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Última actualización: 2025-10-03
Creación de pagos ad hoc

Creación de pagos ad hoc

  • Configure la cuenta bancaria para permitir pagos ad hoc.
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de pago ad hoc
     y la política de seguridad en el área funcional Banking and Settlement.
  • Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional Banking and Settlement:
    • Process: Ad Hoc Payment (NEW)
    • Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
    • Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
    • Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment
    • Process: Ad Hoc Payment – CORE
    • Process: Ad Hoc Payment – View
    • Process: Ad Hoc Payee
Puede crear pagos ad hoc para efectuar pagos únicos, como los pagos de impuestos y los pagos de nómina a trabajadores. Puede crear estos pagos para varios tipos de perceptores, incluidos los perceptores ad hoc.
  1. Acceda a una de las siguientes tareas:
    • Creación de pago ad hoc
    • Creación de pago ad hoc a partir de plantilla
  2. Mientras rellena la sección
    Información de pago ad hoc
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Moneda
    El valor por defecto es la moneda del perceptor. Si no hay una moneda por defecto asignada al perceptor, Workday utiliza la moneda de cuenta bancaria.
    Si el perceptor es un proveedor, la moneda debe ser una que el proveedor acepte.
    Eliminar pérdida o ganancia en moneda extranjera
    Seleccione esta opción para excluir las ganancias o pérdidas realizadas en moneda extranjera de los pagos ad hoc.
    Ejemplo: sustituye el tipo de conversión de moneda con un tipo de cambio bancario. La diferencia entre los dos valores crea un asiento de ganancia o pérdida por cambio realizado.
    Con esta opción, Workday elimina esta línea de asiento adicional y aplica la diferencia al asiento de gastos o ingresos.
    Opción de impuesto por defecto
    Se rellena automáticamente con los detalles contables de la empresa.
    Workday rellena automáticamente la opción de impuesto en la línea de la cabecera, pero puede sustituirla en el nivel de línea.
    Dirección de envío
    Workday utiliza esta dirección al evaluar las reglas de impuestos para determinar las sustituciones de código de impuesto y de aplicabilidad de impuesto de las líneas de transacción.
    Código de impuesto por defecto
    Se rellena automáticamente con valores del proveedor. Si no define el código de impuesto por defecto o lo sustituye, seleccione uno.
    El código de impuesto de la cabecera se rellena automáticamente en las líneas del documento de aprovisionamiento, que puede sustituir.
    Fecha de pago
    La fecha que determina el momento en el que la institución financiera procesa el pago.
    Ejemplo: si necesita que el banco procese un pago para el proveedor el viernes, introduzca el viernes como fecha de pago. Inicie una ejecución de liquidación el miércoles para enviar el archivo de pago al banco con unos días de antelación. En Workday, la fecha de ejecución de liquidación es el miércoles y la fecha de pago es el viernes.
    Código de tramitación
    Seleccione cómo quiere tramitar el pago ad hoc.
    Puede usar este atributo para:
    • Agrupar pagos en ejecuciones de liquidación.
    • Organizar los pagos de cheques y avisos en archivos por lotes para imprimirlos.
    • Generar informes sobre pagos ad hoc en informes personalizados.
  3. Mientras rellena la sección
    Detalles de pago
    , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Importe de impuesto
    Si ha seleccionado el cálculo de impuesto, Workday muestra la suma de los importes de impuesto calculados de las líneas gravables, según el código de impuesto que especifique en cada línea. Para sustituir este importe calculado, puede cambiar el impuesto calculado por tipo impositivo en la ficha
    Impuesto
    .
    Si selecciona introducir el impuesto adeudado al proveedor, introduzca el importe del impuesto correspondiente a la transacción. Debe tener al menos una línea con una aplicabilidad de impuesto gravable y activada para su asignación.
    El impuesto asignado a las líneas es solo el importe no recuperable de la transacción y no siempre se suma a este importe de la cabecera.
    Si introduce un valor negativo, Workday asigna el importe de impuesto a una línea de costo cero o negativo.
    Importe de flete
    Otros cargos
    Asigne estos costos en destino de la cabecera de la transacción a las líneas. Añada una categoría de gasto que sea elegible para la asignación de fletes y otros cargos en una línea como mínimo, según lo definido en la tarea
    Mantenimiento de categorías de gasto
    .
    Ejemplo: compra un equipo grande y tiene una línea para el equipo en sí y otra para la instalación.
    Vínculo de documento
    Workday muestra este campo cuando selecciona
    Ad Hoc Payment Document Link
     en la tarea
    Maintain External Link Validation
    .
    Si almacena documentos acreditativos o imágenes en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación. Una vez guardada la transacción, Workday muestra la URL como un hipervínculo activo a la imagen. Los aprobadores pueden consultar este documento antes de aprobar la transacción.
