Consideraciones de definición: pagos ad hoc
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de pagos ad hoc. Encontrará información sobre:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
En Workday, puede usar pagos ad hoc para efectuar pagos únicos o poco frecuentes fuera de los procesos estándar de facturación y cuentas por pagar. Estos son algunos ejemplos:
- Inversiones en patrimonio neto
- Pagos de intereses
- Transferencias internas o en moneda extranjera
- Pagos de fusiones y adquisiciones
- Pagos a proveedores de nómina
- Pagos de impuestos
- Pagos de embargo de salario
Beneficios para la empresa
Los pagos ad hoc le permiten realizar lo siguiente:
- Realizar pagos únicos sin necesidad de crear ni aprobar facturas
- Procesar pagos urgentes mediante procesos de gestión de pagos ad hoc, lo que simplifica el proceso de aprobación de pagos
- Cumplir con los requisitos de nómina fuera de ciclo para las hojas de horas ajustadas o retrasadas, o los pagos no realizados
Ejemplos de uso
Puede realizar lo siguiente:
- Crear perceptores ad hoc de uso único que se desactiven automáticamente tras la liquidación
- Configurar plantillas de pago ad hoc para crear pagos ad hoc con atributos comunes, lo que le permite minimizar los errores manuales y simplificar la creación de pagos ad hoc
- Incluir pagos ad hoc aplicables en los informes de impuestos de cierre de ejercicio de nómina, como los informes 1099 MISC y 1099 NEC (EE. UU.), lo que le permite entregar datos de pago de impuestos completos y correctos a los perceptores 1099 y al Servicio de Impuestos Internos (IRS)
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Cómo se protege el acceso de los usuarios a las cuentas bancarias para que los usuarios solo puedan crear pagos ad hoc para determinadas cuentas bancarias? | Puede configurar grupos de seguridad segmentada para restringir el acceso a las cuentas bancarias. Solo los miembros de los grupos de seguridad pueden seleccionar las cuentas bancarias permitidas para su nivel de seguridad al crear pagos ad hoc.
Ejemplo: usted define segmentos de seguridad con sus cuentas bancarias para gerentes y analistas. Los gerentes pueden acceder a todas las cuentas bancarias para iniciar pagos ad hoc, pero los analistas solo pueden seleccionar las cuentas bancarias que figuran en su respectivo segmento de seguridad. |
¿Cómo se protege el acceso de los usuarios a las categorías de gasto de forma que los usuarios solo puedan crear pagos ad hoc para las categorías de gasto designadas? | Puede configurar grupos de seguridad segmentada para restringir el acceso a las categorías de gasto de pago ad hoc y a las jerarquías de categorías de gasto. Solo los miembros de los grupos de seguridad pueden seleccionar las categorías de gasto permitidas para su nivel de seguridad al crear pagos ad hoc.
Ejemplo: impide que el especialista en cuentas por pagar pueda crear pagos ad hoc para las categorías de gasto que ha designado para las facturas de proveedor. El especialista solo puede usar categorías de gasto específicas para procesar el gasto a través de transacciones de pagos ad hoc. |
¿Cómo se configura un perceptor ad hoc de uso único? | Cuando cree un perceptor ad hoc, seleccione la casilla Perceptor de uso único para desactivar el perceptor después del primer uso.
Workday desactiva automáticamente los perceptores ad hoc de uso único cuando se liquidan los pagos ad hoc. |
¿Cómo evita Workday que cambie la información de liquidación del perceptor ad hoc durante el proceso de pago ad hoc? | Al enviar un pago ad hoc, Workday conserva la dirección y la información de la cuenta bancaria de liquidación de un perceptor ad hoc. Workday bloquea esta información para que ninguna de las actualizaciones efectuadas al perceptor ad hoc afecte al pago ad hoc enviado y aprobado.
Esto le permite lo siguiente:
|
Recomendaciones
Funcionalidad | Recomendaciones |
|---|---|
Validaciones personalizadas | Si va a configurar validaciones personalizadas para pagos ad hoc, tenga en cuenta la posibilidad de aplicar las mismas validaciones de worktags que utiliza en una factura de proveedor. La creación de un pago ad hoc es similar a la entrada de una factura de proveedor. |
Introducción o eliminación de archivos adjuntos | Para añadir o eliminar archivos adjuntos a pagos ad hoc en cualquier estado, configure el acceso al dominio en una de las siguientes acciones relacionadas:
Ejemplo: añadir documentos acreditativos a un pago ad hoc finalizado o conciliado sin tener que cancelarlo antes, anular la conciliación ni volver a enviarlo en las aprobaciones de los procesos de gestión. |
Plantillas de pago ad hoc | Le recomendamos que utilice una plantilla de pago ad hoc para efectuar pagos ad hoc periódicos con atributos comunes. Workday rellena automáticamente los valores de una plantilla predefinida en los nuevos pagos ad hoc creados con la plantilla. Puede realizar un pago directamente desde la plantilla mediante la tarea Creación de pago ad hoc a partir de plantilla .
