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Última actualización: 2025-10-03
Creación de facturas de proveedor

Creación de facturas de proveedor

  • Configure el proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
     y la política de seguridad en el área funcional Supplier Accounts.
  • Si desea utilizar los ajustes de factura para iniciar el evento de cotejo de cuentas de proveedor para facturas de proveedor relacionadas, configure el paso de servicio
    Inicio de evento de cotejo de cuentas de proveedor para facturas de proveedor relacionadas
     en el proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
     .
  • Para enviar la factura a un aprobador designado, configure el grupo de seguridad Aprobador designado de factura de proveedor en el paso Aprobación del proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
     . Solo puede hacerlo para el paso Aprobación y no para el paso Revisión de factura de proveedor en el proceso de gestión.
  • Incluya el paso de finalización
    Comprobación de presupuesto
     en el proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
     para comprobar los presupuestos en las facturas de proveedor.
  • Para cotejar facturas de proveedor con documentos relacionados, incluya el paso de acción
    Proceso de cotejo de cuentas de proveedor
     después del paso de finalización en el proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
    .
  • Para el proveedor, cree un documento de aprovisionamiento con una o varias líneas que no se hayan añadido previamente a una factura de proveedor.
  • Si utiliza tipos de factura, configure los tipos de factura por país.
  • Seguridad:
    dominio Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench
     en el área funcional Supplier Accounts.
Puede crear facturas para líneas de bienes y servicios que aún no se hayan utilizado en una factura de proveedor. Seleccione líneas de órdenes de compra, contratos de proveedor, notas de recepción, hojas de horas y registros de tareas.
  1. Acceda a la tarea
    Edición de detalles contables de empresa
     (opcional). y seleccione la opción
    Factura de proveedor
     en la lista
    de valores Permitir contabilidad por fecha de aprobación
     para utilizar la fecha de aprobación como fecha contable en las facturas y ajustes de cliente o para ordenar los números de secuencia de documentos por fecha contable.
    Seguridad: dominio
    Set Up: Company Accounting
     en el área funcional Common Financial Management.
  2. Acceda a la tarea
    Creación de factura de proveedor
     o
    Área de trabajo de facturas de proveedor
     .
  3. Mientras cumplimenta la sección
    Información de factura
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Empresa
    Seleccione la empresa responsable de los pagos de facturas.
    Para facturar a un proveedor que no sea el proveedor de la orden de compra, seleccione la empresa que tenga marcada
    Permitir proveedor de compras y facturación diferente
     .
    Proveedor
    Seleccione el proveedor de la factura. Workday solo muestra los proveedores activos o en espera que están disponibles para su uso con la empresa o la jerarquía de empresas seleccionada.
    Para facturar a un proveedor que no sea el proveedor de la orden de compra, seleccione el proveedor que tenga marcada
    la opción Facturar a cualquier proveedor
     .
    Currency
    Workday rellena este campo con la moneda del proveedor o la moneda de la empresa, en ese orden de prioridad. Puede seleccionar cualquier moneda aceptada definida para el proveedor.
    Para una factura creada desde el portal de proveedor o una orden de compra, rellenamos la moneda de la orden de compra.
    Fecha de factura
    Si ha definido condiciones de pago para este proveedor, la fecha de factura controla la fecha de vencimiento.
    Ejemplo: las condiciones de pago son
    Net 30
    . La
    fecha de vencimiento
     es 30 días después de la fecha de factura. Si la fecha está en un periodo cerrado, Workday contabiliza la contabilidad en el siguiente periodo disponible.
    Fecha de recepción de factura
    Introduzca la fecha en la que su empresa recibe la factura del proveedor.
    Es posible que desee realizar un seguimiento de la fecha en la que su empresa recibe una factura con fines informativos o analizar la cantidad de tiempo que lleva procesarla. La fecha de recepción de la factura proporciona una medida de la eficiencia en la organización, en función del tiempo que transcurre desde que llega la factura hasta que se contabiliza.
    Sustitución de fecha contable
    Introduzca una fecha en un periodo contable abierto.
    Este campo se muestra cuando activa
    Permitir contabilidad de atrasos
     para
    factura de proveedor
     en la tarea
    Edición de detalles contables de empresa
     . En función de cómo configure la contabilidad de la empresa,
    la Sustitución de fecha contable
     puede ser opcional u obligatoria.
    Ejemplo: proporciona un servicio, pero no crea la factura hasta el siguiente periodo contable, por lo que selecciona la fecha de servicio como fecha de sustitución contable.
