Saltar al contenido principal
Documentación
Documentación
Administrator Guide
Última actualización: 2023-11-17
Creación de programas de facturación consolidada para contratos de cliente

Creación de programas de facturación consolidada para contratos de cliente

  • Active la facturación consolidada para un tipo de programa de facturación.
  • Cree y apruebe un contrato de cliente.
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de programa de facturación
     y la política de seguridad en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
  • Seguridad:
    dominio Process: Billing Schedule - Core
     en las áreas funcionales Customer Contracts y Project Billing.
Puede crear programas de facturación consolidada para especificar información de facturación para cuotas, transacciones, pagos anticipados y líneas de contrato de cliente basadas en uso.
Workday utiliza el programa de facturación para determinar cómo facturar a los clientes los costos de las líneas de contrato de cliente. Puede agrupar:
  • Líneas de contrato de cliente que abarcan varios contratos en el mismo programa de facturación
  • Proyectos para la misma empresa y cliente en el mismo programa de facturación
Cuando genera cuotas, Workday asocia una línea de contrato a cada línea de cuota.
  1. Acceda a la
    tarea Creación de programa de facturación para contrato de cliente
     .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Tipo de horario
    Seleccione un tipo de programa que haya activado para la facturación consolidada en la tarea
    Mantenimiento de tipos de programa
     .
    Contratos de cliente
    Cuando crea el programa de facturación, Workday añade las líneas de contrato de cliente de los contratos que seleccione.
    Proyecto facturable
    Seleccione el proyecto facturable asociado a las líneas de contrato de cliente para las que desea crear un programa de facturación.
  3. En la ficha
    Opciones de horario
     , tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Opción Descripción
    Tipo de factura preceptivo por ley
    Seleccione un tipo de factura preceptivo por ley que haya configurado para facturas de cliente en el informe
    Mantenimiento de tipos de factura por país
     . Workday filtra las opciones que se muestran en esta lista de valores por la empresa que seleccione en el programa de facturación.
    Workday utiliza el tipo de factura preceptivo por ley para:
    • Determinar la factura desde la ubicación.
    • Rellene el tipo de factura preceptivo por ley del programa de facturación en la factura de cliente. Cuando crea una factura de cliente, puede cambiar el tipo de factura preceptivo por ley para que sea diferente del tipo de factura preceptivo por ley en el programa de facturación.
    Workday no admite tipos de factura preceptivos por ley en contratos de concesión, contratos interempresa o contratos de alumno.
    Día de factura periódica
    Introduzca un día del mes para sustituir las fechas de factura en las facturas de cliente que cree con este programa de facturación. Los programas de facturación consolidada solo aplican las fechas de factura en el momento de la facturación.
  4. Mientras cumplimenta la ficha
    Cuota
     , tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Opción Descripción
    Frecuencia de facturación
    Cuando selecciona estas opciones, los periodos de cuota comienzan al principio del marco temporal seleccionado:
    • Semana natural
    • Mes natural
    • Trimestre natural
    • Año natural
    Cuando selecciona estas opciones, los periodos de cuota comienzan en la
    Fecha inicial
    :
    • Semanal
    • Mensual
    • Trimestral
    • Anual
    Periodicidad
    Introduzca un número para generar cuotas en múltiplos de la frecuencia de facturación.
    Ejemplo: cuando la frecuencia de facturación sea semanal, introduzca
    3
     para facturar al cliente cada 3 semanas.
    Periodo de facturación
    Determina si la fecha de cuota está dentro o fuera del periodo de cuota. Cuando selecciona:
    • Anticipado
      , las fechas de cuota comienzan a partir del último día del periodo de cuota anterior.
    • Atrasos
      , las fechas de cuota comienzan a partir del primer día del siguiente periodo de cuota.
    • Actual
      , las fechas de cuota comienzan a partir del primer día del periodo de cuota actual.
    Día de cuota
    Cuando un mes no tiene la fecha seleccionada, Workday utiliza el último día del mes. Ejemplo: si selecciona
    el día 30
    , Workday utiliza el día 28 para una cuota en febrero.
    Cuando el periodo de facturación es:
    • Anticipada
      , Workday utiliza la aparición de este día o de la fecha más cercana al final del periodo de cuota anterior.
    • Atrasos
      , Workday utiliza la aparición más cercana al inicio del siguiente periodo de cuota.
    • Actual
      , Workday utiliza la aparición más cercana al inicio del periodo de cuota actual.
    Prorrateo de primera y última cuota
    Se muestra cuando selecciona el método de facturación
    Distribución equitativa
     y una de estas frecuencias de facturación:
    • Semana natural
    • Mes natural
    • Trimestre natural
    Seleccione esta opción para prorratear la primera y la última cuota cuando las cuotas no cubran un periodo de cuota completo.
