Consideraciones de definición: creación de proyectos
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración de cómo los usuarios crean y editan proyectos. En él se explica lo siguiente:
- Por qué configurarlos.
- Cómo encajan en el resto de Workday.
- Impactos posteriores e interacciones entre productos.
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.
Qué es
La creación de proyectos le permite planificar y realizar un seguimiento del trabajo de proyecto de su organización. Puede crear los siguientes tipos de proyectos:
- Los proyectos básicosfuncionan únicamente como worktags en transacciones financieras y entradas de nómina.
- Los proyectos facturablestienen contratos de cliente, facturas y facturación.
- Los proyectos de inversióntienen transacciones de costo para gestionar los costos de proyecto como activos a largo plazo.
- Los proyectos no facturablesson proyectos internos que no facturan a los clientes.
- Los proyectos de oportunidadesson oportunidades de ventas que puede convertir posteriormente en un proyecto.
Beneficios empresariales
Workday reduce la entrada de datos al permitirle:
- Copie datos de un proyecto existente.
- Utilice plantillas para rellenar la información común del proyecto.
- Copie datos de una idea.
Workday también simplifica el mantenimiento de proyectos al permitir que los gestores de proyectos:
- Actualice los proyectos existentes.
- Aprobar proyectos nuevos y actualizados.
- Genere borradores de contratos de cliente.
Ejemplos de uso
- Cree plantillas para proyectos similares a fin de reducir el esfuerzo, mantener la coherencia y evitar errores.
- Definir Workday para generar un borrador de contrato de cliente a partir de una plantilla después de que un gerente apruebe un proyecto facturable.
- Cree nuevos proyectos.
- Cree nuevos proyectos a partir de ideas aprobadas.
- Copie los proyectos existentes.
- Actualice los proyectos existentes.
- Apruebe los cambios en los proyectos.
- Convertir proyectos básicos en proyectos completamente definidos.
Preguntas para tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Necesita proyectos que solo funcionen como worktags? | Puede crear proyectos básicos para usarlos como worktags en transacciones financieras y entradas de nómina. |
¿Cómo desea configurar las plantillas para sus proyectos? | Puede crear plantillas para tipos de proyectos similares a fin de rellenar la información común que la mayoría de los usuarios deben introducir.
En la plantilla de proyecto, puede simplificar aún más la creación de proyectos asociando las siguientes plantillas adicionales:
|
¿Desea utilizar un formato específico para el ID de proyecto? | Puede definir un formato personalizado para los IDs de proyecto en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . |
¿Cómo quiere mantener la coherencia entre los proyectos? | Para mantener la coherencia, puede definir valores comunes para los campos de proyecto. Los usuarios pueden seleccionar estos valores predefinidos al crear o actualizar un proyecto. |
¿Cómo desea crear nuevos proyectos? | Puede simplificar el proceso de creación de un nuevo proyecto permitiendo a los usuarios copiar proyectos existentes. Los usuarios pueden copiar la mayor parte de la información transferible del proyecto. Ejemplo: worktags, planes de proyecto y planes de recursos.
También puede permitir que los usuarios creen nuevos proyectos a partir de una idea aprobada. Este tipo de creación de proyecto incluye la información que define en la idea. Para activar estas funciones, configure las acciones de inicio Copia de proyecto y Creación de proyecto a partir de idea en la política de seguridad del proceso de gestión Creación de proyecto . |
¿Cómo desea crear sus contratos de cliente? | Puede simplificar el proceso de creación de contratos de cliente configurando Workday para generar un borrador de contrato de cliente después de la aprobación del proyecto.