    Solo impuestos
    Seleccione esta opción para crear una factura solo de impuestos para realizar un seguimiento y pagar impuestos a proveedores o entidades fiscales. A efectos contables, Workday procesa las líneas de factura como líneas solo de impuestos y excluye la contabilidad de los importes de gasto.
    Workday también:
    • Muestra la lista de
      valores Factura de referencia
       en la cabecera.
    • Rellena el
      Total de importe de factura
       a partir del
      Importe de impuesto
      .
    • Borra y bloquea el
      Importe de flete
       y
      Otros cargos
      .
    Costos en destino en impuestos
    Seleccione esta opción para incluir los importes de
    Importe de flete
     y
    Otros cargos
     en el cálculo del total de impuestos. Para incluir estos importes, también debe:
    • Seleccione una
      Opción de impuesto por defecto
       de
      Calcular impuesto autoliquidable
       o
      Calcular impuesto adeudado a proveedor
      .
    • Incluya una o varias líneas de factura con una
      Categoría de gasto
       configurada para asignar fletes, otros cargos o ambos.
    • Configure una
      Aplicabilidad de impuesto
       para las líneas gravables.
    Acceda a la tarea
    Edición de opciones de cuenta de proveedor
     para seleccionar la casilla por defecto al crear facturas para empresas específicas.
    Condiciones de pago
    Workday rellena las condiciones de pago de la conexión de pago o del proveedor, en ese orden de prioridad. Puede cambiar el valor si es necesario.
    Para una factura creada desde el portal de proveedor o una orden de compra, rellenamos las
    Condiciones de pago
     de la orden de compra.
    Tipo de referencia
    Si selecciona un tipo de referencia internacional, introduzca un
    Número de referencia
     de hasta 140 caracteres.
    Opción de impuesto por defecto
    Workday rellena este valor a partir de los detalles contables de la empresa y lo utiliza para rellenar la opción de impuesto en las líneas de factura. Puede seleccionar un valor diferente.
    Si desea activar las reglas de impuestos por defecto para las facturas creadas a partir de solicitudes de factura de proveedor, active las opciones de impuestos de empresa para las facturas de solicitud de factura de proveedor en el nivel de entorno de cliente.
    Cuando la solicitud de factura de proveedor no especifica impuestos y el valor por defecto de la empresa es la opción
    Calcular impuesto adeudado a proveedor
     o
    Calcular impuesto autoliquidable
     , Workday rellena los siguientes campos en la línea de factura de proveedor:
    • Aplicabilidad de impuesto
    • Código de impuesto
    • Opción de impuesto
    • Recuperabilidad de impuesto
    Cuando la solicitud de factura de proveedor especifica impuestos, Workday:
    • Rellena la opción
      Introducción de impuesto adeudado a proveedor
       .
    • No rellena los campos de impuestos en la línea de factura.
    Código de impuesto por defecto
    Workday rellena el código de impuesto por defecto del perfil de proveedor y utiliza este valor para rellenar el código de impuesto en las líneas de factura. Puede seleccionar un valor diferente.
    No puede introducir códigos de impuesto por defecto cuando activa el impuesto de tercero. Consulte Concepto: integraciones de servicios fiscales de terceros.
    Código de retención de impuestos por defecto
    Workday rellena el código de impuesto por defecto del perfil de proveedor y utiliza este valor para rellenar el código de impuesto en las líneas de factura. Puede seleccionar un valor diferente.
    No puede introducir códigos de impuesto por defecto cuando activa la retención de impuestos de terceros. Consulte Concepto: integraciones de servicios fiscales de terceros.
    Dirección de envío
    Workday utiliza esta dirección al evaluar las reglas de impuestos para determinar el código de impuesto y las sustituciones de aplicabilidad de impuesto para las líneas de transacción.
    En el caso de las facturas interempresa, Workday utiliza la dirección de envío efectiva de la empresa más reciente en la cabecera y las líneas para admitir la información de impuestos por defecto en el nivel de línea.
    Facturas a las que se hace referencia
    Seleccione facturas existentes para crear una referencia a nivel de cabecera.
  4. Haga clic en los botones
    Órdenes de compra
    ,
    Contratos de proveedor
    ,
    Notas de recepción
    ,
    Hojas de horas
    ,
    Registros de tareas
    ,
    Líneas ad hoc
    ,
    Facturas de cliente
    o
    Liberar retención
     para seleccionar líneas para la factura.
    Puede seleccionar líneas no facturadas de uno o varios documentos de gestión. Puede utilizarlos como criterios para restringir la búsqueda.