    Ejemplo: cuando la frecuencia de facturación es
    Semana natural
     y la
    Fecha inicial
     es jueves, la primera cuota de facturación cubre 4 días en lugar de una semana natural completa.
    Cuando tanto la primera como la última cuota sean periodos parciales, utilice los siguientes cálculos:
    • Primera cuota = (Número de días para facturar ÷ Número total de días en el periodo) × (Importe total para facturar ÷ Número de cuotas)
    • Última cuota = (Número de días para facturar ÷ Número total de días en el periodo) × ((Total de importe para facturar - Importe de primera cuota) ÷ Número de cuotas))
    • Otras cuotas = (Total de importe para facturar - Importe de primera cuota - Importe de última cuota) ÷ (Número de cuotas - 2)
    Cuando la primera o la última cuota sea un periodo parcial y la otra cuota sea un periodo completo, utilice los siguientes cálculos:
    • Cuota parcial = (Número de días para facturar ÷ Número total de días en el periodo) × (Importe total para facturar ÷ Número de cuotas)
    • Otras cuotas = (Total de importe para facturar - Importe de cuota parcial) ÷ (Número de cuotas - 1)
    Volver a generar cuotas automáticamente
    Seleccione esta opción para generar nuevas cuotas cuando modifique el importe de línea de contrato en el contrato de cliente. Cuando activa el prorrateo para la primera y la última cuota, Workday actualiza los cálculos de prorrateo en consecuencia.
    Envío automático de programa mediante modificación de contrato
    Se muestra cuando selecciona la casilla
    Volver a generar cuotas automáticamente
     .
    Seleccione esta opción para enviar nuevas cuotas para su aprobación. Workday no actualiza las cuotas cuando tiene modificaciones de contrato en un proceso de gestión.
    Estado
    Cuando crea ajustes de abono o abona y vuelve a facturar facturas de cliente, Workday cambia el estado de cuota
    Finalizado
     a
    Abonado
    .
    Cuando:
    • Cancele el programa de facturación, Workday solo eliminará las cuotas con el estado
      Disponible
       .
    • Cambie el programa de facturación, no puede editar cuotas con el estado
      Abonado
       .
    Factura
    Workday añade IDs al ajuste de abono y al abono y nueva factura de cliente mediante los generadores de ID personalizados que se configuran en las siguientes tareas:
    • Edición de definiciones de ID de empresa
    • Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
    Ejemplo: puede configurar los siguientes IDs personalizados para que se muestren en el ajuste de abono y en las facturas de cliente de abono y nueva factura:
    • 9874CR - Haber
    • 9875RB - Nueva facturación
  5. En la ficha
    Transacción
     , seleccione una
    Definición de resumen de factura de proyecto
     para agrupar transacciones de horas en lugar de mostrar líneas individuales (opcional).
    Puede crear definiciones de resumen de factura de proyecto en la tarea
    Mantenimiento de definiciones de resumen de factura de proyecto
     .
  6. Mientras cumplimenta la ficha
    Pago anticipado
     , tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    Opción Descripción
    Cuotas anticipadas de factura con otros tipos de transacción
    Se muestra cuando crea un contrato de cliente con al menos un tipo de línea
    de pago anticipado
     y otro tipo de línea.
    Workday activa automáticamente esta casilla y factura las cuotas anticipadas en la misma factura que otras cuotas y transacciones al crear facturas de cliente.
    Cuando la selección de casilla que configura en el programa de facturación es diferente de la selección de casilla en la
    tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     , Workday utiliza la selección en el programa de facturación para facturar cuotas anticipadas.
    Asignación de pago anticipado
    Asigne líneas de contrato de cliente de pago anticipado a líneas de tipo de transacción o cuota.
    Cuotas
    Defina cuotas anticipadas para cada asignación de pago anticipado. Para eliminar una línea de pago anticipado con un saldo de pago anticipado del programa de facturación, cree una cuota negativa para poner a cero el saldo de pago anticipado.
    Puede poner cuotas anticipadas
    En espera
    , pero no puede facturarlas ni consumirlas. Tampoco puede cancelar programas de facturación que tengan saldos de pago anticipado.
    Cuando crea un ajuste de abono o abona y vuelve a facturar una cuota anticipada, Workday muestra el ajuste de abono y la cuota refacturada.
  7. Seleccione
    Gestionar archivos adjuntos
     en el menú
    Más
     para añadir archivos adjuntos (opcional).
Workday envía el programa de facturación al proceso
de gestión Evento de programa de facturación
 para su revisión y aprobación.
Cree facturas de cliente a partir de contratos.