Concepto: facturación de proyecto
Workday Project Billing utiliza información de los contratos de cliente y los proyectos de Workday para crear un proceso de facturación completo para los proyectos facturables.
Hojas de tarifas de proyecto
Workday le permite configurar hojas de tarifas de proyectos multidimensionales para:
- Facturar a sus clientes por proyectos
- Definir la dimensión de fijación de precios del proyecto mediante categorías de tarifas
- Crear listas de precios de proyectos para varios proyectos
- Basar las listas de precios del proyecto en categorías de tarifas, como tarifas diarias o por horas, tamaño del cliente o tipo de proyecto
Puede usar la hoja de tarifas del proyecto para configurar las tarifas del contrato.
Reglas de tarifa de facturación
Workday le permite crear reglas de tarifas de facturación estándar para ofrecerle un mayor control de sus tarifas de facturación para los proyectos facturables de tiempo y gastos.
Hojas de tarifas de facturación estándar
Workday le permite crear hojas de tarifas de facturación estándar basadas en reglas y trabajadores para aplicar tarifas de facturación en varios contratos para sus proyectos. Puede crear una hoja de tarifas para cada moneda en la que necesite facturar mediante estas tareas:
- Mantenimiento de tarifas estándar por reglas
- Mantenimiento de tarifas de facturación estándar por trabajador
Workday Time Tracking y Workday Project Billing
Workday integra proyectos, seguimiento de tiempo y facturación de proyectos para que pueda configurar y gestionar la facturación de sus proyectos. Estos roles son responsables del proceso:
- Los administradores de Time Tracking configuran la entrada de horas del proyecto en Workday Time Tracking como una tarea única.
- Los trabajadores introducen bloques de horas en Time Tracking y los asocian a una tarea de proyecto.
- Los administradores de contratos crean contratos de cliente, programas de facturación y hojas de tarifas de contrato con reglas de tarifas de facturación.
- Los gestores de proyectos aprueban o deniegan los bloques de horas.
- Los especialistas en facturación:
- Editan y vuelven a calcular las tarifas.
- Generan e imprimen facturas para clientes.
- Revisan y aprueban o rechazan transacciones facturables.
- Los especialistas en cobros de cliente se encargan del seguimiento y la gestión de las facturas de clientes.
Ajustes de bloque de horas
Puede ajustar los bloques de horas hasta que facture a su cliente. Es decir, cuando el estado de facturación de una transacción cambia a Facturado o Facturación en curso, ya no puede editar el bloque de horas. Para realizar cambios después de facturar a sus clientes o reconocer ingresos, debe eliminar y volver a introducir sus bloques de horas. Cuando un gestor aprueba una hoja de horas con un bloque de horas eliminado, Workday revierte el bloque de horas original de la transacción facturable. Las transacciones de reversión también incluyen cualquier compensación de regla de tarifa de facturación.
Lógica de derivación de worktags de transacción facturable
Workday proporciona una jerarquía de reglas de derivación para todos sus tipos de transacciones. Estas reglas le ayudan a conciliar e identificar los worktags resultantes en las facturas de transacciones facturables y la contabilidad de ingresos.
Tipos de transacción | Reglas lógicas de derivación de worktags |
|---|---|
Gasto ad hoc
Gastos diversos ad hoc Horas ad hoc Gastos Bloque de horas | Workday aplica:
|
Factura de proveedor ad hoc
Gastos varios Factura de proveedor | Workday aplica:
|
Dimensión | Worktags |
|---|---|
Reglas de derivación de worktags | Trabajador: centro de costos
Proyecto: región |
Worktags de trabajador | TSerrano 1/1/2019:
Cambio 2/1/2020:
|
Proyecto | Centro de costos: 36100 - Consulting Service - North America
Región: USA - Northeast US |
Línea de contrato | Centro de costos: 71200 Field Sales - North America
Región: USA - Central US |
Trabajador: TSerrano
Transacción | Fecha | Worktags |
|---|---|---|
Bloque de horas | 1/3/2020 | Centro de costos: 35000 Program Management
Región: (no introducido) |
Devengo de ingresos | 1/3/2020 | Centro de costos: 35000 Program Management
Región: USA - Northeast US |
Factura de cliente | 2/1/2020 | Centro de costos: 32200 R&D Product Management
Región: USA - Northeast US |
Hitos
Puede crear hitos para realizar un seguimiento de la finalización de las tareas y especificar cuándo puede Workday procesar programas y cuotas de facturación y de reconocimiento de ingresos. Puede asignar varios hitos a programas y cuotas. Workday no procesa programas ni cuotas con hitos pendientes.