    Opción Descripción
    Empresa
    Busque empresas específicas para añadir ítems a la factura. La empresa de cabecera de la factura es la por defecto, pero puede añadir ítems de otras empresas. Las empresas disponibles se basan en el perfil interempresa de factura de la empresa de cabecera.
    Proveedor de orden de compra
    Para facturar a un proveedor que no sea el proveedor de la orden de compra, puede restringir la búsqueda por cualquier proveedor de la orden de compra.
    Fecha de documento igual o posterior a
    Fecha de documento igual o anterior a
    Limita las líneas a un rango de fechas específico.
    Órdenes de compra seleccionadas
    Limita los resultados a líneas de órdenes de compra, notas de recepción, hojas de horas o registros de tareas específicos.
    Item
    Devuelve solo las líneas de nota de recepción que contienen este ítem.
    Categoría de gasto
    Muestra las líneas de nota de recepción o las líneas de registro de tareas etiquetadas con esta categoría de gasto.
    La categoría de gasto de la línea de factura requiere el tipo de uso de categoría de gasto
    Factura de proveedor
     .
    Trabajador contingente
    Devuelve solo las líneas de la hoja de horas de este trabajador contingente.
    Perfil de puesto
    Devuelve solo las líneas de la hoja de horas relacionadas con este perfil de puesto.
    Ubicaciones
    Devuelve solo las líneas de la hoja de horas de esta ubicación.
    Proyecto
    Devuelve solo los registros de tareas asociados a este proyecto.
  5. Haga clic en
    Líneas ad hoc
     para añadir líneas sin orden de compra a la factura de proveedor.
  6. Haga clic en
    Liberar retención
     para añadir líneas de órdenes de compra o contratos de proveedor a la factura de proveedor para liberar la retención.
  7. Haga clic
    en Finalización de factura de proveedor
    .
  8. Mientras cumplimenta la sección
    Información de factura
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Conexión de pago
    Puede actualizar el valor por defecto según sea necesario.
    Total de importe de control
    Introduzca un importe para verificarlo con el
    Total de importe de factura
    calculado.
    Importe de flete
    Otros cargos
    Asigne estos costos en destino de la cabecera de la transacción a las líneas. Añada una categoría de gasto que sea elegible para la asignación de fletes y otros cargos en una línea como mínimo, según lo definido en la tarea
    Mantenimiento de categorías de gasto
    .
    Ejemplo: compra un equipo grande y tiene una línea para el equipo en sí y otra para la instalación.
    Plantilla de división de worktag
    Seleccione una plantilla para rellenar todas las líneas nuevas de la factura.
    Cuando selecciona una plantilla nueva o diferente en la cabecera, Workday no rellena la plantilla en las líneas existentes con un importe ampliado.
    Para definir plantillas de asignación de división de worktag para facturas de proveedor, acceda a la tarea
    Creación de plantilla de división de worktag
     .
  9. Mientras cumplimenta la sección
    Condiciones e impuestos
     :
    Opción Descripción
    Fecha de descuento
    Se calcula automáticamente en función de
    las Condiciones de pago
     con un descuento por pago anticipado y
    la Fecha de factura
    .
    Sustitución de fecha de vencimiento
    Seleccione una fecha de vencimiento diferente si hay una excepción a las condiciones.
    Pago separado
    Seleccione esta opción para pagar la factura por separado durante una ejecución de liquidación. Puede rellenar esta casilla en todas las facturas de un proveedor seleccionando la casilla
    Separar siempre pagos
     en los detalles de pago del proveedor o en la conexión de pago por defecto.
    Tipo de pago de sustitución
    Seleccione un tipo de pago diferente para el proveedor.
    Finalidad de pago en país de origen
    Seleccione un código de finalidad de pago si el país que envía este pago de factura lo requiere. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     .
    Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.
    Finalidad de pago en país receptor
    Seleccione un código de finalidad de pago si el país que recibe este pago de factura requiere un código de finalidad. Este campo se muestra cuando activa Códigos de finalidad de pago en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
     .
    Consulte Pasos: definición de códigos de finalidad de pago.
    Código de ruta de banco
    Seleccione un código de ruta de banco asignado a una cuenta bancaria desde la que liquidar los pagos de su factura.
    Para activar la lista de valores, debe configurar al menos una regla de ruta de banco que utilice un código de ruta de banco activo. Consulte Definición de códigos de ruta de banco.
