Concepto: gestión de caja
La medida crucial de una empresa es el efectivo. Con Workday Cash Management, las empresas pueden automatizar la coordinación y el control de la actividad del flujo de caja. Workday también automatiza las actividades administrativas y de control, como la conciliación de extractos bancarios, al tiempo que proporciona inteligencia empresarial integrada.
Workday Cash Management incorpora herramientas de información bancaria, de liquidaciones y de conciliación bancaria que permiten gestionar y optimizar las entradas y salidas de efectivo de la organización.
En este diagrama se ilustra el flujo de efectivo que entra y sale de Workday:
- Las facturas, los informes de gastos, los datos de nómina y los pagos entran y salen de Workday Cash Management para transacciones relacionadas con bienes, servicios y personas.Se reciben las facturas de proveedores, los informes de gastos, los datos de nómina y los pagos de clientes. Se envían las facturas de clientes, los reembolsos de informes de gastos, los pagos de nómina y los pagos a proveedores. Estas transacciones se contabilizan en las cuentas bancarias del sistema bancario de registro de Workday.
- Los pagos de estas transacciones se llevan a cabo a través del proceso de liquidación.Los pagos fluyen entre las cuentas bancarias de la institución financiera y el proceso de liquidación de Workday. En el caso del dinero adeudado, puede ejecutar el proceso de impresión de cheques o utilizar formas de pago electrónicas o de otro tipo.
- Se concilian las líneas de extracto bancario con las transacciones de cuenta mediante el proceso de conciliación bancaria.Puede introducir manualmente o cargar (recomendado) los extractos bancarios en Workday para llevar a cabo la conciliación.
- Tanto las liquidaciones como la conciliación bancaria generan datos contables que Workday Cash Management transfiere a Workday Financial Accounting.
- Para consultar y analizar los datos de caja, puede crear informes en las herramientas de información bancaria, liquidación y conciliación bancaria, y entre ellas, en cualquier momento.
Workday Cash Management contiene varias áreas:
Información bancaria
Con las herramientas de información bancaria de Workday puede crear instituciones financieras, sucursales de dichas instituciones y las cuentas bancarias que la empresa tiene en ellas. Puede crear cuentas bancarias de depósito y de origen. Las transferencias entre cuentas, los registros de cheques anulados y los informes le proporcionan un mayor control de su efectivo.
Para obtener más información, consulte Banca.
Liquidaciones
El proceso de liquidación de Workday permite pagar distintos ítems juntos como una sola unidad: informes de gastos; facturas de proveedores; pagos ad hoc; nóminas; facturas; pagos y devoluciones de clientes e ítems interempresa. Con el tablero de control
Liquidación
es posible gestionar, analizar e generar informes rápidamente acerca de la actividad reciente de la ejecución de liquidación. Si desea llevar a cabo liquidaciones, debe crear en primer lugar ejecuciones de liquidación para agrupar pagos e ítems abiertos. A continuación, puede consultar, editar y procesar la ejecución de liquidación. Puede definir el proceso de forma que se ejecute automáticamente o mediante el modo de vista previa para consultarlo y ejecutarlo manualmente. Mediante reglas de ruta, puede definir que los pagos que se realizan en determinados tipos de transacciones procedan de cuentas específicas. En los tipos de pago se incluyen los ingresos en cuenta, el efectivo y los cheques. Los informes son útiles para encontrar facturas y pagos y para consultar los registros de cheques y cuentas.Para obtener más información, consulte Liquidaciones.
Conciliación bancaria
Concilie los extractos bancarios con las transacciones de cuenta mediante el proceso de conciliación bancaria de Workday. Puede introducir los extractos de forma manual, cargarlos con una integración de servicios web o utilizar un método de entrada rápida que cree un extracto bancario preliminar a partir de sus registros.
En los extractos bancarios que se introducen o se cargan, puede comparar las transacciones con las líneas de extracto de forma manual o automática y conciliar las diferencias. Si es necesario conciliar muchas transacciones en cada periodo, la configuración adicional correspondiente para que la conciliación sea automática puede ahorrarle mucho tiempo en general. La conciliación automática también ofrece coincidencias sugeridas. A continuación, puede crear automáticamente transacciones ad hoc de los ítems de primera notificación, como las comisiones bancarias, donde no hay transacciones correspondientes para las líneas de extracto. La conciliación manual permite conciliar las líneas de extracto y los registros de cuenta que tienen una relación de uno a varios o de varios a uno.
En el método de entrada rápida, se coteja un extracto bancario preliminar basado en sus propios registros con el extracto bancario impreso o electrónico y se concilia sobre la marcha. Cuando haya terminado, la conciliación habrá finalizado y se habrá registrado en Workday. Únicamente hay que definir la creación de las cuentas bancarias. Este método es eficaz cuando se trata de una cantidad reducida de transacciones.
Independientemente del método de conciliación que utilice, Workday ofrece funcionalidades adicionales. Puede crear las transacciones ad hoc para conciliar cualquier línea de extracto bancario que no contenga ninguna transacción de cuenta cotejada. Mediante el tablero de control
Conciliación de extractos bancarios
puede acceder rápidamente a las conciliaciones y los análisis bancarios recientes. Hay otros informes que ofrecen más información sobre los extractos bancarios, las cuentas y el proceso de conciliación.Para obtener más información, consulte Conciliación bancaria.
Soluciones comunes
Además de las herramientas de gestión de caja, puede definir soluciones comunes cuando corresponda:
- La opciónMultimonedapermite registrar y procesar transacciones de empresa que se realizan en monedas distintas de la moneda base de la empresa que las va a registrar.
- Los worktags le permiten etiquetar transacciones para aclarar sus propósitos comerciales, establecer sus relaciones comunes y proporcionar una vista multidimensional de su negocio para facilitar la generación de informes.Puede asociar worktags de cuadre contable principales a cuentas bancarias mediante una regla de cuadre contable de caja. Al liquidar transacciones en efectivo, Workday genera entradas de cuadre contable mediante worktags para reflejar los saldos exactos en las comprobaciones de saldo de caja o en los informes financieros.
- La herramientaBank Fee Analysisle permite obtener una visibilidad global acerca de los costos bancarios, identificar imprecisiones en los precios y negociar acuerdos de servicio óptimos con sus instituciones financieras.
- La opciónCash Positioningpermite determinar la posición de caja diaria en función de los saldos de cuentas bancarias y los flujos de caja externos.
- La herramientaCash Forecasting with Worksheetspermite crear previsiones de flujo de caja que puedan consultarse en informes y tableros de control. Puede utilizar Workday Worksheets para elaborar modelos de supuestos hipotéticos con transacciones operativas, transacciones de extractos bancarios y actividades de caja externas como datos de previsión de caja. Mediante los informes de previsión de caja es posible consultar las actividades futuras de caja a fin de realizar previsiones y tomar decisiones sobre las necesidades de financiación e inversión.
- La opción de contabilidadinterempresapermite gestionar eventos relacionados con empresas vinculadas y generar informes sobre ellos.
- Integracionessirve para cargar los datos financieros de terceros en Workday y enviar datos entre sistemas.