Consideraciones de definición: comprobación de presupuesto
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la comprobación de presupuesto. En él se explica lo siguiente:
- Por qué configurarlo.
- Cómo encaja en el resto de Workday.
- Impactos posteriores e interacciones entre productos.
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión.
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación.
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para ver todos los detalles de configuración.
Qué es
La funcionalidad de comprobación de presupuesto de Workday coteja automáticamente sus transacciones con sus planes financieros y presupuestos de posición. Workday gestiona las transacciones que superan el presupuesto de una de las siguientes maneras:
- Le advierte de que la transacción supera el presupuesto disponible y no superará la comprobación de presupuesto.
- Omitiendo la comprobación de presupuesto. La transacción muestra el estado de comprobación de presupuesto comoNo obligatorio.
- Pasar automáticamente la transacción. La transacción muestra el estado de comprobación de presupuestoAprobado.
Cuando una transacción supera la comprobación de presupuesto, también muestra el estado de la comprobación de presupuesto como
Aprobado.
Beneficios empresariales
Puede ayudar a su organización a:
- Utilizar sus fondos de manera eficiente.
- Asegúrese de no quedarse sin presupuesto durante el periodo contable.
- Reducir el esfuerzo manual en el manejo de transacciones por encima del presupuesto.
Ejemplos de uso
Puede utilizar la comprobación de presupuesto para:
- Controle las transacciones con respecto a los presupuestos de concesión para restringir el gasto a los productos y servicios que permiten sus patrocinadores.
- Tome decisiones de contratación en función del presupuesto disponible después de comprobar las transacciones de dotación de personal.
- Permita que los revisores de comprobación de presupuesto soliciten sustituciones y que los aprobadores autorizados las concedan.
Preguntas para tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Con qué rigor desea aplicar la comprobación de presupuesto? | Puede configurar la comprobación de presupuesto para gestionar las transacciones que superan el presupuesto de la siguiente manera:
|
¿Cómo se debe configurar la comprobación de presupuesto para los presupuestos en una relación principal-secundario virtual? | Puede configurar la comprobación de presupuesto para restringir el gasto excesivo en el nivel principal, el secundario o en ambos. Ejemplo: configura la comprobación de presupuesto para restringir el gasto excesivo en el nivel principal y tiene una configuración más indulgente en el nivel secundario. Las transacciones por encima del presupuesto en el nivel secundario se aprobarán siempre que no superen la suma de presupuesto en el nivel principal. |
¿Cómo desea gestionar las transacciones de crédito? | Puede configurar la comprobación de presupuesto para aprobar la transacción automáticamente. Su transacción no supera la comprobación de presupuesto con el estado Error - Presupuesto insuficiente cuando:
|
¿Cuándo debe incluir asientos reservados en la comprobación de presupuesto? | Puede incluir asientos reservados en la comprobación de presupuesto para reservar fondos para transacciones que afecten al mismo presupuesto. Workday reserva estos fondos después de que una transacción supere la comprobación de presupuesto, pero antes de que el proceso de gestión finalice contabilizando el asiento. Workday no incluye automáticamente los asientos reservados en la comprobación de presupuesto. |
¿Cómo puede determinar cuándo una transacción está sujeta a comprobación de presupuesto? | Cuando su presupuesto tiene dimensiones estructuradas opcionales, Workday solo comprueba los miembros de dimensión incluidos y el resto de los miembros de dimensión en la transacción pasan como No obligatorio . Cuando la dimensión estructurada opcional se establece en Incluir todos los miembros , cualquier miembro de dimensión de la transacción está sujeto a la comprobación de presupuesto. |
Recomendaciones
Workday le recomienda lo siguiente:
- Configure la contabilidad de compromisos para realizar un seguimiento de los compromisos, las obligaciones y las cifras reales de las transacciones de autorización de gasto, aprovisionamiento y nómina.
- Utilice una configuración de comprobación de presupuesto más flexible en sus planes y presupuestos secundarios, y una configuración estricta en su plan principal. Puede configurar Workday para que le avise cuando su transacción supere el presupuesto de nivel secundario y bloquee el gasto excesivo en el nivel principal.
Requisitos
Para que Workday encuentre la estructura de plan y las líneas de plan correctas con las que comparar su transacción, los worktags de transacción deben:
- Incluya todos los miembros de dimensión estructurada obligatorios en una estructura de plan.
- Cotejar exactamente los worktags de una línea de plan en la estructura de plan.
Si configura la contabilidad de compromisos en una fecha posterior:
- Para las transacciones de gastos y aprovisionamiento, primero debe cerrar todas las órdenes de compra abiertas.
- Para las transacciones de nómina, debe crear compromisos de nómina iniciales. Excluir periodos de nómina finalizados para que Workday solo cree compromisos para periodos de nómina en curso o futuros. Si no excluye los periodos de nómina finalizados, Workday crea compromisos para todo el año. Workday comienza a liquidar los compromisos después de la primera nómina del año.
Limitaciones
Solo puede configurar hasta 50 líneas de opción de control presupuestario.
Workday no utiliza estas dimensiones estructuradas para cotejar una transacción con una estructura de plan y líneas de plan para la comprobación de presupuesto de dotación de personal:
- Familia de puestos
- Grupo de familias de puestos
- Perfil de puesto
Entorno de cliente
Sin efecto
Seguridad
Los usuarios con acceso al dominio
Set Up: Budget General
en el área funcional Budgets pueden configurar el control presupuestario para planes y presupuestos.Cuando utilice sustituciones de comprobación de presupuesto, configure el grupo de seguridad Aprobador de excepción de sustitución de comprobación de presupuesto.
Procesos de gestión
Puede añadir los siguientes procesos de gestión como subproceso a sus procesos de gestión Finanzas y dotación de personal:
- Comprobación de presupuesto (financiero)
- Comprobación de presupuesto (dotación de personal)
Puede configurar el subproceso
Comprobación de presupuesto (dotación de personal)
para cotejar las transacciones de dotación de personal de las posiciones de Gestión de puestos y Gestión de posiciones con su plan financiero. Le recomendamos que configure el proceso de gestión
Comprobación de presupuesto (financiero)
con un paso de tipo de lote/trabajo
Ejecución de comprobación de presupuesto
para mejorar el rendimiento. Cree un rol específicamente para ejecutar este paso de lote/trabajo
con:
- Un perfil que no se ejecuta en un navegador.
- Una contraseña que no caduque.
Elaboración de informes
Origen de datos de informe | Contraprestación |
|---|---|
Líneas de plan para informes financieros
| Sirve para crear informes sobre las líneas de plan de sus planes y presupuestos. |
Líneas de asiento para información financiera
| Sirve para crear informes personalizados sobre compromisos, obligaciones y cifras reales cuando utiliza la contabilidad de compromisos. |
Integraciones
Sin efecto
Conexiones y puntos de contacto
Cuando utiliza la contabilidad de compromisos, Workday contabiliza los asientos en sus libros mayores después de que estos tipos de transacción superen la comprobación de presupuesto:
- Gasto
- Nómina
- Aprovisionamiento
Workday ofrece un kit de puntos de contacto con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.