Puede utilizar estas tareas para configurar hitos estándar:
- Mantenimiento de tipos de hito de fecha
- Creación de hito de fecha
Los hitos estándar se convierten en hitos de cliente en cuanto los añade a un cliente. Puede consultar los detalles de los hitos del cliente mediante el informe
Búsqueda de hitos
. Los hitos de cliente son exclusivos para cada combinación de cliente y empresa.Workday admite los siguientes tipos de hitos:
- Primera factura del programa de facturación: sirve para iniciar el reconocimiento de ingresos en cuanto se ha producido la facturación.
- Hitos de fecha: utilice hitos de fecha estándar como base para crear hitos de fecha de cliente.
- Tareas de proyecto: marque las tareas de proyecto como hitos en el proyecto. Utilice los hitos del proyecto para controlar cuándo factura las transacciones del proyecto y reconoce los ingresos. Puede definir hitos del proyecto para una fase de proyecto o para el proyecto global con el fin de determinar cuándo están disponibles las transacciones para la facturación. Puede utilizar como hitos de contrato las tareas de proyecto marcadas como hitos. No puede eliminar tareas de proyecto que están en uso en un contrato. Puede introducir fechas de finalización estimadas y reales. Una vez finalizada la tarea de proyecto e introducida una fecha final, puede tener lugar la facturación. Workday utiliza la fecha final como fecha de finalización de hito.
Programas de facturación y cuotas
Puede realizar lo siguiente:
- Vincular líneas de contrato que abarquen varios contratos para los mismos valores de empresa y cliente con el mismo programa de facturación.
- Definir tipos de programa para poder clasificarlos. Este proceso simplifica las búsquedas, las aprobaciones y los informes.
- Crear programas de facturación de cuotas o transacciones para gestionar determinados tipos de líneas de contrato o programas de facturación consolidada y, de este modo, gestionar líneas de cuota, de transacción y de contrato de pago anticipado en un solo programa.
Workday crea cuotas en función de las fechas inicial y final programadas, que pueden diferir de las fechas inicial y final de la línea de contrato. También puede configurar la fecha de factura que se asignará, que puede diferir de la fecha inicial de cuota.
Workday admite los siguientes métodos de facturación para cada programa de facturación y puede cambiarlos durante la duración del programa:
- Cuota definida: defina el importe de la primera y la última cuota para cada línea de contrato. Workday distribuye el importe restante de manera uniforme entre las demás cuotas. No puede usar este método de facturación en programas de facturación consolidada.
- Asignación equitativa: defina un número determinado de cuotas con importes iguales.
- Personalizado: usted controla todos los aspectos de las cuotas.
Un programa de facturación incluye una o más cuotas. Cada cuota de facturación:
- Crea una factura de cliente.
- Se convierte en una línea de factura.
- Obtiene atributos de la línea de contrato asociada.
Una vez generadas las cuotas, puede realizar lo siguiente:
- Actualizar manualmente las cuotas individuales.
- Volver a generar las cuotas de facturación automáticamente tras realizar cambios en los importes del contrato. Esta función solo se aplica a los métodos de facturaciónAsignación equitativao a los métodos de reconocimiento de ingresosAsignación equitativayNúmero de días.
- Actualizar los programas automáticamente cuando realice cambios en las líneas de contrato.
- Editar todas las cuotas a la vez cuando tenga un programa personalizado.
Workday asigna el estado
Descuadrado
cuando sucede lo siguiente:- No programa exactamente las cuotas de la línea de contrato.
- Un programa personalizado factura más de la cuenta.
Puede crear facturas de cliente a partir de cuotas de facturación después de aprobar el programa de facturación.
Creación de facturas de cliente a partir de cuotas de facturación
Con la tarea
Creación de facturas de cliente a partir de cuotas de facturación
, puede ejecutar esta tarea según sea necesario o como un proceso programado. Esta tarea le permite realizar lo siguiente:- Seleccionar las cuotas de facturación disponibles para facturar.
- Marcar las facturas para enviarlas para su aprobación automática.
- Realizar cambios limitados en la factura de cliente y añadir más líneas.
- Crear facturas que hagan referencia a líneas de contrato cuando realice ajustes de factura.