    Importe de retención de impuestos
    Workday calcula la retención de impuestos a partir de las líneas de factura cuando los importes de impuesto tienen un momento de realización en el momento de la factura. No incluimos en este total los importes de impuestos que tienen un momento de realización en el momento del pago. Para sustituir este importe calculado, puede cambiar el impuesto calculado por tipo impositivo en la ficha
    Impuesto
     .
    Puede crear una exención de retención de impuestos en un tipo impositivo de retención de impuestos para un proveedor. Workday aplica automáticamente el porcentaje de retención de impuestos exento en la factura de proveedor al calcular la retención de impuestos.
    Actualización de impuesto
    Haga clic para volver a calcular los importes de impuesto que se muestran en la cabecera después de actualizar el impuesto en las líneas de factura.
    Workday actualiza automáticamente el impuesto cuando envía o guarda para más tarde.
    Workday desactiva el botón cuando activa el impuesto de tercero. Consulte Concepto: integraciones de servicios fiscales de terceros.
    Cuando crea una factura de proveedor a partir de una orden de compra o un contrato de proveedor, los importes de la cabecera de la factura para el costo en destino son iguales a los importes no facturados de la orden de compra o del contrato de proveedor.
    Cuando crea una factura a partir de una nota de recepción, los importes de la cabecera de la factura para el costo en destino son iguales a la suma de las asignaciones de la orden de compra recibida o de las líneas de contrato de proveedor. Workday prorratea los importes en función de la cantidad o el importe de la nota de recepción (incluido el exceso de recepción).
  10. Mientras cumplimenta la sección
    Información de referencia de factura
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Dirección de envío
    Workday utiliza esta dirección al evaluar las reglas de impuestos para determinar las sustituciones de código de impuesto y de aplicabilidad de impuesto de las líneas de transacción.
    Código de tratamiento
    Este campo se muestra cuando configura las instrucciones de gestión de pagos.
    En espera
    Seleccione esta opción para retener el pago de esta factura.
    Documento de proveedor recibido
    Seleccione esta opción cuando el proveedor haya proporcionado una factura u otro documento pertinente. Por defecto, Workday ofrece la validación duplicada activada para este campo. Para validar con sus propias condiciones, puede desactivar esta opción mediante la tarea
    Definición de entorno de cliente - Finanzas
     . Puede utilizar la tarea
    Mantenimiento de validaciones personalizadas
     para establecer sus propias reglas de condición para las facturas de proveedor.
    Número de factura de proveedor
    Si ha recibido el documento de proveedor, introduzca su número de referencia.
    Ejemplo: el proveedor ha proporcionado una factura. Introduzca el número de factura del documento de proveedor.
    Número de orden de compra externa
    Si utiliza un sistema de aprovisionamiento que no sea Workday, introduzca ese número de orden de compra.
    Tipo de factura preceptivo por ley
    Si utiliza tipos de factura para categorizar sus facturas de proveedor de conformidad con los requisitos gubernamentales, seleccione un tipo de factura.
    Contrato de proveedor/Contrato de proveedor por defecto
    Seleccione un
    Contrato de proveedor
     si la empresa y el proveedor coinciden con los de esta factura. Después de aprobar la factura de proveedor, Workday resta automáticamente el importe de la factura del saldo restante del contrato.
    Contrato de proveedor por defecto
     se muestra cuando selecciona la casilla
    Activar consolidación de peticiones entre contratos de proveedor
     durante la definición del entorno de cliente.
    Total de importe de contrato
    Proporcionada por el contrato seleccionado.
    Vínculo de documento
    Si almacena documentos acreditativos o imágenes en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación. Una vez guardada la transacción, Workday muestra la URL como un hipervínculo activo a la imagen. Los aprobadores pueden consultar este documento antes de aprobar la transacción.
    Si cambia la ubicación de los documentos acreditativos o las imágenes, debe actualizar la URL.
    Workday se asegura de que el vínculo tenga un patrón de identificador uniforme de recursos (URI) válido, según lo definido por su administrador de seguridad. Este proceso ayuda a evitar el contenido malicioso en los vínculos externos.
    Para definir un URI válido, seleccione
    Vínculo de documento de factura de proveedor
     en la lista
    de valores Tipo de vínculo de URI externo de proveedor
     de la tarea
    Mantenimiento de validación de vínculo externo
     .
    Nota
    Puede configurar Workday para que imprima esta información en el campo
    Nota
     del cheque para pagar esta factura.
    Para configurar esta funcionalidad en el proveedor, seleccione la opción
    Utilizar nota de factura
     en la tarea
    Creación de proveedor
     o
    Creación de cambio de proveedor
     .