Si desea crear plantillas adicionales, puede copiar su plantilla de pago ad hoc y realizar ajustes. |
Pagos ad hoc interempresa | Puede crear un pago ad hoc en representación de interempresas. En primer lugar, debe configurar la empresa matriz y sus empresas asociadas mediante un perfil interempresa.
Cuando cree el pago ad hoc, introduzca la empresa pagadora en la sección de cabecera. Workday asigna por defecto esta empresa al nivel de línea, que puede cambiar a la entidad asociada interempresa definida en el perfil. Ejemplo: la empresa de cabecera, Global Modern Services Inc. (EE. UU.), realiza un pago ad hoc en representación de la empresa de nivel de línea, Global Modern Services Ltd. (Canadá). Cuando liquida el pago ad hoc, Workday genera los siguientes resultados contables:
|
Requisito
Workday requiere la información de la cuenta bancaria de liquidación de un perceptor cuando utiliza métodos de pago electrónico para pagos ad hoc.
Si no proporciona los detalles de la cuenta bancaria de liquidación en un perfil de perceptor, debe proporcionar esta información al crear un pago ad hoc.
Limitación
Workday no admite varias líneas de pago ad hoc en una plantilla de pago ad hoc. Para dividir los pagos de distintas categorías de gasto en varias líneas, puede añadir las líneas adicionales al crear un pago ad hoc a partir de la plantilla.
Definición de entorno de cliente
Puede configurar grupos de seguridad de trabajadores para restringir las cuentas bancarias y las categorías de gasto que pueden utilizar para realizar pagos ad hoc. Los trabajadores solo pueden seleccionar las cuentas bancarias o las categorías de gasto permitidas para su nivel de seguridad.
Seguridad
Los siguientes dominios en el área funcional Banking and Settlement:
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Process: Ad Hoc Payee
| Le permite crear, editar y consultar los perceptores ad hoc para pagos ad hoc. Puede utilizar perceptores ad hoc para realizar pagos ad hoc únicos. |
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate
| Le permite activar o desactivar un perceptor ad hoc mediante las acciones relacionadas en el perceptor. |
Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment | Le permite añadir o eliminar archivos adjuntos de pagos ad hoc en cualquier estado. Los usuarios pueden acceder a una de las siguientes acciones relacionadas en un pago ad hoc:
|
Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
Process: Ad Hoc Payment – CORE Process: Ad Hoc Payment (NEW) Process: Ad Hoc Payment – View | Le permite consultar, crear y editar pagos ad hoc.
El acceso al dominio Process: Ad Hoc Payment – Access Worker le permite seleccionar a empleados como perceptores al crear o editar un pago ad hoc. En la lista desplegable Perceptor , puede introducir el nombre del empleado en el campo Buscar .Este dominio también le permite utilizar empleados como perceptores en los servicios web de pago ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Settlement
| Le permite liquidar pagos ad hoc y consultar los informes relacionados. También puede imprimir cheques directamente mediante la acción relacionada Impresión de cheque en un pago ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Reporting
| Le permite usar los informes siguientes:
El dominio también permite acceder a orígenes de datos de informe y filtros para usarlos en informes de pago ad hoc personalizados. |
Set Up: Ad Hoc Payment Template
| Le permite crear plantillas para simplificar el proceso de creación de varios pagos ad hoc repetitivos con atributos comunes. |
Procesos de gestión
Puede configurar los siguientes procesos de gestión para revisar y aprobar pagos ad hoc y plantillas:
- Evento de pago ad hoc
- Plantilla de pago ad hoc
Informes
Informe | Consideraciones |
|---|---|
Búsqueda de plantillas de pago ad hoc
| Utilice este informe para buscar y revisar sus plantillas de pago ad hoc. Puede usar acciones relacionadas para realizar lo siguiente:
|
Búsqueda de pagos
| Filtre por la categoría de pago Pago ad hoc para buscar todos los pagos ad hoc aplicables a su organización. |
Consulta de perceptor ad hoc
| Muestra los detalles de todos los perceptores ad hoc creados para su organización. También puede activar o desactivar perceptores ad hoc mediante las acciones relacionadas de un perceptor ad hoc. |
Consulta de segmento de seguridad de categoría de gasto de pago ad hoc
| Muestra los segmentos de seguridad con las categorías de gasto y las jerarquías de categorías de gasto que los trabajadores pueden utilizar al crear pagos ad hoc. |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non-1099 Spend Categories
| Muestra las líneas de pago ad hoc de los perceptores 1099 con categorías de gasto no relacionadas con el formulario 1099 (EE. UU.). Para incluir a los perceptores y los pagos aplicables en los informes de impuestos de cierre de ejercicio, asigne las categorías del formulario 1099 a las categorías y las jerarquías de categorías de gasto.