Para activar esta función, añada el paso de servicio Creación de contrato de cliente al proceso de gestión Creación de proyecto una vez finalizado el proceso de gestión. |
¿Qué vínculos externos deberían añadir los usuarios a sus proyectos? | Puede permitir que los usuarios añadan vínculos externos a sus proyectos configurando URI que:
Antes de comenzar, determine qué vínculos externos aprueba su organización para su uso en proyectos. |
Recomendaciones
Cree plantillas para rellenar campos con información común a todos sus proyectos. También puede asociar sus plantillas de proyecto a las siguientes plantillas:
- Planes de proyecto
- Planes de recursos
- Recursos de tarea
- Contratos de cliente
Configure el proceso de gestión
Creación de proyecto
para copiar proyectos.Configure el proceso de gestión
Creación de proyecto
para generar un borrador de contrato de cliente a partir de una plantilla para proyectos facturables.Requisitos
Cree jerarquías de proyectos para su organización antes de permitir que los usuarios creen proyectos.
Limitaciones
Solo puede:
- Añada plantillas de contrato de cliente a proyectos facturables.
- Genere borradores de contratos de cliente para proyectos facturables que asocie con plantillas de contrato de cliente.
Definición de entorno de cliente
Si desea crear formatos personalizados para sus IDs de proyecto, puede configurar la opción
Generador de ID para proyectos
en la sección Proyectos
de la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
.Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Set Up: Tenant Setup - Security en el área funcional System | Los usuarios pueden activar vínculos externos en proyectos y especificar los URI. |
Business Process Administration en el área funcional System | Los usuarios pueden editar los procesos de gestión Creación de proyecto y Edición de proyecto . |
Manage: Business Process Definitions en el área funcional System | Los usuarios pueden gestionar los procesos de gestión Creación de proyecto y Edición de proyecto . |
Manage: Initiatives en el área funcional Projects | Los usuarios pueden crear y gestionar calificaciones de importancia. |
Manage: Project Details en el área funcional Project Tracking | Los usuarios pueden:
|
Set Up: Basic Project Worktag en las áreas funcionales Common Financial Management y Worktags | Los usuarios pueden crear proyectos básicos para usarlos como worktags. |
Set Up: Project en el área funcional Projects | Los usuarios pueden crear y gestionar plantillas de proyecto. |
Set Up: Project Details en el área funcional Project Tracking | Los usuarios pueden crear y gestionar:
|
Set Up: Project Tracking en el área funcional Project tracking | Los usuarios pueden:
|
Set Up: Risk and Priorities en el área funcional Project Tracking | Los usuarios pueden crear y gestionar:
|
Garantice el acceso adecuado a los siguientes roles de seguridad:
Roles de seguridad de dominio | Consideraciones |
|---|---|
Administrador de proyectos |
|
Gerente de proyecto |
|
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Create Project en el área funcional Project Tracking | Permite a los administradores de proyectos:
Permite a los gestores de proyectos:
|
Edit Project en el área funcional Project Tracking | Permite a los gestores de proyectos:
|
Elaboración de informes
Los gestores de proyectos pueden consultar el informe
Búsqueda de proyectos
para buscar proyectos existentes.Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
|---|---|
Obtener proyectos
| Recupera proyectos con sus criterios específicos.
Puede solicitar criterios de proyecto para una sola transacción en función del valor de Referencia o recuperar todas las transacciones cuando no especifique ningún criterio. |
Enviar proyecto
| Crea un proyecto y lo envía a través del proceso de gestión Creación de proyecto para su aprobación. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Contratos de cliente | Cuando define plantillas de proyecto para sus contratos de cliente, los gestores de proyectos pueden seleccionarlas al crear proyectos facturables. Puede activar el proceso de gestión Creación de proyecto para generar un borrador de contrato después de la aprobación del proyecto. |
Services CPQ | Puede configurar el CPQ de servicios para automatizar la creación de un proyecto a partir de una oferta. Puede configurar los procesos de gestión Evento de oferta para crear un proyecto de oportunidad a partir de una oferta principal aprobada y configurar el proceso de gestión Evento de oportunidad para convertirlo en un proyecto.
Consulte Servicios CPQ. |
Seguimiento de tiempo | Puede configurar las fechas inicial y final del proyecto. Este rango de fechas establece el rango de fechas inicial para que los trabajadores del proyecto registren horas en el proyecto o en las tareas de proyecto. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.