    Si varias facturas tienen notas, Workday organiza las notas en una serie en el cheque.
    También puede utilizar la tarea de servicio web
    Envío de nota de pago a proveedor
     para capturar y almacenar información adicional en el campo
    Nota
     de la cabecera del pago a proveedor. Ejemplo: introduzca y realice un seguimiento de los números de ID de retención de impuestos.
    Aprobador
    Seleccione un aprobador designado para revisar y aprobar la factura de proveedor.
    Para definir un aprobador designado, añada el grupo de seguridad Aprobador designado de factura de proveedor relacionado a la política de seguridad del proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
     .
  11. Mientras cumplimenta la ficha
    Líneas de factura
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Empresa
    Muestra la empresa a la que pertenece la factura de proveedor. Si la empresa permite transacciones interempresa, puede seleccionar entre las transacciones interempresa incluidas en su perfil interempresa.
    Si va a crear una factura a partir de una orden de compra multiempresa, la empresa de línea de orden de compra se rellena como la empresa de línea de factura cuando la empresa pertenece a:
    • Orden de compra
    • Recibo
    • Registro de tareas para órdenes de compra.
    Item
    Para las líneas nuevas, seleccione el ítem.
    Descripción de ítem
    Incluya una descripción que les ayude a usted y a sus proveedores a identificar más fácilmente ítems específicos.
    Si hay una descripción disponible, Workday rellena automáticamente una descripción cuando selecciona el elemento.
    Categoría de gasto
    Seleccione categorías para vincular ítems a las reglas de contabilización en contabilidad correspondientes y proporcione detalles adicionales para los informes. Cuando selecciona un ítem, Workday rellena el valor asignado al ítem y no puede cambiarlo.
    La categoría de gasto de la línea de factura requiere el tipo de uso de categoría de gasto
    Factura de proveedor
     .
    Identificador de ítem de proveedor
    Muestra el identificador de ítem de proveedor cuando asocia la línea a un ítem de proveedor, como un ítem de catálogo o de enlace externo.
    Contrato de proveedor
    Seleccione el contrato de proveedor para la línea de factura de proveedor.
    Cuando el contrato de proveedor seleccionado está vinculado a un catálogo, Workday limita la selección de ítems a los ítems de ese catálogo.
    No puede editar el contrato de proveedor cuando selecciona un ítem.
    Se muestra si selecciona la casilla
    Activar consolidación de peticiones entre contratos de proveedor
     durante la definición del entorno de cliente.
    Dirección de envío
    Workday rellena el campo
    Dirección de envío
     en la cabecera, pero puede cambiarlo.
    Esta dirección determina el código de impuesto, la aplicabilidad de impuesto y el código de retención de impuestos mediante
    Reglas de impuestos para país
    .
    Aplicabilidad de impuesto
    Indique si la línea es gravable y, si lo es, su recuperabilidad. Puede utilizar la aplicabilidad de impuesto para filtrar transacciones en los informes. Esta casilla se rellena a partir de la regla de impuestos específica de ítem en función de la dirección de envío de línea, primero por ítem de compra y luego por categoría de gasto. Si no hay ninguna coincidencia, se rellena a partir del ítem de compra. De lo contrario, se rellena a partir de la categoría de gasto.
    Código de impuesto
    Si es gravable, el código se rellena a partir del
    Código de impuesto por defecto
     de la cabecera, que puede sustituir.
    Para permitir que Workday rellene sus códigos de impuesto, utilice la tarea
    Creación de regla de impuestos de transacciones para país
     .
    En el caso de las empresas que operan como clientes en facturas interempresa directas, Workday rellena los códigos de impuesto de las líneas de factura de cliente a las líneas de factura de proveedor. Para desactivar esta funcionalidad y permitir que Workday rellene el código de impuesto de
    Reglas de impuestos para país
    , acceda a la tarea
    Mantenimiento de empresas como clientes o proveedores
     y desmarque la casilla
    Copiar campos de impuestos
     .
    Código de retención de impuestos
    El código se rellena a partir del
    Código de retención de impuestos por defecto
     de la cabecera, que puede sustituir.
    En el caso de las empresas que operan como clientes en facturas interempresa directas, Workday rellena los códigos de retención de impuestos de las líneas de factura de cliente en las líneas de factura de proveedor. Para desactivar esta funcionalidad, acceda a la tarea
    Mantenimiento de empresas como clientes o proveedores
     y desmarque la casilla
    Copiar campos de impuestos
     .