    Workday valida el vínculo para garantizar que tenga un patrón de identificador uniforme de recursos (URI) válido, conforme a lo definido en la tarea
    Maintain External Link Validation
    . Este proceso proporciona seguridad adicional para evitar contenido malintencionado en los vínculos externos.
    Si cambia la ubicación del contenido externo, actualice la URL en Workday.
    Finalidad de pago de país de origen
    Finalidad de pago de país de recepción
    Seleccione los códigos de finalidad de pago que identifiquen la finalidad del pago, según lo exijan los bancos o los requisitos normativos locales del país de origen o de recepción.
    Workday muestra estos campos cuando se activan los códigos de finalidad de pago mediante la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
    .
    Pago de impuestos
    Seleccione esta casilla cuando realice un pago a una entidad fiscal para que Workday prepare el archivo ACH correctamente para la integración bancaria.
    En el caso del Reino Unido, seleccione esta casilla para preparar un archivo para BACS en formato Standard 18.
  4. Mientras rellena la ficha
    Líneas
    , introduzca los detalles de pago:
    Opción Descripción
    Categoría de gasto
    La categoría de gasto vincula ítems con las reglas de contabilización en cuenta correspondientes y proporciona detalles adicionales para los informes. Si selecciona un ítem, Workday rellena automáticamente la que está asignada al ítem, que no puede modificar.
    Aplicabilidad de impuesto
    Indica si la línea es gravable y, si lo es, su recuperabilidad. Puede usar la aplicabilidad de impuesto para filtrar transacciones en los informes. Se rellena automáticamente a partir de la regla de impuestos específica del ítem y en función de la dirección de envío, primero por ítem de compra y luego por categoría de gasto. Si no hay ninguna coincidencia, se rellena automáticamente a partir del ítem de compra. De lo contrario, se rellena automáticamente a partir de la categoría de gasto.
    Código de impuesto
    Si es gravable, el código se rellena automáticamente a partir del
    Código de impuesto por defecto
     de la cabecera, que se puede sustituir.
    Recuperabilidad de impuesto
    Workday rellena automáticamente el porcentaje recuperable en la línea de transacción en función de la aplicabilidad de impuesto y el código de impuesto especificados. Cuando cambia la recuperabilidad de impuesto, Workday aplica el porcentaje recuperable y el método de asignación al importe de impuesto para los tipos impositivos del código de impuesto.
    Mediante la tarea
    Mantenimiento de recuperabilidades de impuesto
     puede especificar la recuperabilidad de impuesto de varios tipos impositivos en cada código de impuesto.
    Opción de impuesto
    Seleccione
    Cálculo de impuesto autoliquidable
     cuando los proveedores o los perceptores no carguen impuestos. Esta opción le permite contabilizar su obligación tributaria en una cuenta de libro mayor independiente. De lo contrario, seleccione
    Cálculo de impuesto adeudado a proveedor
     para contabilizar el pago de impuestos realizado al proveedor o al perceptor.
    Importe ampliado
    Cantidad
     multiplicada por el
    Costo por unidad
     para un ítem seleccionado. Si cambia el valor calculado, Workday vuelve a calcular el costo por unidad.
  5. Si actualiza el impuesto en una línea de pago ad hoc, haga clic en
    Actualizar impuestos
     para volver a calcular el importe de impuesto que se muestra en la cabecera (opcional). Workday vuelve a calcular automáticamente el impuesto de cabecera cuando lo envía o lo guarda para más tarde.
  6. Cuando pague electrónicamente a un nuevo perceptor ad hoc, introduzca la información de la cuenta bancaria en la ficha
    Cuenta bancaria de liquidación
     (opcional).
Cuando consulta la transacción:
  • La ficha
    Detalles de línea
     muestra la distribución contable de los importes de costo en destino asignados desde la cabecera a las líneas y el importe bruto total. El importe bruto total es el importe ampliado neto más los impuestos, el flete y otros cargos asignados. Workday utiliza el importe bruto total para:
    • La introducción de la contabilidad de gastos en el Debe
    • Los devengos de notas de recepción
    • El costo de adquisición por defecto durante el registro de activos
  • La ficha
    Impuesto
     muestra el porcentaje recuperable y la distribución de los importes de impuesto recuperables y no recuperables en función de lo siguiente:
    • La aplicabilidad de impuesto
    • El código de impuesto
    • El importe gravable
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Pago ad hoc
 para revisar todos los pagos ad hoc aplicables a la organización. El informe filtra los pagos ad hoc por:
  • Empresa
  • Pagador o perceptor de pago ad hoc
  • Estado de pago ad hoc
  • Fecha de transacción de pago ad hoc