Cuestiones relativas a la configuración: inscripciones en aprendizaje
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones al planificar la configuración y el uso de las inscripciones en aprendizaje. Encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Workday le permite gestionar las inscripciones en aprendizaje para las ofertas de cursos y los cursos, lo que incluye lo siguiente:
- Fechas de vencimiento
- Evaluaciones
- Acciones masivas
- Listas de espera
Beneficios para la empresa
- Obtenga insights sobre las inscripciones de su organización creando un Discovery Board.
- Ayude a los alumnos a encontrar contenido recomendado que esté relacionado con sus inscripciones activas y a visualizar el aprendizaje obligatorio.
- Gestione las inscripciones masivas de una organización grande para aumentar la eficiencia.
- Inscriba en el contenido a miembros del equipo o a equipos enteros para gestionar el cumplimiento del aprendizaje obligatorio en su organización.
- Reduzca los gastos administrativos, ya que los alumnos seleccionan contenido y se inscriben por su cuenta.
- Permita que usuarios específicos gestionen la evaluación y la lista de asistencia para simplificar los procesos de evaluación.
- Simplifique los procesos de inscripción asignando niveles de acceso a grupos de seguridad específicos para que puedan gestionar las inscripciones.
- Gestione las inscripciones de forma eficiente mediante la recepción de mensajes de aviso cuando el contenido en el que se inscribe a un alumno entre en conflicto con una ausencia programada.
Ejemplos de uso
- Asigne varios evaluadores para cada inscripción en ofertas de curso con lecciones de actividad de formación.
- Cancelar o anular inscripciones.
- Definir notificaciones por correo electrónico o aprobaciones personalizadas para las inscripciones en aprendizaje.
- Permita que los alumnos se salten la aprobación de inscripción para el contenido de un programa.
- Permitir que los administradores y gerentes puedan realizar un seguimiento del compromiso de alumno y supervisarlo.
- Permitir que los usuarios se inscriban en contenido para mejorar las habilidades relacionadas con sus intereses profesionales.
- Informar a los alumnos cuando los cursos estén disponibles si activa la funcionalidad de manifestar interés y configurar recordatorios cuando se inscriban.
- Activar las notificaciones en Slack o Microsoft Teams para las aprobaciones de la inscripción.
- Gestionar las listas de espera de las ofertas de cursos.
- Ocultar los registros de inscripción de los expedientes académicos o informes.
- Autoasignarse como evaluador adicional para una inscripción.
- Envíe cuestionarios a los alumnos para recopilar información como, por ejemplo, los requisitos dietéticos o si necesitan un intérprete de lengua de signos.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideración |
|---|---|
¿Quién gestiona las inscripciones de su organización? | Workday le permite configurar niveles de acceso específicos de grupos de seguridad distintos para que puedan inscribir alumnos o anular su inscripción de forma masiva. Ejemplo: puede conceder acceso limitado a los formadores y acceso ilimitado a los administradores. |
¿Cómo desea gestionar las ofertas de curso que alcanzan su capacidad máxima? | Puede crear una lista de espera automática o manual en un curso para permitir que los alumnos se añadan a la lista de espera de la oferta de curso:
|
¿Quién gestiona la asistencia y las evaluaciones de las inscripciones en su organización? | Puede permitir que los administradores, los instructores y los evaluadores introduzcan los resultados de evaluación y asistencia de los alumnos inscritos si activa las opciones de seguimiento para una o varias lecciones. |
¿Necesita su empresa recordar a los alumnos los requisitos de reciclaje profesional? | En los cursos y programas con periodo de caducidad, puede configurar recordatorios que envíen automáticamente una notificación a los alumnos cuando una inscripción tenga una fecha de caducidad próxima y sea obligatoria para el reciclaje profesional.
También puede añadir varios recordatorios a los cursos y programas que envíen notificaciones a los alumnos y a sus gerentes sobre sus inscripciones. |
¿Asigna su organización contenido de aprendizaje obligatorio a los alumnos? | Workday admite la asignación del aprendizaje obligatorio mediante acciones de inscripción masiva. Los administradores y el gerente pueden definir fechas de vencimiento fijas o relativas en las inscripciones de aprendizaje obligatorias. |
¿Quiere permitir que los alumnos se inscriban en contenido sin la aprobación del gerente? | Puede añadir una regla de condición de entrada en un paso de aprobación del proceso de gestión de inscripción para determinar cuándo necesitan los alumnos la aprobación del gerente. Ejemplo: los alumnos pueden inscribirse en una oferta de curso sin la aprobación de sus gerentes cuando la ubicación de la oferta sea la oficina de Dublín.