    Tipo de fecha de hecho imponible
    Seleccione el tipo de fecha de hecho imponible para la línea de factura y especifique una fecha de hecho imponible si el tipo es
    Fecha de entrega de bienes/prestación de servicios
    . Workday rellena el tipo de fecha de hecho imponible con la
    Fecha de factura/ajuste
    , a menos que seleccione la casilla
    IVA sobre pago
     para una empresa. Si selecciona la casilla
    IVA sobre pago
     en la tarea
    Edición de detalles de impuestos de empresa
    , Workday define el tipo de fecha de hecho imponible como
    Fecha de pago
    .
    Fecha de hecho imponible
    Cuando selecciona
    Fecha de entrega de bienes/servicios
     para el tipo de fecha de hecho imponible, debe introducir una fecha de hecho imponible.
    Recuperabilidad de impuesto
    Workday rellena automáticamente el porcentaje recuperable en la línea de transacción en función de la aplicabilidad de impuesto y el código de impuesto especificados. Puede sustituir esta selección. Cuando especifica la recuperabilidad de impuesto, Workday aplica el porcentaje recuperable y el método de asignación al importe de impuesto para los tipos impositivos de un código de impuesto.
    Utilice la tarea
    Mantenimiento de recuperabilidades de impuesto
     para especificar la recuperabilidad de impuesto de varios tipos impositivos para cada código de impuesto.
    Opción de impuesto
    Seleccione
    Cálculo de impuesto autoliquidable
     cuando los proveedores o los perceptores no carguen impuestos. Esta opción le permite contabilizar su obligación tributaria en una cuenta de libro mayor independiente. De lo contrario, seleccione
    Cálculo de impuesto adeudado a proveedor
     para contabilizar el pago de impuestos realizado al proveedor o al perceptor.
    Cantidad
    Para:
    • Líneas de bienes, introduzca el número de ítems.
    • Líneas de servicio, Workday establece la cantidad en cero.
    Costo por unidad
    Basado en el elemento seleccionado. Cuando las monedas del
    Ítem
     y de la factura difieren, Workday convierte automáticamente este valor a la moneda de la factura. Workday utiliza el tipo de conversión de moneda actual entre las dos monedas definidas para el tipo de cotización de moneda por defecto en la definición del entorno de cliente. En el caso de las líneas de servicio, el costo por unidad siempre es cero.
    Importe ampliado
    • En el caso de las líneas de bienes,
      Cantidad
       multiplicada por
      Costo por unidad
      . Si cambia el
      Importe ampliado
      , Workday vuelve a calcular el
      Costo por unidad
      . Si cambia el
      Costo por unidad
      , Workday vuelve a calcular el
      Importe ampliado
      .
    • En el caso de las líneas de servicio, Workday rellena automáticamente el
      Importe ampliado
       . Puede modificar el
      Importe para facturar
       según sea necesario.
    Para crear líneas de costo cero, debe tener al menos otro ítem de línea que haga que el
    Total de importe de factura
     sea superior a cero. Cuando crea líneas de costo cero, Workday asigna:
    • Importe de impuesto
       a una sola línea de costo cero cuando otras líneas no especifican una aplicabilidad de impuesto.
    • Importe de los campos
      Importe de flete
       y
      Otros cargos
       a la última línea de costo cero de la factura, cuando otras líneas no utilizan flete u otras categorías de gasto.
    Identificadores de ítem alternativos
    Identificadores de ítem alternativos para el ítem de catálogo, el ítem de enlace externo o el ítem de compra.
    Cuando configura facturas de proveedor con identificadores de ítem principales en la tarea
    Mantenimiento de opciones de visualización de tipo de identificador de ítem
     , Workday muestra hasta tres identificadores de ítem en columnas. Puede seleccionar los ítems restantes que no están marcados como identificadores de ítem principal en la columna
    Identificadores de ítem adicionales
     .
    Etiquetas de ítem
    Etiquetas de ítem asociadas al ítem de catálogo, al ítem de enlace externo o al ítem de compra.
    Detalles de retención
    Cuando selecciona
    Retención
     en una orden de compra o un contrato de proveedor, Workday muestra la columna
    Detalles de retención
     para la línea.
    No puede modificar
    el Importe de pago
     ni
    el Porcentaje de retención
    .
    Pago anticipado
    Marque o desmarque
    Pago anticipado
     para actualizar el estado de pago anticipado de la línea.
    Workday activa automáticamente la opción
    Tiene línea(s) de pago anticipado
     en la ficha
    Detalles de pago anticipado
     después de seleccionar una línea.