Workday realiza un seguimiento del resto de los pagos del perceptor 1099 y los clasifica como no categorizados. |
1099 Data Audit – Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non-1099 Payees
| Muestra líneas de pago ad hoc con categorías de gasto del formulario 1099 para perceptores no relacionados con el formulario 1099. Para incluir los pagos ad hoc y los perceptores aplicables en los informes de impuestos de cierre de ejercicio, asigne el tipo de formulario de entidad fiscal 1099 MISC o 1099 NEC a los perceptores. |
Le aconsejamos que cree los informes personalizados mediante los siguientes filtros y orígenes de datos de informe:
Origen de datos o filtro de informe | Consideraciones |
|---|---|
Origen de datos Ad Hoc Payees
| Muestra los perceptores ad hoc de la organización. |
Origen de datos Ad Hoc Payments
| Muestra los pagos ad hoc de la organización. Se solicita información sobre las empresas o jerarquías de empresas para filtrar los resultados. |
Origen de datos Ad Hoc Payment Lines
| Muestra las líneas de pago ad hoc de la organización. Se solicita información sobre las empresas o jerarquías de empresas para filtrar los resultados. |
Origen de datos Ad Hoc Payment Template
| Muestra las plantillas de pago ad hoc de la organización. Se solicita información sobre la empresa, las cuentas financieras y la moneda de informe para filtrar los resultados. |
Filtro de origen de datos Bank Account for Ad Hoc Payment Template
| La lista de cuentas financieras utilizada para filtrar las plantillas de pago ad hoc. |
Filtro de origen de datos Company for Ad Hoc Payment Template
| La lista de empresas utilizada para filtrar las plantillas de pago ad hoc. |
Filtro de origen de datos Currency for Ad Hoc Payment Template
| La lista de monedas utilizada para filtrar las plantillas de pago ad hoc. |
Integraciones
Puede usar los siguientes servicios web para importar, crear o actualizar pagos ad hoc, plantillas y perceptores ad hoc de forma masiva:
Servicio web | Consideraciones |
|---|---|
Get Ad Hoc Payees
| Recupera perceptores ad hoc de Workday mediante los criterios que haya especificado. A continuación, puede exportar los perceptores a sistemas de terceros. |
Put Ad Hoc Payee
| Importa y crea perceptores ad hoc para usarlos en pagos ad hoc. |
Get Ad Hoc Payments
| Recupera pagos ad hoc de Workday mediante los criterios que haya especificado. A continuación, puede exportar los pagos a sistemas de terceros. |
Submit Ad Hoc Payment
| Añade o actualiza un pago ad hoc. A continuación, envía el evento de cambio a través del proceso de gestión Evento de pago ad hoc para su revisión y aprobación. |
Cancel Ad Hoc Payment
| Cancela de forma masiva pagos ad hoc de sistemas Workday o de otros sistemas. |
Correct Ad Hoc Payment
| Corrige pagos ad hoc de forma masiva. |
Get Ad Hoc Payment Templates
| Recupera plantillas de pago ad hoc de Workday mediante los criterios que haya especificado. A continuación, puede exportar las plantillas a sistemas de terceros. |
Put Ad Hoc Payment Template
| Importa y crea plantillas de pago ad hoc. |
Submit Ad Hoc Payment Template
| Añade o actualiza una plantilla de pago ad hoc. A continuación, envía el evento de cambio a través del proceso de gestión Plantilla de pago ad hoc para su revisión y aprobación. |
Submit Ad Hoc Payment from Template
| Crea un pago ad hoc mediante una plantilla de pago ad hoc. A continuación, lo envía al proceso de gestión Evento de pago ad hoc . |
Conexiones y puntos de contacto
Puede crear pagos ad hoc para pagar a:
- Trabajadores contingentes
- Clientes
- Empleados
- Proveedores
- Entidades fiscales
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.