Concepto: contratos de cliente

Hasta que se aprueba un contrato de cliente, permanece en estado

Borrador

y puede realizar cambios libremente mediante la opción

Editar

del menú de acciones relacionadas del contrato. Una vez aprobado el contrato, puede realizar cambios mediante las opciones

Modificación de contrato de cliente

y

Cambio de contrato de cliente

.

Puede configurar tipos de modificación de contrato en la tarea

Mantenimiento de tipos de modificación de contrato de cliente

. Las modificaciones le permiten capturar adiciones, cambios y correcciones en contratos de cliente aprobados. Puede cambiar el estado de un contrato de cliente completo o de líneas de contrato de cliente específicas. Asimismo, puede configurar números de modificación para realizar un seguimiento de los cambios realizados en las modificaciones. Workday asigna automáticamente el siguiente número de versión a cada nueva modificación. También puede especificar un número de modificación opcional para correlacionarlo con un documento de modificación, si existe. Tras crear una modificación, puede consultar el historial de modificaciones de un contrato de cliente o de una línea de contrato para cualquier versión.

Los cambios le permiten actualizar los detalles de los contratos de cliente aprobados. Si el contrato de cliente tiene un programa de facturación o de reconocimiento de ingresos, solo podrá cambiar los detalles no relacionados con importes.

Las órdenes de cambio le permiten actualizar la cantidad y el importe en las líneas de contrato de cliente.

Puede utilizar la tarea

Creación de plantilla de lista de control de contrato de cliente

para personalizar una lista de control de requisitos a fin de que sus especialistas en contratos la utilicen al crear contratos de cliente. A continuación, puede asociar la plantilla de lista de control a un tipo de contrato en la tarea

Mantenimiento de tipos de contrato de cliente

. Cuando crea un contrato de cliente con el tipo de contrato que ha asociado a la plantilla de lista de control, Workday añade automáticamente una ficha

Lista de control

al contrato.

Puede definir y añadir tarifas administrativas como porcentaje de los importes de transacción en sus contratos de cliente. Ejemplo: una tarifa de gestión del 3 % de todo el tiempo registrado en un proyecto.

Puede añadir tarifas de línea de contrato a transacciones con el tipo de línea de contrato

Tiempo de proyecto y gastos

.

Para definir tarifas de línea de contrato, acceda a la tarea

Mantenimiento de tarifas de línea de contrato

. Para cada tarifa de línea de contrato, puede especificar lo siguiente:

Un porcentaje positivo o negativo.
Ítems de venta o categorías de ingresos para aplicar a la línea de factura si es necesario.
Si se heredan los worktags de la línea de contrato o del proyecto.

Cuando añade una tarifa a una línea de contrato, Workday sustituye el ítem de venta o la categoría de ingresos existentes por los de la configuración de tarifa de línea de contrato. Si la lista

de valores Ítem de venta

para la tarifa de línea está vacía y la lista de valores

Categoría de ingresos

está rellena, Workday deja el campo

Ítem de venta

en blanco en la línea de factura de cliente de tarifa de contrato. Si la

lista de valores Categoría de ingresos

de la tarifa de línea de contrato está vacía, Workday utiliza la categoría de ingresos de la línea de contrato.

Cada línea de contrato de cliente incluye una categoría de ingresos que puede introducir o derivar de un ítem de venta.

Para cumplir con los requisitos de precio de venta independiente (SSP), puede distribuir los importes de línea en los contratos de cliente de forma diferente para la facturación y los ingresos. La cabecera del contrato de cliente garantiza que los importes de facturación e ingresos sigan siendo los mismos. Asimismo, puede capturar descuentos como líneas de contrato de cliente negativas.

Las plantillas de contrato de cliente reducen el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear contratos de cliente al rellenar los campos y valores de uso común. Una vez que crea una plantilla en la tarea

Creación de plantilla de contrato de cliente

, puede hacer lo siguiente:

Asignar la plantilla a un tipo de contrato en la tarea
Mantenimiento de tipos de contrato de cliente
.
Crear un contrato de cliente utilizando la plantilla en la tarea
Creación de contrato de cliente
.

Puede gestionar sus contratos de cliente en función de los tipos de contrato que defina en la tarea

Mantenimiento de tipos de contrato de cliente

. Los tipos de contrato que defina le ayudarán a identificar, gestionar y aprobar sus contratos de cliente en función de las necesidades de su empresa. Puede personalizar los tipos de contrato para incluir:

Plantillas de lista de control
Plantillas de contrato
Contratos vinculados

Los worktags de contrato de cliente le permiten:

Analizar y generar informes sobre los detalles de ingresos por contrato de cliente.
Asociar costos o transacciones con el contrato de cliente.
Conciliar los ingresos por contrato de cliente a nivel de libro mayor.

Puede registrar worktags de contrato de cliente en transacciones de operaciones que se originan en un contrato como, por ejemplo:

Asientos de contabilidad
Programas de facturación y cuotas
Facturas de cliente a partir de cuotas de facturación
Programas y cuotas de reconocimiento de ingresos

También puede asociar un worktag de contrato de cliente a transacciones que afecten a los ingresos. Workday muestra el worktag del contrato de cliente como worktag implícito en las transacciones que se originan en el contrato. También puede permitir que Workday muestre el worktag del contrato de cliente como worktag explícito en las transacciones relacionadas con un contrato de cliente. Puede utilizar el worktag de contrato de cliente en líneas de cuotas de facturación y de reconocimiento de ingresos, y puede consultar el worktag en los asientos de operaciones resultantes.

Puede activar worktags de contrato de cliente en la tarea

Mantenimiento de uso de worktag

.

Cuando asocia una lista de precios de valor razonable con su contrato de cliente, Workday rellena los importes de valor razonable en las líneas de contrato de cliente.

Los contratos de cliente principales y vinculados le permiten asociar contratos de cliente a efectos de asignación y de ingresos. Puede activar contratos de cliente vinculados en la tarea

Mantenimiento de tipos de contrato de cliente

. Cuando crea un contrato de cliente, puede asociar varios contratos de cliente vinculados a un solo contrato de cliente principal. Los contratos de cliente vinculados se muestran en el contrato de cliente principal, mientras que el contrato de cliente principal se muestra en cada contrato de cliente vinculado.

Workday consolida las líneas de contratos de cliente vinculados y muestra una línea por categoría de ingresos en el contrato de cliente principal. Además, puede consultar las líneas de contratos de cliente vinculados por categoría de ingresos al crear un programa de reconocimiento de ingresos consolidado. Puede crear un programa de reconocimiento de ingresos consolidado desde el menú de acciones relacionadas del contrato de cliente principal.

Puede definir y añadir descuentos y primas a los tipos de línea de importe fijo. Puede basar las reglas de fijación de precios en sus contratos de cliente y aplicarlas en la cabecera o la línea del contrato de cliente.

Para crear descuentos y primas de fijación de precios, acceda a la tarea

Mantenimiento de descuentos y primas de contrato de cliente

. Especifique un

Porcentaje

positivo para una prima y un

Porcentaje

negativo para un descuento.

Los contratos de cliente relacionados le permiten asociar contratos de cliente para generar informes. Cuando crea un contrato de cliente, puede asociarle un contrato de cliente relacionado. Los contratos de cliente relacionados deben compartir los mismos valores de empresa y cliente de venta.