    Las categorías de gasto para las líneas de pago anticipado deben ser una de las siguientes:
    • No rastreables
    • Rastreables con el tratamiento contable
      Gasto
    Cuando los impuestos no se asignan a una línea de pago anticipado, no se incluirán en la contabilidad de pago anticipado de las facturas relacionadas. En su lugar, se utilizará la regla de contabilización en cuenta
    Impuesto de transacciones
    .
    Nota
    Introduzca o actualice una nota para la factura de proveedor.
    Worktags
    Utilice worktags como palabras clave para clasificar y buscar transacciones más fácilmente. Configure los tipos de worktag permitidos en la tarea
    Mantenimiento de uso de worktag
    . Cuando selecciona un tipo de worktag que tiene worktags relacionados, Workday rellena automáticamente las transacciones con los valores de worktag relacionados.
    Facturable
    Cuando la línea de factura incluye un worktag de proyecto facturable, puede seleccionar
    Facturable
     si la línea o la división de línea es facturable al proyecto.
    Esta selección no afecta a la contabilidad cuando la incluye como dimensión en las condiciones de regla de contabilización en cuenta.
    Plantilla de división de worktag
    Se rellena a partir de la plantilla de cabecera al crear una nueva línea.
    Puede seleccionar una nueva plantilla o sustituirla en función de la empresa de la línea.
    Divisiones
    Haga clic para dividir líneas por
    Importe
     o
    Cantidad
    . A continuación, puede especificar los importes o las cantidades de la división, introducir una nota y seleccionar worktags específicos para cada división de línea.
    Solo puede dividir las líneas de servicio por importe.
    En el caso de las líneas de costo cero, solo puede dividir ítems por cantidad.
  12. Utilice la ficha
    Impuesto
     para revisar los códigos de impuesto y su aplicabilidad, tal como se especifica en las líneas de factura.
    Si varias líneas comparten el mismo impuesto, esta ficha las consolida y totaliza el importe con este impuesto.
  13. Para especificar el importe de liberación de retención en una orden de compra o un contrato de proveedor, acceda
    a Líneas de liberación de retención
     e introduzca un
    Importe de liberación
    .
  14. Utilice la ficha
    Detalles de retención
     para consultar el importe total retenido y el importe total liberado en esta factura cuando selecciona
    Retención
     para una orden de compra o un contrato de proveedor.
  15. Mientras rellena la ficha
    Cotización de moneda
    , tenga en cuenta lo siguiente (opcional):
    En el caso de las facturas en moneda extranjera, puede realizar ajustes para lograr un tipo de conversión diferente. Cualquier cambio que realice en la ficha
    Cotización de moneda
     se registra en el campo
    Cotización de moneda efectiva
    , que muestra la cotización utilizada para la contabilidad a fin de convertir los importes de cuotas a la moneda de libro mayor. Toda sustitución que introduzca activará la selección de la casilla
    Sustituir cotización
    .
    Opción Descripción
    Sustitución de tipo de cotización de moneda
    Seleccione una opción para sustituir el tipo de cotización por defecto utilizado para buscar el tipo de cambio.
    Sustitución de fecha de cotización de moneda
    Seleccione una fecha para sustituir la fecha de cotización por defecto utilizada para buscar el tipo de cambio.
    Sustitución manual de cotización de moneda
    Introduzca una cotización de moneda para sustituir el tipo de cambio o proporcionar una cotización cuando no esté disponible una por defecto.
    Valores por defecto
    En esta sección se muestra la cotización de moneda por defecto del entorno de cliente en función de la fecha de factura.
  16. Para definir cualquier línea de factura de proveedor como pago anticipado, acceda a la ficha
    Detalles de pago anticipado
     y seleccione el
    Tipo de amortización anticipada
    .
    Si ha definido los detalles de pago anticipado en la orden de compra subyacente, se incluirán por defecto en la factura de proveedor, que puede actualizar.
    Opción Descripción
    Manual
    Seleccione esta opción para amortizar manualmente la amortización de gasto anticipado en una fecha futura. Opcionalmente, introduzca la
    Fecha de amortización prevista
     con fines de seguimiento y generación de informes.
    Puede utilizar la
    Fecha prevista de amortización
     para generar informes y crear alertas personalizadas, pero Workday no realiza la validación con respecto a esta fecha.
    Liquide y pague pagos de tipo de amortización anticipada manuales antes de amortizar el gasto.