También puede seleccionar la opción Omitir aprobación de inscripción en las tareas Creación de programa y Edición de programa si desea que los alumnos puedan omitir la aprobación de inscripción para el contenido de un programa. |
¿Cuál es la diferencia entre anular y cancelar una inscripción? | Los alumnos pueden anular una inscripción si el contenido no es obligatorio. Los administradores tienen la opción de crear motivos de anulación de inscripción obligatorios que los alumnos deben seleccionar al anular inscripciones para que puedan comprender sus motivos para no finalizar el contenido.
Los administradores de aprendizaje pueden cancelar una sola inscripción para un alumno o pueden realizar una acción de cancelación masiva para un grupo más grande de inscripciones. |
¿Cómo desea comunicarse con los alumnos inscritos? | Puede crear notificaciones personalizadas en los procesos de gestión de inscripción o alertas a partir de informes personalizados.
Puede configurar notificaciones para informar a los alumnos de la aprobación o denegación de su inscripción mediante:
Es posible que deba realizar pasos adicionales para activar esta función en función del acuerdo de servicio de suscripción de su organización. Para obtener más información, consulte este artículo de Community . |
¿Cómo desea recopilar la información del alumno cuando un alumno se inscribe en contenido o cancela la inscripción? | Añada cuestionarios para que los alumnos los rellenen cuando se inscriban en contenido o abandonen inscripciones.
Puede añadir el paso de acción Cumplimentación de cuestionario a los procesos de gestión Inscripción en contenido y Anulación de inscripción en aprendizaje .Cuando una definición de proceso de gestión contiene un paso de Cumplimentación de cuestionario que no se ha configurado, Workday muestra un mensaje de error que le solicita que ejecute Configuración de cuestionario .Los administradores de cuestionarios determinan qué cuestionarios se pueden asociar a un proceso de gestión mientras crean o editan un cuestionario. Al seleccionar las opciones adecuadas Tipo de cuestionario y Permitido en proceso de gestión, el cuestionario estará disponible en los procesos de gestión correspondientes. |
Recomendaciones
- Elimine el workletTablero de control de evaluadory el menú Tablero de control de instructor del tablero de control de Aprendizaje para que los formadores accedan a sus tareas e informes de inscripción a través del tablero de control Formador de aprendizaje.
- El límite para una acción de inscripción masiva es de 100 000 inscripciones, pero Workday recomienda un máximo de 1000.
- Utilice el servicio webManage Internal Learning AssessoroManage External Learning Assessorsi necesita crear un gran número de evaluadores.
- Utilice el filtroGuardaren la tabla de ofertas que se muestra a los alumnos en la tareaSelección de ofertay a los administradores en las tareas de inscripción para buscar en la tabla de ofertas y guardar los resultados con un nombre personalizado para usarlos en el futuro. Ejemplo: Ubicación de Berlín.
- Workday recomienda que los usuarios con acceso al dominioManage: Facilitated Enrollmentsno puedan acceder al dominioManage: Learning Course Enrollments. Esta configuración garantiza que solo puedan inscribir a alumnos a los que tengan acceso.
Requisitos
Cree grupos de seguridad basados en usuario para permitir que usuarios específicos gestionen las inscripciones de su organización.
Limitaciones
- No puede cancelar inscripciones finalizadas que tengan asociados un registro de equivalencia, una asignación de aprendizaje, una fecha de caducidad o un periodo de fijación de precios.
- Solo puede modificar los resultados de inscripción de las lecciones digitales que no se hayan iniciado o que estén en curso.
Definición de entorno de cliente
Utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
para lo siguiente:
- Manifestar interés de inscripción en los cursos cuando no dispongan de unas ofertas adecuadas en una ubicación y un rango de fechas especificados.
- Calificar los cursos en los que están inscritos y cualquier lección independiente del catálogo de aprendizaje.
