de la transmisión de socio de software de ACA.
    Cuando activa las transmisiones externas, puede añadir y guardar URLs.
    Workday evita las transmisiones duplicadas de 1094-C y 1095-C al IRS cuando:
    • Seleccione la casilla
      Transmisión federal de ACA externa
       en la tarea
      Creación de configuración de empresa 1094-C
      . Esta casilla indica que tiene previsto utilizar un socio de software certificado para gestionar sus transmisiones al IRS.
    • Workday recibe la confirmación de que el ACA Software Partner ha transmitido los datos de los formularios 1094-C y 1095-C al IRS y actualiza el
      Informe de estado de transmisión de ACA
      .
    Cuando los socios de software de ACA extraen los datos de los empleados mediante el servicio web
    Get ACA Employee Data
     , Workday no enmascara los números de Seguro Social (SSN) de los empleados. Sin embargo, el socio de software puede introducir un valor de 1 en el campo
    Enmascarar SSN
     para enmascarar los SSN para su impresión.
  5. Seleccione la casilla
    Utilizar fecha final de cobertura en el mes de baja
     para mostrar una oferta de cobertura para el mes completo de baja.
    Esta opción se aplica a los trabajadores dados de baja que obtienen cobertura para el mes completo y la baja se produce durante un mes del año de informe. Al seleccionar esta casilla:
    • No tiene efecto en los meses posteriores a la baja.
    • Trata la línea 14 como una oferta, no como 1H.
    • Rellena la línea 15 con el valor de contribución obligatorio del empleado.
    • Trata la línea 16 como 2C si el empleado se ha inscrito en la cobertura ofrecida.
  6. Seleccione el número de mes de 2 dígitos para el
    campo Mes inicial de plan.
    A partir del ejercicio fiscal 2020, el IRS exige este valor, que Workday utiliza para cada empleado. Puede actualizar el valor de un empleado individual en el EIB
    Import 1095-C Form Recipients Data
     .
  7. Si introduce contenido en cualquier campo de la sección
    Miembro aplicable de grandes empleadores de la Parte I (miembro de ALE)
     , debe cumplimentar todos los campos siguientes:
    • Nombre de miembro de ALE (empleador)
    • Dirección postal (incluido el número de habitación o suite)
    • Ciudad o población
    • Estado o provincia
    • Código de país ISO de empleador (2 letras)
    • Código postal de empleador o código postal extranjero
    • Nombre de la persona de contacto
    • Apellido de persona de contacto
    • Número de teléfono de contacto
  8. Mientras cumplimenta
    la información de miembro de ALE de la Parte III - Mensual
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    ¿Los mismos parámetros de cobertura esencial mínima para los 12 meses?
    Seleccione esta opción para proporcionar la misma cobertura esencial mínima durante los 12 meses.
    Recuento de empleados a tiempo completo para miembro ALE (calculado)
    La tarea
    Cálculo de total de 1094-C y recuentos de empleados a tiempo completo por mes
     rellena esta columna. Los ceros indican que no ha ejecutado la tarea.
    Seguridad:
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     en el área funcional Benefits.
    Recuento de empleados a tiempo completo para miembro ALE (sustitución)
    La tarea
    Cálculo de total de 1094-C y recuentos de empleados a tiempo completo por mes
     no afecta a los valores de sustitución.
    Seguridad:
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     en el área funcional Benefits.
    Total de recuento de empleados para miembro ALE (calculado)
    La tarea
    Cálculo de total de 1094-C y recuentos de empleados a tiempo completo por mes
     rellena esta columna. Los ceros indican que no ha ejecutado la tarea.
    Seguridad:
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     en el área funcional Benefits.
    Total de recuento de empleados para miembro ALE (calculado)
    La tarea
    Cálculo de total de 1094-C y recuentos de empleados a tiempo completo por mes
     no afecta a los valores de sustitución.
    Seguridad:
    Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)
     en el área funcional Benefits.
    (d) Indicador de grupo agregado
    Para una
    empresa
     en un grupo ALE, Workday rellena esta columna en función de la configuración de la tarea
    Creación de grupo ALE de ACA
     .
    Grupo(s) de ACA ALE
    Para una
    empresa
     en un grupo ALE, Workday rellena esta columna en función de la configuración de la tarea
    Creación de grupo ALE de ACA
     .
    Los 12 meses
    Seleccione esta opción para mostrar
    Sí
     en la columna
    Todos los 12 meses
     del formulario 1094-C.