    Nota de recepción
    Seleccione esta opción para amortizar el gasto de pago anticipado después de que finalice el proceso de gestión
    Nota de recepción
     para:
    • Órdenes de compra
    • Facturas de proveedor generadas a partir de órdenes de compra o contratos de proveedor
    Programación
    Especifique esta opción para definir un programa de amortización de gasto anticipado después de la aprobación de la orden de compra.
  17. Utilice la ficha Archivos
    adjuntos
     para cargar o arrastrar y soltar archivos, como los documentos acreditativos de facturas de proveedor.
    Workday admite los tipos de archivo que se enumeran en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
     para archivos adjuntos de documentos de gestión.
    Puede asociar archivos adjuntos de factura de proveedor con facturas de cliente para transacciones facturables. Cuando una factura de proveedor está lista para facturarse, le impedimos cambiar los archivos adjuntos en la factura de proveedor o en el ajuste de factura de proveedor.
  18. Acceda a la ficha
    Información de cola de trabajo
     para añadir
    Etiquetas de cola de trabajo
    ,
    Notas de cola de trabajo
    y otros detalles para que se muestren en la factura en el informe
    Zona de trabajo de facturas de proveedor
     .
    Para consultar la ficha
    Información de cola de trabajo
     , configure los siguientes dominios de seguridad:
    • Proceso: cola de trabajo de factura de proveedor
    • Gestionar: cola de trabajo de factura de proveedor
  19. Haga clic en
    Enviar
    .
  • Workday inicia el proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
     para su revisión y aprobación. Si la definición de proceso de gestión incluye un paso de aprobación, los revisores pueden modificar la factura de proveedor antes de aprobarla.
  • Cuando consulta la transacción:
    • Detalles de línea
       muestra la distribución contable de los importes de costo en destino asignados desde la cabecera a las líneas y el
      Importe bruto
       total (el importe ampliado neto más los impuestos, el flete y el resto de cargos asignados). Workday utiliza el importe bruto para lo siguiente:
      • La introducción de la contabilidad de gastos en el Debe
      • Los devengos de notas de recepción
      • La comprobación de presupuesto de las transacciones de gastos
      • El costo de adquisición por defecto durante el registro de activos
    • La ficha
      Impuesto
       muestra el porcentaje recuperable y la distribución de los importes de impuesto recuperables y no recuperables en función de lo siguiente:
      • La aplicabilidad de impuesto
      • El código de impuesto
      • El importe gravable
  • Workday crea automáticamente asientos de operaciones en la moneda de empresa para las transacciones aprobadas. Si las monedas de transacción y de empresa son distintas, Workday convierte los importes a la moneda de empresa.
  • Cuando finaliza el proceso de gestión
    Evento de factura de proveedor
     , Workday procesa la contabilidad de las facturas de proveedor:
    • Las líneas no anticipadas utilizan la regla de contabilización en cuenta Gasto.
    • Las líneas de pago anticipado utilizan la regla de contabilización en cuenta Gasto anticipado.
  • Para facturas de proveedor que:
    • Costo cero, Workday marca la factura como pagada cuando se aprueba y la mantiene fuera de la ejecución de liquidación, a menos que:
      • La empresa ha configurado el IVA en el pago.
      • El Tipo de fecha de hecho imponible es Fecha de pago.
      • Hay un tipo impositivo de retención de impuestos con realización de pago en la línea de factura.
    • Negativo, puede liquidar la factura mediante una ejecución de liquidación que incluya otras facturas con importes totales positivos.
  • Utilice el informe
    Búsqueda de facturas de proveedor
     para acceder y actualizar las facturas existentes que guarde o envíe.
  • Si coteja facturas de proveedor con documentos de gestión relacionados, configure el proceso de gestión
    Evento de cotejo de cuentas de proveedor
     .
  • Si coteja facturas de proveedor con contratos de proveedor, debe crear la factura en la tarea
    Área de trabajo de facturas de proveedor
     .
  • Para consultar la lista de informes proporcionados por Workday y sus descripciones, acceda al informe
    Informes estándar de Workday
     y seleccione la opción
    Cuentas de proveedor
     .
  • Para pagar las facturas aprobadas, los proveedores deben tener el estado activo.
  • Para cancelar la factura de proveedor y generar un nuevo ajuste de factura de proveedor, utilice la acción relacionada
    Conversión en ajuste de factura de proveedor
     en la factura de proveedor.
  • Liquide las facturas de proveedor aprobadas. El proceso de liquidación crea y liquida los pagos facturados. Cuando finaliza el proceso, Workday actualiza los asientos contables de cada pago.