Seguridad
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Manage: Facilitated Enrollments
| Permite a los usuarios seleccionados acceder al informe Búsqueda de trabajadores para inscripción para gestionar las inscripciones en cursos digitales y mixtos. |
Manage: Learning Course Enrollments
| Permite a los usuarios seleccionados acceder a tareas de inscripción administrativas. Los usuarios que tengan acceso a este dominio pueden gestionar varias tareas que admitan procesos de inscripción.
Puede configurar un acceso sin restricciones para los usuarios o restringir el acceso mediante segmentos de temas o categorías de seguridad de aprendizaje. |
Manage: Mass Enrollments
| Permite a los usuarios seleccionados acceder a las tareas siguientes:
|
Manage: Unrestricted Mass Enrollments
| Permite a los usuarios acceder al informe Búsqueda de trabajadores para inscripción y a las siguientes tareas:
|
Reports: Learning Record
| Permite a los usuarios acceder a los informes que muestran datos de inscripción en los registros de aprendizaje. |
Procesos de gestión
Proceso de gestión | Descripción |
|---|---|
Cancelación de inscripción en aprendizaje
| Le permite cancelar una inscripción en una oferta de curso. |
Anulación de inscripción en aprendizaje
| Le permite gestionar cuándo puede un alumno anular una inscripción en un programa, una oferta de curso o un curso digital (tanto internos como externos). |
Inscripción en contenido
| Le permite gestionar cómo puede un alumno inscribirse en una oferta de curso o en un curso digital (tanto internos como externos). |
Cancelación masiva de inscripciones de aprendizaje
| Le permite cancelar varias inscripciones en una o varias ofertas de curso. |
Inscripción masiva
| Permite a los gerentes inscribir a sus equipos en un curso o programa. |
Informes
Informe o tablero de control | Descripción |
|---|---|
Búsqueda de trabajadores para inscripción
| Busque e inscriba a trabajadores concretos en contenido de aprendizaje. |
Compromiso de alumno
| Evalúe las inscripciones y las finalizaciones para poder examinar los motivos por los cuales algunos alumnos se comprometen más que otros.
El informe solo muestra los datos del último mes finalizado. |
Tablero de control Formador de aprendizaje | Conceda a los evaluadores e instructores acceso a tareas e informes para que puedan gestionar las inscripciones en las ofertas de cursos. |
Aprendizaje de mi equipo
| Realice un seguimiento del progreso en el contenido inscrito de todas las dependencias directas y todos los aspirantes. |
Integraciones
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Admin Drop Learning Enrollment
| Le permite anular la inscripción de alumnos en el contenido de aprendizaje como acción del proceso de gestión Anulación de inscripción en aprendizaje .
Puede anular inscripciones con los siguientes estados de registro:
|
Bulk Import Admin Drop Learning Enrollment
| Le permite anular la inscripción de alumnos en el contenido de aprendizaje en grandes volúmenes como acción del proceso de gestión Anulación de inscripción en aprendizaje . |
Cancelación de inscripción en aprendizaje
| Le permite cancelar las inscripciones en las próximas ofertas de curso y añadir los motivos de la cancelación.
También puede cancelar las inscripciones incompletas que están vinculadas a las asignaciones de aprendizaje abiertas. |
Inscripción en contenido de aprendizaje
| Le permite inscribir a alumnos en contenido de aprendizaje.
Respeta las fechas de vencimiento que define al inscribir alumnos de forma masiva mediante este servicio web. |
Put Learning Enrollment
| Le permite actualizar o crear inscripciones heredadas.
También puede evitar que las inscripciones se muestren en los informes o los expedientes de aprendizaje si no selecciona la casilla Mostrar registros de equivalencia en historial de aprendizaje al crear una regla de equivalencia. |
Put Learning Enrollment Pricing Record Document Payment Status
| Le permite actualizar los pagos que figuran en los registros de fijación de precios o en las inscripciones para reflejar los pagos procesados en sistemas de terceros. |
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideración |
|---|---|
Absence | Workday muestra mensajes de aviso cuando una inscripción entra en conflicto con una ausencia programada. |
Career and Development Planning | Workday Learning ayuda a los alumnos a identificar los cursos mejor clasificados por los trabajadores según las posiciones que estos ocupan en su gráfico de oportunidades para que puedan inscribirse en este contenido. |
Talent | Utilice Talent Marketplace para sugerir contenido en el que los alumnos puedan inscribirse para mejorar sus habilidades. |